Implementar um plano estratégico de cinco anos em uma universidade e instituição acadêmica

Este estudo de caso destaca como uma grande instituição acadêmica estabeleceu uma arquitetura de estratégia unificada e multinível, com monitoramento e relatórios completos de KPIs, utilizando a metodologia Balanced Scorecard.

Fatos principais sobre a gestão estratégica com Balanced Scorecard no ensino superior

Sobre a universidade

A organização neste estudo de caso é uma universidade privada em Riad que oferece programas de graduação e pós-graduação. Ela atende aproximadamente 2.400 estudantes, sendo apoiada por cerca de 70 professores em tempo integral e uma equipe administrativa mais ampla.

A universidade oferece diversos programas de graduação e pós-graduação abrangendo disciplinas da área da saúde, campos de negócios, estudos criativos e de arquitetura, além de educação jurídica.

Contexto estratégico

A universidade opera em um ciclo de planejamento estratégico de cinco anos. A liderança buscou garantir que a direção estratégica fosse claramente comunicada e consistentemente aplicada em todas as faculdades acadêmicas, unidades clínicas e departamentos de apoio. Os principais objetivos incluíam melhorar a qualidade educacional, fortalecer a prontidão para acreditação, aprimorar os resultados dos estudantes e assegurar o alinhamento entre as funções acadêmicas e administrativas.

A liderança expressou preocupação quanto à manutenção da continuidade e visibilidade dos objetivos estratégicos ao longo de vários anos e em diversas unidades acadêmicas e operacionais. Eles enfatizaram a importância de atribuir responsabilidade pelos KPIs, em vez de centralizar o relatório de desempenho em um único departamento.

O desafio foi articulado da seguinte maneira:

“Os objetivos estratégicos permaneceriam visíveis em todas as faculdades e programas durante todo o período de cinco anos, sem perder continuidade ou clareza entre os ciclos de planejamento.”

Quem esteve envolvido no processo de planejamento

Um amplo grupo de partes interessadas contribuiu para o processo de planejamento e implementação:

• Diretoria de Qualidade e Garantia – Supervisão do alinhamento estratégico e da conformidade com os requisitos de acreditação;
• Planejamento e Desenvolvimento Estratégico – Gestão das estruturas do scorecard e das atualizações anuais;
• Diretores de Faculdade e Diretores de Programa – Responsáveis pelos resultados acadêmicos e por iniciativas no nível do programa;
• Unidades Administrativas – RH, Admissões, Finanças, TI, Serviços de Biblioteca;
• Unidades Clínicas e de Atendimento ao Paciente – Clínicas de ensino, laboratórios, farmácias e departamentos médicos.

O Gerente Sênior de Qualidade atuou como o principal responsável pela implementação do programa de automação estratégica, coordenando treinamento, controle de acesso e a responsabilidade pelo scorecard entre as unidades.

Principais desafios

A equipe de planejamento identificou diversos desafios relacionados à execução:

• Alinhamento multinível – Garantir que as metas estratégicas em nível universitário fossem traduzidas com precisão em objetivos em nível de faculdade e de programa;
• Responsabilidade pelos KPIs – Atribuir e manter a responsabilidade pelas atualizações dos indicadores entre diferentes equipes operacionais;
• Continuidade de longo prazo – Manter a consistência estratégica durante as revisões e atualizações anuais ao longo de um plano de cinco anos;
• Relatórios orientados por acreditação – Produzir relatórios consistentes e estruturados para supervisão regulatória e interna.

A equipe enfatizou sua necessidade da seguinte forma:

“Um sistema de planejamento que permita o versionamento por ano, ao mesmo tempo em que preserva a continuidade integral de cinco anos da estratégia institucional.”

Como implementar o sistema de planejamento estratégico

A equipe do BSC Designer apoiou a instituição na estruturação e automação do seu plano estratégico usando uma arquitetura de Cascading Balanced Scorecard.

