Quando uma empresa deseja criar e automatizar um scorecard de negócios, ela precisa decidir entre o Excel antigo e o software especializado. As planilhas (como o MS Excel ou o Google Sheets) não requerem treinamento longo e normalmente são disponibilizadas em muitos computadores; ao mesmo tempo, o software de scorecard profissional fornece algumas funções atraentes, mas implica custo adicional.
- Excel vs. Software Especializado: Onde Excel vence, riscos, Onde o software especializado vence
- Pareceres: O que os especialistas dizem; o que os usuários dizem
- Prática: tutoriais em vídeo sobre como criar um Scorecard no Excel
- Migrando do Excel: coisas que você precisa saber antes de migrar de um scorecard no Excel para um software especializado
O objetivo deste artigo é analisar o caso em que o Excel vence e quando o software especializado pode ser uma melhor escolha. Se você tiver outras idéias que ajudarão os profissionais de negócios a resolver um dilema, fique à vontade para compartilhá-las nos comentários.
Onde o Excel Ganha
Uma planilha (como o MS Excel) é uma excelente ferramenta de negócios. Podemos encontrá-la em muitos computadores e também está disponível na nuvem. Quando se trata de scorecards/dashboards/KPIs, há certos benefícios e áreas de aplicação.
1. Não há necessidade de investimentos adicionais
Se você não possui orçamento para um novo software, o Excel é uma excelente opção para uma tarefa de automação. Em alguns cliques, é possível criar um scorecard básico com todos os detalhes necessários para os KPIs, incluindo valores-alvo, iniciativas e contexto de negócios. Com alguns truques, um scorecard básico no Excel pode ser criado ainda mais rapidamente.
2. Scorecard de Único Usuário
Se uma pessoa tiver um “faixa preta” no Excel e for o único usuário do scorecard, o Excel também será uma boa opção. O uso de fórmulas, abas e links cruzados vai ajudar a apresentar todos os dados de desempenho possíveis e a analisá-los.
3. Criando um protótipo
Não há soluções de medição e gerenciamento de desempenho “tamanho único”. Antes de investir em software de automação, é uma boa idéia tentar várias abordagens e entender qual delas se adapta melhor às necessidades da organização. O software de planilha é um bom campo de teste para essas experiências. Mais tarde, o scorecard do protótipo pode ser movido para ferramentas especializadas como o que alguns de nossos usuários fizeram.
Riscos de Ter Scorecards no Excel e Como Evitá-los
Agora, vamos nos concentrar em alguns riscos típicos de ter um scorecard em uma planilha. Alguns deles foram mencionados pelos nossos usuários nos estudos de caso.
1. O Risco do Scorecard no Estilo Espaguete
Embora qualquer software especializado de scorecard dite certas abordagens para os scorecards, a planilha nos dá liberdade absoluta. Em alguns casos, o resultado dessa liberdade é um scorecard no estilo espaguete, com muitos links cruzados entre centenas de métricas e várias abas. Provavelmente funcionará por um tempo, mas a próxima atualização pode se tornar um pesadelo. Se você decidir usar uma planilha, mantenha a estrutura dos KPIs simples.
2. É Difícil Gerenciar Dados Históricos
Como a retenção de clientes muda com o tempo? Por que as vendas estão altas em junho? Crescemos mais rápido que o mercado? A análise de tendências é uma excelente fonte de informações comerciais. O problema é que as planilhas simplesmente não foram projetadas para manter dados históricos.
Obviamente, existem algumas mudanças, como clonar a coluna antes de inserir novos dados, manter os dados históricos em uma guia separada ou em uma planilha separada. Esses truques funcionarão em pequena escala, mas para scorecards maiores, a planilha em breve se tornará um grande monstro que dificulta a análise do desempenho ao longo do tempo. Pense na maneira como os dados históricos serão armazenados com antecedência.
3. O Mapa Estratégico está Congelado
Um bom scorecard de negócios deve incluir um mapa estratégico que explique o contexto por trás dos KPIs. Quem cria scorecards no Excel pode usar as funções de desenho incorporadas ou criar um mapa estratégico no software para as apresentações, como no Power Point.
