Como fornecedor do BSC Designer, software de planejamento estratégico, recebemos regularmente Solicitações de Propostas (RFP) dos departamentos de compras. Neste artigo, gostaria de compartilhar alguns conselhos que ajudariam as empresas na escolha de um software de planejamento estratégico.
Estruturei o artigo para cobrir os seguintes tópicos:
- Classe do software: Balanced Scorecard vs. Planejamento Estratégico vs. Rastreamento de Metas
- Principais recursos de ferramentas especializadas em planejamento estratégico
- Critérios comerciais genéricos a considerar (ritmo de inovação, suporte)
- Nuances técnicas para estar preparado
Se você acha que há alguns critérios adicionais, por favor, compartilhe nos comentários.
Introdução: O que é Software Especializado de Planejamento Estratégico?
Vamos começar com uma definição do que estamos procurando e o que não estamos.
Balanced Scorecard vs. Software de Planejamento Estratégico
Vamos começar destacando a diferença entre software de ‘Balanced Scorecard’ e software de ‘Planejamento Estratégico’.
Uma resposta simples e direta:
O software de Balanced Scorecard automatiza a estrutura Balanced Scorecard K&N, enquanto o software de planejamento estratégico é um termo mais geral que se refere à automação de uma gama mais ampla de modelos de negócios.
Para fornecer uma resposta mais específica, vamos examinar o ecossistema de estruturas de planejamento estratégico.
Cada estrutura sugere sua própria abordagem única para decompor as complexidades do ambiente externo e interno. Embora coloquemos o Balanced Scorecard no segmento de estruturas de execução de estratégia, há outras estruturas de suporte, como a PESTEL, as Cinco Forças e a Análise de Stakeholders, que abordam os desafios do planejamento estratégico a partir de diferentes ângulos.
Ao usar o Balanced Scorecard K&N na prática, você precisa:
- Conectá-lo à análise de fatores externos (estrutura PESTEL),
- Mapear as expectativas de clientes internos e externos (derivadas da análise de Stakeholders),
- Levar em conta a concorrência e conectar a alguns scorecards de suporte (funcionais), etc.
Nesse sentido, o termo “software de planejamento estratégico” é uma explicação mais versátil do que uma organização está procurando.
OKRs vs. Software de Planejamento Estratégico
Semelhante ao Balanced Scorecard, a estrutura OKRs ocupa o segmento de execução de estratégia em nosso diagrama. Em termos de automação, as mesmas ideias se aplicam: em um ambiente de negócios real, a estrutura precisará de entradas de outras ferramentas de negócios.
À primeira vista, os OKRs podem parecer completamente diferentes, mas se olharmos além da diferença na terminologia, parece que a estrutura OKRs pode ser automatizada de acordo com um modelo típico de metas/KPIs/iniciativas.
Outro aspecto a mencionar: dentro da arquitetura de scorecards de estratégia alinhados, as organizações podem seguir várias estruturas de execução, dependendo do nível de decomposição. Alguns de nossos clientes conseguiram misturar com sucesso o Balanced Scorecard clássico com os OKRs leves.
Qual Estrutura o BSC Designer Suporta?
O BSC Designer foi inicialmente focado apenas na estrutura Balanced Scorecard. Seguindo as necessidades mutáveis dos nossos clientes, mudamos para uma solução mais abrangente. Nossa visão atual de planejamento estratégico é explicada no Sistema de Implementação de Estratégia.
Um breve resumo do Sistema de Implementação é que, para uma execução eficaz da estratégia, precisamos começar com uma análise das necessidades dos stakeholders, combinar várias estruturas de negócios, dividir metas complexas em três quantas (metas, KPIs, iniciativas), organizar essas quantas em scorecards e, finalmente, alinhar os scorecards juntos para formar uma estratégia abrangente.
Rastreamento de Metas vs. Software de Planejamento Estratégico
Outra fonte de confusão surge dos especialistas em marketing de software de rastreamento de metas.
Na tentativa de atender a todos os mercados, eles tendem a apresentar suas ferramentas como uma solução universal para qualquer desafio, incluindo planejamento estratégico. É por isso que você pode encontrar listas de comparação de ferramentas de ‘planejamento estratégico’ que não listam nenhuma marca conhecida de planejamento estratégico, apenas ferramentas comuns de produtividade/comunicação. Não fique surpreso; simplesmente explore mais.
