Planilha vs. Software de Scorecard Especializado

Quando uma empresa deseja criar e automatizar um cartão de pontuação de negócios, decide entre o Excel antigo e o software especializado. As planilhas (como o MS Excel ou o Google Sheets) não requerem treinamento longo e normalmente são instaladas em muitos computadores; ao mesmo tempo, o software de scorecard profissional fornece algumas funções atraentes, mas implica custo adicional.

O conteúdo do artigo:

Scorecard de KPI em planilhas como Excel vs. KPI em software especializado: PROs e CONs

O objetivo deste artigo é analisar o caso em que o Excel vence e o software especializado pode ser uma escolha melhor. Se você tiver outras idéias que ajudarão os profissionais de negócios a resolver um dilema, fique à vontade para compartilhá-lo nos comentários.

Onde o Excel Ganha

Scorecard em uma Planilha (como o Excel)

Uma planilha (como o MS Excel) é uma excelente ferramenta de negócios. Podemos encontrá-lA em muitos computadores e também está disponível na nuvem. Quando se trata de scorecards/dashboards/KPIs, há certos benefícios e áreas de aplicação.

1. Não há necessidade de investimentos adicionais

Se você não possui um orçamento para nenhum novo software, o Excel é uma excelente opção para uma tarefa de automação. Em alguns cliques, é possível criar um scorecard básico com todos os detalhes necessários para os KPIs, incluindo valores-alvo, iniciativas e contexto de negócios. Com alguns truques, um scorecard básico no Excel pode ser criado ainda mais rapidamente.

2. Cartão de pontuação de usuário único

Se uma pessoa tiver um “faixa preta” no Excel e for o único usuário do scorecard, o Excel também será uma boa opção. O uso de fórmulas, guias e links cruzados ajudará a apresentar todos os dados de desempenho possíveis e a analisá-los.

3. Criando um protótipo

Não há soluções de medição e gerenciamento de desempenho “tamanho único”. Antes de investir em software de automação, é uma boa idéia tentar várias abordagens e entender qual delas se adapta melhor às necessidades da organização. O software de planilha é um bom campo de teste para essas experiências. Mais tarde, o scorecard do protótipo pode ser movido para ferramentas especializadas como que alguns de nossos usuários fizerom .

Riscos de ter scorecards no Excel e como evitá-los

Agora, vamos nos concentrar em alguns riscos típicos de ter um scorecard em uma planilha. Alguns deles foram mencionados pelos nossos usuários nos estudos de caso.

1. O Risco do Scorecard no Estilo Espaguete

Embora qualquer software especializado de scorecard dite certas abordagens para os scorecards, a planilha nos dá liberdade absoluta. Em alguns casos, o resultado dessa liberdade é um scorecard no estilo espaguete, com muitos links cruzados entre centenas de métricas e várias guias. Provavelmente funcionará por um tempo, mas a próxima atualização pode se tornar um pesadelo. Se você decidir usar uma planilha, mantenha a estrutura dos KPIs simples.

2. É Difícil Gerenciar Dados Históricos

Como a retenção de clientes muda com o tempo? Por que as vendas estão altas em junho? Crescemos mais rápido que o mercado? A análise de tendências é uma excelente fonte de informações comerciais. O problema é que as planilhas simplesmente não foram projetadas para manter dados históricos.

Obviamente, existem algumas mudanças, como clonar a coluna antes de inserir novos dados, manter os dados históricos em uma guia separada ou em uma planilha separada. Esses truques funcionarão em pequena escala, mas para scorecards maiores, a planilha em breve se tornará um grande monstro que dificulta a análise do desempenho ao longo do tempo. Pense na maneira como os dados históricos serão armazenados com antecedência.

3. O mapa estratégico está congelado

Um bom cartão de pontuação de negócios deve incluir um mapa estratégico que explique o contexto por trás dos KPIs. Quem cria scorecards no Excel pode usar as funções de desenho incorporadas ou criar um mapa estratégico no software para as apresentações, como no Power Point.

A imagem visual nesse caso pode parecer muito profissional, mas alterar qualquer detalhe será uma dor de cabeça. É por isso que esses mapas de estratégia visualmente atraentes normalmente permanecem intocados até a próxima revisão anual de desempenho. Uma maneira de vencer esse jogo no Excel é substituir o mapa visual por uma tabela de dados ou mapa baseado em texto, tornando-o menos atraente, mas mais editável.

