프로젝트 관리 KPIs

KPI를 사용하여 프로젝트 관리의 효과성을 추적하고 개선하는 방법을 배우십시오. 성과 지표를 사용하여 이해 관계자에게 프로젝트의 가치를 입증하십시오.

기사의 주요 주제:

• “프로젝트”와 “이니셔티브” – 차이점은 무엇인가?
• 프로젝트 관리: 왜 측정해야 하는가, 그리고 누가 이해 관계자인가?
• 프로젝트 관리의 KPI: 범위, 비용, 시간, 위험, 품질, 자원

프로젝트 대 이니셔티브: 전략적 계획에서의 프로젝트 위치

전략적 계획에서 프로젝트의 역할은 무엇인가요? 이전에 우리는 전략적 계획에서 다른 추상화 수준에 대해 이야기했습니다.

우리는 가장 높은 수준(사명, 비전, 핵심 가치)에서 시작하여 전략적 우선순위, 비즈니스 목표, 성과 지표 수준으로 이동한 다음, 실행 수준(다이어그램 상의 5단계)으로 이동했습니다.

전략적 계획에서 실행 가능한 항목은 일반적으로 “이니셔티브”라고 불립니다. 왜 우리는 그것들을 “프로젝트”라고 부르지 않을까요?

이니셔티브와 프로젝트의 차이는 무엇인가요?

• 사전에서 찾을 수 있는 이니셔티브의 정의는 활동의 참신함 또는 어려움을 강조합니다.
• 대조적으로, 프로젝트라는 용어는 사전에 사전에 마련된 방법 또는 계획된 작업으로 설명됩니다.

차이를 설명하기 위한 비유로 여행을 좋아합니다:

• 가족이 파리에서 바르셀로나까지 첫 차 여행을 계획할 때, 이는 많은 측면에서 이니셔티브처럼 들립니다. 도로의 뉘앙스는 잘 알려지지 않았고, 도로 요금은 대략적으로 추정되며, 길가에서 좋은 식당을 찾는 것은 운에 달려 있습니다.
• 이제 다른 상황을 상상해보세요. 같은 경로를 커버하는 트럭 운전기사가 있습니다. 시간, 도로 요금, 연료 및 숙박 비용은 높은 정확도로 계산됩니다. 이 트럭을 담당하는 물류 센터에게 이는 작은 프로젝트입니다.

프로젝트의 속성은 무엇인가요? 클래식한 프로젝트 관리 삼각형을 살펴봅시다:

• 예산
• 타임라인
• 범위

이니셔티브는 어떨까요? 그것도 정확히 같은 속성을 가질 수 있습니다! 예를 들어, 여기 전략적 계획 소프트웨어의 이니셔티브 대화 상자가 있습니다. 프로젝트 관리 도구에서 보이는 것과 매우 유사하게 보입니다.

타임라인, 예산, 정렬된 지표, 상태, 정렬된 문서를 포함하는 BSC Designer에서 공식화된 이니셔티브의 예시입니다. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

이니셔티브로 우리는 물의 깊이를 테스트하고 있습니다. 그리고 물의 깊이를 테스트하기 위해 우리는 예산과 시간이 필요합니다.

조직에 필요한 것은 무엇인가요? 이니셔티브인가요 아니면 프로젝트인가요? 우리는 주로 전략적 계획의 이니셔티브에 대해 이야기하겠지만, 이러한 이니셔티브는 어떤 방식으로든 실행되어야 합니다. 그때 우리가 프로젝트가 필요합니다.

우리는 이니셔티브와 프로젝트 둘 다 필요합니다!

소프트웨어 자동화의 맥락에서도 차이가 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 간트 차트와 많은 리소스 계획과 함께 오지만, 전략 실행 소프트웨어는 전략 지도와 KPI에 중점을 둡니다.

프로젝트 관리 측정의 이유

KPI 시스템에서, 우리는 측정하기 전에 측정의 맥락을 이해하는 것이 중요하다는 데 동의했습니다:

• 왜 프로젝트 관리를 측정하고자 하는가?

여기 몇 가지 일반적인 이유가 있습니다:

• 효율성과 효과성을 향상시키기 위해
• 기존 프로세스와 그 성과를 개선하기 위해
• 관리 스타일, 커뮤니케이션, 인프라를 개선하기 위해
• 이해 관계자에게 프로젝트의 가치를 입증하기 위해

이러한 모든 답변은 프로젝트 관리를 적용한 갭 분석의 아이디어에 잘 맞습니다.

