A estrutura 7-S, inventada por Tom Peters, é uma lista de verificação simples, porém poderosa, no conjunto de ferramentas de um gestor de alto nível. Saiba o que é e como aproveitar o seu potencial utilizando iniciativas e medidas.
No BSC Designer, discutimos algumas estruturas empresariais populares, como o Balanced Scorecard ou o OKR. A caixa de ferramentas de um gestor de alto nível nunca consiste em apenas uma ferramenta de negócios. Deve-se escolher a ferramenta de acordo com o ambiente empresarial, os recursos e as metas. Hoje, gostaria de falar sobre a consagrada estrutura 7-S da McKinsey.
7-S Template. Estrutura 7-S vs. Balanced Scorecard
A estrutura 7-S foi introduzida em 1980; mais tarde, em 1982, o modelo foi apresentado ao público em geral no best-seller “In Search of Excellence”, de Tom Peters e Robert Waterman. Dez anos depois, em 1992, David Norton e Robert Kaplan publicaram um artigo na Harvard Business Review, apresentando o seu “Balanced Scorecard”.
Embora ambos os conceitos abordem o mesmo desafio de uma execução eficaz da estratégia, considero que cada uma das estruturas tem o seu valor único para uma empresa.
Eis o que Robert Kaplan, um dos autores do conceito Balanced Scorecard, diz:
Acredito que o BSC não só é plenamente consistente com a estrutura 7-S, como também pode aprimorá-la na utilização.
Robert Kaplan em “How the Balanced Scorecard complements the McKinsey 7-S model” 1
A estrutura 7-S concentra-se principalmente nos fatores internos na sua decomposição da estratégia. Embora a sua capacidade de descrever a estratégia seja limitada, é claramente um dos principais intervenientes no setor de análise estratégica do diagrama do ecossistema.
Uma história do framework 7-S
Um dos autores do framework 7-S, o conhecido guru de negócios Tom Peters, compartilha a história do conceito empresarial em sua “Breve história do modelo 7-S (“McKinsey 7-S”)” 2.
O conceito foi introduzido em 1980 no artigo “Structure Is Not Organization” 3 publicado em Business Horizons. O artigo abordou questões de eficácia organizacional. Os coautores de Tom Peters foram Julien R. Phillips e Robert H. Waterman (todos trabalhavam, à época, no escritório de São Francisco da McKinsey & Company).
O artigo começa com uma afirmação simples:
A imagem da coisa não é a coisa… Uma estrutura organizacional não é uma organização.
Mais tarde, Tom Peters explica em “Breve história do modelo 7-S” [2]: “O arsenal da McKinsey consistia, em grande parte, de estratégia e, secundariamente, de estrutura.” As empresas não conseguiam executar sua estratégia, e a pesquisa realizada por Tom Peters e, posteriormente, por seus colegas, consistiu em encontrar outros impulsionadores do sucesso e alternativas ao desenho estrutural.
Nome do framework: Aliteração
Durante a sessão de brainstorming do design final do framework, os autores do artigo decidiram usar aliteração. Todas as 7 partes do framework deveriam começar com um “S”. Provavelmente por causa dessa decisão inteligente, o conceito ainda é uma parte indispensável de um conjunto de ferramentas de gestão empresarial.
7-S do Framework
De acordo com o framework 7-S, a mudança organizacional eficaz é impulsionada pelos 7-S. Existem “Ss duros” e “Ss suaves.”
Hard Ss
“Hard”, neste caso, refere-se a algo formal, tangível e mensurável. Existem três “hard Ss”:
- Stratégia
- Strutura
- Sistemas
Soft Ss
Os restantes 7-S são os “Soft Ss”, referindo-se a conceitos menos formais e difíceis de medir:
- Shared Valores
- Skills
- Style
- Staff
Fatores “duros” e “suaves” do sucesso
No seu artigo [2], Tom Peters capta o poder do conceito 7-S em 6 palavras:
O duro é suave. O suave é duro.
Tom Peters. Breve história do 7-S. [2]
O “duro” (estratégia ou sistema de negócio) não gera um resultado sem o “suave” (as pessoas e os nossos valores). No Balanced Scorecard, existe uma ideia semelhante de mudança do foco nos objetivos financeiros.