A imagem visual nesse caso pode parecer muito profissional, mas alterar qualquer detalhe será uma dor de cabeça. É por isso que esses mapas de estratégia visualmente atraentes normalmente permanecem intocados até a próxima revisão anual de desempenho. Uma maneira de vencer esse jogo no Excel é substituir o mapa visual por uma tabela de dados ou mapa baseado em texto, tornando-o menos atraente, mas mais editável.
4. Extensas Normalização e Ponderação de KPIs
Na maioria dos casos, os valores dos indicadores são medidos em diferentes escalas e, para fins de análises posteriores, precisam ser ajustados à escala comum. Por exemplo, se o indicador “tempo de resposta do email” for medido em horas, precisará ser comparado com o indicador “taxa de satisfação” medido em % e, em seguida, precisamos normalizar o “tempo de resposta do email”, por exemplo, apresentando seu valor na escala [0 .. 24 horas] e calculando seu desempenho, respectivamente.
Poucas semanas após a implementação, os usuários finais provavelmente atualizarão seus requisitos. Os típicos são:
- A escala de medição dos indicadores pode mudar com o tempo
- Considerar casos como “menos valor significa melhor desempenho”
- Os indicadores podem contribuir para o desempenho geral com os diferentes pesos
Não é uma ciência de foguetes, e a matemática é simples, mas é uma tarefa demorada que pode ser facilmente automatizada.
5. A Necessidade de Concordar Com o Fluxo de Trabalho
A maioria dos profissionais de negócios está familiarizada com o Excel, portanto, não há necessidade de treiná-los para as operações básicas. No entanto, o Excel não é uma ferramenta especializada em scorecards; logo, não fornece nenhum fluxo de trabalho fixo para a criação de scorecards e entrada de dados. As organizações precisam definir e comunicar às equipes como usar um fluxo de trabalho relacionado ao scorecard: como adicionar novos KPIs, como atualizar e validar dados, como refletir alterações no mapa estratégico, como reportar o desempenho etc.
Como mostra a análise da história do software, a tendência é de ferramentas especializadas.
Onde o Software Especializado de Scorecard Vence
Com um software especializado, os usuários podem esperar a automação de vários aspectos dos scorecards de negócios. No início, qualquer ferramenta de automação vai fornecer um framework para criar scorecards, descrever KPIs e inserir dados de desempenho.
1. KPIs Multiníveis
Imagine uma situação em que você precisa medir a “Satisfação do cliente,%” que se correlaciona com o “Tempo de resposta” e a “Qualidade da resposta”, e esses dois indicadores precisam ser detalhados. Essa estrutura multinível é possível no Excel, mas a manutenção pode ser difícil. Com o software de automação, os scorecards de vários níveis são muito mais fáceis de usar.
2. Mapa Estratégico Com Links de Causa e Efeito
Diferentemente do software de apresentação, a maioria das ferramentas de automação para scorecards pode criar um mapa estratégico ao vivo, onde os dados de desempenho atuais são visualizados. Alguns modelos visualmente atraentes já estão disponíveis na ferramenta, e mesmo usuários sem habilidades de design podem criar mapas profissionais a partir do zero.
Se você não precisa de um mapa estratégico, provavelmente está procurando um software de KPI, mas não para uma ferramenta de Balanced Scorecard.
3. Trabalho em Equipe e Gerenciamento de Acesso
Sob o guarda-chuva do “trabalho em equipe”, o software de automação permite manter os dados na nuvem, atribuir privilégios de acesso aos scorecards e aos indicadores e enviar notificações aos membros da equipe.
Tudo isso é possível no Excel, por exemplo, colocando uma planilha na nuvem ou trocando e-mails com arquivos anexos. É possível obter o mesmo resultado, mas gastando muito mais tempo.
