Uma grande agência rodoviária africana transformou-se de planilhas isoladas e visibilidade limitada para um sistema conectado, focado na execução, com ganhos mensuráveis em alinhamento, responsabilidade, integridade dos dados e tomada de decisão.
Introdução à empresa e ao setor de negócios
A organização é uma importante agência pública de estradas na África, responsável pelo planejamento, desenvolvimento, manutenção e supervisão das redes rodoviárias rurais e urbanas em várias regiões. Para dar uma ideia da escala típica desse tipo de agência no continente:
- Orçamentos anuais normalmente alcançam a faixa de centenas de milhões de dólares americanos.
- Tamanho da força de trabalho envolve centenas de funcionários principais, complementados por contratados e escritórios regionais.
- Escopo operacional abrange milhares de quilômetros de estradas, controle de carga por eixo, gestão ambiental e infraestrutura de acesso rural.
Atuando no setor público de infraestrutura rodoviária, a agência coordena políticas e entregas nos níveis central e regional. As partes interessadas incluem:
- Órgãos governamentais nacionais e locais
- Parceiros financeiros e agências doadoras
- Empreiteiros, consultores e prestadores de serviços
- Operadores de transporte e produtores agrícolas
- Comunidades e usuários vulneráveis das vias
Esses grupos esperam estradas mais seguras, acesso confiável e manutenção eficiente em termos de custo. Fortalecer a gestão das partes interessadas é fundamental durante o planejamento, contratação e entrega.
Desafios e definição do problema
Antes da mudança, a liderança descreveu diversas barreiras que limitavam a execução da estratégia e a visibilidade do desempenho:
“Não temos nenhuma ferramenta que nossa equipe utilize ativamente para visualizar dados e gerar relatórios; atualmente, dependemos de várias ferramentas desconectadas e não há uma visão unificada.”
Sem uma plataforma integrada, as ideias estratégicas tinham dificuldade para serem executadas e os ciclos de relatório eram lentos e inconsistentes.
“Vemos apenas os KPIs em nível corporativo em uma simples planilha.”
Planilhas utilizadas em toda a organização não conseguiam se adaptar às realidades regionais, criando lacunas na responsabilização e vínculos frágeis entre objetivos e métricas.
Além disso, os dados dos KPIs eram atualizados sem qualquer evidência de suporte e podiam ser facilmente manipulados ou mal interpretados sem uma forma de verificar sua precisão. Isso minava a confiança nos relatórios de desempenho e retardava decisões críticas.
Solução: BSC Designer implementado para execução
Para abordar essas lacunas, a equipe do BSC Designer estruturou a implementação em torno da hierarquia organizacional e das realidades de dados da agência, com foco em duas áreas principais: estrutura da estratégia e práticas operacionais de dados.
1. Estrutura da estratégia e responsabilidade
- Segmentar a estratégia em scorecards conectados. Um scorecard corporativo principal vinculado a scorecards de apoio que refletiam funções como Manutenção e Reabilitação, Desenvolvimento de Vias Urbanas e Governança de TIC e Dados. Isso esclareceu a responsabilidade e o contexto de cada unidade. A abordagem seguiu as melhores práticas reconhecidas em implantação e cascading de estratégia.
- Definir objetivos, KPIs e principais indicadores de risco. Exemplos de KPIs incluíram “% da população com acesso a vias em todas as condições climáticas”, “Média de tempo do relatório de falha até o reparo” e “Custo por km mantido”.
2. Dados operacionais e governança
- Estabelecer fluxos de dados pragmáticos. Dados históricos foram importados do Excel; as atualizações em andamento utilizaram modelos estruturados com aprovações e trilhas de auditoria.
- Criar painéis de controle baseados em funções. Liderança, usuários funcionais e regionais acessaram painéis de controle que mostravam metas versus realizados, status das iniciativas e mapas de risco.
- Institucionalizar a responsabilidade e a governança. Cada scorecard, KPI e iniciativa tinha um responsável nomeado. Fluxos de atualização e logs históricos reforçaram a accountability.
Como alinhar o cascading à estrutura
Os nomes dos scorecards corresponderam às funções e unidades, garantindo responsabilidade e clareza:
- Scorecard Corporativo – objetivos e iniciativas de toda a organização.
- Scorecard de Manutenção & Reabilitação – KPIs como custo por km mantido, redução do backlog e tempo médio de reparo.
- Scorecard de Desenvolvimento de Vias Urbanas – entrega de novas obras, desempenho de contratados e conformidade de segurança.
- Scorecard de Governança de TIC & Dados – qualidade dos dados, pontualidade nas atualizações e adoção de analytics.
- Scorecards Regionais – objetivos locais alinhados às prioridades corporativas.
Essa nomenclatura garantiu que cada unidade compreendesse como seu desempenho contribuía para a estratégia geral.
