BSC Designer ajudou a CAJA RURAL DE SALAMANCA a melhorar a eficiência estratégica e de controle
Já faz um ano desde que a CAJA RURAL começou a implementação do sistema de Balanced Scorecard usando a ferramenta BSC Designer. Um produto de software fácil de entender, mas poderoso, tornou-se uma solução perfeita para organizar o processo de implementação de forma suave. Vamos conferir a experiência que AGUSTIN GARCÍA, o diretor de planejamento e controle compartilhou conosco!
Introdução
CAJA RURAL DE SALAMANCA é uma grande instituição financeira localizada na Espanha. Oferece uma ampla gama de serviços financeiros, incluindo empréstimos, operações de cartão de crédito, poupança, conta corrente e muitos outros. A empresa apresentou crescimento econômico nos últimos anos. Lidando com um grande número de atividades dentro da empresa e um número crescente de clientes, a alta administração decidiu implementar o sistema de Scorecard Balanceado. Após a realização de pesquisas, o BSC foi considerado uma ferramenta perfeita que poderia ajudar não apenas a criar uma estrutura bem organizada de atividades, mas também a entender as metas e perspectivas da empresa e a fazer expectativas e previsões realistas sobre o crescimento do desempenho futuro.
O Desafio
O processo de localizar mudanças que os gerentes esperavam do sistema Balanced Scorecard para executar já ajudou os líderes da empresa a entender melhor a entidade de seus negócios e seus propósitos. O plano de implementação de quatro anos consistia em muitos objetivos a serem alcançados, incluindo:
- Desenvolvimento do departamento estratégico;
- Construção de um gráfico de atividades para obter o mapa das perspectivas da empresa (Mapa estratégico);
- Revisão da atividade estratégica e de planejamento, encontrando indicadores de tendência e de resultado;
- Estabelecimento do processo de ligação entre atividades estratégicas e operacionais;
- Monitoramento da atividade operacional para ser direcionada a objetivos estratégicos;
- Melhoria do desempenho da empresa (como o mais importante);
- E outros.
Como um departamento responsável por estratégia, o departamento de planejamento e controle começou a fornecer a implementação do Balanced Scorecard, bem como a escolha da ferramenta que pudesse apresentar um dashboard útil, economizando tempo e recursos. Após visualizar vários programas de dashboard, o BSC Designer foi escolhido como uma ferramenta que fornecia todas as funções necessárias. Além disso, o BSC Designer mostrou-se fácil de usar (o que economizou muito tempo no ensino do pessoal sobre como usar o software).
Após a escolha do dashboard, o departamento de planejamento e controle iniciou a implementação, centralizando a utilização do programa. As áreas avaliadas foram comercial e marketing, recursos humanos, Intervenção Geral, Investimentos, Organização e Processamento de Dados. O calendário foi adaptado ao período de execução das ações de cada departamento. O horizonte temporal é de quatro anos, mas as ações do departamento são em um ano.
solução do BSC Designer
O diretor de planejamento e controle tornou-se responsável por fornecer informações ao programa BSC Designer em coordenação com um grupo de trabalho que projeta e realiza o acompanhamento do Plano Estratégico. As informações de saída foram usadas pela Sede e chefes de departamentos.
O suporte técnico foi realizado no departamento de planejamento e controle: sua função era resolver qualquer problema que surgisse junto com o serviço de suporte por e-mail e telefone do BSC Designer. Por exemplo, um dos problemas era a necessidade de relatórios em espanhol; e foi resolvido com sucesso em vários dias.
Há um ano, quando o processo de implementação começou, foi decidido usar o BSC Designer offline: as metas eram avaliadas periodicamente e revisadas pelo grupo de trabalho. Mas a gestão está considerando a possibilidade de configurar o funcionamento online do programa, criando uma rede de painéis que poderia melhorar o modelo de gestão em cascata e reduzir o tempo desperdiçado na atualização das informações.
Quanto ao monitoramento de atividades e departamentos, o grupo responsável pelo BSC realizou uma análise dos processos internos em colaboração com os chefes de departamento, tendo em mente as necessidades do cliente e também começou a receber, coletar e analisar as informações para as Perspectivas de Cliente, Inovação e Aprendizado e Financeiras.
Os especialistas da CAJA RURAL usaram não apenas o modelo de árvore de projeto do BSC Designer, mas também algumas outras funções que a ferramenta pode fornecer. As funções mais utilizadas foram:
- Indicadores importados: a função foi usada para consolidar informações importadas da Entidade;
- Mapa Estratégico: os especialistas da empresa elaboraram um mapa estratégico com causalidade inserindo cada um dos objetivos estratégicos;
- Relatórios: a equipe utilizou relatórios (tanto em HTML quanto baseados em MS Excel) para monitorar o Plano Estratégico e relatar os resultados de seu trabalho ao nível hierárquico superior (Sede). Os relatórios mais comumente usados foram o Relatório HTML e o Relatório de Painel;
- Fórmulas personalizadas: os especialistas utilizam fórmulas personalizadas ocasionalmente (vários indicadores precisavam de algumas fórmulas especiais para serem calculados).
Resultado
Após um ano desde a data de início do processo de implementação do sistema BSC, fornecido pelo BSC Designer como um painel, a empresa desenvolveu com sucesso sua atividade estratégica – o importante subsistema de gestão, permitindo que a empresa soubesse a direção a seguir.
O departamento de planejamento e controle, a equipe responsável pela implementação do sistema, revisou a estratégia, determinando os objetivos estratégicos e seus pesos. Inserindo essas informações no projeto do BSC Designer passo a passo, a equipe criou um mapa estratégico claro e exato. O BSC conseguiu transferir objetivos específicos acordados com a visão da Instituição Financeira. Após isso, os objetivos estratégicos começaram a ser traduzidos em tarefas operacionais com a ajuda dos chefes de departamento. O processo dessa tradução ainda não está concluído, mas a gestão tem excelentes expectativas a respeito.
Até agora, o nível de implementação atual é para o departamento de planejamento e controle. Todos os outros departamentos estão apenas começando a trabalhar sob a cobertura do sistema. Mas o BSC já trouxe alguns benefícios para a empresa. Por exemplo, permitiu padronizar o Plano Estratégico da Entidade por quatro anos. Além disso, juntamente com o Plano Estratégico e o BSC, Caja Rural elaborou um mapa estratégico que apoia as ações propostas por cada departamento. Isso vai proporcionar e avaliar os objetivos do Plano.
Para uma grande empresa, é necessário tempo para implementar qualquer sistema ou aplicação; até mesmo uma nova calculadora pode ser implementada por meses. O Balanced Scorecard não é algo fácil de implementar, é necessário uma enorme quantidade de trabalho para construir o mapa do BSC e vinculá-lo a cada subsistema de gestão. Em outras palavras, todo o sistema de gestão deve ser revisado de acordo com a estratégia da empresa. O BSC Designer tem como objetivo ajudar os gestores corajosos, que decidiram implementar este sistema, fornecendo-lhes ferramentas úteis para evitar o desperdício de tempo e recursos e facilitar seu trabalho. Após a implementação, o programa pode fornecer sua manutenção, calculando valores de desempenho, organizando a vinculação às partes do banco de dados e automatizando o processo de funcionamento do BSC de muitas outras maneiras.
Mais exemplos do balanced scorecard
BSC Designer é um software de execução de estratégia que aprimora a formulação e execução da estratégia por meio de KPIs, mapas estratégicos e dashboards. Nosso sistema proprietário de implementação de estratégia orienta as empresas na aplicação prática do planejamento estratégico.