Lista De Verificação de Auditoria do Balanced Scorecard – 12 Pontos de Controle

Lista de Verificação do Balanced ScorecardAté os melhores sistemas de negócios precisam ser revisados e atualizados regularmente. Use a lista de verificação abaixo para auditar seu Balanced Scorecard, encontre possíveis problemas e corrija-os durante os estágios iniciais antes que eles resultem uma questão maior.

Existem vários problemas típicos que o estrategista de uma companhia enfrenta ao implementar a estrutura do Balanced Scorecard. Às vezes, eles podem parecer desvantagens da estrutura, mas acredito que é tudo encontrar o caminho certo para usar essa poderosa ferramenta de negócios. Esta lista de verificação ajudará.

Dividi possíveis situações nas zonas verde, amarelo, e vermelho para que você possa aprender rapidamente se o seu Balanced Scorecard está em risco e como arranjá-lo.

1. Quem Projetou o Balanced Scorecard Para Sua Organização?

Em cada departamento, tínhamos um praticante do BSC que conduzia uma discussão disciplinada sobre a estratégia e as maneiras de executá-la.

Todos os membros contribuíram para a formulação da estratégia no seu nível e ajudaram a encontrar as medidas respectivas. Um consultor externo supervisionou o projeto e deu um excelente feedback sobre cada estágio.

Nosso estrategista fez o trabalho principal; trabalhando em conjunto com consultores em alguns casos. Outros empregados apenas viram os resultados e não participaram ativamente.
O Balanced Scorecard foi entregue como uma solução pronta para uso por um consultor de estratégia.

Explicação

Sua estratégia é uma propriedade intelectual única, feita sob medida pelos membros da sua equipe.

Os consultores externos pode ajudar com muitas questões organizacionais e metodológicas, mas verifique se a estratégia continua sendo sua competência principal.

Envolva sua equipe nos estágios iniciais da discussão sobre a estratégia, pois isso ajudará a resolver muitos problemas motivacionais no futuro.

Aqui está nossa guia de implementação que explica os detalhes.

5 passos para a implementação sem esforço do Balanced Scorecard

2. Que Componentes do Balanced Scorecard Tem?

Temos mapas de estratégia com objetivos cause-and-effect comerciais conectados ; todos os objetivos de negócios estão alinhados com pelo menos um indicador de tendência e um de resultado e com planos de ação.
Temos um mapa estratégico com objetivos de negócios, mas ainda estamos no processo de encontrar medidas corretas e planejar iniciativas, respectivamente.
Temos muitos KPIs, mas ainda não há um mapa estratégico.

Explicação

Esqueça os KPIs por enquanto; eles não são a parte mais importante do Balanced Scorecard.

Concentre-se na sua estratégia primeiro.

  • Que hipótese tem em mente?
  • Como se decompõe em objetivos de negócios?
  • Qual é o seu plano de ação?

Hoje, o mapa estratégico tem uma imagem semelhante a um mapa do tesouro comercial, uma espécie de roteiro comercial que deve levar qualquer organização a um sucesso iminente.

3. Como é o Seu Mapa de Estratégia?

No nosso mapa estratégico, eu posso rastrear a cadeia de valor do cliente; existem os links de causa e efeito entre todos os objetivos de negócios;
Temos alguns objetivos no mapa estratégico, mas não temos certeza sobre a lógica da causa e efeito. Às vezes, vai de baixo para cima; às vezes de cima para baixo e existem alguns objetivos independentes que não estão vinculados a outros.
Nosso mapa estratégico é um diagrama desenvolvido profissionalmente que mostra uma visão geral de onde nossos negócios estão se movendo; voltamos a isso em nossos encontros anuais.

Explicação

Um mapa estratégico é uma das ferramentas mais importantes para obter um entendimento claro sobre como sua organização cria valor para o cliente.

O Balanced Scorecard sugere uma maneira disciplinada para descrever a estratégia.

Um objetivo da perspectiva do cliente contribui para o objetivo na perspectiva financeira

4. Você Usa Temas Estratégicos?

Dividimos nossas metas de negócios em três temas estratégicos. No nosso caso, é “Intimidade com o cliente”, “Liderança de produto” e “Excelência operacional.”
Provavelmente, nossos objetivos podem ser atribuídos aos diferentes temas estratégicos, mas ainda não estamos seguindo essa abordagem disciplinada.
Todos os objetivos de negócios que tem apenas pertencem ao tema estratégico ou ao “sucesso financeiro da organização”; portanto, não usamos nenhum tipo de tema.

Explicação

Os temas estratégicos dão um toque profissional ao mapa estratégico, para que ele se torne mais legível e fácil de explicar.

Ao elaborar sua estratégia, certifique-se de levar em consideração as estratégias genéricas e os respectivos temas estratégicos.

