Revisão dos modelos de priorização que ajudarão você a tomar decisões estratégicas baseadas em dados ao definir um modelo de prioridades e calcular uma pontuação de prioridade.
BSC Designer para acesso imediato a 28 modelos de scorecard e KPI. No planejamento estratégico, a priorização começa ao definir os temas estratégicos de nível superior que funcionam como pilares para o resto da estratégia. Que tal tomar decisões em níveis inferiores?
Após utilizar os temas estratégicos como um filtro inicial, ainda teríamos várias escolhas e ideias.
Neste artigo, falamos sobre os vários modelos de priorização que ajudam organizações a lidarem com este desafio. Os tópicos principais do artigo são:
- Diagramas de priorização: Matriz Eisenhower, Modelo de Valor/Complexidade, Modelo Kano, Diagrama de Afinidade
- Modelos de pontuação: Análise de Lacunas, RICE, AARRR, Métrica Keystone, ICE, Ponto de Dor do Negócio, Análise de Pareto
- Modelo de Priorização. Um exemplo do uso de scorecards para priorizar objetivos.
Desafio da Priorização
Vejamos uma situação típica que existe em qualquer empresa de produtos. Há várias ideias interessantes sugeridas por stakeholders diferentes:
- Clientes importantes precisam de algo urgentemente
- O suporte técnico acredita que um certo recurso tornará seu trabalho mais fácil
- Desenvolvedores sugerem mudanças arquitetônicas para melhorar a qualidade do produto
- Os membros da diretoria acham que algum recurso ajudará a alcançar um novo mercado
Vários modelos de priorização podem ajudar a focar nas ideias mais importantes. Estes modelos podem ser divididos em:
- Diagramas de priorização – diagramas gráficos que ajudam a fazer uma rápida análise das ideias
- Modelos de pontuação – scorecards de priorização que levam em consideração vários fatores ponderados e calculam a pontuação final de prioridade.
Abaixo, discutiremos ambos os tipos de modelos de priorização. Qual utilizar? O senso comum sugere começar com um diagrama leve de priorização e então prosseguir para o modelo de pontuação baseado em dados.
Matrizes e Diagramas de Priorização
Para começar com a priorização, podemos utilizar um dos diagramas de priorização.
Matriz de Priorização (Eisenhower)
The O Método Eisenhower ou a matriz Urgente/Importante é bastante conhecido na área de gestão de tempo. Os eixos para os quadrantes são “Urgência” e “Importância”.
-
- Os objetivos do quadrante “Urgente / Importante” são a primeira prioridade
- Os objetivos do quadrante “Menos urgente / Importante” são a segunda prioridade para planejar para trabalhar neles mais tarde
.
- Os objetivos do “Urgente / Menos Importante” são a terceira prioridade e devem ser delegados
- Os objetivos do “Menos Urgente / Menos Importante” devem ser eliminados
Uma ideia parecida é abordada pelo modelo MoSCoW. O acrônimo significa:
- M – Must Have (Deve ter)
- S – Should have (Deveria ter)
- C – Could have (poderia ter)
- W – Will not have (Não terá)
Matriz Valor x Complexidade
De forma parecida à matriz de prioridade, o diagrama está dividido em quatro quadrantes. Os eixos são “Valor” e “Complexidade”. Às vezes, a complexidade é substituída com “Custo” ou “Esforço”.
- A primeira prioridade (as vitórias fáceis) são os objetivos do quadrante de “Alto Valor – Baixa Complexidade”
- A segunda prioridade são os objetivos do quadrante de “Alto Valor – Alta Complexidade”
- Os objetivos do “Baixo Valor – Baixa Complexidade” possuem a terceira prioridade
- Finalmente, os objetivos do “Baixo Valor – Alta Complexidade” são geralmente rejeitados
Eliminar a complexidade em si pode ser uma boa prioridade, já que está geralmente alinhada com o valor de muitos stakeholders.
Modelo Kano
Com o Modelo Kano, medimos a satisfação do stakeholder em comparação com o progresso do objetivo. A satisfação do stakeholder é quantificada na escala não-linear de insatisfação a indiferença e empolgação.
-
- Com o Modelo Kano, as prioridades são atribuídas de acordo com o valor percebido pelos stakeholders
.
No contexto com planejamento estratégico, utilizar o Modelo Kano é especialmente interessante ao definir as metas de performance para os objetivos. Por exemplo, os clientes podem estar muito animados com relação à redução de defeitos de 1% para 0.01%, mas reduzir os defeitos para 0.001% pode não criar valor tangível (veja o custo de alta qualidade como uma ilustração para esta ideia).
