Quando a estratégia atinge um certo nível de complexidade, não é mais sustentável gerenciá-la com software de planilhas e apresentações.
Neste tutorial, vamos delinear uma agenda de mudança para a automação de estratégia.
- Usaremos seis perspectivas de mudança diferentes para analisar o estado passado – a abordagem ad-hoc para a estratégia e
- Formularemos um estado futuro onde a estratégia é automatizada com software especializado de planejamento estratégico
Perspectivas de mudança:
- Perspectiva 1. Indicadores de Desempenho
- Perspectiva 2. Mapas Estratégicos
- Perspectiva 3. Estruturas de Negócios e Modelos
- Perspectiva 4. Alinhamento Estratégico
- Perspectiva 5. Relatórios
- Perspectiva 6. Trabalho em Equipe
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Perspectiva 1. Indicadores de desempenho
As planilhas funcionam bem na fase de protótipo, mas manter esses scorecards torna-se mais desafiador à medida que a escala e a complexidade da estratégia crescem.
- Um pequeno erro em uma fórmula pode levar a cálculos incorretos.
- Devido às dificuldades de manutenção, estratégias típicas baseadas em planilhas são limitadas a 2-3 níveis de metas.
Em contraste, um software especializado torna o planejamento estratégico mais organizado desde o início:
- Os usuários podem adicionar novos indicadores sem o risco de comprometer o scorecard, e todos os cálculos são gerenciados pela ferramenta.
- Um software especializado oferece suporte a uma decomposição da estratégia ilimitada.
Uma das primeiras mudanças ao ir além do Excel é substituir uma lista plana de KPI por um modelo estruturado. No BSC Designer, metas e KPIs podem ser organizados hierarquicamente, com consolidações de desempenho, conexões cruzadas, dados de suporte e classificações adicionais.
Além disso, um software de uso geral não tem conhecimento do tipo de dados que você está gerenciando.
Em contraste, um software especializado entende o processo e garante a consistência dos dados:
- Ele acompanha os KPIs de acordo com os intervalos de atualização definidos.
- Ele gerencia os pesos e normaliza os dados para tornar os indicadores comparáveis.
- Ele sabe como acompanhar o impacto de indicadores de tendência e indicadores de resultado.
- Ele calcula dados agregados com base no agrupamento de indicadores e nas configurações de herança.
- Ele ajuda a manter o conjunto de métricas de desempenho sincronizado com o modelo de avaliação estabelecido.
Digital Transformation Strategy. Perspectiva 2. Mapas estratégicos
Os mapas estratégicos são outro ponto crítico…
Um diagrama de mapa criado em software de apresentação é uma imagem estática que é difícil de atualizar com novos insights e carece de dados atualizados. Por essa razão, contribui pouco valor para discussões ou apresentações de estratégia.
Em contraste, software especializado como o BSC Designer usa os dados do seu scorecard para gerar automaticamente um mapa estratégico:
- Não há necessidade de desenho manual,
- Está sempre atualizado.
- Mostra uma imagem detalhada da estratégia, incluindo metas, riscos, indicadores e iniciativas.
Balanced Scorecard para RH. Isso muda o papel do mapa estratégico:
- É usado de forma mais ativa para discussões de estratégia e apresentações.
- Os detalhes de apoio estão a apenas alguns cliques de distância, e
- Os membros da equipe podem adicionar seus insights diretamente ao mapa estratégico durante sessões de brainstorming.
Perspectiva 3. Estruturas e Modelos de Negócios
No planejamento estratégico, combinamos várias ferramentas de negócios para obter uma visão detalhada do ambiente operacional.
Por exemplo, usamos a análise das Cinco Forças para entender melhor o cenário competitivo, PESTEL para avaliar fatores externos, ou a Matriz de Ansoff para planejar estratégias de crescimento.
É fácil encontrar alguns modelos visualmente atraentes para essas estruturas de negócios na Internet. O problema é que eles permanecem desconectados entre si e da estratégia geral.