Concentre-se na estratégia genérica, mas não se esqueça de outras opções

5. Que Medidas Tem?

Temos um conjunto equilibrado de medidas que predizem o sucesso da execução (de tendência) e medidas que confirmam que essa execução foi realmente bem-sucedida (medidas de resultados). Temos métricas para todas as perspectivas, não só as financeiras.
A maioria de nossas medidas são de resultados, mas nós entendemos a importância do medidas de tendência e tentar encontrar algumas. A metade de nossas medidas pode ser caracterizada como financeira.
Não temos certeza sobre as diferenças entre medidas de tendência e resultados. Temos nossos KPIs da lista de KPIs populares na Internet. A maioria de nossas métricas é financeira.

Explicação

Muitas organizações tendem a se concentrar muito nos indicadores financeiros; na sua natureza, a maioria dos indicadores financeiros são de resultados, por exemplo, eles informam a pontuação do jogo, mas não informam como vencer.

Invista tempo suficiente para encontrar bons indicadores de resultados.

A diferença entre indicadores de tendência e indicadores de resultados

6. Quantas Medidas Tem?

Para cada objetivo de negócio, temos 2-3 medidas de tendências e resultados; existem alguns objetivos de negócios sem medidas ainda.
Temos, em média, de 4-6 KPIs para cada objetivo de negócio, a maioria deles são de resultados.
Estamos usando KPIs padrão sugeridos pelo consultor externo e não temos certeza se esses KPIs são relevantes e como são relevantes para as metas de negócios que temos.

Explicação

Como foi dito antes:

O Balanced Scorecard não é sobre KPIs; trata-se de estratégia e objetivos de negócios.

Isso implica que, primeiro, você precisa entender o seu contexto de negócios e só então deverá encontrar métricas de desempenho apropriadas, portanto, pegar indicadores de alguma lista on-line não é a opção.

O seu objetivo final é executar sua estratégia, não fazer outro exercício de medição, então tente se concentrar nos indicadores mais importantes.

3 Passos: Decomposição, Partes Interessadas, Contexto

7. O Seu Scorecard Está em Cascata?

Nós realizamos regularmente uma discussão estratégica e envolvemos participantes de todos os níveis da organização.

Cada unidade de negócios tem o seu próprio Balanced Scorecard alinhado com níveis mais altos e mais baixos por objetivos de negócios.

Temos um indicador de desempenho com um mapa estratégico e medidas. Essas medidas estão em cascata até os níveis mais baixos.
Nosso mapa estratégico e suas métricas estão disponíveis só para os gerentes principais. Todos os objetivos de negócios são obrigatoriamente de cima para baixo e são controlados por KPIs.

Explicação

Não promova o pensamento de silo na sua companhia; caso contrário, seus esforços de execução da estratégia serão muito limitados pela hierarquia clássica de controle de comando.

Em vez disso, durante as etapas iniciais, tente envolver sua equipe na discussão da estratégia em todos os níveis da sua organização.

Quando você precisar explicar sua estratégia para os níveis mais baixos, faça isso usando objetivos de negócios, não KPIs.

Exemplos de cascata BSC

8. Quando Foi a Última Vez Que o seu Balanced Scorecard Foi Atualizado?

As medidas são atualizadas mensalmente ou trimestralmente; os mapas estratégicos de todas as unidades de negócios são revisados trimestral ou anualmente.
As medidas são atualizadas regularmente, mas o mapa estratégico nunca foi atualizado.
As medidas não são atualizadas regularmente; em todos os níveis, usamos os mesmos mapas estratégicos de alguns anos antes.

Explicação

Por um lado, sua principal estratégia pode ser a mesma por várias décadas; por outro lado, a maneira como a estratégia é interpretada pelas unidades de negócios certamente irá mudar.

Seja mais proativo com sua estratégia e faça experimentos mais controlados.

É difícil fazer uma estimativa geral sobre quantas vezes você precisa revisar seu indicador de desempenho de estratégia, mas se você descobriu que perdeu algumas novas oportunidades de mercado, já fez isto tarde demais.

9. Usa Software de Automação?

Nós usamos algum software profissional do Balanced Scorecard que nos permite criar mapas estratégicos, adicionar objetivos de negócios, explicar a lógica de causa e efeito, alinhar KPIs e iniciativas.

Os dados necessários para os KPIs são obtidos diretamente de outros sistemas de negócios.

Nós utilizamos software de painel profissional, portanto, temos acesso aos nossos KPIs, mas os mapas de estratégia e os respectivos objetivos de negócios não fazem parte do sistema.

Os dados para os KPIs são importados de planilhas que já temos.

Nós utilizamos software de apresentação como o MS PowerPoint para o mapa estratégico e software de planilha como o MS Excel para as medidas.

Explicação

Pode-se sobreviver com o formato de caneta e papel, mas, nesse caso não podem ser evitados os problemas com aceitação e motivação para usar o Balanced Scorecard.

O seu tempo é valioso, portanto, gaste-o na solução de desafios intelectuais e não no desenho de objetos no software de apresentação.

Software de planilha pode ser adequado para o protótipo do seu Balanced Scorecard, mas quando quiser escalá-lo, precisará de alguma ferramenta de automação profissional.