Uma coisa que limita a possível aplicação de planilhas do Excel é como os dados históricos são tratados. Qualquer pessoa com o privilégio de modificar um documento pode não só introduzir novas informações, mas também alterar os dados históricos. Dessa forma, o gerente não pode ter certeza de que as informações armazenadas na planilha não foram manipuladas. O software de planilha simplesmente não foi projetado para esse fim.
Em um software especializado, como o BSC Designer, você pode limitar os privilégios dos usuários de modificar os dados históricos ou futuros. Além disso, você pode decidir quais dados são considerados históricos. Por exemplo, pode ajustar o fluxo de trabalho para permitir a edição de dados com menos de 30 dias e modificar valores para o futuro mais próximo, digamos 3 dias a partir de hoje.
4. Mantendo o Scorecard Atualizado
Ferramentas de automação especializadas facilitarão a atualização de dados e, em muitos casos, ajudarão a automatizar a entrada de dados, buscando as informações necessárias diretamente do banco de dados.
5. Cascateamento/Alinhamento
Os scorecards de negócios não são apenas para os principais gerentes. Os objetivos comerciais importantes precisam estar alinhados com os objetivos de outras unidades de negócios e, respectivamente, essas unidades de negócios precisam estar ativamente envolvidas (na prática, existem diferentes maneiras de como as organizações fazem isso). O software especializado de scorecard fornecerá a seus usuários algumas maneiras de fazer esse cascateamento.
O que Dizem os Especialistas
Entrevistamos alguns profissionais de scorecards de estratégia e, entre outras perguntas, perguntamos a opinião deles sobre as ferramentas de automação. Aqui você tem algumas citações:
Da entrevista com James Creelman:
Comece com as ferramentas do office etc. Depois de um ano ou mais, migre para uma ferramenta de automação de scorecard. A automação permite que uma empresa tire o melhor proveito do scorecard – rastreamento e relatórios de progresso, compartilhamento de melhores práticas etc.
Da entrevista com Jeroen De Flander:
Sugiro que você escolha uma solução de software padrão e mude seu processo ou adie a automação até que você esteja 100% satisfeito com o processo subjacente.
Da entrevista com Dan Montgomery:
É necessária uma boa visualização para criar uma perspectiva estratégica compartilhada entre sua equipe …
Você precisa de um banco de dados comum de informações válidas, com um front end personalizável que as torne realmente úteis para um indivíduo e boas ferramentas de apresentação para apoiar conversas e tomadas de decisão.
As planilhas, por design, não fazem um bom trabalho nisso.
Da entrevista com Gavin Lawrie (2GC) :
Em nossa opinião, um Balanced Scorecard bem projetado compreende uma seleção de cerca de 20 medidas financeiras e não financeiras, divulgadas trimestralmente. A idéia de que você pode precisar de um software especializado para dar suporte a essa atividade para um único Balanced Scorecard é hilária. Nossa visão é de que um software especializado não é necessário (e às vezes é uma distração) para extrair relatórios de um único Balanced Scorecard – o software geralmente é caro comparado às alternativas (por exemplo, Excel) e normalmente não é muito mais funcional.
Contudo, se precisar gerar relatórios a partir de muitos Balanced Scorecards em um período (mais de cinco é o que nós pensamos atualmente), tornam-se mais atraentes as soluções de relatórios automatizados. Isso depende realmente da sua organização e não há regras rígidas e confiáveis que possa seguir. O que fica claro, no entanto, é que nenhuma das soluções de software disponíveis (cerca de 100) o ajudará a projetar um Balanced Scorecard – elas são simplesmente autômatos que facilitam a apresentação de relatórios de um design de Balanced Scorecard (independentemente do que o fornecedor possa dizer).
O Que Dizem os Usuários
Alguns usuários do BSC Designer compartilharam sua experiência relacionada à mudança dos indicadores de desempenho criados no software de planilhas para o BSC Designer.
