불확실성과 재정적 불황의 시기에는 비용 절감이 필요합니다. 조직에 대한 부정적 영향을 최소화하기 위해 이를 체계적으로 수행하는 방법에 대해 논의해봅시다.
우리는 불확실성의 시대에 살고 있습니다 – 급변하는 변화와 예측 불가능한 사건들은 조직이 허리띠를 졸라매고 비용 절감에 집중하도록 만듭니다. 이를 수행하는 가장 쉬운 방법은 비용 절감 목표를 설정하고 이를 하위 수준으로 전파하는 것입니다…
여기 논의를 시작하기에 좋은 질문이 있습니다:
전반적인 비용 절감 목표를 조직의 기능적 수준으로 전파해야 할까요?
조직의 기능적 단위는 독특합니다:
- 그들의 가치 창출 기여는 독특합니다
- 불확실성에 대한 그들의 대응은 맞춤형이어야 합니다
- 그들은 서로 다른 위험에 직면합니다
전반적인 절감 목표를 기능적 단위에 비례적으로 전파하려는 생각은 아무 의미가 없습니다…
더 나은 접근 방식은 특정 비용 요인에서 시작하여:
- 하위 목표의 기여를 전반적인 비용 절감 목표에 맞추기 위해 상향식으로 이동 (2단계)
- 성공적인 실행에 필요한 세부사항을 추가하기 위해 하향식으로 이동 (3단계)
- 그 과정에서 발견한 점을 배우고 구현 (4단계)
이것이 우리가 아래에서 논의할 BSC Designer에 의한 비용 절감 프로세스입니다. 네 단계로 구성되어 있습니다:
- 1단계. 불확실성의 분석
- 2단계. 포괄적인 비용 분석: 비용 요인, 위험, 일반 메커니즘, 이해관계자에 대한 가치
- 3단계. 실행: 준비성, 우선순위, 진행 상황 추적
- 4단계. 단순한 비용 절감을 넘어 불확실성에 전략 적응
1단계. 불확실성 분석
우리는 비용 분석으로 비용 절감을 시작하지 않습니다. 대신, 현재 우리가 직면한 불확실성을 이해하는 데 시간을 투자할 것입니다. 이 분석은 예상되는 영향의 본질을 더 잘 이해하고 전체적인 비용 절감 목표를 수립하는 데 도움이 될 것입니다.
1.1단계 불확실성의 영향 분석
이 단계의 핵심 질문:
불확실성/위기/불황이 조직에 미칠 것으로 예상되는 영향은 무엇인가?
예를 들어:
- 운영 비용 증가
- 인재 채용/유지의 어려움
- 원자재 비용 증가
- 물류 비용 증가
- 금리 상승
- 매출 감소
Cost Reduction Scorecard.시나리오 계획 연습을 했다면 조기 신호 지표 및 대응 계획 초안을 포함한 이 질문에 대한 일부 답변을 이미 가지고 있을 것입니다. 그렇지 않다면, 현재 외부 환경을 더 잘 이해하기 위해 PESTEL 분석을 사용하십시오.
PESTEL Analysis Template. 1.2단계 전체 비용 절감 목표 계산
조직의 영향을 받는 기능을 명명하는 것만으로는 충분하지 않습니다 — 과거의 유사한 사례나 예상 데이터에 따라 예상 영향을 수치화하려고 노력하십시오.
예를 들어, 코로나19 팬데믹의 영향에 대한 대략적인 추정은 다른 팬데믹의 분석을 통해 가능했습니다.
팬데믹 초기에는 다음을 추정할 수 있었습니다:
- 고객과의 대면 상호 작용과 관련된 기능은 단기적으로 60%, 장기적으로 20% 감소할 수 있으며, 매출은 각각 35%, 15% 감소할 것으로 예상했습니다.
첫 번째 봉쇄 이후, 이러한 추정치를 더 높은 비율로 조정해야 했습니다.
이 단계의 결과는 특정 비용 절감 목표를 가진 목표입니다.
예를 들어, 35%의 매출 하락을 해결하기 위해 회사는 1분기 내에 운영 비용을 20% 절감해야 합니다.
