A estrutura OKR, idealizada como uma ferramenta leve de definição de metas para acompanhar os objetivos mais ambiciosos, está a caminho de se tornar uma ferramenta de planejamento estratégico de uso geral.
OKRs - Example. Content:
O papel dos OKRs no planejamento estratégico
Inicialmente, o OKR era uma estrutura de definição de metas com foco em critérios de decomposição bastante vagos — metas ambiciosas/inspiradoras apoiadas por alguns Resultados-chave tangíveis. Hoje, sua simplicidade levou as organizações1 a implementá-lo para o planejamento e a execução da estratégia como um todo, criando concorrência para o Balanced Scorecard e o Hoshin Kanri.
Dito isso, a questão prática é qual papel cada um deve desempenhar na execução da estratégia.
Em nosso diagrama de ecossistema para estruturas de planejamento estratégico, posicionamos o OKR no segmento de Execução da estratégia, ao lado do Balanced Scorecard e do Hoshin Kanri. Quanto ao seu método de decomposição, ele se concentra principalmente na lógica de causa e efeito, como conectar objetivos a resultados-chave e vincular OKRs de diferentes níveis.
No OKR, encontramos os blocos de construção necessários para a descrição e a execução da estratégia:
- Definição dos objetivos
- Quantificação dos objetivos com Resultados-chave
- Definição de riscos e planos de ação para os objetivos
- Alinhamento entre objetivos e estratégias funcionais
Ao integrar o OKR com ferramentas de definição de estratégia e, talvez, com algum rebranding interno, a estrutura pode ser facilmente adaptada para uso como uma solução principal de planejamento estratégico.
OKR – Melhores práticas
Vamos começar delineando algumas melhores práticas para a implementação prática de OKRs:
- Acompanhe resultados, não apenas entregas.2 Vá além dos resultados imediatos da atividade para chegar aos resultados que têm impacto no desempenho.
- Pule OKRs individuais, especialmente para pequenas empresas.3 Os OKRs destinam-se a focar em escolhas de alto nível, não a criar uma lista de coisas a fazer.
- Não vincule o sistema de recompensas aos OKRs. Os funcionários encontrarão uma forma de manipular o sistema. Em vez disso, use OKRs para autoavaliação, substituindo recompensas monetárias por recompensas intrínsecas.4
- Defina como meta uma taxa de sucesso de 70% para os Resultados-chave.5 Esse critério garante que os objetivos tenham sido suficientemente ambiciosos.
- Os OKRs devem ser públicos dentro de uma organização.6 Incentive OKRs multifuncionais, em que os objetivos de uma equipe estejam alinhados com os objetivos de outra equipe.
- O sistema de OKR é limitado no tempo (normalmente reportado trimestralmente), com check-ins semanais.7 O período de planejamento trimestral ajuda a manter os OKRs mais ágeis e os diferencia do planejamento estratégico anual.
Implementar OKR com software
A seguir, vamos partilhar alguns conselhos práticos sobre como automatizar OKRs utilizando o software BSC Designer.
Vamos abordar:
- Preparar o espaço de trabalho para OKRs
- Configurar Objetivos e Resultados-chave
- Cascading de OKRs e alinhamento com outros scorecards de estratégia e funcionais
- Automatizar check-ins e revisão final regulares dos OKRs
Prepare o espaço de trabalho para OKRs
Antes de configurar OKRs específicos, vamos preparar um espaço de trabalho.
Integrar membros da equipe
Adicione membros da sua equipe ao BSC Designer como usuários (via Menu > seção Usuários) e organize-os em equipes.
Atribua um usuário ou uma equipe para ser um responsável pelos OKRs. Os responsáveis receberão lembretes sobre check-ins e outras notificações relevantes sobre seus OKRs.
Modelo de OKR. Transparência de OKRs dentro de uma organização
Uma das melhores práticas de OKRs é tornar os OKRs de equipe e individuais visíveis em toda a organização. No BSC Designer, use a função Compartilhar para atribuir direitos de acesso apropriados aos OKRs.
Uma configuração típica é:
- Todas as equipes de usuários têm acesso de visualização a todos os OKRs
- Os Responsáveis têm direitos de modificação para seus OKRs
Tornar o OKR um modelo padrão
Se o OKR for a principal ferramenta de planejamento estratégico na sua organização, você pode torná-lo um modelo padrão para todos os novos scorecards.
- Crie e abra um scorecard de OKR que você usará como modelo para todos os novos OKRs
- Selecione Ferramentas > Salvar como um modelo
- Navegue até Menu > Configurações > guia Fluxo de trabalho
- Em Modelos de scorecard, defina o modelo necessário como o padrão para novos scorecards
Planeje a aposentadoria dos OKRs
Ao final do período trimestral, os OKRs acumularão informações valiosas na forma de iniciativas, justificativas e dados de desempenho dos Resultados-chave.
