Este estudo de caso destaca como uma grande instituição acadêmica estabeleceu uma arquitetura de estratégia unificada e multinível, com monitoramento e relatórios completos de KPI, utilizando a metodologia Balanced Scorecard.
Principais fatos sobre a gestão da estratégia do Balanced Scorecard no ensino superior
Antes
Era difícil acompanhar a estratégia e os KPIs em todas as faculdades e programas.
Depois
Scorecards em Cascading alinharam a estratégia da universidade, da faculdade e do programa com uma atribuição clara de responsabilidade dos KPIs.
Já está gerenciando uma estratégia plurianual no Excel? Compartilhe seu plano estratégico ou scorecard com nossa equipe para explorar como o BSC Designer pode conectar scorecards departamentais, acompanhamento de KPI e relatórios em um único sistema de execução da estratégia.
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Sobre a universidade
A organização neste estudo de caso é uma universidade privada em Riad que oferece programas de graduação e pós-graduação. Ela atende aproximadamente 2.400 estudantes, sendo apoiada por cerca de 70 professores em tempo integral e uma equipe administrativa mais ampla.
A universidade oferece diversos programas de graduação e pós-graduação abrangendo disciplinas da área da saúde, campos de negócios, estudos criativos e de arquitetura, além de educação jurídica.
Contexto estratégico
A universidade opera em um ciclo de planejamento estratégico de cinco anos. A liderança buscou garantir que a direção estratégica fosse claramente comunicada e consistentemente aplicada em todas as faculdades acadêmicas, unidades clínicas e departamentos de apoio. Os principais objetivos incluíam melhorar a qualidade educacional, fortalecer a prontidão para acreditação, aprimorar os resultados dos estudantes e assegurar o alinhamento entre as funções acadêmicas e administrativas.
A liderança expressou preocupação quanto à manutenção da continuidade e visibilidade dos objetivos estratégicos ao longo de vários anos e em diversas unidades acadêmicas e operacionais. Eles enfatizaram a importância de atribuir responsabilidade pelos KPIs, em vez de centralizar o relatório de desempenho em um único departamento.
O desafio foi articulado da seguinte maneira:
“Os objetivos estratégicos permaneceriam visíveis em todas as faculdades e programas durante todo o período de cinco anos, sem perder continuidade ou clareza entre os ciclos de planejamento.”
Quem esteve envolvido no processo de planejamento
Um amplo grupo de partes interessadas contribuiu para o processo de planejamento e implementação:
- Diretoria de Qualidade e Garantia – Supervisão do alinhamento estratégico e da conformidade com os requisitos de acreditação;
- Planejamento e Desenvolvimento Estratégico – Gestão das estruturas do scorecard e das atualizações anuais;
- Diretores de Faculdade e Diretores de Programa – Responsáveis pelos resultados acadêmicos e por iniciativas no nível do programa;
- Unidades Administrativas – RH, Admissões, Finanças, TI, Serviços de Biblioteca;
- Unidades Clínicas e de Atendimento ao Paciente – Clínicas de ensino, laboratórios, farmácias e departamentos médicos.
O Gerente Sênior de Qualidade atuou como o principal responsável pela implementação do programa de automação estratégica, coordenando treinamento, controle de acesso e a responsabilidade pelo scorecard entre as unidades.
Principais desafios
A equipe de planejamento identificou diversos desafios relacionados à execução:
- Alinhamento multinível – Garantir que as metas estratégicas em nível universitário fossem traduzidas com precisão em objetivos em nível de faculdade e de programa;
- Responsabilidade pelos KPIs – Atribuir e manter a responsabilidade pelas atualizações dos indicadores entre diferentes equipes operacionais;
- Continuidade de longo prazo – Manter a consistência estratégica durante as revisões e atualizações anuais ao longo de um plano de cinco anos;
- Relatórios orientados por acreditação – Produzir relatórios consistentes e estruturados para supervisão regulatória e interna.
A equipe enfatizou sua necessidade da seguinte forma:
“Um sistema de planejamento que permita o versionamento por ano, ao mesmo tempo em que preserva a continuidade integral de cinco anos da estratégia institucional.”
Como implementar o sistema de planejamento estratégico
A equipe do BSC Designer apoiou a instituição na estruturação e automação do seu plano estratégico usando uma arquitetura de Cascading Balanced Scorecard.