Nós achamos o BSC Designer uma ferramenta muito ergonômica e intuitiva. Adapta-se rapidamente ao seu jeito para realizar a análise das informações. É simples, rápido e eficaz. O BSC Designer ajuda a evitar o uso e a manutenção de folhas de Excel caseiras e produz resultados profissionais Ler mais …
Emmanuel Jaunart, fundador de Mielabelo, Bélgica
Nós temos uma experiência muito boa com o BSC Designer, pois este instrumento pode facilitar a implementação do Balanced Scorecard em nossa unidade. Estamos tentando criar uma planilha MS Excel, mas esta abordagem provou ser mais difícil do que o previsto. O BSC Designer, portanto, é uma tentativa bem-vinda de uma versão eletrônica do Balanced Scorecard. Ler mais…
Pierre de Montfort, SA Escola ADA do Exército, Kimberley, África do Sul
Eu estava procurando uma ferramenta que me ajudasse a criar um índice geral para o desempenho do departamento de Cadeia de Suprimentos. O BSC Designer parece ser a ferramenta certa – fácil de usar e de compartilhar com outras pessoas. Até agora, eu estava tentando preparar algo semelhante no MS Excel, mas era muito complicado atualizar com os novos dados. Vou ver se o seu Designer BSC atende todas minhas necessidades. Ler mais…
Jiri Kratochvil, Gerente de Projetos da Cadeia de Suprimentos, PMI, República Checa
Como criar um Balanced Scorecard e KPIs no Excel
Nós temos a mesma pergunta quase todos os dias:
“Como poso criar um Balanced Scorecard no MS Excel?”
Nós pensamos em criar um tutorial para explicar tudo o que precisa saber: as coisas básicas do Excel, a criação de fórmulas, formatação de células … Então, vimos que precisávamos criar um manual em vídeo de uma hora. Nós conseguimos. Além disso, decidimos por uma solução mais simples.
A seguir, nós compartilhamos os dois:
- Tutoriais em vídeo para software de planilha
- Uma solução mais simples com a exportação automática do BSC Designer
Tutoriais em vídeo: Indicadores de Desempenho no Software de Planilha
Como Migrar de um Scorecard no Excel Para Um Software Especializado
Discutimos os PRÓS e CONTRAS de ter uma estratégia ou scorecard de KPIs no Excel. Vamos discutir como migrar destes scorecards para o scorecard mantido em um software especializado.
Aqui estão vários tópicos para discutir com o seu time:
- Tipo de cálculo de peso
- Definições dos indicadores
- Plano de migração para os atributos do objetivo
- Mudanças no alinhamento estratégico
- Produzindo relatórios padronizados
Pesos Absolutos x Peso Relativo dos Indicadores
Em muitos scorecards, os indicadores são organizados de acordo com seu peso. Um peso mostra o impacto do indicador na performance do scorecard.
Ao sair do Excel e ir para uma ferramenta especializada, certifique-se de que o conceito de peso utilizado em seu scorecard antigo é compatível a como ele é calculado no software.
Há duas abordagens para o cálculo de peso:
- Utilizando peso absoluto
- Utilizando o peso relevante (recomendado)
Qual a diferença? Digamos que você tenha um scorecard com vários níveis, como:
- Objetivo 1
- Objetivo 1.1.
- Indicador 1.1.1
- Indicador 1.1.2
- Objetivo 1.2
- Indicador 1.2.1
- Indicador 1.2.2.
- Objetivo 1.1.
- Objetivo 2
- Objetivo 2.1.
- Indicador 2.1.1
- Indicador 2.1.2.
- Objetivo 2.1.
Com a abordagem do “peso absoluto”, você precisa definir o peso de todos os indicadores. Por exemplo, você pode dizer:
- O peso do indicador 1.1.1 é 10%
- O peso do indicador 1.1.2 é 15%
- O peso do indicador 1.2.1 é 5%
- O peso do indicador 1.2.2 é 20%
- …
O problema com esta abordagem é que você basicamente precisa poder dar uma estimativa quantitativa de como todos os indicadores em níveis diferentes se comparam uns aos outros. Quando você tem apenas alguns indicadores, é possível fazer isto, mas quando você tem mais de 12 indicadores, estas estimativas não farão sentido.