프로젝트 관리의 이해관계자들

또 다른 질문으로 KPI 시스템이 제안하는 질문은 다음과 같습니다:

• 프로젝트 관리의 이해관계자는 누구입니까?

이해관계자 목록에는 확실히 다음이 포함됩니다:

• 프로젝트 관리자
• 프로젝트에 참여하는 팀
• 프로젝트 후원자
• 외부 및 내부 고객
• 외부 규제 기관 및 내부 준수 팀
• 품질 보증 팀

이해관계자 목록은 성과 측정 노력을 집중하는 데 도움이 될 것입니다.

일부 이해관계자들은 프로젝트의 성공을 측정하는 KPI에 관심을 가질 것이며, 다른 이해관계자들은 프로젝트 관리의 성공을 측정하는 데 관심을 가질 것입니다.

프로젝트 관리용 KPI

이제 이해 관계자 목록을 가지고 있으며, 우리가 관심 있는 답을 알고 있습니다. 프로젝트 관리를 위한 몇 가지 KPI(핵심 성과 지표)를 정의해 봅시다.

우리는 프로젝트 관리 모델 중 하나를 중심으로 KPI를 그룹화할 수 있습니다:

• 고전적 삼각형 모델: 범위, 비용, 시간 -> 품질

또는 PMBOK 기준에 따른 진화된 모델:

• 범위, 비용, 시간 + 위험, 품질, 자원

전략 지도상의 프로젝트 관리 삼각형. 동력 요소(자원, 인재, 범위, 시간, 위험)와 결과물(품질, 비용). 출처: 프로젝트 관리 KPI.

범위

프로젝트 관리에서 범위의 개념은 주로 이해관계자의 요구에 따른 미래 제품의 요구 사항에 초점을 맞추고 있습니다.

요구 사항의 가장 중요한 기준 중 하나는 다음과 같습니다:

• 요구 사항의 명확성, %

명확성을 어떻게 정량화할 수 있을까요?

여러 전문가에게 요구 사항을 읽고 모호하게 분류된 진술을 세어보도록 요청할 수 있습니다. 덜 형식적이지만 여전히 효과적인 접근 방식은 대중적인 KPI로 이를 정량화하는 것입니다:

• WTF/페이지 지표

요구사항의 모호성을 정량화하기 위해, 여러 전문가들에게 요구사항을 읽고 모호하게 보이는 문장을 세도록 요청할 것입니다. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

전략 / 프로젝트 정렬

요구 사항의 맥락에서 살펴봐야 할 또 다른 것은 조직의 전략과 프로젝트 간의 정렬이 존재하는지 여부입니다.

• 내부 프로젝트를 진행하는 경우, 좋은 전략 지도를 갖는 것은 팀에게 프로젝트의 비즈니스 맥락(제약 조건과 우선순위)을 설명하는 훌륭한 방법입니다.

비즈니스 맥락이 중요한 이유는 무엇입니까? 이 질문에 답하려면 다음과 같은 차이를 생각해 보십시오:

• 일을 올바르게 수행하는 것, 그리고
• 올바른 일을 수행하는 것

“일을 올바르게 수행하는 것”은 프로젝트 관리의 핵심입니다. 최고의 관리자들은 전체 프로젝트를 정말 효율적으로 만들 수 있지만, 과연 이것이 조직을 원하는 목표로 이끌 수 있을까요? 이 경우 KPI는 다음과 같이 공식화할 수 있습니다:

• 전략/프로젝트 정렬, %

이 정렬을 달성하는 가장 좋은 방법은 전략으로 시작하여 그 목표를 중심으로 새로운 이니셔티브와 프로젝트를 구축하는 것입니다.