KPIs e considerações de risco para agências públicas de estradas
Antes de adotar uma abordagem estruturada com scorecards conectados, a medição de desempenho dependia principalmente de planilhas estáticas e relatórios fragmentados, frequentemente atrasados ou incompletos. Os escritórios regionais coletavam números sem um modelo unificado de relatório, e as evidências para embasar as atualizações dos KPIs eram inconsistentes. A introdução de uma estrutura de KPIs estruturada mudou fundamentalmente essa dinâmica.
Os KPIs representativos incluíam:
- % da malha viária em condição mantida ou transitável em qualquer tempo
- Média do custo por km mantido ou reabilitado
- Média do tempo do relatório de falha até a conclusão do reparo
- Violações de peso por eixo detectadas e resolvidas
- Entrega de projetos no prazo e dentro do orçamento
- Incidentes de segurança por 100 km
- Índice de satisfação das partes interessadas
A agência também introduziu a apresentação de KPIs baseada em evidências, exigindo documentos de suporte, fotos ou relatórios para cada atualização de KPI, garantindo transparência e confiança nos dados.
Principais riscos abordados incluíram:
- Qualidade e pontualidade dos dados – aprimoradas por meio de modelos estruturados e aprovações.
- Falta de financiamento – corredores prioritários monitorados pela eficiência do custo por km.
- Impactos climáticos – enchentes e tempestades mitigadas via planejamento de cenários e análise de risco Bowtie.
- Desalinhamento das partes interessadas – gerenciado por meio de objetivos transparentes e painéis de controle compartilhados.
Resultados alcançados
Após a implementação, a agência alcançou melhorias mensuráveis na forma como o desempenho foi monitorado e acompanhado:
- Visibilidade: Visualizações quase em tempo real do desempenho e dos riscos em todas as regiões, disponíveis tanto para a liderança quanto para as equipes operacionais.
- Responsabilidade: Responsáveis claros com trilhas de auditoria para cada KPI e meta fortaleceram a responsabilidade e o acompanhamento.
- Integridade e confiabilidade dos dados: Anexos de evidências obrigatórios para atualizações de KPIs reduziram o risco de manipulação e má interpretação dos dados, aumentando a confiança nos relatórios de desempenho.
- Cascading na prática: O alinhamento corporativo e regional melhorou a priorização e a alocação de recursos.
- Decisões mais rápidas: Painéis de controle e relatórios por exceção aceleraram as respostas da gestão.
- Desempenho respaldado por evidências: Atualizações de KPIs com suporte documental aumentaram a confiança da liderança e a credibilidade junto às partes interessadas.
Lições aprendidas e implicações para o setor
Para outras organizações no setor de infraestrutura rodoviária, esta implementação fornece um modelo claro e replicável para escalar a execução estratégica:
- Comece pequeno e escale: Um número limitado de objetivos (5–7) permite adoção rápida e posterior expansão.
- Espelhe o organograma: Alinhar os títulos dos scorecards às unidades reais torna a responsabilidade clara e intuitiva.
- Torne os fluxos de dados realistas: Começar com modelos em Excel permite uma integração mais rápida antes da automação.
- Incorpore ritmos de revisão: Revisões operacionais semanais e estratégicas mensais ancoradas em painéis de controle mantêm a estratégia viva.
- Construa a confiança nos dados desde o início: Introduzir relatórios de KPIs baseados em evidências desde o início previne muitos problemas operacionais e de governança no futuro.
- Invista em capacitação: Oficiais de TIC e estatísticos treinados por meio do treinamento BSC Designer apoiaram a adoção sustentável.
Essa abordagem estruturada e escalável pode ser adaptada para outras grandes organizações do setor público que gerenciam redes de infraestrutura, permitindo melhor execução sem necessidade imediata de grandes investimentos em TI.
Como avançar além das planilhas?
Principais aprendizados da implementação que podem ser aplicados em ambientes semelhantes do setor público.
- Relacionar scorecards a unidades reais – Nomeie os scorecards de acordo com departamentos e regiões existentes para que a responsabilidade seja clara desde o primeiro dia.
- Mantenha o primeiro scorecard pequeno – Inicie com um conjunto focado de 5 a 7 objetivos para criar hábitos antes de expandir para uma cobertura completa.
- Exigir evidências para atualizações de KPIs – Anexe documentos de apoio ou fotos para criar confiança nos dados desde o início e evitar disputas posteriormente.
- Definir ritmos de revisão – Mantenha os painéis de controle ativos com atualizações operacionais semanais e discussões mensais de liderança.
- Utilizar uma plataforma estruturada – Uma ferramenta como o BSC Designer oferece suporte a scorecards conectados, fluxos de trabalho de dados e governança sem necessidade de grandes customizações de TI.
Do estudo de caso à prática
Aprenda como aplicar a plataforma BSC Designer na prática para construir uma arquitetura estratégica robusta, garantir o alinhamento estratégico e possibilitar o monitoramento eficaz do desempenho.
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