O gerenciamento de instalações é uma disciplina complexa que requer os esforços coordenados de múltiplos stakeholders. Neste artigo, discutimos um exemplo de uso da estrutura Balanced Scorecard para documentar e executar uma estratégia de gerenciamento de instalações.
Novas forças motrizes, como mudanças pós-pandemia na demanda por imóveis corporativos, aumentaram o interesse3 no uso da estrutura para seus propósitos principais, como execução de estratégia e navegação em mudanças estratégicas.
Neste artigo, discutimos um exemplo de um Balanced Scorecard para gerenciamento de instalações. Este scorecard de estratégia pode se concentrar em uma instalação específica e alinhar-se com outros scorecards de estratégia, ou pode ser usado como um modelo para propagar uma abordagem estratégica semelhante em toda a empresa de gerenciamento de instalações.
Você também encontrará exemplos de como essas ideias podem ser automatizadas na plataforma BSC Designer, na qual você pode se inscrever no plano gratuito e experimentar na prática.
Partes Interessadas na Gestão de Instalações
Um bom ponto de partida para a análise estratégica é a gestão das partes interessadas. No caso da gestão de instalações, a lista de partes interessadas inclui:
- Proprietário do imóvel
- Inquilinos
- Equipe de instalações
- Reguladores
No BSC Designer, use o modelo de análise de partes interessadas para formular a lista de partes interessadas e definir suas ambições estratégicas, recursos e prioridades.
Análise Estratégica
Em nosso modelo, temos alguns objetivos formulados no mapa estratégico. Esses objetivos servem como exemplos, mas em uma situação real, estamos interessados em analisar o ambiente externo e os cenários competitivos e legislativos para desenvolver hipóteses estratégicas e projetá-las na estratégia.
Entre os frameworks recomendados estão a análise PESTEL para fatores externos e as Cinco Forças para a análise do cenário competitivo. Em um artigo diferente, discutimos estruturas de negócios e seu papel no planejamento estratégico.
Por exemplo, dependendo da sua localização, o estado atual da gestão de instalações é moldado pelos seguintes fatores:
- Sustentabilidade e eficiência energética
- Gestão de custos
- Conformidade regulatória
- Adoção de tecnologias de IA e AR (realidade aumentada)
Mapa Estratégico para Gerenciamento de Instalações
Nosso exemplo inclui um mapa estratégico. De acordo com os princípios do Kaplan & Norton Balanced Scorecard clássico, o mapa é dividido em quatro perspectivas:
- As duas primeiras perspectivas – Financeira e Cliente – onde formulamos os resultados esperados para as partes interessadas.
- As perspectivas de Aprendizado e Interna – onde formulamos a parte acionável da estratégia.
Facility Management Scorecard. Por exemplo, um dos impulsionadores da estratégia é o objetivo “Arquitetura Digital” mapeado na perspectiva de Aprendizado. Ele é apoiado pela implementação interna através do objetivo “Integração da Arquitetura Digital com Fluxos de Trabalho Diários”.
Seguindo a lógica de causa e efeito definida pelas setas, podemos rastrear os resultados desses impulsionadores nas perspectivas do Cliente e Financeira. Neste caso, os resultados são operações de instalações custo-efetivas e, em última análise, crescimento sustentável.
A conexão de causa e efeito não é apenas lógica. Neste exemplo, ao conectar dois objetivos, a plataforma sugeriu vinculá-los com dados.
Facility Management Scorecard. Por exemplo, “Arquitetura Digital” é quantificada por dois indicadores de resultado: “Taxa de Adoção do Usuário” e “Tempo de Inatividade do Sistema.” Esse desempenho de atraso é usado como entrada ou indicador de tendência para o objetivo “Integração da Arquitetura Digital com Fluxos de Trabalho Diários.”
No tutorial do usuário sobre a função de mapa estratégico, você pode aprender mais sobre como criar mapas estratégicos.
Decomposição em KPIs, Iniciativas e Riscos
Os objetivos de alto nível no mapa são muito abstratos para serem alcançados. Por essa razão, nós os dividimos ou decompomos em componentes mais tangíveis.
Vamos, por exemplo, analisar o objetivo “Treinamento e Desenvolvimento de Funcionários” dentro da perspectiva interna.
Facility Management Scorecard. Dentro, temos:
- Uma iniciativa “Implementar uma cultura de aprendizado contínuo e inovação” que pode incluir detalhes clássicos de gerenciamento de projetos, como datas de início e término, e orçamentos.
- Um indicador de resultado “Avaliação de desempenho pós-treinamento” que quantifica a eficácia dos programas de treinamento.
- Vários indicadores de tendência como “Alinhamento com os objetivos estratégicos” que não impactam diretamente o desempenho do objetivo, mas ajudam a quantificar fatores de sucesso.
- Outro indicador de tendência é “Análise Contínua das Necessidades de Treinamento“, que, além de ser um indicador de tendência, também está conectado ao objetivo de mesmo nome na perspectiva de Aprendizado.
- Um risco “Falta de Impacto Mensurável” quantificado pelo impacto e probabilidade do risco, com seu próprio plano de mitigação de risco.
