프로젝트 관리 KPIs

KPI를 사용하여 프로젝트 관리의 효과성을 추적하고 개선하는 방법을 배우십시오. 성과 지표를 사용하여 이해 관계자에게 프로젝트의 가치를 입증하십시오.

기사의 주요 주제:

• “프로젝트”와 “이니셔티브” – 차이점은 무엇인가?
• 프로젝트 관리: 왜 측정해야 하는가, 그리고 누가 이해 관계자인가?
• 프로젝트 관리의 KPI: 범위, 비용, 시간, 위험, 품질, 자원

프로젝트 vs. 발의: 전략 기획에서 프로젝트의 위치

전략 기획에서 프로젝트의 역할은 무엇일까요? 앞서 우리는 전략 기획에서 서로 다른 추상화 수준에 대해 이야기했습니다.

우리는 가장 높은 수준(사명, 비전, 핵심 가치)에서 시작하여 전략적 우선순위, 비즈니스 목표, 성능 지표의 수준으로 이동했고, 마지막으로 실행 수준(도표의 5단계)에 도달했습니다.

전략 기획에서 실행 가능한 항목은 보통 “발의”라고 부릅니다. 왜 이를 “프로젝트”라고 부르지 않을까요?

발의와 프로젝트의 차이는 무엇일까요?

• 사전에서 찾을 수 있는 발의의 정의는 활동의 새로움 또는 난이도를 강조합니다.
• 반대로 프로젝트라는 용어는 사전에 미리 마련된 방법 또는 마감기한이 있는 계획된 작업으로 설명됩니다.

저는 그 차이를 설명하기 위해 여행을 비유로 사용하는 것을 좋아합니다:

• 가족이 파리에서 바르셀로나까지 첫 자동차 여행을 계획할 때, 이는 발의와 매우 비슷하게 들립니다. 도로의 세부 사정은 잘 알려져 있지 않고, 통행료는 매우 대략적으로 추정되며, 길에서 좋은 식당을 찾는 것은 운에 달려 있습니다.
• 이제 다른 상황을 상상해 보십시오. 같은 경로를 운행하는 트럭 운전사입니다. 시간, 통행료, 연료 및 숙박 비용이 높은 정확도로 계산됩니다. 이 트럭을 담당하는 물류 센터에게 이것은 작은 프로젝트입니다.

프로젝트의 속성은 무엇일까요? 클래식한 프로젝트 관리 삼각형을 살펴보겠습니다:

• 예산
• 타임라인
• 범위

그렇다면 발의는 어떨까요? 정확히 동일한 속성을 가질 수 있습니다! 예를 들어, 아래는 전략 기획 소프트웨어의 발의 대화상자이며, 프로젝트 관리 도구에서 보는 것과 매우 유사합니다.

타임라인, 예산, 정렬된 지표, 상태, 정렬된 문서를 포함하는 BSC Designer에서 수립된 발의의 예시. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

발의에서는 상황을 시험해 보는 것입니다. 그리고 상황을 시험하려면 예산과 시간이 필요합니다.

조직에는 무엇이 필요할까요? 발의일까요, 프로젝트일까요? 우리는 전략 기획에서 주로 발의에 대해 이야기하겠지만, 그러한 발의는 어떤 방식으로든 실행되어야 합니다. 그때 프로젝트가 필요합니다.

우리는 둘 다 필요합니다 – 발의와 프로젝트!

소프트웨어 자동화의 맥락에서도 차이가 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에는 간트 차트와 무거운 자원 계획이 포함되는 반면, 전략 실행 소프트웨어는 전략 지도와 KPI에 초점을 맞춥니다.

프로젝트 관리 측정이 필요한 이유

KPI 시스템에서, 우리는 사물을 측정하기 전에 측정의 맥락을 이해하는 것이 중요하다는 데 동의했습니다:

• 왜 우리는 프로젝트 관리를 측정하고자 하는가?

다음은 몇 가지 일반적인 이유입니다:

• 효율성과 효과성을 개선하기 위해
• 기존 프로세스와 그 성능을 개선하기 위해
• 관리 방식, 커뮤니케이션, 인프라를 개선하기 위해
• 이해관계자에게 프로젝트의 가치를 입증하기 위해

이러한 모든 답변은 프로젝트 관리에 적용된 갭 분석의 개념과 잘 부합합니다.