Diagrama 7-S
A parte importante do framework 7-S é um diagrama que tem a forma de uma teia de aranha e consiste em 7 ciclos S e interconexões entre eles. Essa estrutura foi escolhida para destacar a complexidade dos fatores que podem influenciar a mudança na empresa.
A abordagem de um framework 7-S é multidimensional. Os elementos no gráfico 7-S estão interconectados por linhas de tamanho igual; todos os elementos são igualmente importantes e todos eles devem ser usados em conjunto.
Para avançar em um dos “Ss”, é necessário alcançar sucesso nos outros.
A forma do diagrama também é um ciclo. O diagrama não tem ponto de partida. Essa forma foi escolhida intencionalmente para demonstrar que:
Não é óbvio qual dos Ss será um fator determinante para resolver um problema empresarial específico.
7-S Template. O que significa cada “S” em 7-S?
Agora, vamos revisar os Ss do modelo 7-S um a um. A aliteração usada no nome da estrutura ajuda a memorizar os elementos da estrutura, mas seu significado precisa ser explicado.
Estrutura
Quando ouço “estrutura de negócios”, sempre tenho a imagem do organograma.
O objetivo da estrutura organizacional é dividir as tarefas e os recursos para que tudo funcione adequadamente.
Uma pergunta curta:
Que estrutura precisamos para executar esta estratégia?
Estratégia
A estratégia é outro “S” rígido na estrutura 7-S. É o caminho de uma empresa para o sucesso. A estratégia responde à pergunta sobre o que a empresa deve fazer para alcançar o sucesso, levando em consideração os concorrentes e os recursos limitados.
Uma pergunta breve:
O que devemos fazer para resolver o problema de negócios especificado?
Sistemas
Temos uma estrutura de negócios e a estratégia. Mas, na prática, como as coisas acontecem? O último “S” duro é “Sistemas”.
Os sistemas dão vida a qualquer negócio:
- Como o cliente é tratado?
- Como o marketing funciona?
- Como a entrega opera?
Tudo isso é sustentado por sistemas.
Uma pergunta breve:
Que sistema de negócios precisamos usar ou inventar para executar a estratégia?
Estilo
Sem mais explicações, é fácil chegar a uma conclusão equivocada sobre a parte “Estilo” do modelo 7-S. Seguindo as explicações no artigo original, eu definiria o “estilo” do 7-S como um estilo de liderança e a cultura da empresa.
Em palavras simples: como os executivos gastam o seu tempo?
Uma pergunta curta:
Que estilo de liderança e que qualidades culturais nos ajudarão a alcançar um objetivo estratégico?
Equipe
Com este “S”, os autores do conceito referem-se às pessoas da empresa. Há um ponto de vista interessante sobre por que os gestores tendem a ignorar este aspecto do negócio.
- Por um lado, existem programas formais de formação, sistemas de avaliação que são uma prerrogativa de RH.
- Por outro lado, existe um aspecto de envolvimento e motivação que é ignorado porque não está claro como controlá-los.
O resultado é que os gestores não têm nenhum plano específico para melhorar as capacidades da sua equipa.
Uma pergunta breve:
Como devemos ajudar os membros da nossa equipa no seu crescimento?
Habilidades
No que diz respeito às habilidades, a estrutura 7-S refere-se aos “atributos ou capacidades dominantes” da empresa. Existem vários aspetos interessantes destacados no artigo original.
- Primeiro, se a habilidade/capacidade não estiver explicitamente assinalada, então tende a perder-se durante uma mudança de estratégia ou de estrutura.
- Segundo, a nova habilidade só pode surgir quando a habilidade antiga é revista e removida/modificada juntamente com a sua estrutura e os seus sistemas de suporte.
Por estas duas razões, recomenda-se trabalhar com as habilidades de uma empresa ou, pelo menos, rotulá-las adequadamente.
Uma pergunta breve:
Quais são as habilidades específicas que nos ajudarão? Que habilidades precisamos de desenvolver?
