Cenários no planejamento estratégico: guia completo com exemplos

O planejamento de cenários ajuda as organizações a aumentar a resiliência dos negócios e se preparar para desafios futuros. Aprenda a formular diferentes tipos de cenários e alinhá-los com a estratégia geral.

O que é Planejamento de Cenários?

O planejamento de cenários é uma maneira disciplinada de formular hipóteses estratégicas no contexto das forças motrizes existentes e suas incertezas.

Ajuda a:

• Preparar melhor a organização para os novos desafios, e
• Aumentar a resiliência empresarial geral – a capacidade da organização de se adaptar melhor ao ambiente em constante mudança.

O papel dos cenários no planejamento estratégico e na gestão de riscos

Qualquer estratégia baseia-se em hipóteses e cenários. Que valor o planejamento de cenários agrega ao planejamento estratégico?

Com o planejamento de cenários, estamos tentando obter uma visão mais ampla das hipóteses, extrapolando as forças motrizes existentes e criando cenários plausíveis.

Do ponto de vista do processo de planejamento estratégico, o planejamento de cenários pode ser usado na etapa de formulação da estratégia¹ (etapa 2), juntamente com outras estruturas que ajudam a gerar hipóteses estratégicas.

A mesma visão ampla das hipóteses ajuda a compreender melhor o panorama de riscos. Cenários e simulações diversos por meio de wargaming² ajudam a criar modelos de risco e planos de mitigação de riscos mais detalhados.

Além da função evidente de análise de estratégia, o planejamento de cenários, quando implementado adequadamente com indicadores de sinais precoces, prevenção e planos de resposta, passa a desempenhar o papel de uma ferramenta de descrição da estratégia. Isso se reflete na posição do planejamento de cenários no diagrama do ecossistema de estruturas.

Por definição, os cenários tratam de estados futuros plausíveis relacionados à trajetória de negócios esperada da organização. Nesse sentido, o planejamento de cenários pertence aos segmentos de decomposição por perspectiva de tempo e decomposição por lógica de causa e efeito.

Poderíamos estar melhor preparados para a Covid-19 com o planejamento de cenários?

Dê uma olhada no artigo de análise PESTEL publicado logo antes de a Covid-19 se tornar uma pandemia. Algumas das tendências mencionadas foram:

• Estabilidade política
• Crescimento econômico, taxas de inflação, taxas de câmbio
• Mudanças no local de trabalho e no estilo de vida
• Mudanças climáticas, desastres naturais

Não havia menção de “Covid-19” (embora naquela época houvesse alguns avisos sérios vindos de países asiáticos). Ainda assim, com essas tendências gerais em mente, qualquer organização poderia começar o planejamento de cenários fazendo uma série de perguntas “e se…?”:

• E se o regime político mudar no país com o qual estamos trabalhando? Quais seriam os primeiros sinais disso? Qual poderia ser nossa estratégia de mitigação?
• E se a taxa de inflação aumentar? Quais indicadores financeiros poderiam prever isso? Como isso afetaria nossa sustentabilidade financeira?
• E se nossos melhores talentos preferirem trabalhar de casa para alcançar um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal? Como nos comunicaríamos? Como mediríamos seu desempenho?
• E se um desastre natural acontecer amanhã? Qual é o nosso plano de continuidade de negócios?

Com o planejamento de cenários baseado nos achados da análise PESTEL, parece que poderíamos ter cenários para cerca de 30% dos desafios que enfrentamos durante a pandemia e posteriormente.

Os passos do planejamento de cenários

Aqui está uma abordagem em três passos para o planejamento de cenários pela equipe do BSC Designer:

• Passo 1. Dividir Forças Motoras em Incertezas
• Passo 2. Formular cenários e classificá-los em três grupos
• Passo 3. Formular planos de resposta e quantificar cenários

Passo 1. Divida as Forças Motrizes nas Incertezas

Identifique as forças motrizes para a sua organização utilizando:

• Análise PESTEL para analisar o ambiente externo
• Cinco Forças para analisar o cenário competitivo

As forças motrizes globais precisam ser decompostas em incertezas mais específicas relevantes para a sua organização. Vamos usar nosso modelo PESTEL para praticar isso com algumas forças motrizes.