4. Normalização e ponderação de KPI demoradas

Na maioria dos casos, os valores dos indicadores são medidos em diferentes escalas e, para fins de análises posteriores, precisam ser ajustados à escala comum. Por exemplo, se o indicador “tempo de resposta do email” for medido em horas, precisará ser comparado com o indicador “taxa de satisfação” medido em % e, em seguida, precisamos normalizar o “tempo de resposta do email”, por exemplo, apresentando seu valor na escala [0 .. 24 horas] e calculando seu desempenho, respectivamente.

Poucas semanas após a implementação, os usuários finais provavelmente atualizarão seus requisitos. Os típicos são:

  • A escala de medição dos indicadores pode mudar com o tempo
  • Considerar casos como “menos valor significa melhor desempenho”
  • Os indicadores podem contribuir para o desempenho geral com os diferentes pesos

Não é uma ciência de foguetes, e a matemática é simples, mas é uma tarefa demorada que pode ser facilmente automatizada.

5. A necessidade de concordar com o fluxo de trabalho

A maioria dos profissionais de negócios está familiarizada com o Excel, portanto, não há necessidade de treiná-los para as operações básicas. No entanto, o Excel não é uma ferramenta especializada em scorecards, portanto, não fornece nenhum fluxo de trabalho fixo para a criação do scorecard e a entrada de dados. As organizações precisam definir e comunicar às equipes como usar um fluxo de trabalho relacionado ao scorecard: como adicionar novos KPIs, como atualizar e validar dados, como refletir alterações no mapa estratégico, como reportar o desempenho etc.

Como mostra a análise da história do software, a tendência é de ferramentas especializadas.

Onde o Software Especializado de Scorecard Vence

Scorecard em Software Especializado

Com um software especializado, os usuários podem esperar a automação de vários aspectos dos scorecards de negócios. No início, qualquer ferramenta de automação fornecerá uma estrutura para criar um scorecard, descrever KPIs e inserir dados de desempenho.

1. KPIs Multiníveis

Imagine uma situação em que você precise medir a “Satisfação do cliente,%” que se correlaciona com o “Tempo de resposta” e a “Qualidade da resposta”, e esses dois indicadores precisam ser aprofundados. Essa estrutura multinível é possível no Excel, mas a manutenção pode ser difícil. Com o software de automação, os scorecards de vários níveis são muito mais fáceis de usar.

2. Mapa estratégico com links de causa e efeito

Diferentemente do software de apresentação, a maioria das ferramentas de automação para os scorecards pode criar um mapa estratégico ao vivo, onde os dados de desempenho atuais são visualizados. Alguns modelos visualmente atraentes já estão disponíveis na ferramenta, e mesmo usuários sem habilidades de design podem criar mapas profissionais a partir do zero.

Se você não precisa de um mapa estratégico, provavelmente está procurando um software de KPI, mas não para uma ferramenta de Balanced Scorecard.

3. Trabalho em Equipe e Gerenciamento de Acesso

Sob o guarda-chuva do “trabalho em equipe”, o software de automação permite manter os dados na nuvem, atribuir direitos de acesso ao scorecard e aos indicadores e enviar notificações aos membros da equipe.

Tudo isso é possível no Excel, por exemplo, colocando uma planilha na nuvem ou trocando e-mails com arquivos anexados, é possível obter o mesmo resultado, mas gastando muito mais tempo.

Uma coisa que limita a possível aplicação de planilhas do Excel é como os dados históricos são tratados. Qualquer pessoa com o direito de modificar um documento pode não só introduzir as novas informações, mas também alterar os dados históricos. Dessa forma, o gerente não pode ter certeza de que as informações armazenadas na planilha não foram manipuladas. O software de planilha simplesmente não foi projetado para esse fim.

Como o BSC Designer trata dados históricos

Em um software especializado, como o BSC Designer, se pode limitar os direitos dos usuários de modificar os dados históricos ou futuros. Além disso, você pode decidir quais dados são considerados históricos. Por exemplo, pode ajustar o fluxo de trabalho para permitir a edição de dados com menos de 30 dias e modificar valores para o futuro mais próximo, digamos 3 dias a partir de hoje.