이 지표를 설정하기 위해 두 가지 옵션이 있습니다:
- 옵션 1: 절감된 비용을 추적합니다. 이 경우, 기준선=0이고 목표는 불확실성에 대응하기 위해 필요한 비용 절감입니다; 지표는 최대화로 설정되어야 합니다, 또는
- 옵션 2: 비용 절감을 추적합니다. 이 경우, 기준선은 현재의 총 비용이며, 목표는 원하는 비용 수준입니다; 지표는 최소화로 설정되어야 합니다.
내 예시 실적표에서는 옵션 2를 사용하여 재무 관점에서 계획된 비용 절감 지표를 만들었습니다.
Cost Reduction Scorecard.2단계. 비용 분석
비용 지도를 준비하십시오. 이는 상세한 예산 문서이거나 항목에 맞춰 재정 흐름이 정렬된 전략/프로세스 지도일 수 있습니다 (예: 고객 서비스 예시에서처럼).
BSC Designer에 전략 실적표가 있다면, KPI 탭에서 “예산” 보기로 전환하여 이니셔티브별로 모든 예산을 표시하고, 총 예산 계획 및 사용을 확인하십시오.
비용 절감 실적표.2.1단계 비용 요인 매핑
어디에 노력을 집중하여 비용을 줄일 것인가? 비용 절감의 좋은 후보는 다음과 같습니다:
- 불필요한 복잡성. 유지 관리가 어려운 복잡한 제품, 의사 결정 속도를 늦추는 행정 절차와 관련된 비용.
- 구식이거나 중복된 기능이 있는 기존 비즈니스 모델.
- 사이버 보안 위험에 취약하고 새로운 요구 사항에 부합하지 않는 구식 IT 시스템.
- 이해관계자의 가치와 적절히 조정되지 않은 디지털 전환과 같은 저가치 활동.
예시: 비용 절감 실적표에서, 저는 다음 두 가지 하위 목표를 수립했습니다:
- “제품 개발” 목표를 위한 “비용 및 복잡성을 줄이기 위해 제품 간소화”
- “제품 마케팅” 목표를 위한 “온라인 광고 비용 절감”
Cost Reduction Scorecard.2.2단계 관련 위험 매핑
우리는 비용 절감 기회와 재정적 건강에 대한 긍정적인 영향을 논의했습니다. 그렇다면 부정적인 영향은 어떨까요? 비용 절감의 예상되는 위험은 무엇입니까? 다음을 고려하십시오:
- 직접적인 영향: 비용 절감이 품질, 사이버 보안, 인재, 공급망 등에 미치는 영향. 예를 들어, 조달 예산을 줄이면 원자재의 품질, 최종 제품의 품질이 저하되어 궁극적으로 고객 만족도에 영향을 미칠 수 있습니다.
- 간접적인 영향 – 어떤 행동 변화가 유도될 것인가? 예를 들어, 혁신에 대한 예산을 줄이면 팀에서 나오는 아이디어가 줄어들고 (어차피 예산이 없는데 왜 제안하겠습니까?), 결국 경쟁자에게 시장 지위를 잃을 수 있습니다.
간접적인 영향 중에서는 다음에 주목하십시오:
- 비용 회피: 비용과 조화를 이루는 것. 전문 소프트웨어 구독료는 비용이지만, 대안으로 과도한 인건비가 발생할 수 있습니다.
- 경쟁자의 반응. 공식적인 분석을 위해 다섯 가지 힘 프레임워크를 사용하십시오.
예시:
- 위험: 제품의 복잡성을 줄임으로써 일부 고객이 사용하는 기능을 제거할 수 있습니다.
- 위험 완화: 다른 기능을 사용하여 필요한 작업을 완료하는 방법을 설명하십시오; 지원 담당자를 교육하십시오; 비디오 튜토리얼을 준비하십시오.
Cost Reduction Scorecard.BSC Designer의 사용자는 대시보드에서 활성 위험을 시각화할 수 있습니다:
Cost Reduction Scorecard.2.3단계 이해관계자에 대한 가치 정량화
비용은 특정 이해관계자의 필요를 만족시키기 위해 투자된 예산입니다.