Uma análise mais formal de recursos e capacidades pode ser realizada com a estrutura VRIO.
Valores compartilhados
No artigo original, foi usada outra expressão com “S”: Objetivos superiores. Estes são os princípios/DNA da empresa expressos em altos níveis de abstração. Isto normalmente não faz sentido para pessoas de fora, mas significa muito para os colaboradores.
Uma pergunta curta:
Quais dos nossos princípios nos ajudam? Por que fazemos o que fazemos da forma como fazemos?
Conceito 7-S como uma lista de verificação para usuários avançados
Boas notícias. Podemos usar estes 7-Ss simplesmente como uma lista de verificação simples. Sem ciência de foguetes, sem software de automação.
Um dos autores do framework resumiu:
Isso nos dá uma bolsa mais profunda na qual coletar nossas experiências.
Lowell Bryan, um diretor no escritório de Nova York da McKinsey, compartilhou a sua visão 4 das ideias-chave do framework 7-S desta forma:
A maioria de nós tem pontos cegos… esta lista de verificação simples faz com que você recue e pense sobre elementos que lhe são naturais.
Lowell Bryan, um diretor no escritório de Nova York da McKinsey
Plano de ação e KPIs no framework 7-S
Oficialmente, um plano de ação e KPIs não fazem parte do framework 7-S. Mas é evidente que nenhuma estratégia pode ser executada sem sugerir e trabalhar em algumas iniciativas orientadas para a ação.
Quanto aos KPIs, as empresas já os utilizam em alguns sistemas de negócios (“Ss” “duros”). Os autores do framework 7-S esperam que os “Ss” “suaves” também sejam medidos:
“Acreditamos que estilo, sistemas, competências, metas superordenadas [posteriormente, “metas superordenadas” foram substituídas por “valores compartilhados”] podem ser observados diretamente, até mesmo medidos.”
“Estrutura não é organização,” Business Horizons [3]
Exemplo de implementação do framework 7-S com o software BSC Designer
Vamos aplicar o framework 7-S a uma tarefa empresarial real. Como exemplo, sugiro usar um desafio que qualquer empresa enfrenta hoje em dia:
Desafio empresarial: Obter mais visitantes qualificados para um website!
Ferramenta de automação vs. modelo em PDF
Antes, mencionei que, no caso de usar um framework 7-S como uma simples lista de verificação, não há necessidade de software de automação. Neste exemplo, pretendo conectar alguns dos “S” às métricas de desempenho e alinhá-los com planos de ação (iniciativas) — neste caso, o BSC Designer será muito útil.
Vou usar o BSC Designer para automatizar o 7-S. Aqui está o meu modelo que você pode reutilizar para os seus próprios desafios:
7-S Template. Alternativamente, você pode seguir as mesmas etapas do modelo em PDF amigável para impressão para o framework 7-S:
Sistemas
Eu começaria com “Sistemas.“ Obter mais visitantes qualificados tem a ver com atrair tráfego a partir dos motores de busca. Atrair tráfego a partir dos motores de busca tem a ver com criar conteúdo de alta qualidade. Para isso, precisamos de um Sistema de Negócios de Conteúdo.
Vou mapeá-lo para os “Sistemas” na forma de uma iniciativa (veja a captura de tela à direita).
Também precisamos de um Sistema de Negócios de Marketing. O objetivo deste sistema de negócios é promover o conteúdo nas redes sociais e por outros meios.
Quanto às medidas para este “S”, podemos conectar o nosso sistema de marketing ao scorecard de marketing que fornecerá os KPIs necessários.
Estratégia
Como iremos focar os nossos sistemas empresariais? Precisamos de compreender quem são os nossos clientes e onde os podemos encontrar. Para a “Estratégia,” nós podemos utilizar estas iniciativas:
- Realizar pesquisa de mercado para descobrir quem são os nossos usuários e que informação estão a procurar.
- Utilizar o Sistema Empresarial de Conteúdo para criar conteúdo de alta qualidade que responda às necessidades de potenciais clientes.
- Utilizar um Sistema Empresarial de Marketing para promover o conteúdo criado junto de grupos de usuários-alvo.