4. Mantendo o scorecard atualizado

Ferramentas de automação especializadas facilitarão a atualização de dados e, em muitos casos, ajudarão a automatizar a entrada de dados, buscando as informações necessárias diretamente do banco de dados.

5. Em cascata/alinhamento

Os scorecards de negócios não são apenas para os principais gerentes. Os objetivos comerciais importantes precisam estar alinhados com os objetivos de outras unidades de negócios e, respectivamente, essas unidades de negócios precisam estar ativamente envolvidas (na prática, existem diferentes maneiras de como as organizações faça isso). O software especializado de scorecard fornecerá a seus usuários uma ou outra maneira de fazer cascata.

Confira 16 exemplos gratuitos de Balanced Scorecards com KPIs criados com o software de BSC Designer

Confira os exemplos gratuitos de Balanced Scorecards com KPIs, mapas de estratégia e painéis criados com o software de BSC Designer.

O que Dizem os Especialistas

Entrevistamos alguns profissionais dos scorecards de estratégia e, entre outras perguntas, perguntamos a opinião deles sobre as ferramentas de automação. Aqui você tem algumas citações:

Da entrevista com James Creelman:

Comece com as ferramentas do office etc. Depois de um ano ou mais, migre para uma ferramenta de automação de scorecard. A automação permite que uma empresa tire o melhor proveito do scorecard – rastreamento e relatórios de progresso, compartilhamento de melhores práticas etc.

Da entrevista com Jeroen De Flander:

Sugiro que você escolha uma solução de software padrão e mude seu processo ou adie a automação até que você esteja 100% satisfeito com o processo subjacente.

Da entrevista com Juan Carlos Aranibar:

O Excel é uma boa ferramenta para iniciar e prototipar uma metodologia do Balanced Scorecard. Nas últimas versões estão disponíveis recursos complementares para automatizar a modelagem, extração e visualização de informações. No entanto, não há como gerenciar mapas estratégicos como nativos e outras tarefas que lidam com painéis avançados.

De fato, o Excel não é uma ferramenta para gerenciar recursos de painel de maneira sofisticada. É possível desenhar um mapa vinculando bolhas ou círculos, mas é complexo fazer interação com eles porque são necessárias macros e outras soluções alternativas, o que significa que não é uma tarefa fácil de entender e manter.

Por esse motivo, um software especializado é uma opção melhor, especialmente quando uma cultura de desempenho é um paradigma que uma organização está tentando adotar.

Da entrevista com Ignacio Castillo:

Devo dizer com muito orgulho que a única ferramenta com a qual trabalhamos é BSC Designer e a implementamos com todos os nossos clientes, e a versão que eles preferem está na nuvem.

Da entrevista com Dan Montgomery:

É necessária uma boa visualização para criar uma perspectiva estratégica compartilhada entre sua equipe …

Você precisa de um banco de dados comum de informações válidas, com um front end personalizável que as torne realmente úteis para um indivíduo e boas ferramentas de apresentação para apoiar conversas e tomadas de decisão.

As planilhas, por design, não fazem um bom trabalho nisso.

Da entrevista com Gavin Lawrie:

Em nossa opinião, um Balanced Scorecard bem projetado compreende uma seleção de cerca de 20 medidas financeiras e não financeiras, divulgadas trimestralmente. A idéia de que você pode precisar de um software especializado para dar suporte a essa atividade para um único Balanced Scorecard é risível. Nossa visão é de que um software especializado não é necessário (e às vezes é uma distração) para relatar um único Balanced Scorecard – o software geralmente é caro comparado às alternativas (por exemplo, Excel) e normalmente não é muito mais funcional.

Contudo, se precisar relatar muitos Balanced Scorecards em um período (mais de cinco é o que nós pensamos atualmente), tornam-se mais atraentes as soluções de relatórios automatizados. Isso depende realmente da sua organização e não há regras rígidas e confiáveis que possa seguir. O que fica claro, no entanto, é que nenhuma das soluções de software disponíveis (cerca de 100) o ajudará a projetar um Balanced Scorecard – elas são simplesmente autômatos que facilitam a apresentação de relatórios de um design de Balanced Scorecard (independentemente do que o fornecedor possa dizer).

O Que Dizem os Usuários

Alguns usuários do BSC Designer compartilharam sua experiência relacionada à mudança dos indicadores de desempenho criados no software de planilhas para o BSC Designer.

