Utilize um modelo discutido neste artigo para conduzir a análise de Pareto para uma estratégia. Foque os esforços de execução nos objetivos estratégicos e indicadores de performance de acordo com seu peso absoluto.
Aqui estão os principais tópicos deste artigo:
- Introdução – Análise de Pareto e estratégia.
- Modelo – Análise de Pareto no Mapa Estratégico
- Hard data – Análise de Pareto quantitativa baseada em pesos absolutos
- Desvantagens – Quatro riscos de utilizar o princípio “80/20”
Análise de Pareto e Estratégia
“A essência da estratégia é escolher o que NÃO fazer.1“
Michael Porter
Se olharmos para o ambiente de negócios da maioria das organizações, a declaração de Porter sobre estratégia fará perfeito sentido:
- A possível hipótese estratégica parece ser ilimitada, enquanto
- Os recursos de qualquer organização possuem limites
Uma boa estratégia consiste de muitas coisas, e uma delas é entender nossas prioridades. Nós não temos recursos em todos os lugares; uma organização bem-sucedida precisa ter um foco de laser em alguns temas importantes.
A análise de Pareto pode nos ajudar a focar naquelas poucas coisas críticas que prometem gerar o máximo de benefícios.
Ou, ao contrário, lidar com aqueles poucos desafios que causam a maioria dos problemas.
Modelo: Análise de Pareto no Mapa Estratégico
Na tabela de comparação dos modelos de planejamento estratégico, nós categorizamos a Análise de Pareto como uma ferramenta de formulação de estratégias . Vejamos como podemos aplicar a análise de Pareto (ou simplesmente a regra de 80/20) aos diferentes aspectos da estratégia da organização.
- Utilizaremos as perspectivas do mapa estratégico como um modelo inicial
- Em cada perspectiva, mapearemos exemplos dos desafios
- Com cada desafio, alinharemos uma pergunta norteadora de 80/20
Modelo da Análise de Pareto.Financeiro
- O que gera mais dinheiro? Que 20% dos produtos/serviços trazem 80% do lucro?
- O que nos causou mais prejuízo? Quais são os 20% de atividades que causaram 80% dos prejuízos?
Serviço ao Consumidor
- Que consumidores devem estar em foco? Que 20% dos consumidores geram 80% da renda?
- Que perfil de parceiros deveriam estar buscando? Quem são os 20% dos parceiros que nos geraram 80% de renda?
Interno
- Quais são nossas prioridades na estratégia de produto? Que 20% das funções são utilizadas por 80% dos clientes?
- Que erros devemos consertar como prioridade? Que 20% das funções geram 80% das reclamações?
- Como devemos ajustar a gestão de talento? Que 20% dos funcionários consomem 80% do tempo do gerente? Que 20% dos funcionários geraram mais renda?
Aprendizado e Crescimento
- Que treinamento devemos repetir? Que 20% das atividades de aprendizado trouxeram 80% de conhecimento ao time?
- Que infraestrutura devemos desenvolver? Que 20% da infraestrutura nos permitiu ganhar 80% dos benefícios?
- Onde os esforços de inovação devem estar focados? Que 20% dos sistemas de negócio geraram 80% dos insights úteis? Quem foram os 20% da equipe que gerou 80% das ideias inovadoras que funcionaram?
O que fazer com este mapa?
- Converta os desafios em objetivos de negócio mais específicos
- Encontre indicadores de performance para quantificar o desafio apropriadamente
- Adicione iniciativas e planos de ação
Análise Quantitativa de Pareto Para um Scorecard Estratégico
Os resultados da análise de Pareto muitas vezes são apresentados em um diagrama onde as causas são correlacionadas com efeitos. Vamos utilizar o serviço ao consumidor para uma solução de SaaS como um exemplo.
Quais são os motivos pelos quais as pessoas entram em contato com o serviço ao consumidor?
