KPIs de Gestão de Projetos

Aprenda a monitorar e melhorar a eficácia da gestão de projetos com KPIs. Utilize as métricas de performance para demonstrar o valor do projeto aos stakeholders.

Principais tópicos do artigo:

• “Projetos” e “Iniciativas” – qual a diferença?
• Gestão de projetos: por que medir e quem são os stakeholders?
• KPIs para gestão de projetos: Escopo, Custo, Tempo, Risco, Qualidade, Recursos

Projeto x Iniciativa: A Posição dos Projetos no Planejamento Estratégico

Qual o papel dos projetos no planejamento estratégico? Antes falamos sobre diferentes níveis de abstração no planejamento estratégico.

Começamos com o nível mais alto (missão, visão, valores), fomos ao nível das prioridades estratégicas, objetivos de negócio, métricas de performance e finalmente, ao nível da ação (Nível 5 no diagrama).

No planejamento estratégico, os itens acionáveis geralmente são chamados de “iniciativas”. Por que não os chamamos de “projetos”?

Qual a diferença entre uma iniciativa e um projeto?

• A definição de iniciativa que podemos encontrar nos dicionários ressalta a novidade ou a dificuldade da atividade.
• Em contraste, o termo projeto é explicado como um método trabalhado com antecedência ou algum trabalho planejado com um prazo.

Eu gosto de utilizar uma viagem como uma analogia para explicar a diferença:

• Quando uma família planeja sua primeira viagem de carro de Paris a Barcelona, parece muito uma iniciativa. As nuances da estrada não são bem conhecidas, o valor dos pedágios é apenas uma estimativa, encontrar um bom restaurante no caminho é apenas uma questão de sorte.
• Agora imagine uma situação diferente, um motorista de caminhão que trabalha na mesma rota. O tempo, custos de pedágio, combustível e acomodação são calculados com alta precisão. Para o centro de logística responsável pelo caminhão, este é um pequeno projeto.

Quais são os atributos de um projeto? Vejamos um clássico triângulo de gestão de projetos:

• Orçamento
• Prazo
• Escopo

E quanto à iniciativa? Ela pode ter os mesmos atributos! Por exemplo, aqui está uma janela de iniciativa do software de planejamento estratégico, que é bastante parecido com o que temos em uma ferramenta de gestão de projeto.

Fonte: KPIs de Gestão de Projetos.

Com uma iniciativa, estamos testando as águas. E para testar as águas, precisamos do orçamento e tempo.

Do que uma organização precisa? Uma iniciativa ou um projeto? Embora estejamos falando principalmente sobre as iniciativas no planejamento estratégico, estas iniciativas precisam ser executadas de alguma forma. É aí que precisamos de projetos.

Precisamos dos dois – iniciativas e projetos!

No contexto da automação de software, há uma diferença também. O software de gestão de projeto vem com gráficos de Gantt e um pesado recurso de planejamento, enquanto um software de execução estratégica está focado nos mapas estratégicos e KPIs.

Por Que Medir a Gestão de Projetos

No sistema de KPI, concordamos que antes de medir as coisas, é importante entender o contexto da medição:

• Por que queremos medir a gestão de projetos?

Aqui estão alguns motivos comuns:

• Para melhorar a eficiência e eficácia
• Para melhorar processos existentes e sua performance
• Para melhorar o estilo de gestão, comunicação, infraestrutura
• Para demonstrar o valor do projeto para os stakeholders

Todas estas respostas se encaixam bem na ideia da gap analysis aplicada à gestão de projetos.

Os Stakeholders da Gestão de Projetos

Outra pergunta que um sistema de KPI sugere que se faça é:

• Quem são os stakeholders da gestão de projetos?

A lista de stakeholders com certeza incluirá:

• O gestor do projeto
• O time que irá trabalhar no projeto
• O patrocinador do projeto
• Os clientes externos e internos
• Os reguladores externos e o time interno de compliance
• O time de garantia de qualidade

A lista de stakeholders nos ajudará a focar nos esforços de medição de performance.

Alguns stakeholders estarão interessados em saber os KPIs para medir o sucesso do projeto, enquanto outros stakeholders estarão interessados em medir o sucesso da gestão do projeto.