Força Motriz: Mudança Climática

No último Relatório de Avaliação do IPCC³, vários cenários de mudança climática foram apresentados. Em essência, o relatório discute diferentes cenários de aquecimento dependendo dos esforços de descarbonização.

Duas iniciativas e um fator de risco ('Ondas de calor') alinhados com a força motriz 'Mudança climática'. Fonte: Modelo de Análise PESTEL.

Os cenários mencionados terão um impacto direto na indústria de energia. Para outras indústrias, uma ideia complexa de mudança climática precisa ser decomposta em consequências específicas relevantes para regiões e ambientes de negócios específicos.

Um ponto de partida seria consultar o Programa de Pesquisa de Mudança Global ou o site da Comissão Europeia, onde algumas consequências específicas da mudança climática estão delineadas:

• Clima extremo,
• Ondas de calor,
• Incêndios florestais,
• Inundações,
• Secas,
• Aumento da acidez dos oceanos.

Além do impacto óbvio na agricultura, a mudança climática afetará:

• Energia,
• Cadeia de suprimentos,
• Qualidade do ar,
• Qualidade da água, e
• Saúde.

Com essas ideias em mente, em vez de se concentrar na mudança climática em geral, sua equipe pode se concentrar em algumas incertezas que são mais relevantes para sua região ou indústria.

Alinhamento com o Quadro de Sendai

O Quadro de Sendai para Redução do Risco de Desastres⁴ foi adotado por 187 países. Destinado a governos nacionais e autoridades locais, também enfatiza a necessidade de incentivar as empresas a investir na redução de riscos e no planejamento de continuidade de negócios.

Reutilizar modelo de risco

A adoção do Quadro de Sendai por autoridades municipais ou regionais inclui a avaliação de risco (ver Prioridade 1: “Compreender o Risco de Desastres”). As organizações podem atualizar seus modelos de risco para incorporar os riscos abordados pela implementação local do Quadro de Sendai.

Alinhar o planejamento de cenários

O Quadro de Sendai incentiva as autoridades a motivarem os setores empresariais a alinharem seu planejamento de cenários com a construção de resiliência (ver Prioridade 2: “Fortalecer a Governança de Risco de Desastres para Gerir o Risco de Desastres”).

O alinhamento pode ser afetado:

• No nível de governança,
• Através de iniciativas específicas de redução de riscos, ou
• Por meio do alinhamento com programas de recuperação “Reconstruir Melhor”.

Força motriz: Trabalho remoto

O trabalho remoto veio para ficar⁵. Em 2021, vimos que:

• Mais de 40 países introduziram vistos especiais para nômades digitais
• Muitos países introduziram nova legislação para regulamentar o trabalho remoto
• A maioria dos países, por exemplo, a Espanha, focou sua legislação no trabalho remoto doméstico

Uma ampla força motriz 'Emprego remoto' está alinhada com a força motriz 'Mudanças no local de trabalho e estilo de vida'. Fonte: Modelo de Análise PESTEL.

Quais são os desafios futuros do trabalho remoto? Segundo o relatório da KPMG ⁶, uma das tendências emergentes é os arranjos de trabalho remoto transfronteiriços.

• Permitir que um funcionário trabalhe de casa não é o mesmo que oferecer à mesma pessoa trabalhar de outro país.

Essa incerteza é relevante para sua organização? No nosso caso (somos uma equipe de especialistas remotos), a ampla força motriz “trabalho remoto” pode ser projetada em uma incerteza específica de “trabalho remoto transfronteiriço.”

Força motriz: Ameaças de cibersegurança

Cibersegurança é outra tendência emergente. Como podemos dividir esta ampla força motriz em algo mais específico?

A ameaça 'Ataques de ransomware' está alinhada com a força motriz 'Cibersegurança' detectada pela análise PESTEL. Fonte: PESTEL Analysis Template.

Aqui estão as ameaças típicas de cibersegurança que discutimos no artigo anterior:

• Ciberataques
• Ransomware
• Ameaças internas
• Perda de dados
• Corrupção de dados

Dependendo dos fluxos de dados em sua organização e da infraestrutura de TI subjacente, você pode escolher algumas incertezas relevantes. Por exemplo, uma ameaça de ransomware parece relevante para qualquer organização.

Ransomware ainda é uma incerteza muito ampla. Por exemplo, sua projeção mais específica poderia ser a incerteza associada às implantações na nuvem sendo alvo de ataques de ransomware⁷.

