Ao aderir aos padrões ISO, as organizações estabelecem melhores práticas e garantem a conformidade com os requisitos regulamentares. O estudo de caso examina como os clientes da BSC Designer integram seus programas de certificação ISO com scorecards funcionais para cumprir os requisitos das normas na definição de partes interessadas, objetivos, ações, riscos e medições.
Padrões no estudo de caso
Para analisar a abordagem geral de alinhamento dos padrões ISO com scorecards funcionais, entrevistamos 18 organizações entre nossos clientes certificados nos seguintes padrões:
- ISO 9001 – Gestão da qualidade (estudo de caso prático disponível)
- ISO 14001 – Gestão ambiental
- ISO 45001 – Gestão de saúde e segurança ocupacional
- ISO 50001 – Gestão de energia
- ISO 22000 – Gestão de segurança de alimentos
- ISO 27001 – Segurança da informação, cibersegurança e proteção de privacidade
Arquitetura de Scorecards Funcionais Alinhados
Na seção 4, as normas ISO exigem definir a área de aplicação ou escopo da norma.
Organizações no estudo de caso empregaram a arquitetura de estratégia alinhada e scorecards funcionais. Cada scorecard focou em um aspecto específico da estratégia da empresa, alinhando-se aos requisitos de uma norma específica.
Algumas normas introduziram funções adicionais, como preparação para emergências, funções ao longo da cadeia de valor (por exemplo, função de aprovisionamento), liderança e governança corporativa. As organizações alinharam scorecards primários com outros scorecards funcionais usando metas/indicadores normalizados.
Na maioria dos casos, o uso de scorecards funcionais ISO estendeu-se além de auditorias/revisões formais. Os scorecards ISO e seus resultados foram alinhados com scorecards de estratégia em nível corporativo e outros scorecards de estratégia e funcionais.
Contexto de negócios e partes interessadas
As normas ISO enfatizam a necessidade de análise contextual (seção 4 das normas), incluindo fatores externos (contexto de negócios, concorrências, partes interessadas) e fatores internos.
As organizações em nosso estudo de caso geralmente seguiram uma abordagem clássica para o planejamento estratégico, incluindo uma análise minuciosa de fatores internos e externos, competição, restrições, etc.
Durante as sessões de facilitação, o diagrama do ecossistema (parte do Sistema de Implementação de Estratégia) foi utilizado para formular um roteiro para a análise.
As normas ISO exigem análise de partes interessadas (seção 4.2). Usuários do BSC Designer geralmente conduzem análise de partes interessadas como parte da análise do ambiente de negócios, utilizando o modelo de análise de partes interessadas disponível no software.
Objetivos
A Seção 6.2 das normas ISO descreve a exigência de definir objetivos:
- Objetivos ambientais e de conformidade ISO 14001
- Objetivos ISO 9001 para funções relevantes e liderança (seção 5)
- Objetivos de saúde e segurança ocupacional ISO 45001
- Objetivos e metas energéticas ISO 50001
- Objetivos do sistema de gestão de alimentos ISO 22000
- Objetivos de segurança da informação ISO 27001
De acordo com a ISO, os objetivos devem estar alinhados com consistência, mensurabilidade, monitoramento, comunicação e atualizações regulares.
Ao automatizar objetivos no BSC Designer, as organizações usaram vários níveis de decomposição, designaram usuários responsáveis pela comunicação, quantificaram os objetivos com KPIs relevantes e vincularam planos de ação aos objetivos na forma de iniciativas.
Estratégia de Transformação Digital. A relação entre os objetivos nos scorecards externos foi visualizada na aba de contexto, e os objetivos foram comunicados por meio de relatórios, mapas visuais de estratégia e dashboards.
Planos de Ação e Alocação de Recursos
As normas ISO (seções 6.1 e 6.2) estabelecem requisitos para ações, incluindo a definição do escopo da ação, recursos, pessoas responsáveis, cronograma, critérios de avaliação e informações adicionais relevantes.
