A complexidade crescente do cenário empresarial e regulatório está entre as tendências atuais na disciplina de estratégia. Essas forças motrizes estão impactando os requisitos para software de planejamento estratégico:
- Em vez de apenas automatizar KPIs, as organizações agora buscam integrar a gestão de stakeholders, controles internos e funções de GRC.
- O papel dos fornecedores de software de estratégia evoluiu de simplesmente fornecer software para educar os clientes sobre as melhores práticas em planejamento estratégico.
Baixar o Modelo de Documento de RFP: um documento editável do MS Word para solicitar propostas de fornecedores de software de planejamento estratégico.
Como fornecedor do BSC Designer, software de planejamento estratégico, recebemos regularmente Solicitações de Propostas (RFPs) dos departamentos de compras. Neste artigo, gostaria de compartilhar alguns conselhos para ajudar as empresas a escolherem o software de planejamento estratégico correto.
Estruturei o artigo para cobrir estes tópicos:
- Classe do software: Balanced Scorecard vs. Planejamento Estratégico; OKRs vs. Planejamento Estratégico; Acompanhamento de Metas vs. Planejamento Estratégico
- Principais características de ferramentas especializadas em planejamento estratégico
- Critérios comerciais genéricos a considerar (ritmo de inovação, suporte)
- Nuances técnicas para estar preparado
Se você achar que há alguns critérios adicionais, por favor, compartilhe nos comentários.
Introdução: O que é software de planejamento estratégico especializado?
Vamos começar com uma definição do que estamos procurando e do que não estamos.
Balanced Scorecard vs. Software de Planejamento Estratégico
Vamos começar destacando a diferença entre o software ‘Balanced Scorecard’ e o de ‘Planejamento Estratégico’.
Uma resposta simples é:
O software Balanced Scorecard automatiza o framework do Balanced Scorecard de K&N, enquanto o software de planejamento estratégico é um termo mais geral que se refere à automação de uma gama mais ampla de modelos de negócios.
Para fornecer uma resposta mais específica, vamos examinar o ecossistema de frameworks de planejamento estratégico.
Cada framework sugere sua própria abordagem única para decompor as complexidades do ambiente externo e interno. Enquanto colocamos o Balanced Scorecard no segmento de frameworks de execução de estratégias, há outros frameworks de apoio, como PESTEL, Cinco Forças, e Análise de Stakeholders, que abordam os desafios do planejamento estratégico de diferentes ângulos.
Ao usar o Balanced Scorecard de K&N na prática, é necessário:
- Conectá-lo à análise de fatores externos (framework PESTEL),
- Mapear as expectativas de clientes internos e externos (derivadas da análise de Stakeholders),
- Levar em consideração a competição e conectar a alguns scorecards de apoio (funcionais), etc.
Nesse sentido, o termo “software de planejamento estratégico” é uma explicação mais versátil do que uma organização está buscando.
OKRs vs. software de planejamento estratégico
Semelhante ao Balanced Scorecard, a estrutura OKRs ocupa o segmento de execução de estratégia em nosso diagrama. Em termos de automação, aplicam-se as mesmas ideias: em um ambiente empresarial real, a estrutura precisará de entradas de outras ferramentas de negócios.
À primeira vista, os OKRs podem parecer completamente diferentes, mas se olharmos além da diferença na terminologia, parece que a estrutura OKRs pode ser automatizada de acordo com um modelo típico de metas/KPIs/iniciativas.
Outro aspecto a mencionar: dentro da arquitetura de scorecards de estratégia alinhada, as organizações podem seguir vários frameworks de execução dependendo do nível de decomposição. Alguns de nossos clientes misturaram com sucesso o clássico Balanced Scorecard com o leve OKRs.
Qual framework o BSC Designer suporta?
O BSC Designer foi inicialmente focado apenas no framework do Balanced Scorecard. Seguindo as necessidades em mudança de nossos clientes, nós nos voltamos para uma solução mais abrangente. Nossa visão atual de planejamento estratégico é explicada no Sistema de Implementação de Estratégia.
Um breve resumo do Sistema de Implementação é que, para uma execução eficaz da estratégia, precisamos começar com uma análise das necessidades das partes interessadas, combinar vários frameworks de negócios, dividir metas complexas em três quanta (metas, KPIs, iniciativas), organizar esses quanta em scorecards e, finalmente, alinhar os scorecards juntos para formar uma estratégia abrangente.