Para cada um desses componentes, podemos designar um responsável para explicar o raciocínio por trás dele, bem como um proprietário – um usuário que receberá notificações e verá esses componentes em seu painel personalizado.
Lista Completa de KPIs do Scorecard de Gestão de Instalações
Abaixo está a lista de KPIs do scorecard de Gestão de Instalações. Para funções de automação básicas (definição, pesos, definição de metas) e avançadas (pesos, cálculos, acompanhamento ao longo do tempo) para KPIs, acesse o modelo mencionado através da plataforma BSC Designer.
Custo Total das Operações Proprietários: operações de instalações eficientes e econômicas Inquilinos: espaço confortável e bem mantido Equipe de Instalações: processos de fluxo de trabalho eficientes Receita Operacional das Instalações Integração da Arquitetura Digital com os Fluxos de Trabalho Diários Retorno sobre Investimentos em Gestão de Instalações Tempo para resolver problemas de manutenção Medidas de segurança e proteção percebidas Conscientização e Monitoramento Regulatórios Taxa de Adoção de Tecnologia Satisfação com a Comunicação Treinamento e Desenvolvimento de Funcionários Taxa de Conformidade com Segurança Arquitetura Digital Ganho de Eficiência no Fluxo de Trabalho Redução nas Taxas de Erro Dependência de Provedores Externos Conformidade Regulatória % de políticas e procedimentos de conformidade documentadosExecução da Estratégia e Monitoramento Contínuo
Passamos pelas etapas de análise e descrição do processo estratégico. O próximo passo é a execução real da estratégia.
Sua equipe pode começar a trabalhar nos planos definidos:
- KPIs são atualizados com dados recentes.
- Se as metas não forem atingidas, os responsáveis podem anotar seus comentários.
- Documentos relevantes são anexados aos KPIs e objetivos como evidência da execução adequada da estratégia.
A equipe de gestão pode acompanhar o progresso por meio de dashboards e relatórios programados.
Facility Management Scorecard. Cascateando Estratégia em Instalações Específicas
O scorecard discutido de Gerenciamento de Instalações pode ser usado como um modelo para definir a estratégia e acompanhar o desempenho de várias instalações.
Conceitualmente, isso envolve:
- Criar um modelo com objetivos compartilhados, KPIs e iniciativas.
- Testar o modelo em pequena escala para algumas instalações.
- Ajustar o modelo de acordo com as melhores práticas.
- Cascatear o modelo para mais instalações.
Cada um dos submodelos pode ser conectado ao modelo principal por dados. Desta forma, os scorecards para instalações individuais podem ser agrupados e medidos como um cluster.
Alinhando a Gestão de Instalações com a Estratégia Geral
A gestão de instalações não está isolada de outras sub-estratégias. Neste caso, estamos falando sobre conectar o scorecard de gestão de instalações com outros scorecards.
O alinhamento pode ser feito por dados quando KPIs específicos são conectados, ou por contexto, onde um registro contextual é criado.
Por exemplo, podemos conectar o Scorecard de Gestão de Instalações por contexto com os scorecards de Segurança, Conformidade ou Treinamento.
Também pode haver uma conexão contextual com scorecards de Sustentabilidade e Inovação.
Sessão de treinamento: 'Introduction to Balanced Scorecard by BSC Designer' é oferecida como parte do nosso programa de aprendizado contínuo e incluída com uma assinatura do BSC Designer.
As sessões de treinamento são realizadas semanalmente via Zoom, proporcionando insights práticos e orientação personalizada. Após a conclusão, os participantes recebem um certificado de participação. Explore todas as sessões de treinamento disponíveis aqui.
Resumo
A gestão de instalações é uma disciplina empresarial complexa que envolve várias partes interessadas e opera em um cenário empresarial complexo.
Neste artigo, discutimos como:
- Definir e descrever uma estratégia para uma instalação individual,
- Ampliá-la para a gestão geral de instalações, e
- Conectá-la a outros scorecards de estratégia e funcionais dentro da organização.
- Performance evaluation in facilities management: Using the balanced scorecard approach, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, The University of Salford, Reino Unido, 2020 ↩
- Performance Measurement in Facility Management Department Using Balanced Score Card, Tony Nurdiansyah, Instituto de Tecnologia de Bandung (ITB), 2014 ↩
- The Balanced Scorecard: Repurposing a time-tested strategic framework for the New Model of Work, Jenn Shelton, FMJ (Associação Internacional de Gerenciamento de Instalações), 2021 ↩
Alexis é Consultor Sênior de Estratégia e CEO na BSC Designer, com mais de 20 anos de experiência em planejamento estratégico. Alexis desenvolveu o “Sistema de Implementação de Estratégia em 5 Passos” que ajuda empresas na implementação prática de suas estratégias. Ele é palestrante regular em conferências do setor e publicou mais de 100 artigos sobre estratégia e gestão de desempenho, incluindo o livro “Sistema de KPI em 10 Passos”. Seu trabalho é frequentemente citado em pesquisas acadêmicas.