O Modelo Kano ressalta a necessidade de pensar sobre o ciclo de vida completo de uma ideia. Para algumas ideias, temos que dizer “Não”, mesmo que elas sejam fáceis de implementar no começo.
- Pense nos efeitos de longo prazo de uma “pequena melhoria” sugerida pelos seus stakeholders. Como estas mudanças afetarão a complexidade total do sistema?
Diagramas de Afinidade
No planejamento estratégico, diagramas de afinidade são bons para a revisão inicial do cenário do negócio. Imagine que os stakeholders possuam uma longa lista de ideias.
- Encontre ideias parecidas
- Agrupe as ideias em núcleos maiores
- Reformule seus objetivos de acordo com elas
Aqui está um exemplo de nossa experiência:
- Um usuário do BSC Designer pediu que exibíssemos valores nos gráficos ao exportar dashboards
- Outro usuário sugeriu que seria uma boa ideia mostrar as legendas com os valores nos gráficos
Uma ideia agrupada seria, neste caso, que todos os gráficos com dados deveriam ter a opção “mostrar anotações”:
Duas ideias separadas não tinham peso suficiente para se tornarem uma priorizada, mas quando vistas como um grupo, ficou óbvio que a função é necessária de diferentes formas por vários usuários.
Priorização com Modelos “Estratégicos”
Finalmente, vale mencionar que há alguns modelos que tradicionalmente pertencem à caixa de ferramentas do planejamento estratégico, já que, em essência, estes são modelos de priorização:
Também podemos citar a Análise de Pareto e Análise de Lacunas que discutimos abaixo.
Priorização com Modelos de Pontuação
Agora, vejamos se podemos apoiar escolhas estratégicas melhor ao calcular uma pontuação de prioridade. Em essência, todos os modelos de pontuação se tratam de analisar as possíveis ideias utilizando certos parâmetros.
Aqui estão alguns princípios comuns dos modelos de pontuação:
- Há fatores que impactam a pontuação de prioridade positivamente, como o valor criado para os usuários finais e oportunidades de marketing
- Há fatores que impactam a pontuação de prioridade negativamente, como custos, esforços e riscos
- O impacto dos fatores é quantificado como uma pontuação de prioridade
- O grau de contribuição de um certo fator é definido pelo seu peso
- As pontuações do fator são normalizadas para calcular a pontuação de prioridade final
Vamos revisar alguns dos modelos de pontuação com detalhes.
Análise de Lacunas
A Análise de Lacunas é um modelo básico de pontuação. Em vez de apresentar os fatores e avaliar opções de acordo com estes fatores, utilizamos dados facilmente disponíveis – a performance de certos objetivos medida pelos seus indicadores de performance.
A maior prioridade é atribuída aos objetivos com o “lacuna” de performance mais significante e o maior peso absoluto.
Há várias derivações da análise de lacunas, como por exemplo, Pontuação de Oportunidade que vem de um processo de inovação baseado em resultados.
Modelo RICE
O modelo de pontuação RICE foi desenvolvido pela empresa de software Intercom. O acrônimo do modelo significa:
- Reach (Alcance) – uma estimativa do número de stakeholders afetados
- Impact (Impacto) – uma quantificação do valor esperado criado para os stakeholders como um resultado de haver alcançado o objetivo (no caso da Intercom, a escala era de 0.25 a 3)
- Confidence (Confiança) – se a decisão foi baseada em pura intuição ou em dados que apoiem a escolha
- Effort (Esforço) – uma estimativa dos recursos necessários para alcançar o objetivo
Modelo AARRR
O modelo AARRR (também chamado de Métricas Piratas) é popular entre startups. O acrônimo significa:
- Aquisição – obter mais usuários para o produto
- Ativação – fazendo com que os usuários desbloqueiem o potencial do produto
- Retenção – dando aos usuários motivos para utilizar o produto por mais tempo
- Renda – aumentar a renda ao, por exemplo, aumentar a checagem média
- Referência – fazer usuários recomendarem seu produto para outros
As ideias e objetivos são classificados utilizando os componentes do AARRR como parâmetros. O objetivo com a maior pontuação possui o maior potencial para impactar o negócio positivamente.
Métrica North Star ou Keystone
As métricas “North Star” e “Keystone” se referem à mesma ideia:
Uma única métrica que quantifica o valor que a organização cria para os consumidores
Em vez de utilizar vários parâmetros de validação, como fizemos com os modelos anteriores, olhamos para apenas um fator – o impacto potencial da ideia sugerida na métrica keystone.