Acompanhamento de Metas vs. Software de Planejamento Estratégico
Outra fonte de confusão surge dos especialistas em marketing de software de acompanhamento de metas. Na tentativa de atender a todos os mercados, eles tendem a apresentar suas ferramentas como uma solução universal para qualquer desafio, inclusive o planejamento estratégico. O software de acompanhamento de metas é eficaz para sua área de aplicação, mas pode não se alinhar às necessidades da equipe de estratégia.
| Exemplos | Trello, Asana, Notion, Jira, Monday.com, Basecamp, Wrike | BSC Designer, Corporater, Cascade, ClearPoint |
| Acompanhamento de Progresso | Básico como % de conclusão | Potencializado por indicadores de desempenho e cálculos de scorecard usando pesos, funções de desempenho, decomposição em vários níveis, métricas de tendência/resultado |
| Gerenciamento de Risco | Acompanhamento básico de risco em uma escala qualitativa | Gerenciamento de risco de acordo com a ISO 31000; diagramas de risco especializados; acompanhamento de probabilidade e impacto ao longo do tempo |
| Visualização | Quadros Kanban, gráficos de Gantt, dashboards | Mapas estratégicos, gráficos de Gantt, dashboards |
| Gerenciamento de Stakeholders | Limitado a gerenciamento simples de usuários | Automação de análise e gerenciamento de stakeholders |
| Estruturas de Planejamento Estratégico | Sem suporte especializado | Ecossistema de estruturas que estão alinhadas com a estratégia |
| Melhor para | Gerenciamento de projetos; tarefas previsíveis; domínios de negócios estáveis | Planejamento de longo prazo; domínios de negócios complexos e imprevisíveis; alinhamento estratégico; validação de hipóteses |
Ferramentas de acompanhamento de metas são algo que todos os membros de sua equipe deveriam ter para relatar seu progresso, enquanto o software especializado de execução de estratégia será usado principalmente pela equipe de estratégia para ver o panorama geral e acompanhar iniciativas estratégicas. No planejamento estratégico, ainda acompanhamos metas, mas usamos um conjunto de ferramentas muito diferente para isso.
A diferença entre ‘operacional’ e ‘estratégico’ neste caso não é meramente semântica; também reflete uma escolha específica de ferramentas otimizadas para trabalhar com um nível mais alto de incerteza dentro do cenário de negócios do domínio GRC (Governança, Risco, Conformidade).
Usuários e funções na adoção de software de planejamento estratégico
Um dos fatores que definem o orçamento designado para a compra de uma assinatura de software de planejamento estratégico, assim como sua eficácia futura, é quantos funcionários estão envolvidos no planejamento estratégico.
Você pode ter ouvido a expressão de que a estratégia deve ser tarefa de todos na organização. Essa afirmação faz algum sentido se estivermos falando sobre a execução da estratégia, mas quando se trata do desenvolvimento da estratégia, as funções dos funcionários variam dependendo da organização e da maturidade do seu processo de planejamento estratégico.
Definimos três níveis de funcionários dependendo do seu envolvimento no planejamento estratégico:
- Nível 1. Conscientização
- Nível 2. Contribuição
- Nível 3. Colaboração/Propriedade
Ao expandir para o nível de unidade de negócio, departamento ou organizacional, estamos falando sobre vários níveis de maturidade do planejamento estratégico:
- Nível 1. Estratégia formal
- Nível 2. Estratégia em cascata
- Nível 3. Estratégia colaborativa
Além disso, com o aumento da complexidade da organização, surge o papel do Escritório de Gestão da Estratégia.
Características essenciais do software de planejamento estratégico
Uma ferramenta de software especializada em planejamento estratégico deve suportar nativamente estas funções:
- Gestão e alinhamento de stakeholders. Identificação dos stakeholders e implementação de suas ambições estratégicas.
- Mapeamento de estratégia. O mapa estratégico de uma página derivado do K&N Balanced Scorecard é uma ferramenta poderosa para comunicar estratégia.
- Indicadores de tendência e de resultado. Enquanto qualquer ferramenta de acompanhamento de metas quantifica o progresso, no planejamento estratégico, precisamos distinguir o progresso relacionado aos fatores de sucesso (indicadores de tendência) e aos resultados (quantificados por indicadores de resultado).
- Iniciativas. No planejamento estratégico, metas ou objetivos desempenham o papel principal; os KPIs e iniciativas têm papéis secundários. Isso é um bom diferencial para ferramentas de definição de metas que são centradas em tarefas.
- Alinhamento ou Cascata. No melhor caso, as ferramentas de acompanhamento de metas veem a estratégia como uma pirâmide onde elementos de nível inferior contribuem para níveis superiores; isso funciona em um nível operacional. Em um nível estratégico, a mecânica muda – às vezes é a conexão hierárquica mencionada, às vezes são conexões contextuais. O grau de volatilidade e ambiguidade no planejamento estratégico é muito maior, então pode ser necessário conectar várias subestratégias.