KPIs para gestão de projetos

Agora que temos a lista de stakeholders e sabemos em que resposta estamos interessados, vamos definir alguns KPIs (Indicadores Chave de Performance) para a gestão de projetos.

Podemos agrupar os KPIs em relação a um dos modelos de gestão de projetos:

• O modelo clássico do triângulo: Escopo, Custo, Tempo -> Qualidade

Ou o modelo evoluído de acordo com os padrões PMBOK:

• Escopo, Custo, Tempo + Risco, Qualidade, Recursos

Fonte: KPIs de Gestão de Projetos.

Escopo

O conceito do escopo na gestão de projetos está focado principalmente nos requisitos do futuro produto de acordo com as necessidades dos stakeholders.

Um dos critérios mais importantes dos requisitos é:

• Não-ambiguidade dos requisitos, %

Como quantificar a não-ambiguidade?

Podemos pedir que vários especialistas leiam os requisitos e contem as declarações qualificadas como ambíguas. Uma abordagem menos formal, mas ainda assim eficaz, é quantificar este KPI com a popular:

• métrica WTF/página

Fonte: KPIs para Gestão de Projetos.

Alinhamento da Estratégia / Projeto

Outra coisa para ver no contexto dos requisitos é a existência de alinhamento entre a estratégia da organização e seus projetos.

• Se estivermos trabalhando com projetos internos, então ter um bom mapa estratégico é uma forma excelente de explicar o contexto do negócio (limitações e prioridades) do projeto para o time.

Por que o contexto do negócio importa? Para responder esta pergunta, pense sobre a diferença entre:

• Fazer as coisas corretamente e
• Fazer as coisas certas

“Fazer as coisas corretamente” é a base da gestão de projetos. Os melhores gestores podem fazer um projeto inteiro muito eficiente, mas isto levará a organização em direção aos objetivos desejados?

O KPI, neste caso, pode ser formulado como:

• Alinhamento da estratégia/projeto, %

A melhor forma de alcançar este alinhamento é começar com a estratégia e construir novas iniciativas e projetos ao redor dos objetivos.

Custo

As métricas para o custo são geralmente fáceis de encontrar. KPIs clássicos neste caso são:

• Orçamento planejado
• Orçamento real
• Variância do orçamento – a diferença entre orçamentos planejados e reais

Se você estiver utilizando o BSC Designer para planejamento estratégico, você encontrará estas prioridades para as iniciativas, assim como na árvore de KPIs:

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As derivativas financeiras de uma gestão de projetos bem-sucedida:

• Economia de custos
• Contenção de custos
• ROI – Retorno do investimento
• Equivalente em dólares do valor criado – a estimativa do valor criado pelo projeto

Tempo

Métricas clássicas para a gestão de projeto são:

• Tempo de ciclo
• Variância do cronograma, % (horas planejadas x horas realmente trabalhadas)
• Conclusão a tempo, %
• Marcos perdidos, %

Embora estas métricas sejam fáceis de calcular utilizando um software de gestão de projetos, precisamos ter cuidado ao interpretar seus resultados.

Fonte: KPIs de Gestão de Projetos.

Faça uma Análise de Causa Raiz

Um prazo foi perdido devido a uma má gestão ou porque os requisitos mudaram inesperadamente? Ou o escopo do projeto precisa ser revisado devido a novas adições?

Saiba Seus Benchmarks

O que significa se seu time perdeu 15% dos marcos deste mês? Isto é algo normal para eles?

Como esta taxa se compara ao mês anterior ou ao outro time? O dado faz sentido apenas em um certo contexto, então certifique-se de entender este contexto antes de chegar a conclusões.

Que Comportamento É Induzido Pelos KPIs?

Pense duas vezes antes de conectar KPIs de gestão de projetos ao cálculo de recompensas. Uma conclusão 100% em tempo parece ótima na teoria, mas não deve haver compensações com a qualidade da entrega final. KPIs ruins são aqueles que fazem seu time pensar em como manipular o sistema em vez de melhorar o produto.