Por exemplo, quando estamos falando sobre métricas para segurança, utilizamos a Alcoa como um exemplo de uma métrica keystone. No caso deles, a métrica estava focada no número de incidentes.
- A ideia de utilizar apenas uma métrica para priorizar todos os objetivos do negócio soa muito atraente, mas na realidade, a complexidade da escolha não foi limitada, já que foi apenas transferida para um lugar diferente.
Por exemplo, se quisermos entender como a nova rede de parceria impactaria a métrica North Star, teríamos que analisar e quantificar todos os desafios intermediários e isto não facilita nem um pouco a tarefa de priorização.
Pontuação ICE
A pontuação ICE é uma derivação interessante da métrica North Star. A fórmula ICE é bastante simples:
- Pontuação ICE = Impacto * Confiança * Esforço
Onde:
- Impacto é o impacto projetado na métrica de valor chave (a métrica North Star)
- Confiança é uma quantificação do grau de exatidão da estimativa do impacto
- Fácil é uma estimativa dos esforços (custos, recursos necessários etc.)
Os valores dos componentes do ICE são apresentados em uma escala de 1-10. Uma vez que são multiplicados, eles nos dão uma estimativa de prioridade para comparar uma ideia com a outra.
A atribuição de pontuações é bem subjetiva. Por exemplo, para Confiança, a escala pode ser assim:
- 10 – resultados das implementações reais
- 6 – resultados do teste, MVP
- 4 – usuários principais solicitaram isto
- 3 – apoiado por alguns dados de consumidores
- 1 – poucos clientes potenciais mencionaram isto
- 0.1 – ideias de não-usuários (mencionadas por experts da indústria ou imprensa)
Ponto de Dor do Negócio
De forma parecida aos modelos North Star e Kano, o foco deste modelo é no valor para os consumidores. A principal diferença é que olhamos para o valor do ponto de vista dos pontos de dor.
Como encontrar estes pontos de dor? Seja o consumidor de seu produto, como discutimos no artigo sobre complexidade, ou simplesmente perguntar para os seus clientes utilizando pesquisas leves.
Análise de Pareto
Antes discutimos a Análise de Pareto como uma ferramenta de planejamento estratégico. Em termos de priorização, a Análise de Pareto promove uma ideia muito simples:
80% do valor criado é atribuído a 20% das atividades
Embora a análise histórica geralmente confirme a proporção 80/20, não há uma forma simples de encontrar estes 20% antes.
Modelo da Análise de Pareto.Basicamente, a proporção mencionada:
- Justifica o uso dos modelos de priorização e
- Sugere limitar os experimentos aos 20% mais promissores.
Utilizando o Scorecard Para Priorizar Objetivos
Que modelos de priorização estratégica sua organização deve utilizar e como calcular a pontuação de prioridade/
Na prática, a maioria das organizações desenvolvem sua própria versão do modelo de priorização. Para os usuários do BSC Designer, incluímos o modelo de priorização nos modelos disponíveis no software.
Abaixo discutimos:
- Como construir seu próprio scorecard de priorização
- Um exemplo de utilizar este modelo
Prepare o Modelo de Priorização e Scorecard
Crie um novo scorecard utilizando o modelo “Priorização”:
Modelo de Priorização.No grupo “modelo de priorização”, você verá a lista dos parâmetros pré-definidos de avaliação. Utilizamos parâmetros do modelo RICE para este exemplo.
Modelo de Priorização.Vejamos como estes parâmetros são pré-configurados e como eles podem ser ajustados de acordo com as necessidades do seu modelo de priorização.
Peso dos Parâmetros
Cada parâmetro possui um peso relevante (veja a coluna “Peso”). O peso de um parâmetro específico pode ser modificado na aba “Performance”.
Parâmetros Positivos x Negativos
Alguns parâmetros são pré-configurados como parâmetros com um impacto positivo na pontuação final de prioridade (alcance, impacto, confiança), e alguns como negativos (Esforço).
A direção de otimização do parâmetro pode ser modificada na aba Performance.