Com a abordagem do “peso relevante”, você precisa decidir a importância do item comparada com a importância de outro item no mesmo nível.
Em outras palavras, você pode dizer:
- “Indicador 1.2.1” possui um peso de 30%, enquanto o indicador “1.2.2” possui um peso de 70% – você compara indicadores no mesmo nível, não todos os indicadores em seu scorecard
Então você continua com outros grupos e níveis:
- Que objetivo é mais importante? Objetivo 1.1 ou Objetivo 1.2? Para responder esta pergunta, você pode definir o peso para cada um destes objetivos.
Finalmente:
- Que objetivo é mais importante? Objetivo 1 ou Objetivo 2?
Sabendo todos os dados, é possível calcular o impacto de cada um dos indicadores na performance geral do scorecard (o peso absoluto!).
Se você estiver interessado na matemática por trás destes cálculos, veja a seção de peso do artigo de cálculo do scorecard.
Como você pode ver, a abordagem de “peso relevante” é recomendada. Esta abordagem pode ser expandida sem problemas e a alocação de peso é feita de forma natural.
No BSC Designer, seguimos a abordagem do peso relevante para os indicadores. Você pode especificar o peso para cada item na aba “Contexto”.
Em relação ao peso absoluto, ele é útil quando você precisa ter uma visão global do seu scorecard. No BSC Designer, você pode visualizar o peso absoluto em um gráfico de “peso” especial.
Revise as Definições dos Indicadores
Olhe para seu scorecard em uma planilha ou um documento de texto.
Você possui indicadores como “Aumentar a satisfação do consumidor de 70% para 80% no próximo trimestre”?
Tais indicadores são uma mistura entre:
- Um indicador (“Satisfação do consumidor”)
- Um valor atual (70%) e um valor alvo para o indicador (80%)
- Um prazo (1 trimestre)
- Direção de otimização (“aumentar” e não “diminuir”)
- Unidades de medida (“%”)
Embora esta abordagem S.M.A.R.T funcione para scorecards que são geridos manualmente, ao migrar para um software de automação, precisaríamos organizar as coisas um pouco.
Mas este é exatamente o objetivo do software de automação! Não é? Falamos sobre isto em mais detalhes no guia completo para KPIs.
Vamos definir todas estas nuances no BSC Designer:
- Na aba “Dados”, podemos definir o valor atual (campo “Valor”), o alvo de 80% (campo “Alvo”).
- Na aba “Desempenho”, definimos que queremos aumentar o valor do indicador e não diminuí-lo.
- Na aba “Geral”, definimos o nome do indicador e suas unidades de medida.
Agora, vamos clicar no botão “Editor de valores” para ajustar o indicador ainda mais:
- Podemos configurar o intervalo de atualização como Trimestral”, e
- Configurar o valor alvo para o próximo trimestre como 80%
Se você planeja mover seu scorecard antigo para um software especializado, então a função de importação de dados tornará a transição muito mais fácil.
Atributos de um Objetivo: Raciocínio, Iniciativas, Comentários, Orçamentos, Responsáveis
Vamos falar sobre outros atributos de uma estratégia bem descrita.
Se o seu scorecard antigo foi desenvolvido corretamente, então além dos objetivos/KPIs, você terá alguns destes:
- Descrição – uma explicação mais detalhada do que se trata o objetivo e como um KPI será calculado.
- Documentação de apoio – uma explicação mais detalhada do raciocínio – os motivos por trás dos objetivos, a escolha dos indicadores.
- Iniciativas – planos de ação específicos alinhados com os objetivos e KPIs.
- Comentários – algumas notas com datas especificadas feitas pelo seu time que explicariam as flutuações dos indicadores e sugeririam ações corretivas.
- Outros atributos como orçamento, prazo e donos.
Eu pessoalmente acho que os comentários são a parte mais valiosa do processo de execução estratégica.
É assim que os times anotam insights importantes que depois podem ser uma pista para a re-fatoração da estratégia.