• Scorecards em Cascading – Um scorecard de estratégia universitária de nível superior foi desdobrado em Cascading para scorecards no nível de faculdade e, em seguida, para scorecards no nível de programa, garantindo o alinhamento em todas as unidades de ensino e clínicas;
• Permissões baseadas em cargo – Os líderes estratégicos mantiveram autoridade sobre alterações estruturais, enquanto a equipe de programas e unidades recebeu a responsabilidade pela entrada de dados dos indicadores e pelos comentários;
• Peso da Perspectiva – As Perspectivas da estratégia foram ponderadas para refletir as prioridades institucionais, como qualidade acadêmica e sucesso dos estudantes;
• Versionamento anual – Cada ano do plano foi versionado e arquivado, mantendo a continuidade ao longo do horizonte de cinco anos;
• Perfis de relatórios personalizados – As visualizações de relatório foram configuradas para revisões anuais, avaliações no nível de programa e relatórios de resumo da estratégia de cinco anos.

Focar nas áreas de KPI

Os indicadores de desempenho refletiram a qualidade acadêmica, a eficácia institucional e o desempenho dos serviços clínicos. Os KPIs foram acompanhados utilizando princípios baseados em evidências, onde os resultados relatados foram respaldados por evidências documentadas fornecidas pelas equipes responsáveis.

• Aprendizado e satisfação dos estudantes;
• Desenvolvimento do corpo docente e de pesquisa;
• Empregabilidade de graduados e resultados de ex-alunos;
• Acreditação e conformidade de qualidade;
• Qualidade do serviço clínico e experiência do paciente.

Resultados

A implementação estabeleceu uma estrutura de planejamento estratégico coerente e alinhada, composta por aproximadamente 60 scorecards interconectados nos níveis universitário, de faculdade, de programa e de unidade clínica. Cerca de 50 usuários participaram ativamente da atualização de dados, revisão do progresso e contribuição para avaliação de desempenho e discussões de melhoria.

As partes interessadas relataram uma responsabilização mais clara, relatórios mais confiáveis e melhor colaboração entre as unidades acadêmicas e administrativas. O horizonte estratégico de cinco anos tornou-se mais fácil de gerenciar devido à transparência na responsabilidade pelos KPIs e ao controle estruturado de versões.

A instituição resumiu sua experiência da seguinte forma:

“O BSC Designer organizou nosso plano estratégico, nos ajudou a monitorar os KPIs e gerou os relatórios necessários.”

O framework de alinhamento estratégico agora permite a avaliação contínua do desempenho e a melhoria contínua em todas as operações acadêmicas e clínicas.

Como manter a estratégia alinhada entre departamentos

Em resumo, esta seção destaca as principais práticas que ajudam a manter a continuidade e a clareza estratégicas em várias unidades acadêmicas ao longo de vários anos.

• Defina uma estratégia institucional estável – Mantenha os objetivos de nível superior consistentes ao longo do ciclo estratégico para fornecer um ponto de referência claro para todas as unidades.
• Faça o Cascading de metas de forma criteriosa – Traduza os objetivos da universidade em Scorecards de faculdades e programas, para que cada nível compreenda seu papel na contribuição para metas compartilhadas.
• Atribua responsabilidades claras por KPI – Torne unidades individuais ou membros da equipe responsáveis pelas atualizações e pelas evidências de suporte, para garantir a qualidade dos dados e a transparência.
• Use controle de versões para atualizações anuais – Revise e ajuste os indicadores anualmente, mantendo o alinhamento com metas de longo prazo, para evitar desvios estratégicos.
• Apoie o processo com uma plataforma dedicada – O uso de uma ferramenta como o BSC Designer ajuda a manter o alinhamento, automatizar relatórios e reduzir o trabalho manual de coordenação.

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Do estudo de caso à prática

Aprenda como aplicar a plataforma BSC Designer na prática para construir uma arquitetura estratégica robusta, garantir o alinhamento estratégico e possibilitar o monitoramento eficaz do desempenho.

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BSC Designer

BSC Designer é um software de execução de estratégia que aprimora a formulação e execução da estratégia por meio de KPIs, mapas estratégicos e dashboards. Nosso sistema proprietário de implementação de estratégia orienta as empresas na aplicação prática do planejamento estratégico.