- Scorecards em Cascading – Um scorecard de estratégia universitária de nível superior foi desdobrado em Cascading para scorecards no nível de faculdade e, em seguida, para scorecards no nível de programa, garantindo o alinhamento em todas as unidades de ensino e clínicas;
- Permissões baseadas em cargo – Os líderes estratégicos mantiveram autoridade sobre alterações estruturais, enquanto a equipe de programas e unidades recebeu a responsabilidade pela entrada de dados dos indicadores e pelos comentários;
- Peso da Perspectiva – As Perspectivas da estratégia foram ponderadas para refletir as prioridades institucionais, como qualidade acadêmica e sucesso dos estudantes;
- Versionamento anual – Cada ano do plano foi versionado e arquivado, mantendo a continuidade ao longo do horizonte de cinco anos;
- Perfis de relatórios personalizados – As visualizações de relatório foram configuradas para revisões anuais, avaliações no nível de programa e relatórios de resumo da estratégia de cinco anos.
Focar nas áreas de KPI
Os indicadores de desempenho refletiram a qualidade acadêmica, a eficácia institucional e o desempenho dos serviços clínicos. Os KPIs foram acompanhados utilizando princípios baseados em evidências, onde os resultados relatados foram respaldados por evidências documentadas fornecidas pelas equipes responsáveis.
- Aprendizado e satisfação dos estudantes;
- Desenvolvimento do corpo docente e de pesquisa;
- Empregabilidade de graduados e resultados de ex-alunos;
- Acreditação e conformidade de qualidade;
- Qualidade do serviço clínico e experiência do paciente.
Resultados
A implementação estabeleceu uma estrutura de planejamento estratégico coerente e alinhada, composta por aproximadamente 60 scorecards interconectados nos níveis universitário, de faculdade, de programa e de unidade clínica. Cerca de 50 usuários participaram ativamente da atualização de dados, revisão do progresso e contribuição para avaliação de desempenho e discussões de melhoria.
As partes interessadas relataram uma responsabilização mais clara, relatórios mais confiáveis e melhor colaboração entre as unidades acadêmicas e administrativas. O horizonte estratégico de cinco anos tornou-se mais fácil de gerenciar devido à transparência na responsabilidade pelos KPIs e ao controle estruturado de versões.
A instituição resumiu sua experiência da seguinte forma:
“O BSC Designer organizou nosso plano estratégico, nos ajudou a monitorar os KPIs e gerou os relatórios necessários.”
O framework de alinhamento estratégico agora permite a avaliação contínua do desempenho e a melhoria contínua em todas as operações acadêmicas e clínicas.
Como manter a estratégia alinhada entre departamentos
Em síntese, esta seção destaca as principais práticas que ajudam a manter a continuidade e a clareza estratégicas em várias unidades acadêmicas ao longo de vários anos.
- Defina uma estratégia institucional estável – Mantenha os objetivos de nível superior consistentes ao longo do ciclo estratégico para fornecer um ponto de referência claro para todas as unidades.
- Faça o Cascading de metas de forma criteriosa – Traduza os objetivos da universidade em scorecards de faculdades e programas, para que cada nível veja o seu papel na contribuição para metas compartilhadas.
- Atribua uma responsabilidade clara pelos KPIs – Torne unidades individuais ou membros da equipe responsáveis pelas atualizações e pelas evidências de suporte para garantir a qualidade dos dados e a transparência.
- Use o controle de versões para atualizações anuais – Revise e ajuste os indicadores anualmente, mantendo o alinhamento com as metas de longo prazo para evitar desvios estratégicos.
- Dê suporte ao processo com uma plataforma dedicada – O uso de uma ferramenta como o BSC Designer ajuda a manter o alinhamento, automatizar relatórios e reduzir o trabalho manual de coordenação.
Para mais exemplos de como conectar metas universitárias, KPIs, iniciativas e relatórios, consulte este guia de software de execução de estratégia para o ensino superior.
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Da análise de caso à prática
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BSC Designer é um software de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como base. Ele ajuda as organizações a transformar planos estratégicos em uma arquitetura de estratégia conectada, alinhando objetivos, KPIs, iniciativas, riscos e mapas estratégicos em um só lugar. Nosso sistema de implementação de estratégia explica como colocar a estratégia em prática, e o modelo de workshop de execução de estratégia ajuda as equipes a aplicá-la em sessões internas de estratégia.