No software especializado, os atributos do objetivo continuam. Por exemplo, no BSC Designer:
- O nome do objetivo e sua descrição são definidos na aba “Geral”.
- As iniciativas ajudam a capturar todos os outros detalhes – os comentários, o orçamento, o prazo, os donos e o link para a documentação de apoio.
Qual o benefício de ferramentas especializadas neste caso? Os dados são armazenados de uma forma mais organizada. Por exemplo, podemos facilmente alinhar várias iniciativas diferentes com um objetivo, decidir o status das iniciativas e automaticamente visualizá-las no mapa estratégico.
De forma similar aos dados dos KPIs, se você já tiver suas iniciativas em uma planilha, você pode importá-las utilizando a função de importação de dados.
Alinhamento Estratégico: Mais Pessoas Podem Estar Envolvidas
Haverá algumas mudanças no nível organizacional também. Com o scorecard em um software de planilhas, apenas algumas pessoas podem ter acesso efetivo aos dados. Isto geralmente resulta em uma forma específica de organizar o alinhamento do scorecard.
Se você possuía um scorecard de manutenção manual, então muito provavelmente seu esquema de alinhamento era parecido com o caso 5 que discutimos entre os outros casos de alinhamento.
Com scorecards automatizados por softwares especializados, você pode mudar para uma abordagem mais adequada de alinhamento. Algo como o que discutimos no caso 11.
Isto é alcançado por meio de privilégios de acesso flexíveis que podem ser especificados no software. Por exemplo, limitando o acesso aos scorecards, indicadores ou dados históricos.
O benefício desta mudança é que mais pessoas poderiam colaborar na mesma estratégia. Eu não estou falando apenas sobre atualizar KPIs com dados novos, mas sobre cada departamento ter sua própria estratégia detalhada que esteja conectada com a estratégia do nível superior.
Compatibilidade Retroativa: Relatórios do Scorecard
Com um software especializado de scorecards, você pode estabelecer uma nova forma de coletar e processar os dados.
Ainda assim, alguns membros de seu time irão preferir visualizar os relatórios no formato antigo. Este requerimento faz sentido principalmente durante a fase de transição.
A solução, neste caso, é utilizar o software especializado e preparar os relatórios respectivos com antecedência.
Por exemplo, no BSC Designer, você pode criar perfis de relatórios customizados diferentes para realizar esta ideia. Os relatórios podem ser apresentados online ou baixados como PDF ou Excel.
Resultados Esperados
Como resultado da transição de um scorecard de manutenção manual em um software de planilhas para um scorecard automatizado com uma ferramenta especializada, você pode esperar mais transparência e organização no scorecard.
Para o BSC Designer, temos um plano gratuito para pequenos projetos no qual você pode se inscrever e ver como ele se encaixa em seu fluxo de trabalho. Como sempre, nosso time está sempre disponível para ajudá-lo.
Conclusões
Softwares de planilhas como o MS Excel são uma boa opção para indicadores de desempenho de negócios para um usuário, com poucos indicadores . Ajuda a jogar com os dados e classificar os processos antes de começar a usar um software especializado. Manter e compartilhar o indicador de desempenho em larga escala consome tempo com o software de planilha.
Ferramentas especializadas de indicador de desempenho, como o BSC Designer exige investimento adicional na forma de custos de assinatura. Essas ferramentas foram projetadas com um certo fluxo de trabalho em mente e ajudarão a automatizar muitas tarefas rotineiras, tais como inserir dados, criar mapas estratégicos, compartilhar indicadores de desempenho, relatórios e parâmetros em cascata.
O bom é que pode experimentar a maioria das ferramentas profissionais livres, jogar com dados reais e, se algo não funcionar bem, exportar dados de volta para o Excel.
Ler outra vez
- Excel vs. Software Especializado: onde o Excel vence, os riscos, onde o software especializado vence
- Opiniões: dos especialistas; dos usuários
- Pratique: com os tutoriais em vídeo sobre como criar indicadores de desempenho no Excel; truques rápidos com o BSC Designer
CEO | Palestrante | Autor
A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.