Uma organização financeira sediada no México utilizou a importação assistida por IA no BSC Designer para converter planilhas de estratégia em um modelo de execução da estratégia com atribuição clara de responsabilidades, lógica de KPI, permissões, relatórios e fluxos de trabalho de evidências.
Principais fatos sobre a importação de planilhas com IA
- Antes. A estratégia no Excel, com permissões pouco claras, lógica de KPI e links entre planos.
- Depois. O plano foi migrado para objetivos e KPIs estruturados, com cronogramas de atualização, responsáveis e fluxos de trabalho de evidências.
Números-chave
- Mais de 200 objetivos e KPIs importados durante a primeira etapa.
- 1 dia útil completo – o esforço manual estimado necessário para corresponder a hierarquia do Excel aos campos do software sem IA.
- 15 minutos necessários para criar a estrutura inicial a partir dos dados da planilha com o assistente de IA.
Você tem um plano estratégico baseado em Excel ou um scorecard operacional como o descrito aqui? Compartilhe seus materiais de planejamento existentes com a equipe do BSC Designer para testar como a importação assistida por IA pode transformá-los em um sistema conectado de execução de estratégia para acompanhamento de KPI, atribuição de responsáveis e relatórios antes de uma implementação mais ampla.
Perfil da empresa
A empresa é uma organização financeira sediada no México, com foco em finanças sociais. Ela oferece poupança, crédito, cartões, caixas eletrônicos, serviços bancários digitais, remessas e serviços financeiros relacionados. Atende mais de 1,5 milhão de membros por meio de 64 agências e emprega entre 1.001 e 5.000 pessoas. É uma das maiores instituições financeiras cooperativas da região, com ativos acima de US$ 3,7 bilhões e receita anual anteriormente reportada de US$ 408,1 milhões.
O desafio: Passe de planilhas para a implementação sustentável da estratégia
A organização já havia construído o seu processo de planejamento no Excel. As planilhas capturavam tanto o planejamento estratégico quanto o operacional, mas a estrutura era difícil de governar em escala. Veja como o responsável pela medição de desempenho da empresa formulou a necessidade:
“Queríamos mover o nosso arquivo existente do Excel para a ferramenta sem reconstruir tudo manualmente.”
O modelo de planejamento incluía planilhas estratégicas e operacionais separadas que estavam conectadas. A equipe precisava decidir como a estrutura existente deveria funcionar dentro de um software dedicado à estratégia.
O modelo do Excel não se mapeava de forma limpa para a lógica do software. Por exemplo, ele usava pesos globais, o que significa que cada item era ponderado em relação a todos os itens no scorecard; a plataforma usava pesos relativos, em que cada item é ponderado em relação a outros itens no mesmo nível. Isso exigiu interpretação antes que os dados pudessem ser importados corretamente.
Havia alguns outros problemas a resolver antes da importação:
- Estrutura pouco clara. A hierarquia, a responsabilidade, as permissões e os links entre planos não eram consistentes.
- Lacunas na lógica de KPI. Alguns indicadores precisavam de correção antes de poderem ser usados para cálculos de progresso.
- Necessidades de governança. A organização precisava definir quem poderia ser Responsável, atualizar, aprovar e modificar cada parte do plano.
Devido à complexidade geral do modelo de estratégia existente, não foi possível um carregamento direto, um para um. A equipe teve de interpretar e adaptar o arquivo do Excel primeiro.
A solução: usar IA para limpar e estruturar o modelo de planejamento
A equipe de implementação utilizou a importação assistida por IA no BSC Designer para converter as planilhas existentes em um modelo de estratégia estruturado. O processo transformou o plano em objetivos, indicadores, fórmulas, descrições, frequências de atualização e usuários responsáveis.
“Estávamos pensando não apenas em importar o plano, mas também em quem seria o responsável e atualizaria cada parte dele.”
A equipe utilizou um fluxo de trabalho passo a passo com base em entradas de copiar e colar e prompts de IA. Isso permitiu que a importação fosse revisada e refinada antes de aprovar a importação final.
A estrutura inicial foi importada em cerca de 10 a 15 minutos. Sem IA, o mesmo trabalho teria exigido um dia inteiro de trabalho apenas para corresponder a hierarquia do Excel aos campos do software.
A IA também foi usada para configurar a lógica do cálculo do progresso. No Excel, alguns indicadores apenas acompanhavam o valor atual, enquanto a direção de otimização (maximizar ou minimizar) era implícita. No software, esses indicadores precisavam receber uma função de otimização específica. Por exemplo, para indicadores de custo, valores mais baixos representam melhor desempenho; portanto, a função de minimização foi atribuída pela IA.
A implementação prática incluiu:
- Importação assistida por IA. As planilhas foram convertidas em objetivos estruturados, KPIs, fórmulas, descrições, frequências de atualização e responsáveis.
- Normalização de KPI. A direção do indicador, as fórmulas, as frequências de atualização e os pesos foram verificados pela IA para que os cálculos se comportassem corretamente.
- Atribuição de responsabilidade. Cada ponto de dados pôde ser atribuído a um usuário responsável para apoiar a responsabilização.
- Refinamento passo a passo. A equipe utilizou prompts de IA para revisar e melhorar o modelo importado antes de finalizá-lo.
Vídeo relevante: Importar plano estratégico com IA
Os resultados: configuração mais rápida e relatórios mais confiáveis
A organização obteve mais controle sobre a execução da estratégia. O sistema tornou explícitos a frequência de atualização, a lógica de cálculo, a responsabilidade e os requisitos de evidência.
A IA agregou a maior parte do valor na forma de economia de tempo ao importar dados: a importação inicial levou cerca de 10 a 15 minutos em vez de um dia inteiro de trabalho normalmente necessário para pré-processar uma planilha complexa de planejamento.
Outra melhoria tangível foi a otimização dos relatórios contínuos, pois as frequências de atualização, as responsabilidades, as aprovações e os requisitos de evidência foram configurados uma única vez, em vez de serem gerenciados manualmente em cada ciclo de relatórios.
O principal resultado: uma mudança do planejamento estratégico baseado em planilhas para a execução da estratégia com governança, preservando a substância do modelo de planejamento existente.
A importação assistida por IA é apenas uma parte de um sistema de estratégia sustentável. Para o modelo de controle mais amplo, veja como estruturar a supervisão da implementação de IA em toda a estratégia, KPIs, riscos e validação humana.
BSC Designer é um software de execução de estratégia e gestão de desempenho que conecta objetivos, KPIs, iniciativas e riscos entre equipes. Ele oferece suporte ao Balanced Scorecard e a outras estruturas de gestão, ajudando as organizações a migrar de planilhas para uma arquitetura de estratégia conectada. Nosso sistema de implementação de estratégia fornece uma metodologia prática, enquanto o desenvolvimento de capacidades para execução da estratégia ajuda as equipes a desenvolver as competências e as práticas necessárias para a execução.