Nós achamos o BSC Designer uma ferramenta muito ergonômica e intuitiva. Adapta-se rapidamente ao seu jeito para realizar a análise das informações. É simples, rápido e eficaz. O BSC Designer ajuda a evitar o uso e a manutenção de folhas de Excel caseiras e produz resultados profissionais Ler mais …

Confira o perfil do LinkedInEmmanuel Jaunart, fundador de Mielabelo, Bélgica

Nós temos uma experiência muito boa com o BSC Designer, pois este instrumento pode facilitar a implementação do Balanced Scorecard em nossa unidade. Estamos tentando criar uma planilha MS Excel, mas esta abordagem provou ser mais difícil do que o previsto. O BSC Designer, portanto, é uma tentativa bem-vinda de uma versão eletrônica do Balanced Scorecard. Ler mais…

Confira o perfil do LinkedInPierre de Montfort, SA Escola ADA do Exército, Kimberley, África do Sul

Eu estava procurando uma ferramenta que me ajudasse a criar um índice geral para o desempenho do departamento de Cadeia de Suprimentos. O BSC Designer parece ser a ferramenta certa – fácil de usar e de compartilhar com outras pessoas. Até agora, eu estava tentando preparar algo semelhante no MS Excel, mas era muito complicado atualizar com os novos dados. Vou ver se o seu Designer BSC atende todas minhas necessidades. Ler mais…

Jiri Kratochvil, Gerente de Projetos da Cadeia de Suprimentos, PMI, República Checa

Como criar um Balanced Scorecard e KPIs no Excel

Nós temos a mesma pergunta quase todos os dias:

“Como poso criar um Balanced Scorecard no MS Excel?”

Nós pensamos em criar um tutorial para explicar tudo o que precisa saber: as coisas básicas do Excel, a criação de fórmulas, formatação de células … Então, vimos que precisávamos criar um manual em vídeo de uma hora. Nós o conseguimos. Além disso, decidimos por uma solução mais simples.

A seguir, nós compartilhamos os dois:

  • Tutoriais em vídeo para software de planilha
  • Uma solução mais simples com a exportação automática do BSC Designer
KPI Scorecard no Excel

Tutoriais em vídeo: Indicadores de Desempenho no Software de Planilha

Criando Indicadores de Desempenho de Planilha com o BSC Designer

Nós mostraremos como configurar o Balanced Scorecard no Excel em só dois minutos – sem tanto esforço!

Aqui está o que precisa fazer:

1. Obtenha o BSC Designer

Vá para o Descarregue a seção e descarregue a versão de avaliação gratuita do BSC Designer Pro. Instale-a e execute o software.

Indicadores no BSC Designer

2. Criar um Indicador de Desempenho de KPI

Use o botão “Adicionar indicador” na barra de ferramentas para criar a estrutura básica do seu indicador de desempenho e, em seguida, crie os indicadores que monitorarão o desempenho do seu negócio em cada categoria.

  • Pode até criar subcategorias, para um indicador de desempenho de vários níveis. Com só alguns cliques, pode criar um indicador de desempenho completo de KPI como este.

Adicionar novos indicadores e contêineres

3. Exportar indicador de desempenho de KPI para Excel

Abra o menu “Relatórios” e clique em “Exportar para MS Excel.”

  • O BSC Designer pergunta se deseja criar um relatório com base no desempenho ou um relatório com base no progresso. Por enquanto, só tem que escolher a opção padrão.

Exportar Indicador de Desempenho de KPI para o MS Excel

4. O seu indicador de desempenho KPI está pronto

Clique em OK e pronto! Seu indicador de desempenho é exportado para o MS Excel.

KPI Scorecard in Excel

Observe que isto não é só uma simples exportação de texto. Pelo contrário, essas células incluem todas as fórmulas necessárias.

Fórmulas

Se alterar o valor de uma célula, todas as células relacionadas serão atualizadas automaticamente.

Por exemplo, se eu mudar o meu valor para o desempenho de um grupo, você pode ver que o desempenho total da minha empresa é atualizado igualmente. Pode até alterar o peso relativo de um indicador, para aumentar ou diminuir a sua função no valor geral do seu indicador de desempenho.

Mesmo aqui, no topo, verá um resumo de todas as suas categorias de nível superior, o desempenho da sua empresa em cada uma e o desempenho total de todo o seu indicador de desempenho.

