Estrutura 7-S: Lista de Verificação avançada com Iniciativas e Indicadores

A estrutura 7-S foi introduzida em 1980; mais tarde, em 1982, o modelo foi exibido ao público em geral no best-seller “Em Busca da Excelência” por Tom Peters e Robert Waterman. Dez anos depois, em 1992, David Norton e Robert Kaplan publicaram um artigo na Harvard Business Review apresentando o “Balanced Scorecard”.

Embora ambos os conceitos abordem o mesmo desafio da execução eficaz da estratégia, acho que cada uma das estruturas tem seu valor único para uma empresa.

Aqui está o que Robert Kaplan, um dos autores do conceito do Balanced Scorecard, diz:

Eu acredito que o BSC não é apenas totalmente consistente com a estrutura 7-S, mas também pode aprimorá-lo em uso.

Robert Kaplan em “Como o Balanced Scorecard complementa o modelo McKinsey 7-S” ¹

O artigo começa com uma declaração simples:

A imagem da coisa não é a coisa … Uma estrutura organizacional não é uma organização.

Mais tarde, Tom Peters explica na “Breve História do Modelo 7-S” [2]: “O arsenal da McKinsey consistia principalmente de estratégia e, secundariamente, estrutura.” não conseguiu executar sua estratégia e a pesquisa feita por Tom Peters, e mais tarde por seus colegas, foi sobre encontrar outros fatores de sucesso e alternativos ao projeto estrutural.

Ss Rígidos

“Rígidos” neste caso, refere-se a algo formal, tangível e mensurável. Existem três “Ss rígidos”:

• Strategy (Estratégia)
• Structure (Estrutura)
• Systems (Sistemas)

Ss Flexíveis

O restante do 7-S é “Ss Flexíveis”, referindo-se a conceitos menos formais e difíceis de medir:

• Shared Values (Valores Compartilhados)
• Skills (Habilidades)
• Style (Estilo)
• Staff (Pessoal)

Em seu artigo [2], Tom Peters captura o poder do conceito 7-S em 6 palavras:

Rígido é flexível. Flexível é rígido.

Tom Peters. Breve história do 7-S. [2]

“Rígido” (estratégia ou sistema de negócios), não gera um resultado sem “flexível” (pessoas e nossos valores). No Balanced Scorecard, existe uma idéia semelhante da mudança do foco em objetivos financeiros.

A parte importante da estrutura 7-S é um diagrama que tem uma forma de teia de aranha e consiste em 7 ciclos S e interconexões entre elas. Essa estrutura foi escolhida para sublinhar a complexidade de fatores que podem influenciar a mudança na empresa.

A abordagem de uma estrutura 7-S é multidimensional. Os elementos no gráfico 7-S estão interconectados com linhas de tamanho igual; todos os elementos são igualmente importantes e todos devem ser usados juntos.

Para progredir em um dos “Ss”, é necessário obter sucesso nos outros.

A forma do diagrama também é um ciclo. O diagrama não tem ponto de partida. Essa forma foi escolhida intencionalmente para demonstrar que:

Não é óbvio qual dos Ss será um fator determinante para resolver um problema comercial específico.

Fonte: Modelo 7-S.

Estrutura

Quando ouço “estrutura de negócios”, sempre tenho uma imagem do organograma.

O objetivo da estrutura da organização é dividir as tarefas e os recursos para que tudo funcione corretamente.

Uma pergunta curta:

Que estrutura precisamos para executar esta estratégia?

Estratégia

A estratégia é outra “S” rígido na estrutura 7-S. Essa é a rota de uma empresa para o sucesso. A estratégia responde à pergunta sobre o que a empresa deve fazer para obter sucesso, levando em consideração concorrentes e recursos limitados.

Uma pergunta curta:

O que devemos fazer para resolver o problema comercial especificado?

Sistemas

Temos uma estrutura de negócios e a estratégia. Mas, na verdade, como as coisas acontecem? A última “S” rígido é “Sistemas.”

Os sistemas dão vida a qualquer negócio:

• Como o cliente é tratado?
• Como o marketing funciona?
• Como funciona a entrega?

Tudo isso é suportado pelos sistemas.

Uma pergunta curta:

Que sistema de negócio precisamos usar ou inventar para executar a estratégia?

Estilo

Sem mais explicações, é fácil tirar uma conclusão falsa sobre a parte “Estilo” da estrutura 7-S. Seguindo as explicações no artigo original, eu definiria o “Estilo” do 7-S como um estilo de liderança e a cultura da empresa.

Em palavras simples: como os executivos gastam seu tempo?

Uma pergunta curta:

Que estilo de liderança e qualidades culturais nos ajudarão a alcançar um objetivo estratégico?

Equipe

Com esse “S”, os autores do conceito se referem ao pessoal da empresa. Há um ponto de vista interessante sobre por que os gerentes tendem a ignorar esse aspecto do negócio.

• Por um lado, existem programas formais de treinamento, sistemas de avaliação que são prerrogativas de RH.
• Por outro lado, há um aspecto de engajamento e motivação que é ignorado porque não está claro como controlá-los.

O resultado é que os gerentes não têm nenhum plano específico para melhorar os recursos de sua equipe.

Uma pergunta curta:

Como devemos ajudar os membros de nossa equipe em seu crescimento?

Habilidades

Com habilidades, a estrutura 7-S refere-se aos “atributos ou capacidades dominantes” da empresa. Existem vários aspectos interessantes destacados no artigo original.

