Aprenda a desenvolver um scorecard de avaliação com critérios de avaliação ponderados e alinhe-o com outros scorecards de estratégia. Use-o para avaliações de desempenho de funcionários e equipes.
Scorecards de avaliação (ou assessment) são ferramentas de negócios amplamente utilizadas em áreas como gestão de desempenho, planejamento estratégico, garantia de qualidade, gestão de risco, monitoramento de conformidade (por exemplo, para avaliação de fornecedores), satisfação das partes interessadas, aprovisionamento, e na avaliação de treinamento e esforços de inovação.
Scorecard de avaliação.Neste artigo, discutimos os principais desafios de criar um scorecard de avaliação:
- Preparar um scorecard de avaliação com temas e critérios para avaliação.
- Capturar dados de avaliação quantitativos (pontuações) e qualitativos (feedback) ao longo do tempo.
- Visualizar o desempenho ao longo do tempo, com base em critérios e temas de avaliação.
- Alinhar o scorecard de avaliação com a estratégia geral.
Usaremos o “Modelo de Avaliação de Desempenho” disponível no BSC Designer para demonstrar como esses desafios podem ser automatizados na prática.
Modelo de Avaliação: Preparando Critérios de Avaliação e Temas de Avaliação
Um scorecard de avaliação típico depende de um conjunto fixo de critérios/fatores de avaliação definidos para cada tema de avaliação. Para garantir a comparabilidade dos resultados da avaliação, tanto internamente quanto com outros scorecards, normalizamos os critérios de avaliação com base na escala de medição e na função de otimização.
Criando uma Estrutura de Critérios
No BSC Designer, começamos criando uma estrutura de indicadores que usaremos para avaliação.
- Use o botão Adicionar para incluir um tema de avaliação (referido como “Equipe 1” no modelo).
- Selecione “Equipe 1” e clique em Adicionar para especificar os critérios de avaliação (Fator 1..n).
Scorecard de avaliação.- Se necessário, crie subfatores para os fatores.
- Use o campo Descrição para definir padrões de medição e fazer upload de políticas orientadoras relevantes.
Os critérios podem ser quantitativos (números) ou qualitativos (escolha natural):
- Para critérios qualitativos, configure unidades de medição personalizadas através da guia Geral > Unidade de Medida > Editar Propriedades. Por exemplo, use a avaliação de acordo com a escala Likert.
- Para critérios quantitativos, vá diretamente para o campo Valor na guia Dados.
Configurando o Período de Atualização
Por padrão, o fator de avaliação é configurado para atualizações mensais. Para personalizar o intervalo de atualização:
- Selecione um fator de avaliação.
- Clique no Editor de Valores.
- Use o controle de Intervalo de Atualização.
Scorecard de avaliação.Normalização de Fatores
Pode haver diferentes unidades de medida e escalas de medição para os fatores, por exemplo:
- Fator de satisfação do cliente, medido em % em uma escala de 0 a 100%.
- Fator de tempo de resposta, medido em horas em uma escala de 0 a 48 horas.
Precisamos tornar esses fatores comparáveis por meio da normalização. O software fará isso automaticamente usando informações sobre a escala de medição (veja a guia Dados) e a função de otimização (veja a guia Desempenho).
Scorecard de avaliação.Além disso, na guia Desempenho, podemos especificar o peso relativo de um determinado fator no cálculo da pontuação geral.
Propagar Critérios de Avaliação
Criamos um índice de fatores que agora é usado para avaliação. Precisamos propagar o mesmo índice para outros temas de avaliação. Para fazer isso:
- Selecione “Equipe 1” e copie (Ferramentas > Copiar indicador).
- Selecione o elemento raiz (“Modelo de Avaliação de Desempenho”) e cole o item.
- Renomeie o item criado para “Equipe 2
.”
- Repita os passos para mais temas de avaliação.
A estrutura principal do scorecard de avaliação está agora pronta.
Avaliação Contínua: Capturar Avaliações e Feedback ao Longo do Tempo
No próximo passo, usamos o scorecard para capturar dados de avaliação data por data. Além das pontuações atribuídas aos critérios de avaliação, é crucial capturar feedback e ideias de melhoria.
Data por Data de Avaliação
No BSC Designer, podemos avaliar os temas de acordo com os fatores de avaliação data por data.
- Selecione um período de atualização no calendário de intervalos.
- Escolha o fator a ser atualizado.
- Vá para a guia Dados e insira uma nova pontuação de avaliação no campo Valor.
Alternativamente, clique no Editor de Valores e insira novos dados na tabela de dados.
O software calculará o scorecard de avaliação automaticamente usando as pontuações de avaliação atuais para os fatores e o peso dos fatores.
Capturar Feedback e Ideias de Melhoria
Também podemos documentar feedback e ideias de melhoria no contexto dos fatores de avaliação.