Passo 2. Formule e classifique cenários

Uma vez que as ameaças gerais são projetadas em incertezas, precisamos formular melhor os cenários e concordar sobre como gerenciá-los.

Descreva cenários como histórias

Shell foi uma das pioneiras na aplicação em larga escala do planejamento de cenários para negócios. Há muitas coisas que podemos aprender com eles, e provavelmente a mais importante é que cenários possíveis formulados como histórias funcionam melhor. Esses cenários são mais fáceis de explicar e capturam imediatamente a atenção da sua equipe.

Além de formular o cenário básico como:

Ataque de ransomware na nossa implantação em nuvem

pense na história que está por trás desse cenário:

“Um dia, você está tentando fazer login na sua conta online e ela retorna um erro estranho… Seus clientes começam a lhe enviar relatos sobre problemas com o serviço. Você está ao telefone com especialistas de TI, mas eles dizem que parece que não têm acesso a … ”

Cenários na forma de histórias são muito mais fáceis de “vender” para os principais stakeholders.

Três tipos de cenários

Os cenários variam em sua urgência e probabilidade. Classificamos cenários em três categorias:

Um cenário pode se encaixar em todas as três categorias. Por exemplo, ataque de ransomware:

• O cenário está obviamente relacionado à continuidade de negócios
• As melhores práticas para prevenção de ataques de ransomware serão uma excelente hipótese estratégica para a estratégia de cibersegurança existente, portanto, também se encaixa na segunda categoria
• Certas partes dos cenários de ransomware devem ser monitoradas – as novas políticas das autoridades de aplicação da lei, bem como novos cenários dos ataques – a categoria de monitoramento

Etapa 3. Formule o Plano de Resposta e Quantifique Cenários

Diferentes tipos de cenários requerem diferentes formas de formular planos de resposta e quantificá-los. Abaixo, você encontrará nossas sugestões para:

• Cenários de continuidade de negócios
• Cenários de alta prioridade
• Cenários para monitoramento

Formulando cenários de continuidade de negócios

Recuperação de desastres e planejamento de continuidade de negócios focam em cenários que podem afetar funções críticas da organização. As potenciais ameaças, neste caso, são desastres naturais em rápido desenvolvimento, ciberataques, interrupções de recursos, etc.

Exploramos a gestão de continuidade de negócios em detalhes em outro artigo. Abaixo, compartilho algumas ideias gerais.

Análise de Impacto nos Negócios

O planejamento de continuidade dos negócios começa com a análise de impacto nos negócios. Em palavras simples, precisamos identificar as interrupções que podem possivelmente afetar nossa organização, identificar as principais operações afetadas por essas ameaças, bem como o tempo crítico de recuperação.

As ameaças específicas, neste caso, dependem da natureza do seu negócio. Um ponto de partida comum são:

• Riscos de cibersegurança
• Desastres naturais
• Ataques terroristas

Sua equipe pode quantificar as ameaças de acordo com:

• Probabilidade
• Impacto
• Tempo de alerta antecipado
• Duração
• Prioridade de risco geral

Estratégias de Continuidade de Negócios

Uma vez que a ameaça é descrita, precisamos definir vários planos:

Estamos agora preparados para um caso de ocorrência de um evento de risco. Além disso, podemos discutir como prevenir tais eventos ou minimizar seu impacto.

Quantificação da Continuidade de Negócios: Indicadores de Prontidão

Comparado a outros tipos de cenários, os cenários de continuidade de negócios normalmente ocorrem imediatamente ou com um curto período de aviso prévio. Embora não existam indicadores específicos de sinais de alerta precoce, certamente há alguns fatores de tendência que preveem a prontidão da sua organização para um cenário.

O risco de ataques de ransomware é quantificado pela métrica 'complexidade da infraestrutura de TI'; detalhes adicionais podem ser explicados no alinhado 'Plano de continuidade de negócios' e 'Plano de recuperação'. Fonte: Modelo de Análise PESTEL.

Por exemplo, discutimos alguns dos indicadores de tendência no artigo sobre cibersegurança:

• Complexidade da infraestrutura de TI
• Complexidade do esquema de dados
• Automação

Ao quantificar esses fatores de tendência, podemos definir o indicador de prontidão para o cenário de continuidade de negócios.