비용

비용에 대한 지표는 일반적으로 찾기 쉽습니다. 이 경우의 고전적인 KPI는 다음과 같습니다:

• 계획된 예산
• 실제 예산
• 예산 차이 – 계획된 예산과 실제 예산 간의 차이

BSC Designer를 전략 계획에 사용 중이라면, 이니셔티브 및 KPI 트리에서 이러한 속성을 찾을 수 있습니다:

사용자는 KPI 탭의 보기를 변경하여 계획된 예산과 실제 예산을 포함하는 이니셔티브의 예산 정보를 표시할 수 있습니다. 소프트웨어는 예산 차이와 사용된 예산 비율을 계산합니다. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

성공적인 프로젝트 관리의 재무 파생상품:

• 비용 절감
• 비용 회피
• ROI – 투자 수익률
• 창출된 가치의 달러 환산액 (획득 가치) – 프로젝트로 창출된 가치의 추정치

획득 가치

언급된 획득 가치는 다음과 같이 계산할 수 있습니다:

• 획득 가치 (EV) = 총 예산 * 진척도, %

또 다른 지표는 획득 가치를 실제 사용된 예산과 비교합니다:

• 비용 편차 (CV) = 획득 가치 – 실제 예산

CV의 음수 값은 예산 초과 상황을 나타낼 수 있습니다.

BSC Designer는 이니셔티브에 진척 지표가 할당되고 총 예산이 지정된 경우 획득 가치와 비용 편차를 계산할 것입니다.

시간

프로젝트 관리의 고전적인 지표는 다음과 같습니다:

• 사이클 시간
• 일정 편차, % (계획 시간 대 실제 시간)
• 정시 완료, %
• 놓친 주요 일정, %

이러한 지표는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 쉽게 계산할 수 있지만, 결과 해석에 주의가 필요합니다.

대시보드 탭에서 사용자는 전략적 이니셔티브의 상태를 시각화하기 위해 다양한 차트를 추가할 수 있습니다. 이 예제는 프로젝트 관리 KPI에만 집중하는 차트와 일반적인 간트 차트를 포함합니다. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

근본 원인 분석 수행

마감 기한이 불충분한 관리 때문이었습니까, 아니면 요구 사항이 예상치 않게 변경되었기 때문입니까, 또는 새로운 입력으로 인해 프로젝트의 범위를 수정해야 합니까?

벤치마크를 파악하십시오

이번 달에 귀하의 팀이 15%의 마일스톤을 놓쳤다는 것은 무엇을 의미합니까? 이는 그들에게 일반적인 것입니까?

이 비율은 지난달 또는 다른 팀과 어떻게 비교됩니까? 데이터는 특정한 맥락에서만 의미가 있으므로 결론을 내리기 전에 이 맥락을 이해하시기 바랍니다.

KPI는 어떤 행동을 유발합니까?

프로젝트 관리 KPI를 보상 계산과 연결하기 전에 두 번 생각하십시오. 100% 제시간에 완료하는 것은 서류상으로는 훌륭해 보이지만 최종 전달물의 품질과 타협해서는 안 됩니다. 잘못된 KPI는 팀이 제품을 더 좋게 만드는 것이 아니라 시스템을 조작하는 방법을 생각하게 만드는 것입니다.

위험

이전에, 우리는 위험의 개념과 주요 위험 지표에 대해 논의했습니다. 그 기사에서 설명된 아이디어 중 하나는 주요 위험 지표(KRIs)가 주요 성과 지표(KPIs)와 크게 다르지 않다는 것입니다.

예를 들어, 모호한 요구 사항의 위험을 완화하고자 한다면, 요구 사항의 명확성, % KPI(또는 KRI)를 추적할 것입니다.

다시 말해, 위험 완화 계획이 있는 위험은 KPI로 추적할 수 있습니다.

또 다른 중요한 아이디어는 위험 관리 자체도 KPI로 추적할 수 있다는 것입니다:

• 식별된 위험의 수
• 완화 계획이 있는 식별된 위험의 %
• 완화 계획이 없는 발생한 위험의 수
• 반복되는 위험, %
• 위험 관리 비용, $

전략 맵의 범위, 시간, 위험의 삼각형. 각 범주는 특정 후행 지표로 수치화됩니다. 출처: 프로젝트 관리 KPI.

품질

프로젝트 관리의 품질을 어떻게 평가할 수 있을까요? 이는 우리가 관심 있는 품질의 측면에 따라 다릅니다. 품질 KPI 기사에서 논의한 바와 같이, 품질은 서로 다른 이해관계자들에 의해 다르게 인식됩니다.