프로젝트 관리의 이해관계자

KPI 시스템이 질문하도록 제안하는 또 다른 질문은 다음과 같습니다:

• 프로젝트 관리의 이해관계자는 누구입니까?

이해관계자 목록에는 분명히 다음이 포함됩니다:

• 프로젝트 관리자
• 프로젝트에서 작업하는 팀
• 프로젝트 스폰서
• 외부 및 내부 고객
• 외부 규제기관 및 내부 컴플라이언스 팀
• 품질 보증 팀

이해관계자 목록은 성능 측정 노력에 집중하는 데 도움이 될 것입니다.

일부 이해관계자는 프로젝트의 성공을 측정하기 위한 KPI를 알고 싶어 하는 반면, 다른 이해관계자는 프로젝트 관리의 성공을 측정하는 데 관심이 있을 것입니다.

프로젝트 관리를 위한 핵심성과지표들

이제 이해관계자 목록이 있고, 우리가 어떤 답변에 관심이 있는지도 알고 있습니다. 프로젝트 관리를 위한 일부 KPI(핵심성과지표들)를 정의해 봅시다.

KPI는 프로젝트 관리 모델 중 하나를 중심으로 그룹화할 수 있습니다:

• 클래식 삼각형 모델: 범위, 비용, 시간 -> 품질

또는 PMBOK 표준에 따른 진화된 모델:

• 범위, 비용, 시간 + 위험, 품질, 자원

전략 맵의 프로젝트 관리 삼각형. 동인(자원, 인재, 범위, 시간, 위험)과 결과(품질, 비용). 출처: 프로젝트 관리 핵심성과지표들.

범위

프로젝트 관리에서 범위의 개념은 주로 이해관계자의 요구에 따른 미래 제품의 요구사항에 초점을 맞춥니다.

요구사항의 가장 중요한 기준 중 하나는 다음과 같습니다:

• 요구사항의 모호하지 않음, %

모호하지 않음을 어떻게 정량화하겠습니까?

여러 전문가에게 요구사항을 읽게 하고 모호하다고 판단되는 진술을 세어 보도록 요청할 수 있습니다. 덜 공식적이지만 여전히 효과적인 접근법은 이 KPI를 널리 사용되는 다음 지표로 정량화하는 것입니다:

• WTF/페이지 메트릭

요구사항의 명확성을 정량화하기 위해, 여러 전문가에게 요구사항을 읽게 하고 모호하다고 판단되는 진술의 수를 집계하도록 요청할 것입니다. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

전략 / 프로젝트 정렬

요구사항의 맥락에서 살펴볼 또 다른 사항은 조직의 전략과 프로젝트 간에 정렬이 존재하는지 여부입니다.

• 내부 프로젝트를 진행하는 경우, 훌륭한 전략 지도를 갖추는 것은 프로젝트의 비즈니스 맥락(제약과 우선순위)을 팀에 설명하는 탁월한 방법입니다.

비즈니스 맥락이 왜 중요할까요? 이 질문에 답하기 위해 다음의 차이를 생각해 보십시오:

• 일을 올바르게 하는 것, 그리고
• 올바른 일을 하는 것

“일을 올바르게 하는 것”은 프로젝트 관리의 핵심입니다. 최고의 관리자는 전체 프로젝트를 매우 효율적으로 만들 수 있지만, 그것이 조직을 원하는 목표로 나아가게 할까요?

이 경우 KPI는 다음과 같이 정식화할 수 있습니다:

• 전략/프로젝트 정렬, %

이 정렬을 달성하는 최선의 방법은 전략에서 시작하여 그 목표를 중심으로 새로운 발의와 프로젝트를 구축하는 것입니다.

비용

비용에 대한 지표는 일반적으로 찾기 쉽습니다. 이 경우의 클래식 KPI는 다음과 같습니다:

• 계획 예산
• 실제 예산
• 예산 분산 – 계획 예산과 실제 예산의 차이

전략 기획을 위해 BSC Designer를 사용하고 있다면, 발의에 대해 이러한 속성을 확인할 수 있으며, KPI 트리에서도 확인할 수 있습니다:

사용자는 KPI 탭의 보기 설정을 변경하여 계획 예산과 실제 예산을 포함하는 발의의 예산 정보를 표시할 수 있습니다. 소프트웨어는 예산 분산과 사용된 예산의 %를 계산합니다. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

성공적인 프로젝트 관리의 재무적 파생 결과:

• 비용 절감
• 비용 회피
• ROI – 투자수익률
• 창출된 가치의 달러 환산액(획득 된 가치) – 프로젝트가 창출한 가치에 대한 추정

획득 가치

언급된 획득 가치는 다음과 같이 계산할 수 있습니다:

• 획득 가치 (EV) = 총 예산 * 진척도, %

또 다른 지표는 획득 가치를 실제 사용된 예산과 비교합니다:

• 비용 편차 (CV) = 획득 가치 – 실제 예산

CV의 음수 값은 예산 초과 상황을 나타낼 수 있습니다.