- Gestão de Risco. O efeito da incerteza é importante no domínio do planejamento estratégico; consideramos o risco ao formular metas e trabalhar em iniciativas.
Critérios de negócios para escolha
Vamos discutir alguns critérios de negócios comuns para a escolha de software especializado em planejamento estratégico.
Ritmo de Inovações
No meu artigo no Medium sobre inovações, recomendei que as empresas se tornem ‘inovadoras sistemáticas’, usando a Singapore Airlines e a Tesla como exemplos.
Ao selecionar uma solução de planejamento estratégico, escolha fornecedores que melhorem regularmente seu produto. Procure por logs de lançamento, anúncios de novas versões no YouTube e discussões em grupos de usuários.
Suporte e Treinamento
A Tesla não apenas liderou a transição para veículos elétricos, mas também mudou o modelo de vendas e pós-serviço, eliminando taxas desnecessárias de concessionárias locais. Idealmente, o software que você vai usar não deve exigir treinamento específico para começar e deve incluir materiais de treinamento interativos relevantes.
Deve haver alguém na equipe de suporte que possa ajudá-lo, mas ter alguém visitando você no local pode ser um custo desnecessário.
Finalmente, se o software que você vai usar está na nuvem, por que o suporte deveria ser fornecido no local?
Negócio Estabelecido
Dando continuidade ao tema de inovação e suporte personalizado, eu focaria a aquisição em um grupo de fornecedores com pelo menos 5 anos de experiência no domínio do planejamento estratégico.
A ampla base teórica do planejamento estratégico limita novos entrantes de desenvolver rapidamente software profissional.
Vários frameworks suportados
Evite ferramentas que se especializam em um único framework de planejamento estratégico, como OKR, Hoshin Kanri, ou Balanced Scorecard exclusivamente.
A complexidade do ambiente de negócios exigirá que sua organização aborde desafios de diferentes perspectivas, envolvendo vários frameworks e ferramentas de suporte.
A flexibilidade do software de automação e sua capacidade de se adaptar a várias ferramentas de negócios são fundamentais para otimizar o custo total de propriedade.
Testemunhos, Avaliações, Opiniões
Sites de avaliação como G2 podem ser úteis, mas no caso de software de planejamento estratégico, não se impressione com o grande número de avaliações. Entre nossos concorrentes, há empresas de software de planejamento estratégico estabelecidas que não têm mais de 1000 avaliações simplesmente porque priorizam o desenvolvimento em vez do marketing.
Por exemplo, Michael Rasmussen, um renomado analista de GRC, prioriza a experiência em primeira mão com o produto em sua pesquisa:
“Sou um analista à moda antiga e faço isso há 24 anos. Quero demonstrações ao vivo de produto/solução, e quero falar com referências de clientes e fazer perguntas difíceis a eles.”
No caso do BSC Designer, nossos clientes potenciais nunca se interessaram por avaliações genéricas; em vez disso, perguntaram sobre a aplicação do software a um domínio de negócios específico ou a existência de referências de sua região. Você pode encontrar e filtrar as informações necessárias na seção de histórias de clientes.
Critérios técnicos para a escolha de software de planejamento estratégico
Vamos discutir alguns critérios técnicos a considerar ao escolher um software de planejamento estratégico. Se você planeja usar um conjunto abrangente de critérios para avaliar potenciais fornecedores, considere usar o modelo de scorecard de avaliação disponível no BSC Designer para pontuar os fornecedores.
A nuvem é a escolha preferida em relação ao local
A partir de aproximadamente 2014, vimos um declínio no interesse pela implementação da versão hospedada. Após a Covid-19, a maioria das empresas prefere a nuvem como a maneira garantida de sempre ter acesso à versão mais recente e eliminar a manutenção local.
A menos que você esteja em uma indústria estritamente regulamentada, concentre-se em soluções de planejamento estratégico baseadas na nuvem.
Procure por ferramentas com:
- Mecânicas adequadas de governança de dados implementadas e
- A possibilidade de migrar dados para evitar a dependência.
Qualquer empresa sediada na Europa deve fornecer essa funcionalidade de acordo com a regulamentação de privacidade de dados.
Web responsivo é preferível a aplicativos nativos
Esta recomendação pode parecer paradoxal, mas a prática mostra que as ferramentas web responsivas superam os aplicativos nativos a longo prazo. A razão é que manter o mesmo ritmo de desenvolvimento para várias plataformas (desktop, web, iOS, Android) é desafiador. Se um fornecedor de software pretende oferecer a melhor experiência da categoria, deve haver foco em uma única coisa. Caso contrário, veremos aplicativos desatualizados que carecem de funções importantes em comparação com suas versões web.