Modelo de Priorização.Unidades de Medida
Todos os parâmetros são pré-configurados para utilizar a unidade de medida “Pontuação Expert” que quantifica os parâmetros em uma escala não-linear:
Modelo de Priorização.Desta forma, podemos decidir o valor de cada parâmetro utilizando uma opção de escolha natural:
Se a unidade de medida “Pontuação Expert” sugerida não se encaixar nas necessidades do seu modelo de prioridade, então você pode configurar diferentes unidades de medida na aba “Geral”:
Modelo de Priorização.Ícone de Parâmetro
Para tornar o scorecard de prioridade mais fácil de ler, ajustamos ícones para os parâmetros. Você pode mudar o ícone ao clicar no ícone ao lado do nome do parâmetro:
Descrição do parâmetro
Um nome curto, como “Impacto”, precisa de maiores explicações. Utilize o campo “Descrição” para este propósito.
Um Exemplo: Modelo de Priorização na Prática
Para mostrar o modelo de priorização em ação, eu utilizarei duas ideias concorrentes:
- Localizar o produto em latim
- Localizar o produto em português
Crie uma Cópia do Modelo de Priorização
Para organizar as coisas um pouco, vamos criar um novo grupo chamado “Exemplo: análise das prioridades”.
Modelo de Priorização.Agora, podemos copiar e colar o modelo de priorização no grupo.
Eu renomeei a primeira cópia para “Localização para latim” e o segundo grupo para “Localização para português”.
Dê Pontuações às Ideias Concorrentes
Agora, está na hora de pontuar duas ideias de acordo com os parâmetros sugeridos.
Embora o latim ainda tenha sua área de aplicação, para o nosso exemplo, consideramos que não há muitos stakeholders interessados na tradução para o latim. Respectivamente, a pontuação para o “Alcance” (veja o campo “Valor”) será “Baixa”:
Vamos atribuir pontuações à ideia da tradução para o português:
- Por um lado, o uso do idioma português pelo nosso público-alvo (o parâmetro “Alcance”) é “Alto” e o impacto da tradução deve ser “Importante.”
- Por outro lado, não sabemos se a combinação produto-mercado será alcançada para o mercado em português, então o nível de confiança está configurado como Média:
Modelo de Priorização.Se você planeja utilizar os resultados da priorização para planejamento estratégico, eu recomendaria anotar as ideias por trás da pontuação atribuída.
No BSC Designer, há uma ferramenta chamada “Iniciativas” para este propósito.
Por exemplo, no parâmetro “Confiança”, podemos criar uma iniciativa chamada “Análise dos stakeholders do mercado local”, onde avaliaremos os dados do site e analisaremos o histórico de vendas do mercado local:
Outra iniciativa pode ser a “Recursos para localização” alinhada com o parâmetro “Esforços”. Esta iniciativa pode incluir o orçamento necessário para a localização, assim como o prazo estimado.
Modelo de Priorização.A Pontuação de Prioridade Por Evoluir
No BSC Designer, as pontuações de prioridade são específicas no tempo. Imagine que seu time trabalhou na iniciativa de análise de mercado mencionada e agora está mais confiante com a combinação esperada de produto-mercado.
Para refletir isto no software, podemos escolher outra data no calendário interno e atualizar o valor para o parâmetro “Confiança”.
Se você planeja visualizar a dinâmica da pontuação de prioridade em um dashboard, você pode ver que a melhoria na pontuação de prioridade foi devido à conclusão da iniciativa:
Encontre as Ideias com a Maior Prioridade
Contanto que apresentemos novos dados, o software atualiza as pontuações de prioridade para as ideias:
Latim, neste exemplo, obteve uma pontuação de prioridade de 15.5%, enquanto português obteve 59.17%. Como o software obtém estes dados? Ele normaliza parâmetros, calcula a prioridade de cada parâmetro e então utiliza os pesos dos parâmetros para calcular a pontuação total de prioridade. Discutimos as nuances de cálculo neste artigo.
Tendo apenas duas ideias concorrentes, fica claro qual obteve a maior prioridade. Quando você possui mais ideias para comparar, utilize a função Análise. Organize os resultados pela pontuação de prioridade (performance) e foque a análise apenas nos contêineres (as ideias concorrentes):
.A lista de itens agora está organizada pelas prioridades.
Conclusões
Neste artigo, discutimos vários modelos de priorização: os básicos baseados em um simples diagrama ou os mais complexos que ajudam a calcular uma pontuação de prioridade. Também discutimos como utilizar o modelo de priorização na prática.
Uma pontuação de prioridade pode soar como uma boa ferramenta. Em geral, isto é verdade, mas há sempre algumas ideias malucas que nunca obterão uma pontuação de prioridade alta o suficiente. Certifique-se de que sua organização ainda permanecerá aberta a estas ideias e que as analisará de acordo com seu nível de inovação.
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