Atualizar números de desempenho

E quanto tempo levou configurar isso? Menos de dois minutos!

Há espaço para melhorias

O uso do Balanced Scorecard no Excel é útil, porque a maioria dos computadores já tem o Excel ou alguma outra planilha instalada.

O problema é que os indicadores de desempenho nas planilhas são difíceis de gerir, de atualizar e de compartilhar.

  • Imagine se você precisar adicionar um novo indicador ou um novo subindicador! Precisa ter conhecimento avançado do MS Excel.
  • E se precisasse compartilhar os valores de alguns dos seus indicadores com seus colegas? É possível, mas certamente não é prático.

O MS Excel não é um software do Balanced Scorecard; não foi projetado para isso.

Felizmente, existe uma alternativa que não lhe custa nada. Experimente a edição freeware do BSC Designer Light. Sua funcionalidade é limitada, mas permitirá que projete, atualize e compartilhe o seu Balanced Scorecard. É uma maneira fácil de começar a usar o Balanced Scorecard e é uma solução perfeita para iniciantes e para as pequenas empresas.

Para uma solução ainda mais poderosa, considere o BSC Designer PRO.

  • Acompanhe o desempenho do seu negócio através do tempo.
  • Analise o valor histórico dos seus indicadores.
  • Planeje para o futuro.
  • Especifique os valores de base e alvo e avalie o seu progresso em direção às suas metas.
  • Personalize as fórmulas de desempenho para seus Indicadores de Desempenho Chave.
  • Importe e delegue indicadores de um nível da sua organização para outro, para que a equipe toda possa trabalhar em conjunto com mais eficiência.
  • Pode até gerar mapas estratégicos, diagramas e relatórios, para que posa planejar suas metas de negócios e compartilhar o seu progresso com investidores e outras partes interessadas.

Então, deve criar o seu indicador de desempenho no Excel ou usar o software BSC Designer?

Aqui está nossa recomendação:

  • Comece com o MS Excel ou com nossa edição de freeware, BSC Designer Light.
  • Acostume-se a trabalhar com o Balanced Scorecard. Veja como pode ajudar à sua empresa e quais ferramentas de automação pode precisar.
  • Então, depois de entender suas necessidades, atualize para o BSC Designer On-line.

Escolhendo a ferramenta de software para o Balanced Scorecard

Segundo nossa experiência, uma vez que as pessoas começam a usar o Balanced Scorecard no Excel, elas atualizam para o nosso software BSC Designer em um a dois meses. Então, esperamos vê-lo entre nossos clientes daqui a um ou dois meses! Se precisar de ajuda para começar, estamos prontos para ajudá-lo.

Tem alguma pergunta? Sinta-se livre de perguntar nos comentários!

Como Migrar de um Scorecard no Excel Para Um Software Especializado

Discutimos os PRÓS e CONTRAS de ter uma estratégia ou scorecard de KPIs no Excel. Vamos discutir como migrar destes scorecards para o scorecard mantido em um software especializado.

Aqui estão vários tópicos para discutir com o seu time:

Pesos Absolutos x Peso Relativo dos Indicadores

Em muitos scorecards, os indicadores são organizados de acordo com seu peso. Um peso mostra o impacto do indicador na performance do scorecard.

Ao sair do Excel e ir para uma ferramenta especializada, certifique-se de que o conceito de peso utilizado em seu scorecard antigo é compatível a como ele é calculado no software.

duas abordagens para o cálculo de peso:

  • Utilizando peso absoluto
  • Utilizando o peso relevante (recomendado)

Qual a diferença? Digamos que você tenha um scorecard com vários níveis, como:

  • Objetivo 1
    • Objetivo 1.1.
      • Indicador 1.1.1
      • Indicador 1.1.2
    • Objetivo 1.2
      • Indicador 1.2.1
      • Indicador 1.2.2.
  • Objetivo 2
    • Objetivo 2.1.
      • Indicador 2.1.1
      • Indicador 2.1.2.

Com a abordagem do “peso absoluto”, você precisa definir o peso de todos os indicadores. Por exemplo, você pode dizer:

  • O peso do indicador 1.1.1 é 10%
  • O peso do indicador 1.1.2 é 15%
  • O peso do indicador 1.2.1 é 5%
  • O peso do indicador 1.2.2 é 20%

O problema com esta abordagem é que você basicamente precisa poder dar uma estimativa quantitativa de como todos os indicadores em níveis diferentes se comparam uns aos outros. Quando você tem apenas alguns indicadores, é possível fazer isto, mas quando você tem mais de 12 indicadores, estas estimativas não farão sentido.