Quantificação da continuidade de negócios: indicadores de resultado

Além disso, podemos quantificar planos de recuperação com alguns indicadores de resultado. Por exemplo, para um ataque cibernético, podemos rastrear:

• Tempo para recuperar dos backups
• Tempo para restaurar as transações perdidas entre o último backup e o ataque
• Estimativa de perda direta e indireta

Essas métricas ajudarão sua equipe a priorizar melhor seus esforços.

Wargaming e Análise de Lacunas

Comparados a outros tipos de cenários, os cenários de continuidade de negócios envolvem menos incertezas. A natureza de tais cenários é melhor estudada. Por exemplo, talvez não saibamos onde e quando o próximo furacão ocorrerá, mas sabemos o que é um furacão, que tipo de danos é esperado e o que podemos fazer para minimizar os danos.

O plano de continuidade de negócios pode ser testado por meio de simulações dos cenários ou wargaming, onde as regras do “jogo”, bem como os resultados esperados, são definidos.

Por exemplo, e se sua empresa se tornar vítima de um ataque de ransomware? Quais dados podem ser efetivamente restaurados de um backup? Realize a simulação do ataque para encontrar as lacunas e melhorar os pontos fracos.

Após testar os cenários, teremos dados adicionais para o indicador de prontidão.

Você pode encontrar exemplos mais específicos para gerenciar cenários de continuidade de negócios no artigo dedicado ao tema.

Formulando cenários de alta prioridade

Cenários de alta prioridade não têm um impacto tão dramático nas operações críticas de negócios como cenários de continuidade de negócios, mas podem afetar significativamente a execução da estratégia existente.

Hipótese Estratégica

Nosso objetivo é alinhar um cenário de alta prioridade com a estratégia existente. Para isso, convertemos cenários em uma hipótese estratégica.

Por exemplo, um dos aspectos acionáveis da força motriz do trabalho remoto é a necessidade de acessar o desempenho da equipe que trabalha remotamente, pois as formas existentes de rastrear o desempenho podem não funcionar bem em escala.

Vamos usar o modelo de scorecard de CEO disponível no BSC Designer para ilustrar as etapas de alinhamento. Na Perspectiva de Aprendizado, há um objetivo formulado como Construir e manter uma equipe engajada.

A mudança para avaliação de desempenho baseada em resultados é uma boa hipótese a ser testada para este objetivo.

A hipótese 'Mudança para avaliação de desempenho baseada em resultados' é formulada para 'Construir e manter uma equipe engajada'. Fonte: CEO Scorecard.

Quantificação da hipótese: indicadores de impacto

Normalmente, os cenários de alta prioridade já têm algum tipo de impacto no desempenho dos negócios. Em nosso exemplo, podemos quantificar o impacto existente do cenário de trabalho remoto com estes indicadores;

• % de funcionários trabalhando remotamente
• % de tarefas concluídas “no prazo, na íntegra” (comparado às tarefas no escritório)
• Descompasso entre desempenho relatado e desempenho real

Cenário plausível, força motriz e incerteza no campo de descrição da hipótese. Fonte: CEO Scorecard.

Além disso, podemos encontrar alguns indicadores relacionados ao processo. Por exemplo:

• % da equipe remota avaliada de acordo com o novo padrão

Formulando cenários para monitoramento

O cenário de trabalho remoto transfronteiriço que discutimos acima soa como algo que podemos ver num futuro próximo. Podemos mapeá-lo em um scorecard separado com cenários plausíveis.

Possível plano de resposta

Para definir a possível maneira como o cenário será desenvolvido, podemos especular sobre os piores/melhores casos de desenvolvimento de uma incerteza e colocá-lo em escala. Por exemplo:

• Pior caso: nova legislação torna o trabalho remoto transfronteiriço ilegal
• Melhor caso: nova legislação para trabalho remoto transfronteiriço é aceita em muitos países e fornece orientações detalhadas

Neste exemplo, o cenário legal pode ser alterado, então formulamos planos de resposta para este cenário:

• Consultoria jurídica de acordo com a legislação vigente
• Atualizar sistemas empresariais para garantir que cláusulas transfronteiriças sejam adicionadas aos acordos
• Garantir conformidade do ponto de vista de cibersegurança e privacidade de dados (por exemplo, usando o scorecard de conformidade dedicado)
• Educar a equipe de RH

Quantificação: Indicadores de Sinais Precoce

Em contraste com cenários de alta prioridade, é mais provável que não encontremos os indicadores de impacto, pois ainda não há impacto. Podemos especular sobre o possível impacto, mas pode ser muito cedo.

