Uma empresa mexicana de financiamento de folha de pagamento começou a implementar um Balanced Scorecard em toda a empresa para conectar orçamentos, processos internos, objetivos do cliente e desempenho da força de trabalho dentro de um sistema compartilhado de execução da estratégia.
Implementação do Balanced Scorecard na GB PLUS: fatos principais
Antes
Os departamentos preparavam informações sob demanda usando Excel e PowerPoint, sem uma visão unificada do desempenho da empresa.
Sistema planejado
A gestão planejou utilizar um Balanced Scorecard em toda a empresa, com KPIs desenvolvidos internamente e links para fontes de dados operacionais.
Perfil da empresa: financiamento com desconto em folha de pagamento no México
GB PLUS, S.A. DE C.V. é uma empresa mexicana que atua no setor de financiamento com desconto em folha de pagamento.
A empresa oferece empréstimos em dinheiro, eletrônicos e financiamento para start-ups empresariais a empregados sindicalizados que trabalham para organizações governamentais federais e estaduais no México. Os pagamentos são cobrados por meio de deduções da folha de pagamento dos clientes.
Uma grande parcela da força de trabalho é composta por funcionários de vendas externas. Armazéns e outros departamentos operacionais apoiam as atividades de concessão de crédito e de vendas da empresa.
Principal desafio: relatórios de gestão lentos e pouco confiáveis
Antes da implementação, cada departamento preparava informações de negócio sob demanda. Isso gerava diversos problemas de relatórios:
- Preparação lenta. Os gestores tinham de aguardar que os departamentos reunissem as informações necessárias.
- Precisão inconsistente. Os relatórios podiam ser imprecisos ou baseados em diferentes práticas departamentais.
- Informações desatualizadas. Os dados nem sempre estavam disponíveis quando as decisões precisavam ser tomadas.
- Relatórios desconectados. O Excel e o PowerPoint não forneciam uma visão compartilhada do desempenho.
A gestão queria que investidores, diretores, gestores e colaboradores tivessem uma visão visual do desempenho da empresa, vinculada às fontes de informação subjacentes.
Liderança e suporte à implementação
Um coach de equipe de qualidade foi responsável por implementar o Balanced Scorecard com o BSC Designer.
Uma equipe interna dedicada traduziu os objetivos de negócios em indicadores mensuráveis. Consultores externos forneceram uma perspectiva externa, enquanto o departamento interno de TI apoiou o desenvolvimento de software e a configuração técnica. Tarefas técnicas selecionadas foram terceirizadas quando necessário.
Implementar em toda a empresa começando pela alta administração
A GB PLUS optou por implementar o Balanced Scorecard no nível da empresa, em vez de começar por um departamento.
A implementação começou com o CEO e a alta administração e tinha como objetivo avançar para baixo na organização.
O modelo operacional baseava-se em informações fornecidas por diferentes partes do negócio:
- Funcionários de vendas em campo forneceram informações sobre clientes, condições de mercado e questões operacionais.
- Armazéns e departamentos operacionais forneceram informações sobre atividades internas.
- Sistemas de software processaram as informações antes de elas entrarem no ambiente do Balanced Scorecard.
Concentre a estratégia nos problemas raiz
A GB PLUS relatou que o conceito de Balanced Scorecard e o BSC Designer estavam ajudando a empresa a ir além das atividades rotineiras e a se concentrar em questões materiais do negócio.
A empresa queria formalizar a estratégia em torno das operações atuais e identificar as causas raiz dos problemas de desempenho. O Balanced Scorecard deveria passar a fazer parte da gestão cotidiana para que os colaboradores pudessem compreender como o seu trabalho contribuía para os objetivos estratégicos.
Conecte o Balanced Scorecard a Orçamentos e Contabilidade
Um dos principais objetivos era conectar o Balanced Scorecard ao departamento de contabilidade para apoiar o controle e o acompanhamento do orçamento.
Ao vincular indicadores estratégicos a informações financeiras, a gestão esperava avaliar se os recursos e as atividades de negócios estavam contribuindo para os objetivos da empresa.
Meça os processos internos e a satisfação do cliente
Outro objetivo foi avaliar a eficácia dos processos internos e determinar como eles contribuíam para a satisfação do cliente.
A empresa planejou usar relações de causa e efeito para conectar melhorias nas operações e nas capacidades dos colaboradores com resultados para o cliente e financeiros.
As áreas em foco incluíam:
- Processos internos
- Competências dos colaboradores e métodos de trabalho
- Coordenação entre departamentos
- Respostas às necessidades do cliente
A GB PLUS via a satisfação e a lealdade do cliente como fatores que contribuem para o crescimento das vendas e para um desempenho financeiro mais forte.
