O backlog de vendas representa a quantidade de pedidos de vendas que uma empresa recebeu, mas ainda não concluiu, também conhecido como backlog de pedidos ou BI.
A percepção do impacto que os pedidos em atraso têm em uma empresa varia. A maioria das empresas mede suas proporções de backlog em valores de vendas. Se o valor de vendas em atraso for alto, isso é considerado muito positivo para o negócio, pois demonstra um alto nível de demanda dos clientes, bem como estabilidade financeira futura.
KPIs de Pedidos de Vendas.Por exemplo, se um fabricante de telefones tem um backlog de pedidos no valor de $200,000, os investidores consideram isso um valor positivo que garante uma receita mínima de vendas de $200,000.
Backlog – Impacto Positivo ou Negativo nos Negócios?
No entanto, se o backlog for medido em dias, isso se torna uma questão de desempenho da empresa. Aqui, a maioria das empresas avalia a saúde dos pedidos de clientes que estão em backlog (pedidos realizados que não foram enviados) em relação às vendas da semana passada.
Pesquisas mostram que um backlog saudável varia entre 1 dia e 2 semanas, pois depende muito do negócio e de seus objetivos de desempenho.
Se um backlog diminui, isso pode ser um sinal de maior desempenho nos negócios ou até mesmo uma queda significativa nas vendas. Por exemplo, se mais pedidos são processados diariamente por funcionário, isso é definitivamente uma melhoria; no entanto, se as vendas caíram e a empresa está agora focando apenas na entrega dos pedidos em backlog, essa é uma situação alarmante para o negócio. Portanto, é fundamental analisar o desempenho do backlog do seu negócio e analisar como as mudanças no backlog afetam o sucesso do negócio.
Desafio do Backlog de Vendas
Empresa A tem como objetivo aumentar o desempenho de seu backlog do ponto de vista operacional e alcançar a meta final de 1 dia de backlog por pedido de cliente.
Para alcançar isso, elaboramos uma lista de Indicadores Chave de Desempenho úteis e propusemos uma análise detalhada para ajudar a Empresa A a medir o sucesso do desempenho de sua gestão de backlog.
KPI 1: Atraso relativo às vendas semanais
- Fórmula: Total de atrasos (no dia da medição) / Vendas semanais
Sales Order KPIs. Exemplo Hipotético
- Data – 15 de abril
- Vendas semanais (8o-14o de abril) = 100 pedidos
- Total de atrasos no final da semana = 40 pedidos
Razão de Atraso para Vendas Semanais: 40/100 = 0.4: 1. Normalmente, as empresas medem isso em valor de vendas.
Sales Order KPIs. KPI 2: Capacidade diária de fechamento de pedidos
- Fórmula: Número total de pedidos fechados/ número total de dias (medido durante um período de tempo determinado), por exemplo, 1 semana (trabalhando 7 dias por semana)
Número total de pedidos fechados: 60. Número total de dias: 7. 60/7 = 8,5 pedidos fechados por dia
KPIs de Pedidos de Vendas. KPI 3: Dias de Atraso
- Fórmula: Total de Pedidos Abertos no dia da medição (Pedidos em atraso) / Pedidos Fechados por Dia (Capacidade de fechamento de pedidos)
Sales Order KPIs. Análise de Desempenho do Backlog
Casos 1
Vamos supor um backlog de 40 pedidos. A empresa recebe semanalmente 100 pedidos e fecha semanalmente 60.
- Capacidade de fechamento do backlog: 8,5 pedidos por dia.
- Backlog total: 40. 40/8,5 = 4,7 dias de backlog.
O backlog aumenta semanalmente se os pedidos continuarem nessa taxa – porque os pedidos são maiores que a capacidade da empresa de processar pedidos.
Casos 2
Pedidos semanais: 100. Capacidade semanal: 60. 60/100 = 0,4. Razão 0,4: 1 – para cada pedido processado, 0,4 são acumulados no backlog.
Os números em 21o de abril são:
Backlog no início da semana + novos pedidos – pedidos fechados. 40 + 100 – 60 = 80.
- Dias de backlog: 80/8,5 = 9,4 dias
Casos 3
Vamos supor que a empresa aumente a capacidade diária de pedidos para 12 pedidos por dia.
- Total de pedidos abertos: 40
- Pedidos fechados por dia: 12
- Total de pedidos abertos/pedidos fechados por dia
- 40/12 = 3,3 dias de backlog
Com uma capacidade de 12 pedidos por dia, os números em 21o de abril serão:
- Fórmula: Backlog no início da semana + novos pedidos – pedidos fechados
- 40 + 100 – (7×12) = 40 + 100 – 84 = 56
Dias de backlog:
- 56/12 = 4,6 dias
O backlog ainda estará aumentando porque a empresa está operando abaixo da capacidade – a empresa precisa aumentar a capacidade de fechamento de pedidos acima das vendas semanais, ou as vendas devem diminuir – a primeira opção é preferível
Conselhos de melhores práticas
As melhores práticas mostram que o backlog deve ser medido em relação às vendas da semana anterior, pois isso mostrará a eficiência do desempenho do backlog em relação ao desempenho de vendas.
No entanto, se a empresa estiver trabalhando em direção a uma meta, no nosso caso, o desafio de backlog de 1 dia, eles poderiam medir o backlog atual em relação ao backlog da semana passada. Isso ajudará a medir o progresso, como % de aumento ou % de diminuição nos dias de backlog.
Software de automação
Se o acompanhamento de indicadores de atraso for relevante para a sua estratégia de negócios, considere usar o software profissional Balanced Scorecard BSC Designer para esse propósito.
Sales Order KPIs. Por um lado, você pode usá-lo para acompanhar seus Indicadores-Chave de Desempenho e alinhá-los com planos de ação apropriados, e por outro lado, você pode monitorar suas métricas (como, por exemplo, atraso) automaticamente, e se entrar na zona amarela ou vermelha, a pessoa responsável receberá uma notificação de que algo deu errado.
Use o modelo Sales Order KPIs
O BSC Designer ajuda as organizações a implementarem suas estratégias complexas:
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Oana Boteanu, especialista em KPIs e Desempenho Empresarial, é graduada com Honras em Gestão e Marketing e possui vários anos de experiência trabalhando com ferramentas de gestão de desempenho no desempenho de emprego e no desempenho estratégico. Ela também trabalhou como consultora online de gestão de desempenho na BSC Designer de 2012 a 2013.