Com a abordagem do “peso relevante”, você precisa decidir a importância do item comparada com a importância de outro item no mesmo nível.

Em outras palavras, você pode dizer:

  • “Indicador 1.2.1” possui um peso de 30%, enquanto o indicador “1.2.2” possui um peso de 70% – você compara indicadores no mesmo nível, não todos os indicadores em seu scorecard

Então você continua com outros grupos e níveis:

  • Que objetivo é mais importante? Objetivo 1.1 ou Objetivo 1.2? Para responder esta pergunta, você pode definir o peso para cada um destes objetivos.

Finalmente:

  • Que objetivo é mais importante? Objetivo 1 ou Objetivo 2?

Sabendo todos os dados, é possível calcular o impacto de cada um dos indicadores na performance geral do scorecard (o peso absoluto!).

Se você estiver interessado na matemática por trás destes cálculos, veja a seção de peso do artigo de cálculo do scorecard.

Como você pode ver, a abordagem de “peso relevante” é recomendada. Esta abordagem pode ser expandida sem problemas e a alocação de peso é feita de forma natural.

No BSC Designer, seguimos a abordagem do peso relevante para os indicadores. Você pode especificar o peso para cada item na aba “Contexto”.

Aba de peso relevante no BSC Designer

Em relação ao peso absoluto, ele é útil quando você precisa ter uma visão global do seu scorecard. No BSC Designer, você pode visualizar o peso absoluto em um gráfico de “peso” especial.

Revise as Definições dos Indicadores

Olhe para seu scorecard em uma planilha ou um documento de texto.

Você possui indicadores como “Aumentar a satisfação do consumidor de 70% para 80% no próximo trimestre”?

Tais indicadores são uma mistura entre:

  • Um indicador (“Satisfação do consumidor”)
  • Um valor atual (70%) e um valor alvo para o indicador (80%)
  • Um prazo (1 trimestre)
  • Direção de otimização (“aumentar” e não “diminuir”)
  • Unidades de medida (“%”)

Embora esta abordagem S.M.A.R.T funcione para scorecards que são geridos manualmente, ao migrar para um software de automação, precisaríamos organizar as coisas um pouco.

Mas este é exatamente o objetivo do software de automação! Não é? Falamos sobre isto em mais detalhes no guia completo para KPIs.

Vamos definir todas estas nuances no BSC Designer:

  • Na aba “Dados”, podemos definir o valor atual (campo “Valor”), o alvo de 80% (campo “Alvo”).
  • Na aba “Performance”, definimos que queremos aumentar o valor do indicador e não diminuí-lo.
  • Na aba “Geral”, definimos o nome do indicador e suas unidades de medida.

Aba Dados no BSC Designer

Agora, vamos clicar no botão “Editor de valores” para ajustar o indicador ainda mais:

  • Podemos configurar o intervalo de atualização como Trimestral”, e
  • Configurar o valor alvo para o próximo trimestre como 80%

Um exemplo de definição do intervalo de atualização para a satisfação do consumidor

Se você planeja mover seu scorecard antigo para um software especializado, então a função de importação de dados tornará a transição muito mais fácil.

Atributos de um Objetivo: Raciocínio, Iniciativas, Comentários, Orçamentos, Donos

Vamos falar sobre outros atributos de uma estratégia bem descrita.

Se o seu scorecard antigo foi desenvolvido corretamente, então além dos objetivos/KPIs, você terá alguns destes:

  • Descrição – uma explicação mais detalhada do que se trata o objetivo e como um KPI será calculado.
  • Documentação de apoio – uma explicação mais detalhada do raciocínio – os motivos por trás dos objetivos, a escolha dos indicadores.
  • Iniciativas – planos de ação específicos alinhados com os objetivos e KPIs.
  • Comentários – algumas notas com datas especificadas feitas pelo seu time que explicariam as flutuações dos indicadores e sugeririam ações corretivas.
  • Outros atributos como orçamento, prazo e donos.

Eu pessoalmente acho que os comentários são a parte mais valiosa do processo de execução estratégica.