- 그 이해관계자들은 누구인가요?
- 그들의 필요는 무엇인가요? 그들을 위해 어떤 가치가 창출되어야 하나요?
- 실제로 어떤 가치가 창출되었나요?
- 이 가치를 어떻게 정량화할까요? 여기에서 가치 기반 분해의 구체적인 예시를 찾을 수 있습니다.
예를 들어, 온라인 광고의 주요 이해관계자는 영업팀입니다. 우리는 “가치 지표: 방문자에서 리드로”라는 지표로 그들에게 대한 가치를 정량화할 수 있습니다.
Cost Reduction Scorecard.우리는 가치가 비용 절감 방향으로 제대로 가고 있는지에 대한 좋은 지표를 가지기 위해 가치를 정량화합니다.
예시:
- 검색 엔진 최적화 예산 감소 (비용 지표)
- 기대: 웹사이트 방문자 수와 리드 수의 작은 변동
- 현실: 4개월 내에 검색 엔진 순위 하락; 리드 수 (가치 지표) 크게 감소.
- 결론: 가치 창출 활동을 보호하기 위한 비용 절감 이니셔티브 검토
2.4단계 비용의 메커니즘 이해하기
우리는 비용의 가능한 감소 정도뿐만 아니라 비용과 관련된 일반적인 메커니즘을 이해하는 데 관심이 있습니다.
다음과 같은 질문을 하십시오:
- 감소의 성공 요인은 무엇입니까?
- 규모의 경제가 작용합니까? 일회성 비용인가요, 반복되는 비용인가요?
- 어떤 비율이 관련되어 있습니까?
다음과 같은 비용 절감 아이디어를 예로 들어 보겠습니다: “신규 고객을 직접 방문하는 것은 상당한 비용입니다.”
- 분석: 고객 유형별로 자격 있는 리드에 대한 방문 비율을 살펴보고 LTV를 고려하십시오.
- 결론: 특정 유형의 고객에 대해서만 비용 절감이 합리적입니다.
우리는 다음과 같이 비용 지표를 공식화합니다:
- 전환율이 낮은 고객과 관련된 비용
이 지표는 최소화를 위해 최적화됩니다:
Cost Reduction Scorecard.즉, 현재 값을 줄임으로써 진행/성과를 높입니다. 목표를 달성하면 진행률은 100%가 됩니다.
대부분의 경우, 이 지표에 대한 목표는 즉시 달성되지 않을 것이므로, 다양한 기간에 대한 벤치마크를 도입할 수 있습니다.
Cost Reduction Scorecard.이러한 감소 목표는 다음을 고려합니다:
- 비용 분석,
- 가치 창출에 미치는 추정 영향,
- 가능한 위험,
그리고 중요한 기능에 영향을 미치지 않고 달성할 수 있는 비용 절감 임계값을 정의합니다.
Cost Reduction Strategy 및 AI
Cost Reduction Strategy에 대해 생성적 AI 사용을 고려하십시오.
BSC Designer에서:- 계정에 'Cost Reduction Strategy'을 추가하십시오 (새로 만들기 > 새 실적표 > 더 많은 템플릿).
- 템플릿을 열고, 'AI' 탭으로 전환하여 질문을 작성하십시오.
3단계. 비용 절감 실행
이제 비용 절감 이니셔티브에 대해 논의할 준비가 되었습니다.
3.1단계 구현 준비
비용 절감 이니셔티브를 수립하기 위해 다음 질문을 하십시오:
- 구체적인 구현 단계는 무엇입니까?
- 어떤 비즈니스 시스템/인프라를 조정해야 합니까?
- 어떤 행동/기술의 변화를 구현해야 합니까?
예를 들어:
- 온라인 마케팅 비용 절감에 대해 이야기하고 있다면, 이 이니셔티브의 성공 요인은 자격 있는 리드의 출처를 식별하는 데 도움이 되는 추적 시스템일 것입니다.