Quando for hora de reescrever seus OKRs, faça uma cópia da versão atual (Meus Scorecards > Gerenciar > Copiar) para usá-la como referência para análises futuras.
Configure objetivos e resultados-chave no BSC Designer
A seguir, discutimos as etapas para configurar OKRs no BSC Designer, incluindo:
- Usar o modelo de OKR
- Configurar objetivos
- Configurar resultados-chave
- Adicionar iniciativas e riscos
- Personalizar o cálculo de desempenho
Criar OKR a partir de um modelo
Um modelo de OKR pronto para uso facilitará a configuração inicial:
- Navegue até a seção Meus Scorecards
- Selecione Novo > Novo scorecard > Mais modelos…
- Escolha OKR no grupo de frameworks de negócios
Modelo de OKR. Criar um objetivo
O modelo de OKR já possui alguns objetivos do modelo. Se você precisar adicionar um novo:
- Selecione um item pai para um novo objetivo (um elemento raiz ou outro objetivo)
- Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas
Para modificar as propriedades do objetivo:
- Alterne para a guia Geral para alterar o nome do objetivo
- Especifique a descrição do objetivo
- Use o campo Responsável para atribuir um dos usuários da sua conta como responsável
- Clique no Ícone ao lado do nome do objetivo para alterá-lo
OKR Template. Criar um resultado-chave
O modelo de OKR tem alguns Resultados-chave alinhados com objetivos. Se precisar adicionar um novo Resultado-chave:
- Selecione um objetivo
- Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas
Para personalizar as propriedades dos Resultados-chave:
- Mude para a guia Geral para definir o nome e a descrição do Resultado-chave
- Mude para a guia Dados para quantificar os Resultados-chave definindo o estado atual e o estado-alvo desejado
- Mude para a guia Contexto para definir o tipo do Resultado-chave
OKR Template. Uma das melhores práticas para OKRs é combinar Resultados-chave de tendência e de resultado:
- O tipo De resultado deve ser usado para resultados relacionados a desfechos
- O tipo De tendência deve ser usado para a quantificação de atividades
Criar iniciativas
O modelo de OKR tem iniciativas de diferentes tipos alinhadas com os objetivos. Você encontrará justificativa, risco, fator de sucesso, resultado esperado e plano de ação.
OKR Template. Para adicionar uma nova iniciativa a um objetivo:
- Selecione um objetivo
- Clique no botão Iniciativas ao lado do objetivo
- Altere o tipo da iniciativa, se necessário
Calcule o desempenho dos objetivos
Por padrão, o desempenho de um objetivo é calculado como a média ponderada do desempenho dos Resultados-chave.
Para personalizar o cálculo do desempenho:
- Selecione um objetivo
- Alterne para a aba Desempenho para especificar como o desempenho do objetivo deve ser calculado
Para alterar o peso dos Resultados-chave:
- Selecione um Resultado-chave
- Alterne para a aba Desempenho
- Altere o respetivo peso relevante na pontuação geral de desempenho do objetivo
Calcular o desempenho dos resultados-chave
Para tornar os resultados-chave comparáveis, o BSC Designer calcula o desempenho normalizado. Ele usa o estado atual do resultado-chave e uma escala de medição (linha de base… alvo) para calcular seu desempenho.
Para personalizar a função de desempenho de um resultado-chave:
- Selecione um resultado-chave
- Mude para a guia Desempenho
- Altere a fórmula na seção Otimização
OKR Template. Por exemplo, use “Minimização” para o caso “quanto menor, melhor” ou personalize a fórmula de acordo com requisitos mais específicos.
Cascading e alinhamento de OKRs com Scorecards funcionais
Os OKRs podem ser agrupados em hierarquias. Vamos discutir como essas conexões são automatizadas com o BSC Designer.
Subobjetivo
Ao criar um objetivo, selecionamos um item pai que pode ser outro objetivo. Nesse caso, o software criará um subobjetivo.
- Se houver objetivos existentes que precisem ser conectados a outro objetivo, mova um objetivo (arrastar e soltar) para dentro de outro objetivo.
Em ambos os casos, o software considerará automaticamente o resultado do subobjetivo como um Resultado-chave para o objetivo pai.
Links cruzados
Neste caso, lidamos com diferentes ramificações de objetivos. Um objetivo de uma ramificação deve contribuir como um Resultado-chave para um objetivo em outra ramificação.
Para vincular objetivos desta forma:
- Selecione um objetivo que desempenhará o papel de Resultado-chave
- Selecione Ferramentas > Copiar indicador
- Selecione um objetivo que aceitará o Resultado-chave
- Selecione Ferramentas > Colar indicador
- Quando solicitado, clique no botão Item Link
Links entre scorecards
Semelhante ao caso anterior de links cruzados, mas o objetivo que deve ser o Resultado-chave de outro objetivo está localizado em um scorecard diferente.