Para uma execução eficaz da estratégia, a estrutura de negócios e os scorecards de estratégia devem estar disponíveis no espaço de trabalho de estratégia compartilhado.
Com o BSC Designer, você tem acesso às ferramentas de negócios mais populares diretamente no software.
- Sua equipe pode organizar esses modelos em seu espaço de trabalho de estratégia e alinhar os insights gerados pelas estruturas diretamente com a estratégia.
- Também temos modelos para alguns scorecards de estratégia e funcionais populares, como cibersegurança, cadeia de suprimentos, gestão de talentos que economizarão seu tempo ao focar em novos desafios.
Perspective 4. Alinhamento estratégico
O alinhamento estratégico é provavelmente o desafio mais importante para softwares de planilhas.
É resolvido em um nível baixo quando alinhamos metas com KPIs e iniciativas, mas quando se trata de alinhar scorecards de estratégia, scorecards funcionais, insights dos frameworks, cenários, estratégias de crescimento alternativas… as ferramentas de uso geral falham.
Com o BSC Designer, o alinhamento é direto…
- Em um nível baixo, as metas, KPIs, riscos e iniciativas são alinhados por design dentro do scorecard.
- Em um nível alto, os scorecards podem ser alinhados entre si por perspectivas, metas normalizadas ou simplesmente por um contexto compartilhado.
Juntos, esses scorecards de estratégia e funcionais criam uma única fonte de verdade em relação à estratégia.
Perspectiva 5. Relatórios
O relatório automático é outra razão pela qual as empresas estão migrando para softwares especializados em planejamento estratégico.
O software especializado fornece um paradigma diferente para relatórios.
- Primeiramente, a ideia de relatórios muda com o uso da ferramenta. Em muitos casos, não há necessidade de gerar PDFs. Em vez disso, pode-se simplesmente compartilhar um link para os dados necessários.
- Em segundo lugar, se houver necessidade de um relatório, ele pode ser gerado automaticamente pelo software com o perfil de relatório definido pelo usuário.
- Em terceiro lugar, o software pode enviar esses relatórios para as principais partes interessadas conforme o cronograma.
Perspectiva 6. Trabalho em equipe
Finalmente, a falta de responsabilidade é outro problema para software de propósito geral.
Por exemplo, não há como rastrear quem introduziu as mudanças e por que elas foram feitas.
A ferramenta especializada de planejamento estratégico está melhor equipada para o trabalho em equipe relacionado à estratégia.
- Há um rastro de auditoria adaptado para o fluxo de trabalho de estratégia.
- Administradores podem conceder acesso de “modificar” ou “visualizar” para um grupo de scorecards, scorecards individuais, ou até mesmo indicadores específicos.
- Os proprietários dos objetivos, KPIs e iniciativas recebem notificações automáticas.
- As metas e os dados históricos podem ser bloqueados para edição, e
- Todos os novos dados podem passar pelo fluxo de trabalho de aprovação.
Slides
- Acesse os slides da ‘Agenda de mudanças para automação da estratégia’
O que os especialistas dizem
Entrevistamos alguns praticantes dos scorecards de estratégia, e entre outras perguntas, pedimos a opinião deles sobre ferramentas de automação. Aqui estão algumas citações:
Da entrevista com James Creelman:
Comece com ferramentas de escritório, etc. Depois de um ano ou mais, migre para uma ferramenta de automação de scorecard. A automação permite que uma empresa tire o melhor proveito do scorecard – acompanhamento de progresso e relatórios, compartilhamento de melhores práticas, etc.
Da entrevista com Jeroen De Flander:
Eu sugeriria que você escolha uma solução de software padrão e mude seu processo ou adie a automação até estar 100 por cento satisfeito com o processo subjacente.
Da entrevista com Dan Montgomery:
Uma boa visualização é necessária para criar uma perspectiva estratégica compartilhada entre sua equipe…
Você precisa de um banco de dados comum de informações válidas, com uma interface frontal personalizável que a torne realmente útil para um indivíduo, e boas ferramentas de apresentação para apoiar a conversa e a tomada de decisões.
