Uma Jornada de um Indicador Ruim a Uma Excelente Estratégia

Fui procurado por um potencial cliente de uma empresa de fabricação sediada na Espanha. Ele me disse que precisa apresentar alguns KPIs melhores… Mas parecia que o problema real era a estratégia. Deixe-me compartilhar as principais conclusões dessa conversa. Tenho certeza que você estará familiarizado com muitos desafios que discutimos com Pablo.

 Uma jornada de um KPI ruim para uma excelente estratégia

O Desafio

– [Pablo] Alex, precisamos de ajuda para criar melhores KPIs.

– [Alex] Claro, deixe-me saber os detalhes!

– [Pablo] Bem, precisamos de alguns KPIs que acompanharão nosso progresso na melhoria do desempenho dos negócios…

– [Alex] Qual seria sua estratégia para melhorar o desempenho?

– [Pablo] Bem, nossa estratégia é a eliminação de qualquer fraco desempenho comercial… Você tem um KPI para isso?

– [Alex] Conhecendo mais detalhes sobre os motivos do desempenho insatisfatório, eu poderia recomendar algumas boas métricas para acompanhar, mas elas não ajudarão muito. Na minha opinião, a primeira coisa a fazer é apresentar uma boa estratégia.

– [Pablo] “Eliminação do fraco desempenho” não é uma boa estratégia?

Criando uma Boa Estratégia

– [Alex] Bem, não é uma estratégia. “Baixo desempenho” é uma definição muito vaga do problema que sua empresa enfrentou. “Eliminar o fraco desempenho” pode ser uma meta, mas uma estratégia é algo mais complexo.

Para definir uma boa estratégia, sugiro as seguintes etapas:

  1. Invista tempo em pesquisando os motivos do fraco desempenho
  2. Crie algumas boas metas acionáveis que abordarão o problema de baixo desempenho
  3. Fortaleça esses objetivos com planos de ação detalhados
  4. Encontre alguns indicadores que ajudarão a acompanhar seu progresso no sentido de alcançar esses objetivos

A Estratégia Não é um Plano de Ação

– [Pablo] Os passos sugeridos fazem sentido. Então, eu crio a estratégia e controlo a equipe de acordo com os KPIs. Certo?

– [Alex] KPIs estão lá para garantir que sua equipe esteja no caminho certo, mas tenha cuidado ao tratar a estratégia como um plano de ação.

A estratégia é mais sobre fazer uma suposição informada ou uma hipótese de negócios sobre o que pode ser as razões para o fraco desempenho e o que boas soluções para esses problemas.

Como qualquer hipótese, pode funcionar ou não. Levando em conta a experiência da sua equipe, você tem uma boa chance de apresentar uma estratégia que funcione.

Guia de Instruções para Obter Informações Comerciais

– [Pablo] Bem, agora faz muito mais sentido para mim… Você sugere usar uma certa estrutura de negócios para analisar a situação atual e apresentar uma estratégia? Algo como SWOT?

– [Alex] Existem várias estruturas de planejamento estratégico. Ferramentas de negócios como SWOT, 7-S, Balanced Scorecard, Análise de lacunas, análise competitiva etc. certamente guiarão sua equipe. Embora as estruturas ajudem, todas as adições e sua qualidade dependerão mais da experiência da sua equipe.

 Tabela Comparativa de Estruturas de Planejamento Estratégico

Por que Não Funcionou no Passado

– [Pablo] Na verdade, fizemos algo semelhante no passado e não deu certo.

– [Alex] O que aconteceu exatamente?

– [Pablo] Bem, fizemos um tipo de debate e tínhamos uma lista de excelentes idéias. Em alguns meses, entendi que havíamos progredido em apenas alguns deles que estavam realmente próximos do que estávamos fazendo antes. Eu acho que nós apenas perdemos o foco. Eu pensei que alguns novos KPIs poderiam nos ajudar, mas depois de experimentar alguns, descobri que eles funcionavam como outra rotina formal que nossos funcionários odiavam. Os KPIs foram relatados, mas ninguém teve uma idéia sobre o que fazer com essas informações.

– [Alex] Acho que o primeiro passo quando você debateu idéias foi o caminho certo. O problema apareceu porque essas idéias não estavam alinhadas entre si nem com um problema. Na verdade, o problema em si não foi adequadamente diagnosticado e descrito.

– [Pablo] Sim, era algo assim… O departamento de vendas sugeriu o desenvolvimento de um programa de descontos; o marketing nos disse que precisávamos adicionar mais dois produtos para satisfazer as necessidades de nossos clientes; engenharia argumentou que precisávamos tentar uma nova tecnologia…

Mapeie os Fatores de Falha

– [Alex] Eu sugiro que você comece com o diagnóstico adequado do problema. Não será tão simples quanto “isso nos impede de ter um bom desempenho”. Provavelmente você encontrará um número de fatores interconectados. Além disso, algumas conexões e correlações não serão muito claras para sua equipe.

