Quando a estratégia atinge um certo nível de complexidade, não é mais sustentável gerenciá-la com planilhas e softwares de apresentação.
Neste tutorial, nós iremos definir uma agenda de mudança para automatização da estratégia.
- Nós usaremos seis perspectivas de mudança diferentes para analisar o estado passado – a abordagem ad hoc da estratégia e
- Nós formularemos um estado futuro onde a estratégia será automatizada com um software de planejamento estratégico especializado
Perspectivas de mudança:
- Perspectiva 1. Indicadores de Desempenho
- Perspectiva 2. Mapas de estratégia
- Perspectiva 3. Estruturas e Modelos Comerciais
- Perspectiva 4. Alinhamento estratégico
- Perspectiva 5. Relatórios
- Perspectiva 6. Trabalho em equipe
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- Tutorial em Vídeo
Perspectiva 1. Indicadores de Desempenho
Planilhas funcionam bem no estágio de protótipo, mas manter esses scorecards se torna mais desafiador à medida que a escala e a complexidade da estratégia aumentam.
- Um pequeno erro em uma fórmula pode levar a cálculos errados.
- Devido às dificuldades de manutenção, as estratégias típicas baseadas em planilhas são limitadas a 2 a 3 níveis de metas.
Em contraste, o software especializado torna o planejamento estratégico mais organizado e pronto para uso:
- Os usuários podem adicionar novos indicadores sem o risco de quebrar o scorecard, e todos os cálculos são gerenciados pela ferramenta.
- O software especializado suporta uma decomposição de estratégias ilimitada.
Além disso, o software de uso geral não tem conhecimento do tipo de dados que você está gerenciando.
Por outro lado, um software especializado entende o processo e garante a consistência dos dados:
- Ele rastreia KPIs de acordo com intervalos de atualização definidos.
- Ele gerencia os pesos e normaliza os dados para tornar os indicadores comparáveis.
- Ele sabe como acompanhar o impacto dos indicadores de avanço e de atraso.
- Ele calcula dados agregados com base no agrupamento de indicadores e nas configurações de herança.
Estratégia de Transformação Digital.Perspectiva 2. Mapas de estratégia
Mapas de estratégia são outro ponto principal…
Um diagrama de mapa criado em software de apresentação é uma imagem estática que é difícil de atualizar com novas informações e carece de dados atualizados. Por esta razão, ele contribui pouco valor para discussões ou apresentações estratégicas.
Por outro lado, softwares especializados como o BSC Designer usam os dados do seu scorecard para gerar automaticamente um mapa estratégico:
- Não há necessidade de desenho manual,
- Ele está sempre atualizado.
- Ele mostra uma imagem detalhada da estratégia, incluindo metas, riscos, indicadores e iniciativas.
Scorecard Balanceado para RH..Isto muda o papel do mapa de estratégia:
- Ele é usado mais ativamente para discussões e apresentações de estratégias.
- Os detalhes de suporte estão a apenas alguns cliques de distância e
- Os membros da equipe podem adicionar suas opiniões diretamente ao mapa estratégico durante sessões de brainstorming.
Perspectiva 3. Estruturas e Modelos Comerciais
No planejamento estratégico, nós combinamos diversas ferramentas de negócios para obter uma imagem detalhada do ambiente operacional.
Por exemplo, nós usamos a análise das Cinco Forças para compreender melhor o cenário competitivo, PESTEL para avaliar fatores externos ou Matriz Ansoff para planejar estratégias de crescimento.
É fácil encontrar alguns modelos visualmente atraentes para essas estruturas de negócios na internet. O problema é que eles permanecem desconectados uns dos outros e da estratégia geral.
Para uma execução eficaz da estratégia, a estrutura de negócios e os scorecards estratégicos devem estar disponíveis no espaço de trabalho estratégico compartilhado.
Com o BSC Designer, você tem acesso às ferramentas de negócios mais populares diretamente no software.
- Sua equipe pode organizar esses modelos no espaço de trabalho de estratégia e alinhar os insights gerados pelas estruturas diretamente com a estratégia.
- Também temos modelos para alguns scorecards estratégicos e funcionais populares, como cibersegurança, cadeia de suprimentos, gestão de talentos que economizará seu tempo ao se concentrar em novos desafios.
Perspectiva 4. Alinhamento Estratégico
O alinhamento estratégico é provavelmente o desafio mais importante para softwares de planilhas.
Isso é resolvido em um nível baixo quando alinhamos metas com KPIs e iniciativas, mas quando se trata de alinhar scorecards estratégicos, scorecards funcionais, insights das estruturas, cenários, estratégias alternativas de crescimento… as ferramentas de uso geral falham.
Com o BSC Designer, o alinhamento é direto…
- Em um nível baixo, as metas, KPIs, riscos e iniciativas são alinhados por design dentro do scorecard.
- Em alto nível, os scorecards podem ser alinhados entre si por perspectivas, metas normalizadas ou simplesmente por um contexto compartilhado.
Juntos, esses scorecards estratégicos e funcionais criam uma fonte única de verdade em relação à estratégia.
Perspectiva 5. Relatórios
Os relatórios automáticos são outro motivo pelo qual as empresas estão migrando para softwares especializados de planejamento estratégico.
O software especializado fornece um paradigma diferente para relatórios.
- Em primeiro lugar, a ideia de reportar alterações com o uso da ferramenta. Em muitos casos, não há necessidade de gerar PDFs. Em vez disso, basta compartilhar um link para os dados necessários.
- Em segundo lugar, se houver necessidade de um relatório, ele poderá ser gerado automaticamente pelo software com o perfil de relatório definido pelo usuário.