Balanced Scorecard for HR. As empresas no estudo de caso formularam seus planos de ação por meio de iniciativas alinhadas com objetivos e KPIs. Uma definição típica de uma iniciativa incluía:
- Definição do seu nome e outros detalhes no campo de descrição
- Referências a documentação de apoio na propriedade de documento alinhado
- Dados de cronograma
- Total do orçamento, orçamento utilizado, Valor Agregado calculado
- Definição da pessoa responsável e interessados envolvidos via propriedade proprietário
- Rastreamento da evolução do plano de ação via propriedade status
- Automatização dos critérios de avaliação ou progresso via propriedade KPI alinhado
- Definição de dependências, contribuições e contextos via seção de Contexto.
As normas ISO reconhecem a importância do risco (efeito da incerteza) no ambiente operacional (seção 6.1). As organizações automatizaram a gestão de risco no BSC Designer usando a mecânica de iniciativas, alterando o tipo de registro para “Risco.”
Quantificação de Objetivos e Planos de Ação
Um tema comum das normas ISO analisadas (ver seções 9.1) é a exigência para a definição de objetivos que sejam medidos (quantificados), monitorados, comunicados e atualizados.
As organizações automatizaram esses requisitos por meio de KPIs:
- Os KPIs foram alinhados com um objetivo ou com uma iniciativa
- Responsáveis foram atribuídos aos KPIs
- Os responsáveis foram automaticamente comunicados sobre as alterações nos KPIs
- As propriedades de intervalo de atualização dos KPIs foram usadas para automatizar lembretes para atualizar dados e assegurar a consistência dos dados.
Um estudo de caso sobre medição de desempenho na indústria da aviação pode ser de interesse para aqueles em domínios regulados similares.
Envolvimento do usuário
As normas ISO (seções 7.3 e 7.4) exigem que as partes envolvidas tenham acesso aos dados relevantes, com foco na conscientização, comunicação e documentação.
As organizações alcançaram o envolvimento das partes interessadas usando o modelo de função do usuário no BSC Designer, incluindo:
- Observadores (usuários de somente leitura),
- Usuários de entrada de dados, e
- Usuários avançados.
Auditoria Interna / Revisão
As seções 9.2 e 9.3 das normas ISO exigem auditorias internas regulares e revisões de gestão.
Empresas do estudo de caso empregaram várias mecânicas para automatizar a exigência de auditoria interna:
- Scorecards funcionais separados foram criados com indicadores de progresso/conclusão de auditoria. Estes indicadores foram configurados com intervalos de atualização específicos para garantir a conformidade com a política de atualizações regulares.
- As conclusões da auditoria foram alinhadas com objetivos ou KPIs usando a função de comentários, assim como pela criação de novas iniciativas/hipóteses.
- Um workflow formal de aprovação de dados foi estabelecido para certo tipo de tarefas (a entrada de dados de usuários de Entrada de dados deve ser aprovada por usuários avançados).
Resumo
Enquanto cada norma ISO oferece uma perspectiva única sobre o domínio aplicado, surge um tema comum nos requisitos para:
- Análise de contexto e das partes interessadas,
- Formulação de objetivos,
- Planos de ação, e
- Sua quantificação.
Organizações no estudo de caso utilizaram o software BSC Designer para automatizar aspectos do cumprimento das normas por meio de scorecards funcionais e alinhá-los com a estratégia geral.
Com o aumento do número de regulamentações, o cumprimento não se limita às normas ISO. Confira nosso modelo de conformidade para criar scorecards para regulamentações específicas.
Alexis é Consultor Sênior de Estratégia e CEO na BSC Designer, com mais de 20 anos de experiência em planejamento estratégico. Alexis desenvolveu o “Sistema de Implementação de Estratégia em 5 Passos” que ajuda empresas na implementação prática de suas estratégias. Ele é palestrante regular em conferências do setor e publicou mais de 100 artigos sobre estratégia e gestão de desempenho, incluindo o livro “Sistema de KPI em 10 Passos”. Seu trabalho é frequentemente citado em pesquisas acadêmicas.