- Siga os passos anteriores para atualizar a pontuação de avaliação para uma data específica.
- Use o botão Comentário ao lado do campo Valor.
Scorecard de avaliação.O objetivo final da avaliação de desempenho é elaborar um plano de desenvolvimento.
- Selecione o tema de avaliação (por exemplo, Equipe 1).
- Clique no botão Iniciativas.
- Escolha um tipo apropriado de registro (Iniciativa, Risco, Hipótese, etc.).
- Adicione os detalhes do plano de desenvolvimento (carregue documentos, especifique orçamento, cronograma, responsável).
Entrada via Modelo Excel
Um método eficaz para automatizar avaliações é distribuir um questionário. Por exemplo, ao realizar uma avaliação de risco de fornecedor, você pode fornecer aos fornecedores perguntas relevantes usando um modelo Excel.
Para criar um modelo Excel no BSC Designer:
- Navegue até Ferramentas > Exportar dados
- Clique em Avançar
- Selecione a opção Exportar como modelo
Você pode importar o questionário de volta na ferramenta usando Ferramentas > Importar Dados.
Painel de Desempenho: Ferramenta Visual para o Scorecard de Avaliação
Uma representação visual da progressão das pontuações de avaliação ao longo do tempo ajuda a entender as tendências e facilita a tomada de decisões.
Scorecard de avaliação.Adicionar Novos Diagramas
Use os Dashboards no BSC Designer para visualizar avaliações por tema, por fatores, e observar sua dinâmica ao longo do tempo.
Para adicionar um novo diagrama:
- Vá para a guia Dashboard.
- Clique no botão Adicionar.
- Selecione a fonte de dados, o tipo de diagrama e configure suas configurações.
Desempenho Geral da Avaliação
O primeiro diagrama visualiza o desempenho geral mês a mês de acordo com o scorecard de avaliação:
- O diagrama usa o elemento raiz (“Modelo de Avaliação de Desempenho” como fonte de dados).
- As opções “Mostrar anotações” e “Mostrar tendência” estão ativadas.
- A opção “Mostrar subitens” está desativada, pois estamos interessados em ver o desempenho geral.
- Um título personalizado foi definido para o diagrama para capturar melhor sua função.
Scorecard de avaliação.Desempenho dos Temas de Avaliação
O diagrama à direita é semelhante, mas neste caso, ativamos a opção Mostrar subitens, para que o diagrama mostre o desempenho de temas específicos de avaliação (Equipes) por meses.
Estado Atual da Avaliação
Abaixo, adicionamos um diagrama de Série que mostra o desempenho atual por temas de avaliação (Equipes) e fatores de avaliação.
Planos de Desenvolvimento
O diagrama de Iniciativas à direita lista todos os dados relevantes para a avaliação capturados na forma de Iniciativas, Riscos, Fatores de Sucesso ou Resultados Esperados.
Diagramas para Fatores Específicos
Os diagramas abaixo mostram o desempenho de fatores específicos e temas de avaliação.
Alinhamento: Conectar Resultados da Avaliação com Outros Scorecards
Com o scorecard de avaliação, avaliamos o estado atual do tema de avaliação com base nos critérios/fatores estabelecidos. Para melhorar a tomada de decisões e a execução da estratégia em geral, é crucial integrar os resultados da avaliação em scorecards de estratégia e funcionais.
Por exemplo, podemos criar um scorecard de avaliação para validar se todos os terceiros (temas de avaliação) cumprem certos requisitos de conformidade (fatores de avaliação). A pontuação geral de tal scorecard pode ser usada como entrada para o indicador “Pontuação Geral de Conformidade de Parceiros” no scorecard de Conformidade.
Para alinhar dois scorecards:
- Selecione o item de origem e copie para a área de transferência.
- Vá para o scorecard de destino; selecione o item pai e cole da área de transferência.
O software oferecerá várias opções para alinhar dois scorecards.
Conclusões
Discutimos como automatizar avaliações de desempenho no BSC Designer. O processo pode ser apresentado em estes passos principais:
- Crie o scorecard de avaliação com temas de avaliação e fatores de avaliação.
- Capture dados quantitativos (pontuações) e qualitativos (feedback, planos de melhoria) ao longo do tempo.
- Visualize as avaliações no dashboard.
- Use os resultados da avaliação para outros scorecards.
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Mais exemplos do Balanced Scorecard
Alexis é o CEO da BSC Designer com mais de 20 anos de experiência em planejamento estratégico. Ele possui formação acadêmica em matemática aplicada e ciência da computação. Alexis é autor do “Sistema de Implantação de Estratégia em 5 Passos”, do livro “Sistema de KPI em 10 Passos”, e de “Seu Guia para o Balanced Scorecard”. Ele é palestrante regular em conferências da indústria e escreveu mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho. Seu trabalho é frequentemente citado em pesquisas acadêmicas e por profissionais da indústria.