Empresas que priorizam o mobile (como startups fintech, por exemplo) concentram seus principais esforços de desenvolvimento em aplicativos nativos. No caso de software de planejamento estratégico, os smartphones são usados principalmente para visualização de estratégias e entradas rápidas de dados, enquanto o trabalho principal ocorre em desktops ou tablets.
Saiba mais sobre como o aplicativo BSC Designer se adapta a telas de smartphones.
Prepare-se para IA com trilha de auditoria detalhada
O estado de desenvolvimento da IA ainda está longe de substituir estrategistas, mas é razoável prever que na próxima década seu papel como co-piloto irá revolucionar a forma como as estratégias são criadas.
Ao escolher uma ferramenta de planejamento estratégico, considere a capacidade do software de reter registros de atividades ou uma trilha de auditoria. Hoje, isso pode parecer um recurso menor relevante apenas para fins de conformidade, mas pense na vasta quantidade de dados relevantes que isso poderá fornecer para futuras IAs.
Imagine uma ferramenta de IA que entenda e se lembre da lógica por trás de todas as decisões que você tomou, todas as hipóteses estratégicas que você validou, seus resultados, interdependências e fatores externos em constante mudança. Imagine uma IA que utilizará todas essas informações para apoiar sua equipe com as decisões que você toma hoje.
O estado atual da IA ainda não chegou lá, mas é fundamental começar a coletar todos os dados relevantes hoje. Na prática, isso significa digitalizar sua estratégia em primeiro lugar e usar ferramentas digitais para todas as futuras sessões de discussão de estratégia.
Saiba mais sobre a funcionalidade de IA no BSC Designer.
Migrar estratégia existente
Uma implementação típica de software de planejamento estratégico começa com a migração da estratégia existente. Muito provavelmente, você encontrará algumas ferramentas de automação para migração, como temos em nosso software.
Na fase de aquisição, é uma boa ideia fornecer ao fornecedor uma amostra dos dados de sua estratégia em Excel para estimar a possibilidade de importação e a necessidade de algum pré-processamento de dados.
Conectando-se à fonte de dados
Um desafio típico ao implementar uma ferramenta de planejamento estratégico é conectá-la às soluções empresariais existentes. É possível criar uma conexão perfeita se as ferramentas empresariais que você usa tiverem interfaces para ferramentas de terceiros.
A exigência de ‘integração total da solução XYZ’ não fará sentido para o fornecedor de software de planejamento estratégico. Ao trabalhar em solicitações de propostas, tente responder a estas perguntas:
- Quais ferramentas precisam ser integradas à ferramenta de planejamento estratégico?
- Essas ferramentas têm acesso à nuvem via API?
- Que tipo de dados precisa ser compartilhado?
- São dados estruturados/agrupados?
No caso do BSC Designer, temos vários conectores que os usuários podem aplicar.
Testar as águas criando um protótipo
Se você filtrar os óbvios forasteiros (as ferramentas de definição de metas), o conjunto de recursos apresentado pela ferramenta especializada em planejamento estratégico será semelhante.
A principal diferença é como o software se sente e se ele se encaixa na cultura de estratégia que você segue em sua organização.
Não há um caminho rápido aqui; a única maneira é fazer uma lista de 3-5 ferramentas, inscrever-se com uma versão de teste e tentar construir um protótipo.
Dados legados
A implementação de software de planejamento estratégico é também uma maneira de renovar sua cultura de gestão de desempenho. Não tente migrar todos os seus dados legados para a ferramenta. A automação ajuda a evitar muita papelada desnecessária. Veja a abordagem promovida pela ferramenta, decida o que levar com você para o novo software.
Conclusões
As ferramentas de planejamento estratégico desempenham um papel crucial na orientação das organizações durante o período VUCA (volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade). Essas ferramentas são projetadas para gerenciar hipóteses fundamentadas, priorizando a adaptabilidade em detrimento de planos rígidos.
Ao longo do artigo, exploramos as etapas essenciais do processo de aquisição, oferecendo recomendações para facilitar a jornada de tomada de decisão.
Para uma discussão mais aprofundada sobre suas necessidades de automação de estratégia, por favor, reveja os 
slides de apresentação oficiais e não hesite em contatar a equipe do BSC Designer.
Alexis é Consultor Sênior de Estratégia e CEO na BSC Designer, com mais de 20 anos de experiência em planejamento estratégico. Alexis desenvolveu o “Sistema de Implementação de Estratégia em 5 Passos” que ajuda empresas na implementação prática de suas estratégias. Ele é palestrante regular em conferências do setor e publicou mais de 100 artigos sobre estratégia e gestão de desempenho, incluindo o livro “Sistema de KPI em 10 Passos”. Seu trabalho é frequentemente citado em pesquisas acadêmicas.