리더십 품질

우리는 다음으로 시작할 수 있습니다:

• 관리의 품질 (이를 정량화하는 방법에 대한 몇 가지 아이디어를 참조하십시오)
• 리더십의 품질
• 커뮤니케이션의 품질, % (복잡성 기사에서 몇 가지 아이디어를 참조하십시오)

결과의 품질

그럼 생성된 결과의 품질을 살펴볼 수 있습니다:

• 재작업 비율 % 또는
• 반품 수

높은 재작업 비율 %은 프로젝트 요구사항의 문제, 부적절한 초기 추정 또는 불충분한 계획을 나타낼 수 있습니다.

더 일반적인 품질 지표는 다음을 포함합니다:

• 내부 고객 만족도, %
• 외부 고객 만족도, %

품질 개념은 프로젝트의 결과로 생성된 내부 산출물의 품질을 포함합니다. 예를 들어, 프로젝트에 그래픽 디자이너가 필요하다면, 최종 자료는 특정 내부 표준에 따라, 특정 템플릿과 모범 사례를 사용하여 제공되어야 합니다. 이 경우 KPI는 다음과 같습니다:

• 내부 표준 준수, %

품질 파생상품

혁신에 대해서는 어떻습니까?

잘 조직된 프로젝트 관리의 좋은 부작용은 혁신 파이프라인에 대한 아이디어일 수 있습니다. 추적할 지표는 다음과 같습니다.

• 생성된 유자격 혁신 아이디어 수

어떤 프로젝트의 품질 측면을 볼 때, 우리는 지속 가능성 측면도 고려해야 합니다.

고전적인 환경 지속 가능성뿐만 아니라 사회적, 경제적 기둥도 포함됩니다. 다음과 같은 특정 KPI를 위한 지속 가능성 실적표를 확인하십시오.

• 사용된 재활용 재료의 %
• 작업장 안전, %

자원

프로젝트 관리의 맥락에서, 자원의 시작 KPI는 다음과 같습니다:

• 생산적인 시간 또는 청구 가능한 활동에 소비된 시간, %
• 계획된 자원 대 사용된 자원

기본적으로, 우리는 귀하의 팀이 내부 회의에 더 많은 시간을 쓰는지 아니면 그들의 일을 하는 데 더 많은 시간을 쓰는지를 알고 싶습니다.

프로젝트가 복잡한 소싱, 물류, 여러 공급업체와의 관계 관리를 포함한다면, 더 많은 KPI를 위해 조달 실적표를 확인하십시오.

인재 관리

마지막으로, 귀하의 주요 “자본”은 귀하의 팀입니다:

• 기본 HR 이직률 지표로 시작하십시오. HR 실적표에서 더 많은 아이디어를 얻으십시오.
• 기본 교육 및 멘토링 시간 지표를 사용하십시오. 팀의 역량 개발에 진지하다면, Kirkpatrick의 모델을 사용하여 포괄적인 교육 실적표를 구축하십시오.

마지막 말씀

인터넷에서 몇 분만 검색하면 프로젝트 관리에 대한 KPI 목록을 길게 얻을 수 있습니다.

다음은 이러한 KPI를 추려내는 몇 가지 모범 사례를 언급하는 것이 좋습니다:

• 비즈니스 맥락에서 시작하십시오. 좋은 전략 지도가 매우 도움이 될 것입니다
• KPI를 적절히 정의하십시오 – 이 기사의 템플릿을 참조하세요
• 선행 및 후행 지표의 차이뿐만 아니라 성공 요인과 성공 기준의 차이점을 이해하십시오
• 목록을 짧게 유지하십시오 – 각 목표에 대해 선행 및 후행 지표 한 쌍이 100개 이상의 지표 목록보다 훨씬 더 잘 작동할 것입니다

Project Management KPIs 템플릿 사용하기

BSC Designer는 조직이 복잡한 전략을 구현할 수 있도록 도와줍니다:

1. 플랫폼에서 무료 플랜에 가입하세요.
2. Project Management KPIs 템플릿을 시작점으로 사용하세요. New > New 실적표 > More Templates에서 찾을 수 있습니다.
3. 우리의 전략 구현 시스템을 따라 이해관계자와 전략적 목표를 포괄적인 전략으로 정렬하세요.

오늘 시작하여 BSC Designer가 귀하의 전략 구현을 어떻게 간소화할 수 있는지 확인해보세요!