Um fabricante de bebidas substituiu relatórios dispersos do Excel por um sistema de KPIs compartilhado, primeiro na equipe de qualidade e, posteriormente, em toda a planta, utilizando integração com ERP e um caso claro de ROI para justificar a mudança.
Implementar o sistema de KPI na fabricação de bebidas: fatos principais
Antes
Os departamentos acompanhavam métricas em arquivos Excel separados, com definições diferentes, e os gestores passavam horas consolidando relatórios.
Depois
As Equipes usavam uma plataforma compartilhada de KPI conectada a dados de ERP, com definições comuns e evidências anexadas a cada KPI.
Tem um relatório de KPIs baseado em Excel ou um scorecard departamental? Compartilhe-o com a equipe do BSC Designer para testar como o acompanhamento de KPIs pode passar de planilhas dispersas para um sistema conectado de execução da estratégia.
Comece com um departamento, valide a abordagem e use os resultados antes de uma implementação mais ampla.
Perfil da empresa: empresa de fabricação de bebidas
Este caso descreve um fabricante de bebidas sediado nos EUA que produz bebidas para grandes clientes do varejo e clientes regionais a partir de uma única unidade de produção.
A empresa emprega cerca de 230 pessoas e produz aproximadamente 90 milhões de galões por ano. As matérias-primas chegam à fábrica, as bebidas são produzidas no local e os produtos acabados são enviados para todo o país.
Principais desafios: definições compartilhadas de KPI e prontidão para auditoria
A empresa tinha dados de produção, dados de expedição e dados de qualidade. O problema era que cada departamento acompanhava o desempenho de forma diferente, o que tornava os relatórios em nível de empresa pouco confiáveis.
- Diferentes métodos de acompanhamento de KPI. Os departamentos usavam as suas próprias planilhas ou relatórios.
- Sem definições compartilhadas. A mesma métrica significava coisas diferentes em diferentes equipes.
- Relatórios manuais. Os gestores passavam horas a consolidar arquivos do Excel todos os meses.
- Lacunas na prontidão para auditoria. As evidências para as métricas de qualidade eram armazenadas separadamente dos relatórios de KPI.
A situação foi resumida pelo cliente:
“Cada departamento, de alguma forma, está acompanhando determinadas coisas, mas, em toda a empresa, não temos visibilidade das métricas de todos.”
Pilote no Departamento de Qualidade e construa o business case
A empresa começou com um departamento para comprovar o valor antes de expandir o sistema de forma mais ampla. A equipe de qualidade foi escolhida porque tinha métricas claras, auditorias frequentes e uma grande carga de trabalho de relatórios.
Durante o piloto, os gestores precisaram explicar à liderança como a mudança afetaria custo, tempo e risco. A equipe utilizou a calculadora de ROI do BSC Designer como um modelo de exemplo e, em seguida, mediu as economias no seu próprio ambiente para validar os números. As áreas em foco foram:
- Tempo de relatórios. Horas gastas preparando e verificando planilhas, medido em pelo menos 7 horas por colaborador da qualidade por semana.
- Custo de erro. Retrabalho causado por números inconsistentes.
- Preparação para auditoria. Tempo gasto coletando documentos para revisões de clientes ou de qualidade.
O piloto mostrou melhorias práticas.
- Definições de KPI compartilhadas. Os departamentos reportaram as mesmas métricas da mesma forma.
- Redução do tempo de relatórios. A preparação de planilhas na equipe de qualidade caiu cerca de 70-80%.
- Melhor prontidão para auditoria. O tempo necessário para encontrar evidência de suporte caiu cerca de 90%, e pesquisas internas confirmaram maior confiança na prontidão para auditoria.
- Melhor coordenação. Produção, logística e qualidade utilizaram os mesmos números.
Esses resultados quantificados ajudaram os gestores a apresentar um caso claro para expandir o sistema.
Após o piloto demonstrar resultados claros, a mesma abordagem foi utilizada em logística, produção e manutenção. Os Scorecards desses departamentos foram conectados usando a funcionalidade de alinhamento da plataforma, para que a gestão pudesse ver como os resultados departamentais apoiavam os objetivos da empresa.
Relatar o desempenho com base em evidências
A equipe de qualidade mantinha evidências, como relatórios de inspeção, notas ou listas de verificação digitalizadas, em pastas separadas e em conversas de e-mail. Encontrar a versão correta durante uma auditoria era difícil e demorado.
Foi definida uma estrutura de evidências para cada KPI, de modo que as equipes soubessem quais documentos eram obrigatórios, quais eram opcionais e quando as evidências precisavam ser carregadas antes que uma atualização de KPI fosse aceita.
Isso reduziu o tempo gasto procurando documentos e aumentou a confiança nos resultados relatados.
Conectar KPIs aos dados do ERP
A empresa exportou dados operacionais do seu sistema ERP para arquivos CSV e usou essas exportações em planilhas dos departamentos. Os mesmos arquivos foram usados para preencher scorecards de KPI durante o piloto. As seguintes melhorias permitiram uma integração mais estável:
- Conecte bancos de dados diretamente. As tabelas foram vinculadas para que os valores de KPI viessem diretamente de fontes de dados controladas.
- Use integração via API. Atualizações automatizadas foram configuradas para que os dados do ERP alimentassem os KPIs sem etapas manuais.
Essa abordagem permitiu que o sistema de KPI funcionasse com as fontes de dados existentes sem alterar a forma como as transações do ERP eram registradas.
Como justificar a migração do Excel para uma plataforma de KPI
Uma das principais iniciativas neste caso foi o piloto com o departamento de qualidade, que ajudou a quantificar os resultados e as economias esperados e deu à alta administração razões claras para se afastar das planilhas. Aqui estão etapas que outras organizações podem seguir:
- Comece com um departamento. Escolha um departamento com métricas claras e carga de trabalho de relatórios.
- Meça o tempo economizado e a redução de erros. Use uma calculadora de ROI para estimar o impacto financeiro.
- Conecte os dados gradualmente. Comece com exportações e, em seguida, automatize com integração via API.
- Use o BSC Designer como a plataforma de KPI. Ele oferece acompanhamento estruturado de KPIs, links de evidência e alinhamento entre departamentos sem substituir os sistemas existentes.
BSC Designer é um software de execução de estratégia com o Balanced Scorecard como base. Ele ajuda as organizações a transformar planos estratégicos em uma arquitetura de estratégia conectada, alinhando objetivos, KPIs, iniciativas, riscos e mapas estratégicos em um só lugar. Nosso sistema de implementação de estratégia explica como colocar a estratégia em prática, e o modelo de workshop de execução de estratégia ajuda as equipes a aplicá-la em sessões internas de estratégia.