BSC Designer는 이니셔티브에 진척 지표가 할당되고 총 예산이 지정된 경우 획득 가치와 비용 편차를 계산할 것입니다.

시간

프로젝트 관리를 위한 클래식 지표는 다음과 같습니다:

• 사이클 시간
• 일정 분산, % (계획 시간 대비 실제 시간)
• 정시 완료, %
• 놓친 마일스톤, %

이러한 지표는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 쉽게 계산할 수 있지만, 그 결과를 해석할 때는 주의해야 합니다.

대시보드 탭에서 사용자는 전략적 이니셔티브의 상태를 시각화하기 위해 다양한 차트를 추가할 수 있습니다. 이 예시에는 프로젝트 관리 KPI에만 초점을 맞춘 차트와 일반 간트 차트가 포함되어 있습니다. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

근본 원인 분석 수행

마감 기한이 불충분한 관리 때문이었습니까, 아니면 요구 사항이 예상치 않게 변경되었기 때문입니까, 또는 새로운 입력으로 인해 프로젝트의 범위를 수정해야 합니까?

벤치마크를 파악하십시오

이번 달에 귀하의 팀이 15%의 마일스톤을 놓쳤다는 것은 무엇을 의미합니까? 이는 그들에게 일반적인 것입니까?

이 비율은 지난달 또는 다른 팀과 어떻게 비교됩니까? 데이터는 특정한 맥락에서만 의미가 있으므로 결론을 내리기 전에 이 맥락을 이해하시기 바랍니다.

KPI는 어떤 행동을 유도합니까?

프로젝트 관리 KPI를 보상 산정과 연결하기 전에 다시 한 번 신중히 검토하십시오. 100% 정시 완료는 문서상으로는 훌륭해 보이지만, 최종 산출물의 품질과 맞바꾸는 타협이 있어서는 안 됩니다. 나쁜 KPI란 제품을 더 좋게 만드는 대신 시스템을 어떻게 조작할지에 대해 팀이 생각하게 만드는 KPI입니다.

위험

이전에 우리는 위험의 개념과 KRIs를 논의했습니다. 해당 글에서 명확히 한 아이디어 중 하나는 KRIs(핵심 위험 지표)가 KPIs(핵심성과지표들)와 그리 다르지 않다는 점이었습니다.

예를 들어, 모호한 요구사항이 존재할 위험을 완화하고자 한다면, 요구사항의 명확성, % KPI(원한다면 KRI)를 추적할 것입니다.

즉, 위험 완화 계획이 있는 모든 위험은 KPI로 추적할 수 있습니다.

또 다른 중요한 아이디어는 위험 관리 자체도 KPI로 추적할 수 있다는 점입니다:

• 식별된 위험의 수
• 완화 계획이 있는 식별된 위험의 %
• 완화 계획 없이 발생한 위험의 수
• 재발 위험, %
• 위험 관리 비용, $

전략 맵에서 범위, 시간, 위험의 삼각형. 각 범주는 특정 후행 지표로 정량화됩니다. 출처: 프로젝트 관리 핵심성과지표들.

품질

프로젝트 관리의 품질을 어떻게 추정할 수 있을까요? 이는 우리가 품질의 어떤 측면에 관심이 있는지에 따라 달라집니다. 품질 KPI 문서에서 논의했듯이, 품질은 이해관계자에 따라 다르게 인식됩니다.

리더십 품질

다음으로 시작할 수 있습니다:

• 관리의 품질 (이를 정량화하는 방법에 대한 몇 가지 아이디어를 참고하세요)
• 리더십의 품질
• 커뮤니케이션의 품질, % (몇 가지 아이디어는 복잡성 문서를 참고하세요)

결과의 품질

그다음으로 생성된 결과의 품질을 살펴볼 수 있습니다:

• 재작업 비율 %, 또는
• 반품 건수

재작업 비율 %가 높다면 프로젝트 요구사항의 문제, 부적절한 초기 추정, 또는 불충분한 계획을 나타낼 수 있습니다.