Meça o desempenho de treinamento, compensação e vendas
A GB PLUS planejou usar o BSC Designer para medir a gestão de recursos humanos, as atividades de treinamento e a eficácia do seu sistema de compensação.
Isso foi particularmente relevante porque os colaboradores de vendas recebiam comissões. O desempenho deles precisava ser monitorado para calcular bônus e avaliar se as políticas de incentivos apoiavam os objetivos da empresa.
As medidas planejadas abrangeram:
- Treinamento e desenvolvimento de colaboradores
- Políticas de compensação e incentivos
- Desempenho de vendas e cálculos de comissões
- Desenvolvimento organizacional e eficácia do pessoal
Desenvolva o mapa estratégico e os KPIs específicos da empresa
No momento do estudo de caso, a GB PLUS estava perto de concluir seu mapa estratégico.
A empresa desenvolveu seus próprios indicadores em vez de importar um conjunto padrão de KPIs. Isso permitiu que as métricas refletissem sua estratégia, processos, clientes e requisitos de gestão específicos.
O BSC Designer foi selecionado para acompanhar esses indicadores e conectar objetivos financeiros, de clientes, de processos internos e de aprendizado dentro do mapa estratégico.
Integre-se com sistemas de contabilidade e avaliação de crédito
A GB PLUS planejou conectar o Balanced Scorecard aos seus sistemas existentes:
- Software de contabilidade
- Aplicativo de avaliação de crédito
- Infraestrutura de dados baseada em SQL
Esperava-se que esses sistemas fornecessem dados ao Balanced Scorecard. Como o projeto ainda estava na fase de configuração, a empresa ainda não havia determinado todos os requisitos técnicos.
Linha do Tempo de implementação
A GB PLUS estabeleceu uma linha do tempo de implementação em duas etapas:
- Período piloto de 90 dias. O período inicial foi destinado a testar a abordagem do Balanced Scorecard e a configurar o sistema.
- 60 dias para integração e publicação de dados. A etapa seguinte destinou-se a conectar fontes de informação e a publicar dados do Balanced Scorecard por meio do ambiente baseado na web da empresa.
O estudo de caso original documentou uma implementação em andamento, antes de estarem disponíveis resultados de negócios mensuráveis.
Lição prática da implementação do GB PLUS
O caso demonstra a importância de definir indicadores específicos da empresa antes do início da integração técnica. Um mapa estratégico e uma estrutura clara de KPIs fornecem à equipe de implementação um modelo de gestão estável para se conectar com dados de contabilidade, crédito, vendas e recursos humanos.
O que os usuários do BSC Designer dizem
Veja como organizações do setor financeiro descrevem sua experiência com a plataforma BSC Designer:
Mizimo (Credit Manager, XYZ Bank Zambia plc) - Zâmbia — Finanças
Nezha (Financial Manager, CD) - Marrocos — Finanças
Wilfredo Taveras (Budget Manager, Ferreteria Ochoa) - República Dominicana — Finanças
Magdalena T. (Accountant) - Uruguai — Finanças
Ricardo Zea Grayeb (CFG SAPI DE CV, Xalapa) - México — Finanças
Elnur Hasan (CFO, Bank Respublika) - Azerbaijão — Finanças
Imad Jomaa (General Manager, Pillar Total Solutions, Beirut) - Médio Oriente — Finanças
Narendra R. (Satin Creditcare) - Índia — Finanças | Verified by G2
AGUSTIN GARCÍA (The director of planning and control, CAJA RURAL) - Espanha — Finanças
Teste o acompanhamento de estratégia e KPI com um piloto
Compartilhe seu plano estratégico ou scorecard do Excel com a equipe do BSC Designer para explorar como executivos e equipes de estratégia podem passar de relatórios preparados manualmente para um sistema conectado de execução de estratégia para acompanhamento de estratégia e KPI.
Discuta um piloto de estratégia
Use um piloto focado para validar a estrutura do scorecard, o processo de relatórios e as conexões de dados antes de uma implementação mais ampla em toda a empresa.
BSC Designer é um software de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como base. Ele ajuda as organizações a transformar planos estratégicos em uma arquitetura de estratégia conectada, alinhando objetivos, KPIs, iniciativas, riscos e mapas estratégicos em um só lugar. Nosso sistema de implementação de estratégia explica como colocar a estratégia em prática, e o modelo de workshop de execução de estratégia ajuda as equipes a aplicá-la em sessões internas de estratégia.