Entenda a diferença entre o KPI software e o software do Balanced Scorecard. Experimente o BSC Designer; que é reconhecido por muitos profissionais como uma excelente ferramenta.

O indicador de desempenho do KPI em planilhas como Excel vs. KPI em software especializado: PRÓS e CONTRAS

10. Como Sua Companhia Usa o Balanced Scorecard?

Nós o usamos quando discutimos estratégias em todos os níveis; as iniciativas nos ajudam a formalizar nossos planos de ação, são medidas para ajudar a acompanhar o processo de execução.
Nós estamos coletando muitas informações relacionadas à estratégia em nosso indicador de desempenho e estamos no caminho de uma definição, descrição e execução de estratégia disciplinada usando essa estrutura.
Nós usamos principalmente a parte KPI do indicador de desempenho; algumas métricas são usadas para determinar recompensas e bônus; os empregados são controlados por indicadores.

Explicação

Certifique-se de que o Balanced Scorecard seja realmente uma estrutura de execução de estratégia, não só um simples indicador de desempenho de cálculo de recompensa.

Na maioria dos casos, vincular recompensas aos indicadores não funciona.

11. Como Trata Uma Situação de “KPI na zona vermelha”?

As medidas podem estar na zona vermelha; isso é uma indicação de que precisamos prestar mais atenção a essa parte do negócio.

Uma pessoa responsável pelo negócio e pelo KPI é capaz de discutir a situação e fornecer possíveis planos de melhoria e/ou prevenção.

Um KPI na zona vermelha é um problema; portanto, estamos tentando escolher cuidadosamente os KPIs para focar só naqueles que podemos influenciar.
Um KPI na zona vermelha significa que alguém não fez seu trabalho e perderá seu bônus no próximo trimestre.

Explicação

O Balanced Scorecard é mais uma mudança cultural do que algum processo ou tecnologia avançada.

Você está procurando maneiras de envolver os empregados e explicar como eles contribuem para a execução da estratégia, em vez de uma maneira de controlá-los diretamente.

Um KPI em uma zona vermelha não significa só problemas; antes de tudo, é uma oportunidade. Saiba mais sobre como estabelecer uma cultura de medição de desempenho adequada.

Como fazer uma mudança cultural do estilo da gestão da cenoura e o pau? A melhor prática é quando os KPIs são sugeridos pelos empregados.

12. Você descreveu uma boa estratégia?

Temos nossos objetivos e, por trás de cada objetivo, temos sua estratégia racional.

Temos uma hipótese sobre como nossos planos estão alinhados com as metas do cliente e as realizações financeiras.

A lógica estratégica é clara para a maioria dos objetivos, mas ainda precisamos testar algumas hipóteses antes de formular uma estratégia viável e explicá-la à equipe.
Nossa estratégia está sobrecarregada com o jargão comercial. Temos muitos objetivos sobre “aproveitar oportunidades”, mas a maioria dos membros da equipe não entende exatamente o que isso significa.

Explicação

Uma boa estratégia não é só criar um mapa estratégico ou encontrar KPIs.

Uma boa estratégia leva em consideração as razões dos seus desafios e condições de negócios atuais e propõe a melhor hipótese de reação

Uma boa estratégia é:

  • Produto da discussão
  • Utiliza o conhecimento da sua equipe
  • Ressoa com sua missão e visão

Antes, discutimos os passos específicos pelos quais as organizações normalmente passam para apresentar uma boa estratégia.

Prepare o Passo 2 da Estratégia - Formulação da Hipótese de Negócios

O que Dizem os Especialistas

Aqui estão algumas citações das entrevistas com especialistas do Balanced Scorecard.

Jeroen De Flander sobre o típico Balanced Scorecard erros de implementação:

Aqui está minha lista dos 8 erros típicos que devemos evitar:

  1. A gerência sênior não está convencida e mostra pouco comprometimento
  2. O indicador de desempenho é desenvolvido pelos “poucos felizes”
  3. Os membros internos e externos do projeto têm conhecimento limitado ou apenas teórico
  4. O indicador de desempenho é usado só pela alta gerência
  5. O indicador de desempenho permanece muito tempo no estágio de desenvolvimento antes de ser lançado e usado
  6. Não há links suficientes para os processos de estratégia e planejamento
  7. O conteúdo do Balanced Scorecard é irrealista
  8. O indicador de desempenho é usado só para fins de remuneração

Da entrevista com James Creelman:

Além disso, lembre-se de que o indicador de desempenho não é um sistema de medição – esse é o maior erro que as companhias cometem e as impede de garantir os benefícios reais da abordagem – que envolve mudanças nos estágios e melhorias no desempenho.

Da entrevista com Dan Montgomery:

O problema com muitos sistemas BSC é que é preciso muito esforço para projetar o sistema e as pessoas passam para o próximo projeto. Se você estiver usando apenas para relatar desempenho ocasionalmente, ele não será atualizado.

Há outras perguntas de auditoria que acha que devemos adicionar? Por favor, compartilhe suas ideias nos comentários.

Perito em Scorecards | Palestrante | Autor

A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.

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