더 일반적인 품질 지표에는 다음이 포함됩니다:

• 내부 고객 만족도, %
• 외부 고객 만족도, %

품질 개념에는 프로젝트의 결과로 생성된 내부 산출물의 품질도 포함됩니다. 예를 들어, 프로젝트에 그래픽 디자이너가 필요하다면, 최종 자료는 특정 내부 표준에 따라, 특정 템플릿과 모범 사례를 사용하여 전달되어야 합니다. 이 경우 KPI는 다음과 같습니다:

• 내부 표준 준수, %

품질 파생상품

혁신에 대해서는 어떻습니까?

잘 조직된 프로젝트 관리의 좋은 부작용은 혁신 파이프라인에 대한 아이디어일 수 있습니다. 추적할 지표는 다음과 같습니다.

• 생성된 유자격 혁신 아이디어 수

어떤 프로젝트의 품질 측면을 볼 때, 우리는 지속 가능성 측면도 고려해야 합니다.

고전적인 환경 지속 가능성뿐만 아니라 사회적, 경제적 기둥도 포함됩니다. 다음과 같은 특정 KPI를 위한 지속 가능성 실적표를 확인하십시오.

• 사용된 재활용 재료의 %
• 작업장 안전, %

리소스

프로젝트 관리의 맥락에서, 리소스에 대한 시작 KPI는 다음과 같습니다:

• 생산적 시간 또는 청구 가능한 활동에 소요된 시간, %
• 계획된 리소스 대비 사용된 리소스

기본적으로, 우리는 귀하의 팀이 내부 회의에 더 많은 시간을 쓰는지, 아니면 자신의 업무를 수행하는 데 더 많은 시간을 쓰는지 알고자 합니다.

프로젝트에 복잡한 소싱, 물류, 그리고 여러 공급업체와의 관계 관리가 포함된다면, 더 많은 KPI를 위해 조달 평가표를 확인하세요.

인재 관리

마지막으로, 귀하의 주요 “자본”은 팀입니다:

• 기본 HR 이직률 지표로 시작하십시오. HR 평가표에서 더 많은 아이디어를 얻으십시오.
• 기본 교육 및 멘토링 시간 지표를 사용하십시오. 팀의 역량 개발에 진지하다면, Kirkpatrick의 모델을 사용하여 포괄적인 교육 평가표를 구축하십시오.

개별 프로젝트 KPI에서 포트폴리오 성능으로

여러 이니셔티브가 관심과 자원을 두고 경쟁할 때, 프로젝트 수준의 측정값은 관리 관점의 일부만을 제공합니다. 이 예에서 각 이니셔티브는 자체 예산, 위험, 값, 그리고 단계별 성능 지표를 유지하는 한편, 플랫폼은 이를 포트폴리오 보기로 통합하여 비교, 보고 및 운영 관리를 가능하게 합니다.

마지막으로 한마디

인터넷에서 몇 분만 검색해도 프로젝트 관리를 위한 KPI의 긴 목록을 얻을 수 있습니다.

이러한 KPI를 추려내는 것에 관한 몇 가지 모범 사례를 언급하는 것이 좋습니다:

• 비즈니스 맥락에서 시작하십시오. 좋은 전략 맵이 큰 도움이 될 것입니다
• KPI를 올바르게 정의하십시오 – 이 글의 템플릿을 참고하십시오
• 선행 지표와 후행 지표의 차이뿐만 아니라 성공 요인과 성공 기준의 차이도 이해하십시오
• 목록을 짧게 유지하십시오 – 각 목표마다 선행 지표와 후행 지표 한 쌍을 두는 것이 100개 이상의 측정지표 목록보다 훨씬 효과적입니다

프로젝트 관리 KPI 템플릿 사용하기

BSC Designer는 조직이 복잡한 전략을 구현할 수 있도록 도와줍니다:

1. 플랫폼에서 무료 플랜에 가입하세요.
2. 프로젝트 관리 KPI 템플릿을 시작점으로 사용하세요. New > New 실적표 > More Templates에서 찾을 수 있습니다.
3. 우리의 전략 구현 시스템을 따라 이해관계자와 전략적 목표를 포괄적인 전략으로 정렬하세요.

오늘 시작하여 BSC Designer가 귀하의 전략 구현을 어떻게 간소화할 수 있는지 확인해보세요!