Risco

Antes discutimos o conceito de risco e Indicadores Chave de Risco. Uma das ideias articuladas neste artigo foi que KRIs (Indicadores Chave de Risco) não são diferentes dos KPIs (Indicadores Chave de Performance).

Por exemplo, se queremos mitigar o risco de termos requisitos ambíguos, monitoraríamos o KPI (ou KRI) de não-ambiguidade dos requisitos, %.

Em outras palavras, qualquer risco com um plano de mitigação de risco pode ser monitorado por um KPI.

Outra ideia importante é que a gestão de risco em si pode ser monitorada com KPIs:

• Número de riscos identificados
• % de riscos identificados com plano de mitigação
• Número de riscos ocorridos sem um plano de mitigação
• Riscos recorrentes, %
• Custos da gestão de risco, $

Fonte: KPIs para Gestão de Projetos.

Qualidade

Como podemos estimar a qualidade da gestão do projeto? Depende de qual aspecto de qualidade estamos interessados. Como discutimos no artigo sobre KPIs de qualidade, a qualidade é vista de maneira diferente por stakeholders diferentes.

Qualidade de Liderança

Podemos começar com:

• Qualidade de gestão (veja algumas ideias sobre como quantificá-la)
• Qualidade de liderança
• Qualidade da comunicação, % (veja o artigo sobre complexidade para algumas ideias)

Qualidade dos Resultados

Então podemos olhar para a qualidade dos resultados produzidos:

• % de retrabalho, ou
• Número de devoluções

Uma alta % de retrabalho pode indicar um problema com os requisitos do projeto, estimativa inicial incorreta ou planejamento insuficiente.

Mais métricas gerais de qualidade incluem:

• Satisfação dos clientes internos, %
• Satisfação dos clientes externos, %

O conceito de qualidade inclui a qualidade dos artefatos internos criados como um resultado do projeto. Por exemplo, se você precisa de um designer gráfico para o seu projeto, então os artefatos finais precisam ser entregues de acordo com certos padrões internos, utilizando modelos e melhores práticas específicas. O KPI, neste caso, é:

• Conformidade com os padrões internos, %

Derivativos de Qualidade

E quanto às inovações?

Um bom efeito colateral de uma gestão de projeto bem-organizada pode ser as ideias para o funil de inovação. O indicador a monitorar é:

• Número de ideias inovadoras qualificadas geradas

Ao olhar para o aspecto de qualidade de qualquer projeto, também devemos levar em conta os aspectos de sustentabilidade.

Não só a sustentabilidade ambiental clássica, mas também os pilares social e econômico. Veja o scorecard de sustentabilidade para alguns KPIs específicos como:

• % de materiais reciclados utilizados
• Segurança no ambiente de trabalho, %

Recursos

No contexto da gestão de projeto, um KPI inicial para os recursos é:

• Tempo produtivo ou Tempo gasto em atividades faturáveis, %
• Recursos planejados x recursos utilizados

Basicamente, queremos saber se o seu time gasta mais tempo em reuniões internas ou fazendo seu trabalho.

Se o seu projeto envolve fornecimento, logística e gestão de relacionamentos complexos com vários fornecedores, então veja o scorecard de aquisição para mais KPIs.

Gestão de Talento

Finalmente, o seu “capital” principal é o seu time:

• Comece com a métrica básica de rotatividade do RH . Pegue algumas ideias do Scorecard de RH.
• Utilize a métrica básica de horas de treinamento e mentoria. Se você estiver levando a sério a ideia de desenvolver as habilidades do seu time, construa um scorecard de capacitação completo utilizando o modelo de Kirkpatrick.

Conclusão

Após alguns minutos buscando na internet, você pode ter uma longa lista de KPIs para a gestão de projetos.

É uma boa ideia mencionar algumas das melhores práticas para escolher estes KPIs:

• Comece com um contexto de negócio, um bom mapa estratégico seria bastante útil
• Defina os KPIs corretamente – veja o modelo neste artigo
• Entenda a diferença entre indicadores de tendência e resultado assim como a diferença entre os fatores de sucesso e critérios de sucesso
• Mantenha uma lista breve – alguns indicadores de tendência e resultado para cada objetivo funcionarão muito melhor do que uma lista com mais de 100 métricas

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