Uma organização financeira com sede no México utilizou a importação assistida por IA no BSC Designer para converter planilhas de estratégia em um modelo de execução de estratégia com responsabilidade claramente definida, lógica de KPI, permissões, relatórios e fluxos de trabalho de evidências.
Principais fatos sobre a importação de planilha com IA
- Antes. A estratégia no Excel, com permissões pouco claras, lógica de KPI e links entre planos.
- Depois. O plano foi migrado para objetivos e KPIs estruturados, com cronogramas de atualização, responsáveis e fluxos de trabalho de evidências.
Números-chave
- Mais de 200 objetivos e KPIs importados durante a primeira etapa.
- 1 dia útil completo – o esforço manual estimado necessário para corresponder a hierarquia do Excel aos campos do software sem IA.
- 15 minutos necessários para criar a estrutura inicial a partir dos dados da planilha com o assistente de IA.
Perfil da empresa
A empresa é uma organização financeira sediada no México, com foco em finanças sociais. Ela oferece poupança, crédito, cartões, caixas eletrônicos, serviços bancários digitais, remessas e serviços financeiros relacionados. Atende mais de 1,5 milhão de membros por meio de 64 agências e emprega entre 1.001 e 5.000 pessoas. É uma das maiores instituições financeiras cooperativas da região, com ativos acima de US$ 3,7 bilhões e receita anual anteriormente reportada de US$ 408,1 milhões.
O desafio: Passe de planilhas para a implementação sustentável da estratégia
A organização já havia construído o seu processo de planejamento no Excel. As planilhas capturavam tanto o planejamento estratégico quanto o operacional, mas a estrutura era difícil de governar em escala. Veja como o responsável pela medição de desempenho da empresa formulou a necessidade:
“Queríamos mover o nosso arquivo existente do Excel para a ferramenta sem reconstruir tudo manualmente.”
O modelo de planejamento incluía planilhas estratégicas e operacionais separadas que estavam conectadas. A equipe precisava decidir como a estrutura existente deveria funcionar dentro de um software dedicado à estratégia.
O modelo do Excel não se mapeava de forma limpa para a lógica do software. Por exemplo, ele usava pesos globais, o que significa que cada item era ponderado em relação a todos os itens no scorecard; a plataforma usava pesos relativos, em que cada item é ponderado em relação a outros itens no mesmo nível. Isso exigiu interpretação antes que os dados pudessem ser importados corretamente.
Havia alguns outros problemas a resolver antes da importação:
- Estrutura pouco clara. A hierarquia, a responsabilidade, as permissões e os links entre planos não eram consistentes.
- Lacunas na lógica de KPI. Alguns indicadores precisavam de correção antes de poderem ser usados para cálculos de progresso.
- Necessidades de governança. A organização precisava definir quem poderia ser Responsável, atualizar, aprovar e modificar cada parte do plano.
Devido à complexidade geral do modelo de estratégia existente, não foi possível um carregamento direto, um para um. A equipe teve de interpretar e adaptar o arquivo do Excel primeiro.
A solução: usar IA para limpar e estruturar o modelo de planejamento
A equipe de implementação utilizou a importação assistida por IA no BSC Designer para converter as planilhas existentes em um modelo de estratégia estruturado. O processo transformou o plano em objetivos, indicadores, fórmulas, descrições, frequências de atualização e usuários responsáveis.
“Estávamos pensando não apenas em importar o plano, mas também em quem seria o responsável e atualizaria cada parte dele.”
A equipe utilizou um fluxo de trabalho passo a passo com base em entradas de copiar e colar e prompts de IA. Isso permitiu que a importação fosse revisada e refinada antes de aprovar a importação final.
A estrutura inicial foi importada em cerca de 10 a 15 minutos. Sem IA, o mesmo trabalho teria exigido um dia inteiro de trabalho apenas para corresponder a hierarquia do Excel aos campos do software.
A IA também foi usada para configurar a lógica do cálculo do progresso. No Excel, alguns indicadores apenas acompanhavam o valor atual, enquanto a direção de otimização (maximizar ou minimizar) era implícita. No software, esses indicadores precisavam receber uma função de otimização específica. Por exemplo, para indicadores de custo, valores mais baixos representam melhor desempenho; portanto, a função de minimização foi atribuída pela IA.
A implementação prática incluiu:
- Importação assistida por IA. As planilhas foram convertidas em objetivos estruturados, KPIs, fórmulas, descrições, frequências de atualização e responsáveis.
- Normalização de KPI. A direção do indicador, as fórmulas, as frequências de atualização e os pesos foram verificados pela IA para que os cálculos se comportassem corretamente.
- Atribuição de responsabilidade. Cada ponto de dados pôde ser atribuído a um usuário responsável para apoiar a responsabilização.
- Refinamento passo a passo. A equipe utilizou prompts de IA para revisar e melhorar o modelo importado antes de finalizá-lo.
Vídeo relevante: Importar plano estratégico com IA
Os resultados: configuração mais rápida e relatórios mais confiáveis
A organização ganhou mais controle sobre a execução da estratégia. O sistema tornou explícitos a frequência de atualização, a lógica de cálculo, a atribuição de responsabilidades e os requisitos de evidência.
A IA agregou a maior parte do valor na forma de economia de tempo ao importar dados: a importação inicial levou cerca de 10 a 15 minutos, em vez de um dia inteiro de trabalho normalmente necessário para pré-processar uma planilha de planejamento complexa.
Outra melhoria tangível foi a otimização dos relatórios contínuos, pois as frequências de atualização, as responsabilidades, as aprovações e os requisitos de evidência foram configurados uma vez, em vez de serem gerenciados manualmente em cada ciclo de relatórios.
O principal resultado: uma mudança do planejamento estratégico baseado em planilhas para uma execução da estratégia com governança, preservando a substância do modelo de planejamento existente.
BSC Designer é um software de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como base. Ele ajuda as organizações a transformar planos estratégicos em uma arquitetura de estratégia conectada, alinhando objetivos, KPIs, iniciativas, riscos e mapas estratégicos em um só lugar. Nosso sistema de implementação de estratégia explica como colocar a estratégia em prática, e o modelo de workshop de execução de estratégia ajuda as equipes a aplicá-la em sessões internas de estratégia.