O software de rastreamento de metas é eficaz para sua área de aplicação, mas pode não atender às necessidades da equipe de estratégia.
Considere a escolha de ferramentas elétricas:
Um furadeira para pequenos reparos domésticos não substituirá a usada por empreiteiros de construção.
Nesse sentido, as ferramentas de rastreamento de metas são algo que todos os membros da sua equipe devem ter para relatar seu progresso, enquanto o software especializado de execução de estratégia será usado principalmente pela equipe de estratégia para ver o panorama geral e acompanhar as iniciativas estratégicas.
A diferença entre ‘operacional’ e ‘estratégico’ neste caso não é meramente semântica; também reflete uma escolha específica de ferramentas otimizadas para trabalhar com um nível mais alto de incerteza dentro do cenário de negócios do domínio GRC (Governança, Risco, Conformidade).
Usuários e Papéis na Adoção de Software de Planejamento Estratégico
Um dos fatores que definem o orçamento destinado à compra de uma assinatura de software de planejamento estratégico, bem como sua futura eficácia, é quantos funcionários estão envolvidos no planejamento estratégico.
Você pode ter ouvido o ditado de que a estratégia deve ser o trabalho de todos na organização. Esta afirmação faz algum sentido se estivermos falando sobre a execução da estratégia, mas quando se trata de desenvolvimento da estratégia, os papéis dos funcionários variam dependendo da organização e da maturidade do seu processo de planejamento estratégico.
Definimos três níveis de funcionários, dependendo do seu envolvimento no planejamento estratégico:
- Nível 1. Consciência
- Nível 2. Contribuição
- Nível 3. Colaboração/Propriedade
Ao expandir para a unidade de negócios, departamento ou nível organizacional, estamos falando sobre vários níveis de maturidade do planejamento estratégico:
- Nível 1. Estratégia formal
- Nível 2. Estratégia em cascata
- Nível 3. Estratégia colaborativa
Além disso, com a crescente complexidade da organização, surge o papel do Escritório de Gestão da Estratégia.
Recursos Essenciais do Software de Planejamento Estratégico
Uma ferramenta de software especializada em planejamento estratégico deve suportar nativamente estas funções:
- Gestão e alinhamento de stakeholders. Identificação de stakeholders e implementação de suas ambições estratégicas.
- Mapeamento de estratégia. O mapa estratégico de uma página derivado do Balanced Scorecard K&N é uma ferramenta poderosa para comunicar a estratégia.
- Indicadores de tendência e resultado. Enquanto qualquer ferramenta de rastreamento de metas quantifica o progresso, no planejamento estratégico, precisamos distinguir o progresso relacionado aos fatores de sucesso (indicadores de tendência) e os resultados (quantificados pelos indicadores de resultado).
- Iniciativas. No planejamento estratégico, metas ou objetivos desempenham o papel principal; os KPIs e iniciativas são papéis secundários. Isso é um bom diferenciador para ferramentas de definição de metas que são centradas em tarefas.
- Alinhamento ou Cascata. No melhor dos casos, as ferramentas de rastreamento de metas veem a estratégia como uma pirâmide onde elementos de nível inferior contribuem para níveis superiores; isso funciona em um nível operacional. Em um nível estratégico, a mecânica muda – às vezes é a conexão hierárquica mencionada, às vezes são conexões contextuais. O grau de volatilidade e ambiguidade no planejamento estratégico é muito maior, então podemos precisar conectar várias subestratégias.
- Gestão de Riscos. O efeito da incerteza é importante no domínio do planejamento estratégico; consideramos o risco ao formular metas e trabalhar em iniciativas.
Critérios Comerciais para Escolha
Vamos discutir alguns critérios comerciais comuns para a escolha de software especializado em planejamento estratégico.
Ritmo das Inovações
No meu artigo sobre inovações no Medium, recomendei que as empresas se tornassem ‘inovadoras sistemáticas’, usando a Singapore Airlines e a Tesla como exemplos.
Ao selecionar uma solução de planejamento estratégico, escolha fornecedores que melhorem regularmente seu produto. Procure logs de lançamento, anúncios de novas versões no YouTube e discussões em grupos de usuários.