Planilhas, por design, não fazem um bom trabalho nisso.
Da entrevista com Gavin Lawrie (2GC):
Em nossa opinião, um Balanced Scorecard bem projetado compreende uma seleção de cerca de 20 medidas financeiras e não financeiras, relatadas trimestralmente. A ideia de que você possa precisar de software especializado para apoiar esta atividade para um único Balanced Scorecard é risível. Nossa opinião é que software especializado não é necessário (e às vezes é uma distração) para relatar um único Balanced Scorecard – o software é tipicamente caro em comparação com as alternativas (por exemplo, Excel) e geralmente não é muito mais funcional.
No entanto, se você precisar relatar muitos Balanced Scorecards em um período (mais de cinco é o nosso pensamento atual), soluções de relatórios automatizadas tornam-se mais atraentes. Realmente depende da sua organização, e não há regras rígidas e rápidas que você possa seguir. O que é claro, no entanto, é que nenhuma das (cerca de 100) soluções de software disponíveis ajudará você a projetar um Balanced Scorecard – elas são simplesmente autômatos que facilitam a elaboração de relatórios de um design de Balanced Scorecard (independentemente do que o fornecedor possa dizer).
O que os usuários dizem
Alguns usuários do BSC Designer compartilharam sua experiência relacionada à migração de scorecards criados em software de planilhas para o BSC Designer.
Consideramos o BSC Designer uma ferramenta muito ergonômica e intuitiva. Ele se adapta rapidamente à sua forma de realizar a análise das informações. É simples, rápido e eficaz. O BSC Designer ajuda a evitar o uso e a manutenção de planilhas caseiras do Excel e produz resultados profissionais. Leia mais…
Emmanuel Jaunart, fundador da Mielabelo, Bélgica
Tivemos uma experiência muito boa com o BSC Designer, pois este instrumento pode facilitar a implementação do Balanced Scorecard em nossa unidade. Estávamos tentando elaborar uma planilha no MS Excel, mas essa abordagem mostrou-se mais difícil do que o esperado. O BSC Designer, portanto, é uma iniciativa muito bem-vinda de uma versão eletrônica do Balanced Scorecard. Leia mais…
Pierre de Montfort, SA Army ADA School, Kimberley, África do Sul
Eu estava procurando uma ferramenta que me ajudasse a construir um índice geral para o desempenho do departamento de Supply Chain. O BSC Designer parece ser a ferramenta certa — fácil de usar e também de compartilhar com outras pessoas. Até agora, eu estava tentando preparar algo semelhante no MS Excel; no entanto, era complicado demais atualizar com novos dados. Vou verificar se o seu BSC Designer atenderá a todas as minhas necessidades. Leia mais…
Jiri Kratochvil, Gerente de Projetos de Supply Chain, PMI, República Checa
Como migrar de scorecard baseado no Excel para um software especializado
Discutimos os prós e contras de ter um scorecard de estratégia ou de KPI no Excel. Vamos discutir como migrar desses scorecards para o scorecard mantido em um software especializado.
Para o fluxo de trabalho completo de migração, veja como mover sua estratégia existente para o BSC Designer.
Conclusões
Como você pode ver, a transição para um software especializado de planejamento estratégico, como o BSC Designer, é um fator-chave de sucesso para uma gestão eficaz da estratégia. Para apoiar o processo de seleção, também recomendamos revisar nossa comparação de softwares de estratégia para entender melhor como diferentes ferramentas apoiam a execução da estratégia, o alinhamento, os relatórios e o trabalho em equipe.
BSC Designer é um software de execução de estratégia e gestão de desempenho que conecta objetivos, KPIs, iniciativas e riscos entre equipes. Ele oferece suporte ao Balanced Scorecard e a outras estruturas de gestão, ajudando as organizações a migrar de planilhas para uma arquitetura de estratégia conectada. Nosso sistema de implementação de estratégia fornece uma metodologia prática, enquanto o desenvolvimento de capacidades para execução da estratégia ajuda as equipes a desenvolver as competências e as práticas necessárias para a execução.