비용 절감 실적표.3.2단계. 비용 절감 이니셔티브 우선순위 지정
비용 분석을 통해 다음 원칙을 따를 수 있습니다:
- 가치가 낮은 활동의 예산/비용 최소화
- 가치가 높은 활동 보호
우선순위 모델은 이해관계자의 정치적 영향력, 예상 위험 및 실행 난이도를 포함합니다.
BSC Designer에서 특정 목표나 그 비용 절감 이니셔티브의 관련 중요성을 나타내기 위해 가중치 기능을 사용하십시오.
- 모순적으로 들릴 수 있습니다: 비용 자체가 우선순위일 때 왜 가중치/우선순위를 정의해야 할까요 (비용이 높을수록 우선순위가 높음)?
비용은 예산 예측만을 보여주며, 우선순위/가중치는 이해관계자에게 창출되는 가치, 실행 난이도, 다른 목표와의 정렬과 같은 다른 예측을 포함할 수 있습니다.
우리의 예제에서는 제품 개발에 80%의 가중치를, 제품 마케팅에 20%의 가중치를 부여했습니다:
Cost Reduction Scorecard.프로그램은 이러한 가중치를 사용하여 내부 관점의 성과를 계산할 것입니다. 이 경우, 제품 개발의 비용 절감은 제품 마케팅의 동일한 비용 절감보다 전체 진행에 더 큰 영향을 미칩니다.
3.3단계 비용 절감 추적: 계획된 비용 절감 vs. 실제 절감
처음에 계획된 비용 절감이라는 지표를 만들었습니다. 실제 비용 절감이라는 다른 지표를 만들어봅시다.
그 값을 내부 값의 합으로 계산되도록 설정해야 합니다:
Cost Reduction Scorecard.이제 비용 절감 지표를 복사하여 붙여넣고 “링크” 옵션을 선택하여 해당 지표에 연결할 수 있습니다:
Cost Reduction Scorecard.실제 비용 지표의 값 필드는 선택한 기간 동안 달성된 비용 절감의 현재 수준을 나타냅니다.
진행률 열은 0%에서 100%까지의 척도에서 달성된 비용 절감의 표시가 될 것입니다. 여기서:
- 0%는 아직 비용 절감이 달성되지 않은 상태이고,
- 100%는 모든 지표가 할당된 비용 절감 목표를 달성한 상태입니다
예상 비용 절감 대비 실제 비용 절감을 나타내기 위해 두 지표를 비교 다이어그램에 시각화하십시오; 또한 간트 차트에 비용 절감 이니셔티브를 시각화할 수 있습니다:
Cost Reduction Scorecard.4단계. 비용 최적화를 넘어 불확실성에 전략 적응하기
비용 절감은 불확실성의 도전에 대한 빠른 해결책입니다. 상황이 안정된 이후에는 더 정확한 데이터를 바탕으로 기존 전략을 수정하여 영구적인 해결책을 마련해야 합니다.
토론을 위한 질문은 다음과 같습니다:
- 비용 절감 이니셔티브를 구현한 후 어떤 교훈을 얻었습니까?
- 비용 및 이해관계자에 대한 가치 창출에 대해 무엇을 배웠습니까?
- 불확실성의 새로운 요인은 무엇이었습니까?
- 불확실성에 전략을 어떻게 적응시킬 수 있습니까?
- 미래의 도전에 대한 우리의 준비 상태는 어떻습니까 (시나리오 계획 참조)?
Alexis는 BSC Designer의 CEO이자 수석 전략 컨설턴트로서 전략적 계획 분야에서 20년 이상의 경력을 가지고 있습니다. 응용 수학 및 정보 기술 배경을 바탕으로 전략 및 성과 관리에 강력한 분석적이고 시스템 지향적인 관점을 제공합니다. Alexis는 기업이 전략을 실질적으로 구현할 수 있도록 돕는 “5단계 전략 구현 시스템”을 개발했습니다. 그는 산업 컨퍼런스에서 정기적으로 연설하며, 전략 및 성과 관리에 관한 100개 이상의 기사와 “10단계 KPI 시스템”이라는 책을 저술했습니다. 그의 작업은 자주 학술 연구에서 인용됩니다.