As etapas para conectar Resultados-chave e objetivos são semelhantes:
- Abra um scorecard com um objetivo que desempenhará o papel do Resultado-chave e selecione o objetivo
- Clique em Ferramentas > Copiar indicador
- Abra um scorecard com um objetivo que aceitará Resultados-chave
- Clique em Ferramentas > Colar indicador
- Quando solicitado, clique no botão Link do item
Seguindo a mesma lógica, podemos vincular scorecards baseados em OKR a estratégias no Balanced Scorecard, bem como a scorecards funcionais.
Check-ins e revisão de OKRs
Use OKRs semanalmente para se concentrar nas metas de alta prioridade. No BSC Designer, há algumas funções de automação que ajudarão.
Automatize a frequência dos check-ins
A frequência de revisão é automatizada por meio dos intervalos de atualização usados para os Resultados-chave.
- Os Responsáveis pelo OKR receberão notificações automáticas sobre os próximos check-ins (atualizações) dos Resultados-chave.
No modelo de OKR, o intervalo de atualização padrão para os Resultados-chave é definido como “mensal” (consulte Ferramentas > Opções > Intervalo de atualização padrão). Se necessário, isso pode ser personalizado por meio do Editor de valores para Resultados-chave específicos.
Modelo de OKR. Atribuir um ponto aos principais resultados
Para atribuir um ponto a um resultado-chave:
- Selecione a data apropriada (trimestre) no calendário interno
- Selecione um resultado-chave
- Alterne para a guia Dados
- Insira o ponto atual no campo Valor
Use o Editor de Valores para verificar os pontos atuais, bem como consultar a trilha de auditoria das alterações realizadas.
Comente os resultados
Por que alguns OKRs não estão melhorando conforme o esperado? O que podemos fazer melhor no próximo período?
Modelo de OKR. No BSC Designer, clique no ícone de comentário (ao lado da pontuação do Resultado-chave) para registrar suas observações sobre as conquistas atuais e os insights para o próximo ciclo de OKRs.
Link direto para OKRs
Durante as discussões de estratégia, talvez seja necessário fazer referência a um objetivo específico, a um Resultado-chave ou a uma iniciativa. Use a ferramenta de link disponível para esses itens para criar um link direto.
Visualizar objetivos no mapa
O BSC Designer visualiza automaticamente OKRs no mapa estratégico.
- Os objetivos são visualizados como retângulos dentro das Perspectivas
- Os Key Results são visualizados como linhas em cinza (resultados de indicador de resultado) e em verde (atividades de indicador de tendência)
- As Iniciativas são visualizadas com o ícone de iniciativa correspondente
OKRs - Example. Por padrão, o BSC Designer visualiza todos os Objetivos no mapa. Para limitar o nível de detalhes:
- Selecione um objetivo no mapa estratégico
- Use os botões Fold / Unfold (botões azuis com os símbolos + e -)
Para parar de visualizar OKRs selecionados no mapa:
- Mude para a aba KPIs
- Selecione um objetivo
- Mude para a aba Contexto
- Use a configuração Exibir no mapa estratégico
Visualize os principais resultados e iniciativas no painel de controle
O painel de controle padrão do modelo de OKR lista todas as iniciativas disponíveis no OKR.
- Adicione o gráfico de Gantt para visualizar iniciativas que têm datas de início e término
- Adicione diagramas relevantes para os principais resultados
OKRs - Example. Agende relatórios
Agende um relatório semanal/mensal que o sistema pode enviar às principais partes interessadas como um arquivo PDF com o estado atualizado dos OKRs, um dump do mapa estratégico atual e o Painel de controle.
Conclusões
A estrutura ágil de OKR adapta-se perfeitamente ao ambiente empresarial definido por elevada volatilidade e complexidade.
Com OKRs devidamente definidos e automatizados, as organizações podem concentrar-se nas suas prioridades e aprender rapidamente com os erros.
As etapas principais da implementação de OKR incluem:
- Stories about triumph and failure and moments in between, What Matters, Accessed 26 October 2023. ↩
- Five Mantras for the OKRs Coach, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKRs (Objectives and Key Results), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- The Four Intrinsic Rewards that Drive Employee Engagement, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Transparency: How OKRs Can Restore Public Trust, 2019, What Matters ↩
- How VC John Doerr Sets (and Achieves) Goals, Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkín é o fundador do BSC Designer, uma plataforma de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como seu núcleo. Ele possui mais de 20 anos de experiência em execução de estratégia e gestão de desempenho e é o criador do Strategy Execution Canvas, autor de dois livros e de mais de 100 artigos sobre estratégia, KPIs e gestão de desempenho. Conecte-se com Alexis no LinkedIn.