As “Políticas” são diretrizes formalizadas que ajudam as organizações a alinhar comportamentos com a intenção estratégica e a garantir a conformidade. Neste artigo, discutiremos o framework de execução de políticas, com foco em casos de uso como monitoramento contínuo de controles, mecanismos para coletar feedback das partes interessadas e alinhamento entre as políticas e a estratégia geral.
Partes interessadas do ciclo de vida da política
Tradicionalmente, as políticas são criadas, aplicadas e adaptadas por diferentes grupos de partes interessadas:
- Órgãos de governança e equipes jurídicas (criam políticas)
- Gestores operacionais (implementam políticas)
- Responsáveis pela conformidade ou chefes de departamento (mantêm políticas)
- Auditores ou gestores de risco (avaliam a eficácia das políticas)
Embora os papéis no ciclo de vida da política estejam distribuídos entre diferentes partes interessadas, essa separação não deve levar à fragmentação. O objetivo final da implementação da política é unificar a intenção da política com a entrega real1.
Estrutura de um framework típico de políticas
Um framework abrangente de políticas segue uma estrutura hierárquica, na qual o grau de abstração diminui gradualmente desde a regulamentação ou intenção estratégica de alto nível até o nível de implementação operacional com controles específicos:
- Regulamentos / Governança: Requisitos legais e princípios corporativos internos.
- Políticas: Declarações de alto nível que descrevem o posicionamento da organização.
- Padrões: Regras específicas e mensuráveis.
- Procedimentos: Instruções passo a passo sobre como implementar os padrões na prática.
- Diretrizes: Práticas recomendadas que apoiam os procedimentos.
- Controles: Mecanismos para prevenir, detectar ou corrigir a não conformidade.
Automatizar a execução de políticas com o BSC Designer
Como enfatizado por diversos padrões (por exemplo, ISO 37301, Sistemas de Gestão de Compliance), a execução de políticas deve ser vista como parte da implantação da estratégia.
A plataforma BSC Designer oferece alinhamento perfeito entre a estratégia principal e as políticas de suporte. Abaixo, examinamos como o framework de execução de políticas pode ser implementado na prática com um software de planejamento estratégico.
Estrutura da política e alinhamento
A estrutura geral do framework de políticas:
- No nível do scorecard, os usuários podem definir políticas ou regulamentos abrangentes. Essas políticas podem ser globais para a organização ou específicas para uma unidade de negócio ou função.
- Dependendo do seu papel, diferentes grupos de partes interessadas recebem direitos de acesso a determinadas partes da implementação da política. Por exemplo, seguindo o modelo RACI.
- Dentro do scorecard, a intenção estratégica pode ser decomposta em normas, procedimentos e controles de apoio utilizando uma hierarquia de itens.
- Políticas ou seus controles podem ser alinhados com objetivos específicos de scorecards estratégicos. Esse alinhamento apoia a transição do papel tradicional de conformidade das políticas para um em que a conformidade atua como um habilitador fundamental da estratégia corporativa. 2
Controles de política e melhoria contínua
A mecânica dos indicadores de desempenho é utilizada para definir os controles:
- O framework de medição de desempenho permite acompanhar a eficiência e a eficácia da implementação da política.
- As propriedades dos controles específicos podem ser personalizadas dependendo do papel do controle, por meio de campos personalizados. Por exemplo, controles para continuidade de negócios e validação de fornecedores de terceiros terão propriedades diferentes.
No framework de execução de políticas, os controles são dinâmicos:
- Monitoramento contínuo é viabilizado por atualizações de dados em tempo real, com rastreabilidade apoiada por trilhas de auditoria. Um bom exemplo da necessidade de monitoramento contínuo é o acompanhamento do treinamento periódico (veja o modelo de medição de treinamento em quatro níveis) sobre atualizações de políticas 3.
- Diversos casos de medição de desempenho são suportados, como avaliações qualitativas, status binário de conformidade/não conformidade, mudanças graduais de desempenho e a capacidade de detectar evidências anexadas, entre outros.
A plataforma oferece funcionalidades tradicionais de gestão de políticas:
- Documentação de suporte, como arquivos de políticas, procedimentos e relatórios de auditoria, pode ser carregada e vinculada a objetivos ou controles relevantes.
- Planos de ação relacionados à implementação de controles ou atualizações de políticas podem ser acompanhados dentro do sistema, com atribuição de responsáveis e alertas gerados com base em prazos ou mudanças de desempenho.
- Paineis de controle e mapas estratégicos oferecem ferramentas poderosas de visualização, ajudando as partes interessadas a avaliar rapidamente o desempenho, identificar lacunas e compreender as relações entre políticas, controles e resultados.
Para apoiar a mecânica de feedback:
- As partes interessadas podem interagir diretamente por meio da função de comentários, fornecendo feedback ou documentando questões para fins de auditoria.
- A plataforma pode emitir relatórios regulares automáticos para as partes interessadas relevantes.
Discutimos mais exemplos e técnicas de implementação no artigo sobre controles GRC.
Escalonar e fazer a manutenção
Manutenção da política:
- Por design, cada controle inclui um intervalo de atualização obrigatório. Este intervalo define quando os dados de desempenho devem ser carregados automaticamente ou pelo responsável. Se o intervalo de atualização for perdido, esses controles serão marcados como “atualização necessária”.
Para garantir o escalonamento mais fácil de estruturas de políticas:
- As organizações podem definir modelos de política uma vez e replicá-los entre departamentos ou unidades de negócio.
- Os controles e modelos de controles podem ser estáticos ou podem ser sincronizados dinamicamente.
Conclusão
A abordagem discutida transforma a execução de políticas de um processo de documentação estático para um sistema dinâmico, mensurável e estrategicamente alinhado.
- Ao vincular as políticas aos controles operacionais e aos objetivos estratégicos, as organizações podem garantir não apenas a conformidade, mas também elevar o papel das políticas como habilitadoras estratégicas.
- O papel da automação de software é reduzir a complexidade do domínio do planejamento estratégico para as principais partes interessadas envolvidas, garantindo consistência e rastreabilidade dos dados de desempenho.
Alexis Savkin é Consultor Sênior de Estratégia e CEO da BSC Designer, uma Plataforma de Arquitetura e Execução de Estratégia. Ele possui mais de 20 anos de experiência na área, com formação em matemática aplicada e tecnologia da informação. Alexis é autor do “Sistema de Implementação de Estratégia”. Publicou mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho, participa regularmente como palestrante em eventos do setor, e seu trabalho é frequentemente citado em pesquisas acadêmicas.