Este artigo enfoca o estudo de caso de uma empresa mexicana GB PLUS, S.A. DE C.V. A empresa atua no setor de financiamento com desconto na folha de pagamento. Eles vendem empréstimos em dinheiro, eletrônicos e empresas iniciantes para funcionários sindicalizados que trabalham para os governos federal e dos estados do México e são pagos com desconto em sua folha de pagamento. 
Início do processo de implementação. Quem está no comando?
José Ricardo Zea Grayeb é o treinador da equipe de qualidade responsável pela implementação do Balanced Scorecard na empresa através da introdução de BSC Designer. A empresa tomou a decisão de atrair consultores externos. Mas, ao mesmo tempo, tentaram fazer tudo o que podiam usando recursos humanos internos. Assim, uma equipe especial foi formada para transmitir as metas de negócios aos indicadores. Essa equipe estava encarregada do planejamento estratégico, definia objetivos próprios e o líder da equipe encarregava de transformar essas metas em indicadores. Como já foi dito acima, a empresa foi auxiliada por consultores externos para manter o foco com uma visão externa.
Deve-se mencionar que a atração de consultores externos para a implementação de um Balanced Scorecard é bastante popular. De fato, as estatísticas mostram que existem poucas empresas que realmente conseguiram implementar o Balanced Scorecard sem assistência profissional.
Como se sabe, a implementação do Balanced Scorecard precisa de suporte técnico e soluções de software adequadas. Felizmente, o GB PLUS tem seu próprio departamento de TI que forneceu o suporte adequado à equipe do BSC e ao pessoal da companhia. Mas ainda assim, a empresa precisa terceirizar algumas vezes. Ao mesmo tempo, eles possuem especialistas em TI que desenvolvem software e utilitários.
Âmbito da implementação
É sabido que algumas empresas preferem implementar o Balanced Scorecard no nível da empresa, enquanto outras optam por começar pelo departamento ou unidade de negócios. O GB PLUS decidiu começar no nível da empresa. A implementação do Balanced Scorecard começou com o CEO e a alta gerência. Em seguida, o processo se resume a níveis mais baixos da estrutura da organização. Os especialistas da empresa estimaram que precisam de um mês para espalhar o BSC em toda a organização. O GB PLUS usa um esquema bastante interessante de como o Balanced Scorecard funciona. A maioria dos funcionários da empresa são agentes de campo (vendedores). Portanto, eles são uma importante fonte de informação. Os armazéns e outros departamentos também fornecem à alta gerência da empresa as informações que são processadas automaticamente pela solução de software. Em seguida, essas informações entram no sistema BSC. Importante notar que esta é uma maneira muito popular de coletar informações, pois funcionários comuns, gerentes de linha de frente e vendedores sempre têm informações precisas sobre processos internos e externos, necessidades dos clientes, problemas dentro e fora da empresa, etc.
Manutenção do Balanced Scorecard. Planejamento estratégico. Papel de Balanced Scorecard na empresa
O GB PLUS informou que o conceito do Balanced Scorecard e o BSC Designer ajudam a empresa a parar de “apenas fazer o trabalho”. ”Isso ajudou a focar no negócio real e a encontrar as raízes dos problemas. Com o Balanced Scorecard, uma estratégia é formalizada com base nos problemas e operações atuais. De fato, essa é a melhor coisa que o Balanced Scorecard pode fazer com a empresa. Mudar abordagens e atitudes. Se o Balanced Scorecard se tornar parte da rotina diária da empresa, significa que o BSC realmente funciona. Se a estratégia se tornar uma preocupação de todos, há todos os motivos para esperar que os objetivos estratégicos sejam alcançados. Dessa forma, o Balanced Scorecard não é apenas um brinquedo nas mãos dos principais gerentes, mas uma ferramenta eficaz para o gerenciamento estratégico usado por todos na empresa.
Monitoramento de atividades de negócios
Como já foi dito acima, o Balanced Scorecard não apenas transfere a estratégia para a ação, mas também ajuda a coletar informações sobre atividades e problemas de negócios. No GB PLUS, o BSC está sendo implementado em seus estágios iniciais, para que eles não tenham a chance de testá-lo. Ao mesmo tempo, a alta gerência e o pessoal da empresa estão fazendo todo o possível para que o balanced scorecard funcione como uma ferramenta para coletar informações e monitorar a atividade comercial. Um dos principais objetivos da empresa é fornecer aos investidores, diretores, gerentes e funcionários uma representação visual do sistema de gerenciamento, vinculada a todas as fontes de informação. Às vezes, é muito difícil para os funcionários comuns entenderem a estratégia da empresa. Acontece que investidores e proprietários da empresa sempre querem saber o que acontece na empresa. O BSC é uma solução perfeita nesse sentido, pois fornece a todos os usuários informações precisas e confiáveis sobre os processos internos e externos da empresa, bem como seu progresso no caminho para alcançar as metas.