Valores compartilhados
Habilidades
A criação de conteúdo de alta qualidade e o marketing do novo conteúdo exigirão determinadas habilidades.
A parte “Habilidades” do framework 7-S sugere marcar explicitamente as habilidades necessárias.
- Precisamos de especialistas no nosso domínio, aqueles que tenham excelentes habilidades de pesquisa e redação.
- Precisamos de designers gráficos, para termos a habilidade de design gráfico.
- Precisamos de alguém com habilidades de promoção de conteúdo.
Como os autores do 7-S recomendam, podemos tentar encontrar algumas medidas. Neste caso, utilizei métricas básicas de treinamento:
- Métrica de tendência: Exemplo: Horas de formação
- Métrica de resultado: Taxa de participação e Ponto no exame
Em um projeto real, eu precisaria encontrar alguns KPIs melhores para treinamento, como discutimos, por exemplo, em este artigo.
Equipe
Chegamos ao elemento “Equipe” do framework 7-S. Pressupusemos que:
- Os nossos gestores de marketing devem ser treinados em marketing de conteúdo
- Precisamos contratar um designer gráfico que faça ilustrações de acordo com as nossas necessidades
Para fins de demonstração, sugiro usar duas métricas simples:
- Métrica de tendência: Entrevistar candidatos com uma meta de 20 entrevistas
- Métrica de resultado: Designers entrevistados
Você pode ver ambas as métricas na captura de tela.
Estilo
Que estilo de liderança e que qualidades culturais nos ajudarão a alcançar o nosso objetivo? Devemos:
- Investir na formação do gestor atual?
- Contratar alguém novo?
- Terceirizar a meta?
O gestor de uma empresa deve decidir o que é mais adequado neste caso.
Além disso, precisamos de ser capazes de comunicar a todos os membros da nossa equipa os princípios da criação de conteúdo de alta qualidade e por que precisamos disso.
Estrutura
Que estrutura precisamos para enfrentar o desafio do tráfego do website?
Por exemplo, os especialistas em pesquisa e redação podem ser orientados por um editor sénior.
Poderemos ter algumas perceções sobre a estrutura de que precisamos quando todos os sistemas de negócio estiverem formados.
Exemplo de modelo 7-S
Como resultado, teremos este modelo 7-S:
7-S Template. Este modelo 7-S nos dá uma visão geral do que podemos fazer em relação ao desafio do tráfego do site.
- Temos planos de ação com iniciativas específicas
- Temos KPIs que nos dirão se estamos no caminho certo na execução da nossa estratégia
Conclusão
Eu chamaria o modelo 7-S de uma bússola empresarial. A bússola, por si só, não o levará do ponto A ao ponto B, mas, sem ela, você não conseguirá concluir a jornada (executar a estratégia corretamente).
- O modelo 7-S ajuda a concentrar-se em diferentes aspectos do negócio, especialmente nas partes “suaves”, como Valores compartilhados, Competências, Equipe e Estilo.
- O modelo 7-S sugere uma conexão entre os Ss “suaves” e “duros” — ter um problema com um S bloqueará a obtenção de resultados.
- Todos os Ss, especialmente os “suaves”, podem ser medidos.
- Robert S. Kaplan (2005). How the balanced scorecard complements the McKinsey 7-S model VOL. 33 NO. 3 pp. 41-46, Emerald Group Publishing Limited, STRATEGY & LEADERSHIP ↩
- Tom Peters (2011, janeiro). Brief History of the 7-S (“McKinsey 7-S”) Model. http://tompeters.com/docs/7SHistory.pdf ↩
- Robert H. Waterman, JR., Thomas J. Peters, and Julien R. Phillips. (1980, junho). Structure is not organization, Business Horizons pp. 14-26. ↩
- Ideias duradouras: o framework 7-S. https://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/enduring-ideas-the-7-s-framework ↩
Alexis Savkín é arquiteto de estratégia e fundador do BSC Designer, uma plataforma de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como elemento central. É o criador do Strategy Execution Canvas, autor de dois livros e de mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho, e palestrante em conferências internacionais. Conecte-se com Alexis no LinkedIn.