• Primeiro, se a habilidade/capacidade não estiver explicitamente marcada, ela tenderá a se perder durante uma mudança de estratégia ou estrutura.
• Segundo, a nova habilidade pode aparecer apenas quando a habilidade antiga é revisada e removida/modificada junto com sua estrutura e sistemas de suporte.

Por esses dois motivos, é recomendável trabalhar com as habilidades de uma empresa ou, pelo menos, classificá-las adequadamente.

Uma pergunta curta:

Quais são as habilidades específicas que nos ajudarão? Que habilidades precisamos desenvolver?

Um dos autores do quadro resumiu:

Isso nos dá uma bolsa mais profunda para coletar nossas experiências.

Lowell Bryan, diretor do escritório de McKinsey em Nova York, compartilhou sua visão ⁴ das idéias principais da estrutura 7-S desta maneira:

A maioria de nós tem manchas negras… essa simples lista de verificação faz com que você dê um passo atrás e pense em elementos naturais para você.

Lowell Bryan, um diretor no escritório da McKinsey em Nova York

Vou usar o BSC Designer Online para automatizar o 7-S. Aqui está o meu modelo que você pode reutilizar para seus próprios desafios:

Fonte: Estrutura 7-S.

Como alternativa, você pode seguir as mesmas etapas do modelo PDF de fácil impressão da estrutura 7-S:

Download Modelo PDF 7s

Eu começaria com “Sistemas.“ Obter visitantes mais qualificados é atrair tráfego dos motores de busca. Atrair tráfego dos motores de busca é criar conteúdo de alta qualidade. Precisamos de um Sistema de Conteúdo Empresarial para isso.

Vou mapeá-lo para os “Sistemas” na forma de uma iniciativa (veja a captura de tela à direita).

Nós também precisamos de um Sistema de Marketing Empresarial. O objetivo deste sistema de negócios é promover o conteúdo nas mídias sociais e em outros meios.

Quanto às medidas para esse “S”, podemos conectar nosso sistema de marketing ao indicador de desempenho de marketing que fornecerá os KPIs necessários.

Como focaremos em nossos sistemas de negócios? Precisamos entender quem são nossos clientes e onde nós podemos encontrá-los. Para a “Estratégia“, nós podemos usar essas iniciativas:

1. Faça pesquisa de mercado para descobrir quem são nossos usuários e quais informações eles estão procurando.
2. Use o Sistema de Negócios de Conteúdo para criar conteúdo de alta qualidade para abordar às necessidades de clientes em potencial.
3. Use o Sistema de Negócios de Conteúdo para promover conteúdo criado para grupos de usuários alvo.

Nós precisamos criar conteúdo de alta qualidade. A empresa, por exemplo, não vai usar nenhum método de Black SEO. Seguindo o modelo 7-S, estou adicionando Usar só métodos de white-SEO para os valores compartilhados.

A criação de conteúdo de alta qualidade e a comercialização do novo conteúdo exigirá certas habilidades.

A parte “Habilidades” da estrutura 7-S sugere marcar explicitamente as habilidades necessárias.

• Precisamos de especialistas em nosso domínio, aqueles que têm excelentes habilidades de pesquisa e escrita.
• Precisamos de designers gráficos, por isso temos uma habilidade de design gráfico.
• Precisamos de alguém com habilidades de promoção de conteúdo.

Como recomendam os autores do 7-S, podemos tentar encontrar algumas medidas. Neste caso, usei métricas básicas de treinamento:

• Métrica principal: Horas de formação
• Métrica de atraso: Taxa de participação e Pontuação de exame

Em um projeto real, eu precisaria encontrar alguns KPIs melhores para treinamento, como discutimos, por exemplo, neste artigo.

Nós chegamos ao elemento “Equipe” da estrutura 7-S. Assumimos que:

• Nossos gerentes de marketing devem ser treinados em marketing de conteúdo
• Precisamos contratar um designer gráfico que faça ilustrações de acordo com nossas necessidades

Para fins de demonstração, sugiro usar duas métricas simples:

• Métrica principal: Entreviste candidatos com um objetivo de 20 entrevistas
• Métrica de atraso: Designers entrevistados

Você pode ver as duas métricas na captura de tela

Que estilo de liderança e qualidades culturais nos ajudarão a alcançar nosso objetivo? Nós deveríamos:

• Investir no treinamento do gerente atual?
• Contratar alguém novo?
• Terceirizar a meta?

O gerente de uma empresa deve decidir o que é mais apropriado nesse caso.

Além disso, precisamos comunicar os princípios da criação de conteúdo de alta qualidade e porque o precisamos para todos os membros da nossa equipe.

Que estrutura precisamos para enfrentar o desafio do tráfego do site?

Por exemplo, os especialistas em pesquisa e escrita podem ser orientados por um editor sênior.

Podemos ter algumas ideias sobre a estrutura que precisamos depois que todos os sistemas de negócios sejam formados.

No contexto do planejamento estratégico, existem dois tipos de estruturas:

• Estruturas de execução da estratégia. Como o Balanced Scorecard para a estratégia geral e a estrutura OKR mais leve para desafios específicos.
• Estruturas de formulação de estratégias. SWOT, Three Horizons, Constraints Analysis, PESTEL, Gap Analysis, etc. que ajudam as organizações a gerar novas ideias.

Confira a tabela de comparação para as estruturas de planejamento estratégico.