Suporte e Treinamento
A Tesla não apenas liderou a transição para veículos elétricos, mas também mudou o modelo de vendas e pós-serviço, cortando taxas desnecessárias de concessionárias locais. Idealmente, o software que você vai usar não deve exigir treinamento específico para começar e deve incluir materiais de treinamento interativos relevantes.
Deve haver alguém na equipe de suporte que possa ajudá-lo, mas ter alguém visitando você no local pode ser um custo desnecessário.
Finalmente, se o software que você vai usar está na nuvem, por que o suporte deve ser fornecido no local?
Negócio Estabelecido
Continuando o tema da inovação e do suporte personalizado, eu focaria a aquisição em um grupo de fornecedores com pelo menos 5 anos de experiência no domínio do planejamento estratégico.
A extensa base teórica do planejamento estratégico limita os novos entrantes de desenvolverem rapidamente software profissional.
Suporte a Múltiplas Estruturas
Evite ferramentas que se especializam em uma única estrutura de planejamento estratégico, como OKR, Hoshin Kanri ou Balanced Scorecard exclusivamente.
A complexidade do ambiente de negócios exigirá que sua organização aborde os desafios de diferentes perspectivas, envolvendo várias estruturas e ferramentas de suporte.
A flexibilidade do software de automação e sua capacidade de se adaptar a várias ferramentas de negócios é fundamental para otimizar o custo total de propriedade.
Testemunhos, Avaliações, Opiniões
Sites de avaliação como o G2 podem ser úteis, mas no caso de software de planejamento estratégico, não se impressione com o grande número de avaliações. Entre nossos concorrentes, existem empresas estabelecidas de software de planejamento estratégico que não têm 1000+ avaliações simplesmente porque priorizam o desenvolvimento em detrimento do marketing.
No caso do BSC Designer, nossos clientes potenciais nunca se interessaram por avaliações genéricas; em vez disso, perguntaram sobre a aplicação do software a um domínio de negócios específico ou a existência de referências da sua região. Você pode encontrar e filtrar as informações necessárias na seção de histórias de clientes.
Critérios Técnicos para a Escolha de Software de Planejamento Estratégico
Vamos discutir alguns critérios técnicos a serem considerados ao escolher software de planejamento estratégico. Se você planeja usar um conjunto abrangente de critérios para avaliar potenciais fornecedores, considere usar o modelo de scorecard de avaliação disponível no BSC Designer para pontuar os fornecedores.
A Nuvem é a Escolha Preferida sobre o Local
A partir de aproximadamente 2014, vimos um declínio no interesse pela implementação da versão hospedada. Após a Covid-19, a maioria das empresas prefere a nuvem como a maneira garantida de sempre ter acesso à versão mais recente e remover a manutenção no local.
A menos que você esteja em uma indústria estritamente regulamentada, concentre-se em soluções de planejamento estratégico baseadas na nuvem.
Procure ferramentas com:
- Mecanismos adequados de governança de dados implementados e
- A possibilidade de migrar dados para evitar o bloqueio.
Qualquer empresa com sede na Europa deve fornecer essa funcionalidade de acordo com a regulamentação de privacidade de dados.
Web Responsiva é Preferível a Aplicativos Nativos
Esta recomendação pode parecer paradoxal, mas a prática mostra que as ferramentas web responsivas superam os aplicativos nativos a longo prazo. A razão é que manter o mesmo ritmo de desenvolvimento para várias plataformas (desktop, web, iOS, Android) é desafiador. Se um fornecedor de software pretende fornecer a melhor experiência possível, deve focar em uma coisa. Caso contrário, veremos aplicativos desatualizados que carecem de funções importantes em comparação com suas versões web.
Empresas mobile-first (como startups fintech, por exemplo) concentram seus principais esforços de desenvolvimento em aplicativos nativos. No caso do software de planejamento estratégico, os smartphones são usados principalmente para visualizar estratégias e entradas rápidas de dados, enquanto o trabalho principal ocorre em desktops ou tablets.
Saiba mais sobre como o aplicativo BSC Designer se adapta às telas de smartphones.
Prepare-se para a IA com Trilha de Auditoria Detalhada
O estado de desenvolvimento da IA ainda está longe de substituir estrategistas, mas é razoável prever que na próxima década seu papel de co-piloto irá revolucionar a forma como as estratégias são criadas.