Medição de indicadores de processos internos
O objetivo principal do Balanced Scorecard de GB PLUS está vinculado ao departamento de contabilidade para controlar e acompanhar os orçamentos. A segunda idéia mais importante é verificar a eficácia dos processos internos e como eles podem contribuir para a satisfação do cliente, para que a empresa faça todo o possível para atender às demandas dos clientes. Este exemplo explica a eficiência do Balanced Scorecard. Os mapas de estratégia consistem em medidas e objetivos vinculados por vínculos de causa e efeito. Portanto, para melhorar a satisfação do cliente e fazê-lo comprar mais da empresa, certas melhorias precisam ser realizadas nos processos internos da empresa. Às vezes, é necessário educar o pessoal, adquirir novas habilidades e abordagens e mudar a maneira como os negócios são realizados. Os clientes são um valor supremo para qualquer negócio. E é somente através da satisfação e lealdade do cliente que as vendas aumentam e obtêm melhores resultados financeiros.
BSC Designer usado para processos de educação e crescimento
O GB PLUS conseguiu usar o BSC Designer para medir o gerenciamento de recursos humanos, a eficiência dos sistemas de remuneração e as sessões de treinamento. A empresa precisa de muito desenvolvimento organizacional e o GB PLUS pretende usar o BSC Designer para melhorar a eficiência do pessoal, especialmente no gerenciamento de recursos humanos. Eles precisam monitorar todos os processos de treinamento e políticas de remuneração, pois pagam comissão ao pessoal de vendas. Portanto, o desempenho de suas vendas deve ser controlado para calcular a quantidade de bônus. É importante mencionar que o Balanced Scorecard simplesmente não funciona sem o pessoal motivado. A motivação pode ser diferente em diferentes empresas. De qualquer forma, um sistema abrangente de recompensa e bônus é obrigatório. As pessoas precisam entender por que devem usar o Balanced Scorecard e quais benefícios obtêm pessoalmente.
Expectativas quanto ao Balanced Scorecard na empresa
Os gerentes do GB PLUS confessam que esperam recuperar a estabilidade, aumentar os lucros e se desenvolver ainda mais. O principal objetivo da empresa é saber o que estão fazendo em tempo real. Como são capazes de acompanhar o desempenho, eles podem oferecer essas informações a investidores que adoram saber o que está acontecendo com as empresas que investiram. Dessa forma, os investidores se sentem seguros e protegidos. As empresas planejam usar soluções baseadas na web para oferecer informações a todas as partes interessadas.
Experiência com Balanced Scorecard e BSC Designer
Linha do tempo
A empresa estabeleceu um cronograma de 90 dias para testes e, em seguida, outros 60 dias para vincular suas fontes de informação e publicar dados do BSC em seu site. O GB PLUS está em fase de configuração agora, portanto, eles não têm uma visão completa das necessidades técnicas. Enquanto isso, a empresa já está usando o Software de contabilidade, bem como o aplicativo de avaliação de crédito que será anexado ao BSC. Tudo é feito com SQL. A empresa mantém relações estreitas com os fornecedores, para que os problemas sejam resolvidos assim que ocorrerem.
Mapas de estratégia
O GB PLUS está prestes a completar seu mapa estratégico e eles planejam usar o BSC Designer para acompanhar tudo. A empresa desenvolveu seus próprios indicadores, portanto, não há KPIs importados. Todas as nossas informações são preparadas sob demanda pelo departamento atual responsável, mas elas precisam mudar isso porque é um processo lento e impreciso e as informações geralmente estão desatualizadas ou pouco confiáveis.
Relatórios e BSC
O GB PLUS usa os relatórios Excel e Power Point, mas a gerência da empresa deseja melhorias no processo de geração de relatórios. A empresa não usou os recursos de relatório do BSC Designer e não tem experiência no uso de fórmulas personalizadas. O GB PLUS escolheu o BSC Designer porque possui esses recursos e é isso que eles procuram. A administração da empresa percebe que o Balanced Scorecard será inútil se as informações não puderem ser acessadas em tempo real. O BSC Designer se tornou uma boa opção para o GB PLUS, pois oferece acesso pontual às informações e possui um excelente sistema de relatórios. Isso facilita muito a tomada de decisões gerenciais. Para resumir, a partir deste estudo de caso, é evidente que o GB PLUS entendeu claramente os benefícios do Balanced Scorecard e do BSC Designer. A empresa está apenas dando os primeiros passos na implementação do BSC e já alcançou alguns resultados positivos.
Mais estudos de caso com clientes no México
- We use BSC Designer for medir e relatar KPIs e um Balanced Scorecard. Alberto Torres, Project Management, UAEM, Toluca, Mexico;
- Ivan Rivera, PMP, Gerente de Projetos, México usa o BSC Designer para identificar quais projetos contribuem para a visão de negócios e a realização da missão;
- Ricardo Zea Grayeb, CFG SAPI DE CV, Xalapa, Veracruz, México usa o BSC Designer para acompanhar visualmente o desempenho e a qualidade;
Mais exemplos do Balanced Scorecard
BSC Designer é um software de execução de estratégias que aprimora a formulação e execução de estratégias por meio de KPIs, mapas estratégicos e painéis de controle. Nosso sistema de implementação de estratégias orienta as empresas na aplicação prática do planejamento estratégico.