– [Pablo] Parece familiar… o que podemos fazer para manter o foco?

– [Alex] Criando um mapa em que fatores são vinculados entre si para representar uma conexão de causa e efeito entre eles (o software BSC Designer pode automatizar isso). Esses fatores podem ser facilmente transformados em objetivos. Você precisa concentrar os esforços da empresa em alguns objetivos que provavelmente levarão você ao sucesso.

8 PASSOS Para criar um mapa estratégico pelo BSC Designer

– [Pablo] Parece que as idéias de marketing para adicionar mais dois produtos não tiveram nada a ver com nosso fraco desempenho. Nossos clientes só seriam confundidos com novos produtos. Uma idéia oposta (remover alguns produtos) pode funcionar para nós?

– [Alex] É difícil dizer sem ver o processo de negócios e os resultados de desempenho. Normalmente, reinventar uma linha de produtos ajuda a concentrar os esforços de uma empresa no que importa. Tome a estratégia da Apple como exemplo, quando Steve Jobs se concentrou em cortar sua linha de produtos.

O Papel dos Principais Indicadores de Desempenho (KPIs)

– [Pablo] Parece que a maior parte do trabalho é sobre fazer um diagnóstico cuidadoso de por que as coisas aconteceram como aconteceram… E os KPIs? De quais eu preciso?

– [Alex] Encontrar as raízes do problema é uma ação obrigatória no planejamento estratégico. Quando você reúne todas as partes do diagnóstico, pode elaborar uma estratégia para resolver esses problemas. Os KPIs ajudarão você a ver se você está no caminho certo.

– [Pablo] Ontem esta resposta me pareceu lógica. Mas depois da nossa conversa, gostaria de pedir que você seja mais preciso. O que exatamente você quer dizer com “ver se estamos no caminho certo?” Você pode me dar alguns exemplos?

– [Alex] Por exemplo, que problema você quer resolver eliminando alguns dos produtos da sua linha de produtos?

  • Deseja reduzir algumas despesas de engenharia e marketing ou
  • Você planeja fazer com que seus clientes paguem mais pelas versões avançadas do seu produto?

Os indicadores ajudarão você a acompanhar o progresso em direção a essas metas. Você pode usar indicadores que medirão certos tipos de despesas de engenharia e/ou criarão um indicador que confirmará que os clientes estão comprando uma versão avançada após a remoção da antiga de sua linha de produtos.

– [Pablo] Agora vejo que minhas perguntas iniciais sobre KPIs eram inúteis! Obrigado por concentrar meus esforços na direção certa. A propósito, por que você diz “indicador” e não um “KPI”?

– [Alex] Estou tentando ter cuidado ao usar termos como métricas, indicadores e KPI. As pessoas tendem a chamar um KPI de métrica , mas nem todas as métricas são KPIs. Vou enviar um link para o artigo onde os detalhes foram discutidos. As métricas podem se tornar um KPI somente quando colocadas em um determinado contexto de negócios. A propósito, é por isso que uma longa lista de KPIs da Internet não funciona.

Do Diagnóstico ao Plano de Ação com KPIs

– [Pablo] Deixe-me resumir o que aprendi:

  1. Precisamos começar com uma análise dos motivos do problema de baixo desempenho que temos. Usarei as idéias que você compartilhou e várias estruturas de negócios para estimular o pensamento criativo da minha equipe.
  2. Os resultados dessa análise precisam ser mapeados para mostrar uma conexão entre vários fatores. As funções de automação de mapa estratégico do BSC Designer, que você mostrou, parecem muito promissoras para mim.
  3. Formularemos esses fatores como objetivos acionáveis sempre que possível e, juntamente com minha equipe, elaboraremos um plano de ação.
  4. Finalmente, precisarei encontrar alguns pontos-chave que nos dirão se nossa hipótese realmente funciona. Acompanharei métricas, que são os valores numéricos para esses pontos-chave.
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– [Alex] Esse é um excelente resumo! Com o BSC Designer, você pode automatizar não apenas um mapa estratégico, mas também os KPIs. Seus planos de ação podem ser alinhados com KPIs e objetivos de negócios na forma de iniciativas.

– [Pablo] Obrigado por sua ajuda!

– [Alex] De nada! Prazer em vê-lo entre os usuários do BSC Designer!

Você já enfrentou os mesmos problemas nos seus negócios? Quais são seus métodos favoritos para obter ajudas construtivas sobre negócios?

Perito em Scorecards | Palestrante | Autor

A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.

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