Nesse caso, podemos acompanhar o indicador de sinal precoce qualitativo ou quantitativo. Por exemplo, podemos observar os projetos para nova legislação que aborda especificamente o trabalho remoto transfronteiriço.

Um exemplo do indicador de sinal precoce ('O número de notícias específicas sobre o tema') alinhado com a tendência das 'Leis trabalhistas'. Fonte: Modelo de Análise PESTEL.

Quantificar a existência e o progresso de tais projetos diretamente pode consumir tempo, então, em vez disso, podemos encontrar uma métrica de proxy. Tipicamente, a nova legislação é amplamente anunciada e discutida na imprensa. Podemos quantificar o número de publicações com certas palavras-chave. Por exemplo, se eu procurar no Google por “trabalho remoto transfronteiriço”, agora obtenho apenas 63 resultados na seção de Notícias e 4460 resultados na pesquisa clássica. Há algumas publicações por fontes respeitáveis como PWC que confirmam que a tendência existe, mas ainda não há sinais de uma legislação específica surgindo em breve.

Podemos usar O número de notícias específicas sobre o tema como um indicador de sinal precoce para o cenário. Este indicador não é isento de viés, mas nos dá uma boa estimativa.

Alterando a prioridade do cenário

O que devemos fazer com um cenário quando um indicador de sinal precoce mostra que as coisas começaram a mudar?

Dependendo da escala das mudanças, temos duas opções:

• Para mudanças evolutivas, adicione o cenário como uma hipótese estratégica à estratégia atual, como fizemos para cenários de alta prioridade antes, ou
• Para mudanças disruptivas, crie um scorecard de estratégia dedicado, focado exclusivamente nas hipóteses deste cenário, como fizemos para a Covid-19.

Outra possibilidade é que, com o tempo, os cenários percam sua relevância. Por exemplo, com a transição para energia sustentável e produção de energia distribuída, alguns cenários relacionados à energia não farão mais sentido. Nesse caso, paramos de monitorar e os arquivamos.

Qual é nosso nível de resiliência agora?

Começamos com a promessa de que o planejamento de cenários aumenta a resiliência empresarial. Uma pergunta lógica seria:

Qual é o nosso nível atual de resiliência empresarial?

Quantificar a resiliência, em geral, não faz sentido. Se o fizermos, descobriremos quão resiliente a organização é aos desafios do passado.

Falando em resiliência, estamos interessados em entender a prontidão da organização para os desafios do futuro. Podemos fazer uma suposição razoável:

Ter uma visão diversificada das forças motrizes existentes e investir tempo na discussão de cenários com base nessas forças motrizes aumenta a resiliência da organização

O que vem a seguir?

Experimente o planejamento de cenários! Reformulando um ditado conhecido… o melhor momento para começar a análise de cenários foi há alguns anos, então o segundo melhor momento é agora.

Exemplo prático: calculando cenários

XYZ Eco Group, dedicado à criação de espaços verdes, estava planejando uma fusão e aquisição com um fabricante de fazendas verticais. Como parte de sua estratégia de M&A, eles analisaram cenários potenciais e desenvolveram um plano de mitigação de riscos que aumentou a probabilidade de um resultado positivo.

Use o modelo Modelo de Análise PESTEL

O BSC Designer ajuda as organizações a implementarem suas estratégias complexas:

1. Inscreva-se para um plano gratuito na plataforma.
2. Use o modelo Modelo de Análise PESTEL como ponto de partida. Você o encontrará em Novo > Novo Scorecard > Mais Modelos.
3. Siga o nosso Sistema de Implementação de Estratégia para alinhar as partes interessadas e ambições estratégicas em uma estratégia abrangente.

Comece hoje e veja como o BSC Designer pode simplificar a implementação da sua estratégia!

Alexis Savkín

Alexis Savkin é Arquiteto de Estratégia e fundador do BSC Designer, uma plataforma de software de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como seu núcleo. Ele ajuda as organizações a traduzirem a estratégia em objetivos mensuráveis, KPIs e iniciativas. Alexis é o criador do Strategy Execution Canvas, autor de mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho e palestrante regular.