Este estudo de caso destaca como uma grande instituição acadêmica estabeleceu uma arquitetura de estratégia unificada e multinível com total monitoramento e relatório de KPIs utilizando a metodologia Balanced Scorecard.
Sobre a universidade
A organização neste estudo de caso é uma universidade privada em Riad que oferece programas de graduação e pós-graduação. Ela atende aproximadamente 2.400 estudantes, sendo apoiada por cerca de 70 professores em tempo integral e uma equipe administrativa mais ampla.
A universidade oferece diversos programas de graduação e pós-graduação abrangendo disciplinas da área da saúde, campos de negócios, estudos criativos e de arquitetura, além de educação jurídica.
Contexto estratégico
A universidade opera em um ciclo de planejamento estratégico de cinco anos. A liderança buscou garantir que a direção estratégica fosse claramente comunicada e consistentemente aplicada em todas as faculdades acadêmicas, unidades clínicas e departamentos de apoio. Os principais objetivos incluíam melhorar a qualidade educacional, fortalecer a prontidão para acreditação, aprimorar os resultados dos estudantes e assegurar o alinhamento entre as funções acadêmicas e administrativas.
A liderança expressou preocupação quanto à manutenção da continuidade e visibilidade dos objetivos estratégicos ao longo de vários anos e em diversas unidades acadêmicas e operacionais. Eles enfatizaram a importância de atribuir responsabilidade pelos KPIs, em vez de centralizar o relatório de desempenho em um único departamento.
O desafio foi articulado da seguinte maneira:
“Os objetivos estratégicos permaneceriam visíveis em todas as faculdades e programas durante todo o período de cinco anos, sem perder continuidade ou clareza entre os ciclos de planejamento.”
Quem participou do processo de planejamento
Um amplo grupo de partes interessadas contribuiu para o processo de planejamento e implementação:
- Diretoria de Qualidade & Garantia – Supervisão do alinhamento estratégico e conformidade de acreditação;
- Planejamento Estratégico e Desenvolvimento – Gerenciar as estruturas de scorecard e as atualizações anuais;
- Reitores e Diretores de Programas – Responsáveis pelos resultados acadêmicos e iniciativas em nível de programa;
- Unidades Administrativas – RH, Admissões, Finanças, TI, Serviços de Biblioteca;
- Unidades Clínicas e de Atendimento ao Paciente – Clínicas de ensino, laboratórios, farmácias e departamentos médicos.
O gerente sênior de Qualidade atuou como responsável principal pela implementação do programa de automação estratégica, coordenando treinamentos, controle de acesso e propriedade do scorecard entre as unidades.
Principais desafios
A equipe de planejamento identificou vários desafios relacionados à execução:
- Alinhamento em vários níveis – Garantir que os objetivos estratégicos em nível universitário fossem traduzidos com precisão em metas nos níveis de faculdade e programa;
- Responsabilidade pelos KPIs – Atribuir e manter a responsabilidade pelas atualizações dos indicadores entre diferentes equipes operacionais;
- Continuidade de longo prazo – Manter a consistência estratégica durante as revisões anuais e revisões ao longo de um plano de cinco anos;
- Relatórios orientados por acreditação – Produzir relatórios consistentes e estruturados para supervisão regulatória e interna.
A equipe enfatizou sua necessidade da seguinte forma:
“Um sistema de planejamento que permita versionamento por ano, preservando ainda assim toda a continuidade de cinco anos da estratégia institucional.”
Como o sistema de planejamento estratégico foi implementado
A equipe do BSC Designer apoiou a instituição na estruturação e automação de seu plano estratégico utilizando uma arquitetura de Balanced Scorecard em cascading.
- Scorecards em cascading – Um scorecard de estratégia da universidade no nível superior foi desdobrado para os scorecards em nível de faculdade e, em seguida, para os scorecards em nível de programa, garantindo o alinhamento entre todas as unidades de ensino e clínicas;
- Permissões baseadas em cargo – Os líderes estratégicos mantiveram a autoridade sobre mudanças estruturais, enquanto as equipes de programas e unidades foram responsáveis pela entrada de dados dos indicadores e comentários;
- Ponderação das perspectivas – As perspectivas da estratégia foram ponderadas para refletir prioridades institucionais como qualidade acadêmica e sucesso dos estudantes;
- Versionamento anual – Cada ano do plano foi versionado e arquivado, mantendo a continuidade ao longo do horizonte de cinco anos;
- Perfis de relatório personalizados – As visualizações de relatórios foram configuradas para revisões anuais, avaliações em nível de programa e relatórios sintéticos de estratégia de cinco anos.
Focar nas áreas de KPI
Os indicadores de desempenho refletiram a qualidade acadêmica, a eficácia institucional e o desempenho dos serviços clínicos. Os KPIs foram acompanhados utilizando princípios baseados em evidências, onde os resultados relatados foram respaldados por evidências documentadas fornecidas pelas equipes responsáveis.
- Aprendizado e satisfação dos estudantes;
- Desenvolvimento do corpo docente e de pesquisa;
- Empregabilidade de graduados e resultados de ex-alunos;
- Acreditação e conformidade de qualidade;
- Qualidade do serviço clínico e experiência do paciente.
Resultados
A implementação estabeleceu uma estrutura de planejamento estratégico coerente e alinhada, composta por aproximadamente 60 scorecards interconectados nos níveis universitário, de faculdade, de programa e de unidade clínica. Cerca de 50 usuários participaram ativamente da atualização de dados, revisão do progresso e contribuição para avaliação de desempenho e discussões de melhoria.
As partes interessadas relataram uma responsabilização mais clara, relatórios mais confiáveis e melhor colaboração entre as unidades acadêmicas e administrativas. O horizonte estratégico de cinco anos tornou-se mais fácil de gerenciar devido à transparência na responsabilidade pelos KPIs e ao controle estruturado de versões.
A instituição resumiu sua experiência da seguinte forma:
“O BSC Designer organizou nosso plano estratégico, nos ajudou a monitorar os KPIs e gerou os relatórios necessários.”
O framework de alinhamento estratégico agora permite a avaliação contínua do desempenho e a melhoria contínua em todas as operações acadêmicas e clínicas.
Como manter a estratégia alinhada entre os departamentos
Para resumir, esta seção destaca as principais práticas que ajudam a manter a continuidade e a clareza estratégica entre várias unidades acadêmicas ao longo de vários anos.
- Estabeleça uma estratégia institucional estável – Mantenha os objetivos de alto nível consistentes ao longo do ciclo estratégico para fornecer um ponto de referência claro para todas as unidades.
- Faça o cascading das metas de forma criteriosa – Traduza os objetivos da universidade em scorecards das faculdades e programas para que cada nível veja seu papel na contribuição para os objetivos compartilhados.
- Atribua claramente a responsabilidade pelos KPIs – Torne as unidades ou colaboradores responsáveis pelas atualizações e evidências de suporte para garantir a qualidade e a transparência dos dados.
- Utilize versionamento para atualizações anuais – Revise e ajuste os indicadores anualmente, mantendo o alinhamento com as metas de longo prazo para evitar o desvio estratégico.
- Ofereça suporte ao processo com uma plataforma dedicada – Usar uma ferramenta como o BSC Designer ajuda a manter o alinhamento, automatizar relatórios e reduzir o trabalho manual de coordenação.
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