- Pedindo um código temporário – 40%
- Perguntas sobre senhas perdidas – 20 %
- Precisam de ajuda para fazer um pedido – 13%
- Pedindo para marcar uma chamada ao vivo – 10%
- Alguma função não está funcionando como esperado – 7%
- Perguntando sobre parcerias – 5%
- Outras perguntas – 5%
Um maior volume de serviço ao consumidor resulta em custos maiores para o negócio. O que podemos fazer sobre isto? Podemos organizar estes casos pela frequência de ocorrência e apresentá-los no diagrama. Neste caso, a análise de Pareto nos dirá que precisamos focar nos problemas de código temporário primeiro.
De forma similar ao diagrama de causa/efeito, podemos analisar o scorecard estratégico e seus objetivos/indicadores baseados no peso absoluto do elemento e na performance do elemento.
Ao nos referir ao peso absoluto, queremos dizer a importância relevante do item calculado recursivamente utilizando as informações sobre o peso relativo dos elementos em cada nível.
A performance do objetivo ou indicador é calculada utilizando valores atuais e algumas escalas de referência.
De forma parecida ao diagrama clássico de Pareto, podemos organizar os objetivos/indicadores pelo seu peso absoluto, assim tornando as prioridades mais claras.
A maior vitória será alcançada pelos itens com o maior peso absoluto (=o maior impacto na performance geral) e a menor performance (= há espaço para melhorias).
Se você estiver utilizando um software de automação como o nosso BSC Designer, então encontrar estes itens será fácil.
Vamos dar uma olhada no scorecard de Serviço ao Consumidor como um exemplo.
- Aqui temos um indicador de “Horas de treinamento de agentes” que, de acordo com a análise de “peso absoluto”, possui um dos maiores impactos na performance geral do scorecard.
- Além disso, olhando estes dados de performance, podemos ver que sua performance atual está baixa e há espaço para melhorias.
Neste caso, eu diria que gerentes precisam focar primeiro em investir no treinamento de agentes.
Riscos e Desvantagens da Análise de Pareto
Discutimos as vantagens da análise de Pareto, agora vamos falar sobre possíveis riscos:
Risco 1. Pensamento em curto prazo
Estamos correndo o risco de desenvolver pensamentos de curto prazo.
Por exemplo, alguns esforços de inovação levam tempo. Ao aplicar a regra 20/80, podemos criar um ambiente onde apenas as inovações com ciclos curtos de investimento-resultados serão aprovadas. No contexto de inovações, um modelo mais apropriado seria o Três Horizontes.
Risco 2. Estimativas Subjetivas
Os esforços e resultados como estimativas subjetivas.
Apresentamos uma opinião abalizada que “80% da renda foi gerada por 20% dos funcionários” – a ferramenta de faturação não leva muitas nuances em conta. De forma parecida com a matriz de prioridade, podemos apenas sugerir o que é urgente e o que é importante, e o que provavelmente não é.
Risco 3. Análise Subjetiva de Causa
Dependemos da qualidade da análise de causa e da experiência do nosso time.
Por exemplo, 20% dos recursos dos produtos que causaram 80% das reclamações podem ser confundidos com um problema diferente no nível da arquitetura do produto.
Risco 4. 80/20 Não Ajudará Em Uma Mina de Ouro
Embora a distribuição 80/20 possa ser confirmada, não significa que automaticamente saibamos como trabalhar com ela.
Pense em uma mina de ouro. 20% dos esforços podem gerar 80% dos resultados, mas não há uma forma simples de fazer apenas os 20%. No contexto do negócio, sabemos que 80% da renda foi gerada por 20% dos principais clientes, mas pode não haver uma forma específica de alcançar apenas estes principais clientes que fazem parte dos 20%.
Conclusões
A análise de Pareto é uma ferramenta de priorização fácil de usar. Se você sente que sua estratégia possui muitas “prioridades” ou objetivos de negócio diferentes, utilize a regra “80/20” para focar os esforços do seu time nos desafios mais promissores.
Utilize a análise quantitativa do peso objetivo/indicador e sua performance para apoiar suas descobertas com dados concretos.
O que se segue?
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Mais exemplos do Balanced Scorecard
- “What is strategy?” Michael Porter, Harvard Business Review, 1996 ↩
CEO | Palestrante | Autor
A BSC Designer é um software de Balanced Scorecard que está a ajudar as empresas a melhor formularem as suas estratégias e a tornarem o processo de execução da estratégia mais tangível com KPIs.