Ao escolher uma ferramenta de planejamento estratégico, considere a capacidade do software de reter logs de atividades ou uma trilha de auditoria. Hoje, isso pode parecer um recurso menor relevante apenas para fins de conformidade, mas pense na vasta quantidade de dados relevantes que poderia fornecer à futura IA.
Imagine uma ferramenta de IA que entende e lembra o raciocínio por trás de todas as decisões que você tomou, todas as hipóteses estratégicas que você validou, seus resultados, interdependências e fatores externos em constante mudança. Imagine uma IA que utilizará todas essas informações para apoiar sua equipe com as decisões que você toma hoje.
O estado atual da IA ainda não chegou lá, mas é crucial começar a coletar todos
os dados relevantes hoje. Na prática, isso significa digitalizar sua estratégia em primeiro lugar e usar ferramentas digitais para todas as futuras sessões de discussão estratégica.
Saiba mais sobre a funcionalidade de IA no BSC Designer.
Migração da Estratégia Existente
Uma implementação típica de software de planejamento estratégico começa com a migração da estratégia existente. Muito provavelmente, você encontrará algumas ferramentas de automação para migração, como temos em nosso software.
Na fase de aquisição, é uma boa ideia fornecer ao fornecedor uma amostra dos seus dados estratégicos em Excel para estimar a possibilidade de importação e a necessidade de algum pré-processamento de dados.
Conectando-se à Fonte de Dados
Um desafio típico ao implementar uma ferramenta de planejamento estratégico é conectá-la às soluções de negócios existentes. É possível criar uma conexão perfeita se as ferramentas de negócios que você usa tiverem interfaces para ferramentas de terceiros.
O requisito de ‘integração completa da solução XYZ’ não fará sentido para o fornecedor de software de planejamento estratégico. Ao trabalhar em solicitações de propostas, tente responder a estas perguntas:
- Quais ferramentas precisam ser integradas à ferramenta de planejamento estratégico?
- Essas ferramentas têm acesso à nuvem via API?
- Que tipo de dados precisa ser compartilhado?
- São dados estruturados/agrupados?
Aqui está o diagrama que recomendamos para os usuários do nosso software abordarem os desafios de integração de dados.
No caso do BSC Designer, temos vários conectores que os usuários podem aplicar.
Testar as Águas Criando um Protótipo
Se você filtrar os candidatos óbvios (as ferramentas de definição de metas), o conjunto de recursos apresentados pela ferramenta especializada de planejamento estratégico será semelhante.
A principal diferença é como o software se sente e se ele se encaixa na cultura estratégica que você segue em sua organização.
Não há caminho rápido aqui; a única maneira é selecionar 3-5 ferramentas, assinar uma versão de teste e tentar construir um protótipo.
Dados Legados
A implementação de software de planejamento estratégico também é uma maneira de atualizar sua cultura de gestão de desempenho. Não tente migrar todos os seus dados legados para a ferramenta. A automação ajuda a evitar muita papelada desnecessária. Veja a abordagem promovida pela ferramenta, decida o que levar com você para o novo software.
Conclusões
As ferramentas de planejamento estratégico desempenham um papel crucial em orientar as organizações durante o período VUCA (volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade). Essas ferramentas são projetadas para gerenciar hipóteses educadas, priorizando a adaptabilidade em detrimento de planos rígidos.
Ao longo do artigo, exploramos as etapas essenciais do processo de aquisição, oferecendo recomendações para facilitar a jornada de tomada de decisão.
Para uma discussão mais aprofundada sobre suas necessidades de automação da sua estratégia, revise os 
slides de apresentação oficiais e não hesite em entrar em contato com a equipe do BSC Designer.
Alexis é o CEO da BSC Designer com mais de 20 anos de experiência em planejamento estratégico. Ele possui formação acadêmica em matemática aplicada e ciência da computação. Alexis é autor do “Sistema de Implantação de Estratégia em 5 Passos”, do livro “Sistema de KPI em 10 Passos”, e de “Seu Guia para o Balanced Scorecard”. Ele é palestrante regular em conferências da indústria e escreveu mais de 100 artigos sobre estratégia e medição de desempenho. Seu trabalho é frequentemente citado em pesquisas acadêmicas e por profissionais da indústria.