É assim que os times anotam insights importantes que depois podem ser uma pista para a re-fatoração da estratégia.

No software especializado, os atributos do objetivo continuam. Por exemplo, no BSC Designer:

  • O nome do objetivo e sua descrição são definidos na aba “Geral”.
  • As iniciativas ajudam a capturar todos os outros detalhes – os comentários, o orçamento, o prazo, os donos e o link para a documentação de apoio.

Janela de iniciativas no BSC Designer

Qual o benefício de ferramentas especializadas neste caso? Os dados são armazenados de uma forma mais organizada. Por exemplo, podemos facilmente alinhar várias iniciativas diferentes com um objetivo, decidir o status das iniciativas e automaticamente visualizá-las no mapa estratégico.

De forma similar aos dados dos KPIs, se você já tiver suas iniciativas em uma planilha, você pode importá-las utilizando a função de importação de dados.

Alinhamento Estratégico: Mais Pessoas Podem Estar Envolvidas

Haverá algumas mudanças no nível organizacional também. Com o scorecard em um software de planilhas, apenas algumas pessoas podem ter acesso efetivo aos dados. Isto geralmente resulta em uma forma específica de organizar o alinhamento do scorecard.

Caso 5 – Departamentos enviam seus dados de performance

Se você possuía um scorecard de manutenção manual, então muito provavelmente seu esquema de alinhamento era parecido com o caso 5 que discutimos entre os outros casos de alinhamento.

Com scorecards automatizados por softwares especializados, você pode mudar para uma abordagem mais adequada de alinhamento. Algo como o que discutimos no caso 11.

Caso 11 – O scorecard estratégico é um produto de discussões

Isto é alcançado por meio de direitos de acesso flexíveis que podem ser especificados no software. Por exemplo, limitando o acesso aos scorecards, indicadores ou dados históricos.

O benefício desta mudança é que mais pessoas poderiam colaborar na mesma estratégia. Eu não estou falando apenas sobre atualizar KPIs com dados novos, mas sobre cada departamento ter sua própria estratégia detalhada que esteja conectada com a estratégia do nível superior.

Compatibilidade Retroativa: Relatórios do Scorecard

Com um software especializado de scorecards, você pode estabelecer uma nova forma de coletar e processar os dados.

Ainda assim, alguns membros de seu time irão preferir visualizar os relatórios no formato antigo. Este requerimento faz sentido principalmente durante a fase de transição.

A solução, neste caso, é utilizar o software especializado e preparar os relatórios respectivos com antecedência.

Um exemplo de relatório com data de execução

Por exemplo, no BSC Designer, você pode criar perfis de relatórios customizados diferentes para realizar esta ideia. Os relatórios podem ser apresentados online ou baixados como PDF ou Excel.

Resultados Esperados

Como resultado da transição de um scorecard de manutenção manual em um software de planilhas para um scorecard automatizado com uma ferramenta especializada, você pode esperar mais transparência e organização no scorecard.

Para o BSC Designer, temos um plano gratuito para pequenos projetos no qual você pode se inscrever e ver como ele se encaixa em seu fluxo de trabalho. Como sempre, nosso time está sempre disponível para ajudá-lo.

Conclusões

Softwares de planilhas como o MS Excel são uma boa opção para indicadores de desempenho de negócios para um usuário, com poucos indicadores . Ajuda a jogar com os dados e classificar os processos antes de começar a usar um software especializado. Manter e compartilhar o indicador de desempenho em larga escala consome tempo com o software de planilha.

Ferramentas especializadas de indicador de desempenho, como o BSC Designer exige investimento adicional na forma de custos de subscrição. Essas ferramentas foram projetadas com um certo fluxo de trabalho em mente e ajudarão a automatizar muitas tarefas rotineiras, tais como inserir dados, criar mapas estratégicos, compartilhar indicadores de desempenho, relatórios e parâmetros em cascata.

O bom é que pode experimentar a maioria das ferramentas profissionais livres, jogar com dados reais e, se algo não funcionar bem, exportar dados de volta para o Excel.

Ler outra vez

Convido os leitores a compartilhar as suas histórias sobre o uso de indicadores de desempenho no Excel, migração do Excel para o software especializado ou de volta, ou das ferramentas profissionais para a planilha, nos comentários.

Perito em Scorecards | Palestrante | Autor

A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.

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