- Em terceiro lugar, o software pode enviar esses relatórios às principais partes interessadas dentro do prazo.
Perspectiva 6. Trabalho em Equipe
Por fim, a falta de responsabilidade é outro problema para o software de uso geral.
Por exemplo, não há como rastrear quem introduziu as alterações e por que elas foram feitas.
A ferramenta especializada de planejamento estratégico está mais bem equipada para o trabalho em equipe relacionado à estratégia.
- Há uma trilha de auditoria adaptada ao fluxo de trabalho da estratégia.
- Os administradores podem conceder acesso para “modificar” ou “visualizar” um grupo de scorecards, scorecards individuais ou até mesmo indicadores específicos.
- Os proprietários das metas, KPIs e iniciativas recebem notificações automáticas.
- Alvos e dados históricos podem ser bloqueados para edição e
- Todos os novos dados podem ser passados pelo fluxo de trabalho de aprovação.
Slides
- Agenda de Mudança para Automatização da Estratégia [Baixar PDF]
Tutorial em Vídeo
O que Dizem os Especialistas
Entrevistamos alguns profissionais de scorecards de estratégia e, entre outras perguntas, perguntamos a opinião deles sobre as ferramentas de automação. Aqui você tem algumas citações:
Da entrevista com James Creelman:
Comece com as ferramentas do office etc. Depois de um ano ou mais, migre para uma ferramenta de automação de scorecard. A automação permite que uma empresa tire o melhor proveito do scorecard – rastreamento e relatórios de progresso, compartilhamento de melhores práticas etc.
Da entrevista com Jeroen De Flander:
Sugiro que você escolha uma solução de software padrão e mude seu processo ou adie a automação até que você esteja 100% satisfeito com o processo subjacente.
Da entrevista com Dan Montgomery:
É necessária uma boa visualização para criar uma perspectiva estratégica compartilhada entre sua equipe …
Você precisa de um banco de dados comum de informações válidas, com um front end personalizável que as torne realmente úteis para um indivíduo e boas ferramentas de apresentação para apoiar conversas e tomadas de decisão.
As planilhas, por design, não fazem um bom trabalho nisso.
Da entrevista com Gavin Lawrie (2GC) :
Em nossa opinião, um Balanced Scorecard bem projetado compreende uma seleção de cerca de 20 medidas financeiras e não financeiras, divulgadas trimestralmente. A idéia de que você pode precisar de um software especializado para dar suporte a essa atividade para um único Balanced Scorecard é hilária. Nossa visão é de que um software especializado não é necessário (e às vezes é uma distração) para extrair relatórios de um único Balanced Scorecard – o software geralmente é caro comparado às alternativas (por exemplo, Excel) e normalmente não é muito mais funcional.
Contudo, se precisar gerar relatórios a partir de muitos Balanced Scorecards em um período (mais de cinco é o que nós pensamos atualmente), tornam-se mais atraentes as soluções de relatórios automatizados. Isso depende realmente da sua organização e não há regras rígidas e confiáveis que possa seguir. O que fica claro, no entanto, é que nenhuma das soluções de software disponíveis (cerca de 100) o ajudará a projetar um Balanced Scorecard – elas são simplesmente autômatos que facilitam a apresentação de relatórios de um design de Balanced Scorecard (independentemente do que o fornecedor possa dizer).
O Que Dizem os Usuários
Alguns usuários do BSC Designer compartilharam sua experiência relacionada à mudança dos indicadores de desempenho criados no software de planilhas para o BSC Designer.
Nós achamos o BSC Designer uma ferramenta muito ergonômica e intuitiva. Adapta-se rapidamente ao seu jeito para realizar a análise das informações. É simples, rápido e eficaz. O BSC Designer ajuda a evitar o uso e a manutenção de folhas de Excel caseiras e produz resultados profissionais Ler mais …
Emmanuel Jaunart, fundador de Mielabelo, Bélgica
Nós temos uma experiência muito boa com o BSC Designer, pois este instrumento pode facilitar a implementação do Balanced Scorecard em nossa unidade. Estamos tentando criar uma planilha MS Excel, mas esta abordagem provou ser mais difícil do que o previsto. O BSC Designer, portanto, é uma tentativa bem-vinda de uma versão eletrônica do Balanced Scorecard. Ler mais…
Pierre de Montfort, SA Escola ADA do Exército, Kimberley, África do Sul
Eu estava procurando uma ferramenta que me ajudasse a criar um índice geral para o desempenho do departamento de Cadeia de Suprimentos. O BSC Designer parece ser a ferramenta certa – fácil de usar e de compartilhar com outras pessoas. Até agora, eu estava tentando preparar algo semelhante no MS Excel, mas era muito complicado atualizar com os novos dados. Vou ver se o seu Designer BSC atende todas minhas necessidades. Ler mais…
Jiri Kratochvil, Gerente de Projetos da Cadeia de Suprimentos, PMI, República Checa
Como Migrar de uma Planilha de Pontuação Baseada no Excel para um Software Especializado
Nós discutimos os PRÓS e CONTRAS de ter um painel de estratégia ou KPI no Excel. Vamos agora discutir como migrar desses painéis para o painel mantido em um software especializado.
Conclusões
Como você pode ver, a transição para um software especializado em planejamento estratégico, como o BSC Designer, é um fator chave de sucesso na gestão estratégica eficaz.
Agora, nós o convidamos a se inscrever com um plano BSC Designer gratuito e colocar em prática as ideias discutidas. Sinta-se à vontade para entrar em contato com nossa equipe de suporte ao cliente caso tenha alguma dúvida.
CEO | Palestrante | Autor
A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.