「ポリシー」とは、組織が行動を戦略的意図と整合させ、コンプライアンスを確保するための正式なガイドラインです。本記事では、ポリシー実行フレームワークについて説明し、コントロールの継続的なモニタリング、ステークホルダーからのフィードバックを収集する仕組み、ポリシーと全体戦略との整合性などのユースケースに焦点を当てます。
ポリシーライフサイクルのステークホルダー
従来、ポリシーはさまざまなステークホルダーのグループによって作成、施行、適応されています。
- ガバナンス機関および法務チーム（ポリシーの作成）
- 業務管理者（ポリシーの実行）
- コンプライアンス担当者または部門長（ポリシーの維持）
- 監査人またはリスクマネージャー（ポリシーの有効性の評価）
ポリシーライフサイクルにおける役割は異なるステークホルダー間で分担されていますが、この分離が分断につながるべきではありません。ポリシー実施の最終的な目標は、ポリシーの意図と実際の実施を統一することです1。
典型的なポリシーフレームワークの構造
包括的なポリシーフレームワークは、抽象度の高い規制や戦略的意図から、具体的な統制を伴う運用実施レベルまで、階層的な構造に従い、段階的に抽象度が低くなります。
- 規制／ガバナンス：法的要件および社内の企業原則。
- ポリシー：組織の立場を示す高水準の声明。
- 標準：具体的で測定可能なルール。
- 手順：標準を実際に実施するための段階的な指示。
- ガイドライン：手順を支援する推奨されるベストプラクティス。
- 統制：不遵守を防止・検出・是正するための仕組み。
BSC Designerによるポリシー実行の自動化
複数の規格（例えば、ISO 37301やコンプライアンスマネジメントシステム）で強調されているように、ポリシーの実行は全体的な戦略実行の一部と見なされるべきです。
BSC Designerプラットフォームは、コア戦略とそれを支えるポリシーの間でシームレスな整合性を提供します。以下では、戦略的計画ソフトウェアを用いてポリシー実行フレームワークがどのように実践で実装できるかを検証します。
ポリシー構造と整合性
ポリシーフレームワークの全体構造：
- スコアカードレベルでは、ユーザーが全体的なポリシーや規程を定義できます。これらのポリシーは、組織全体に適用される場合や、特定のビジネス単位または機能に限定される場合があります。
- 役割に応じて、異なるステークホルダーグループにポリシー実施の特定部分へのアクセス権が付与されます。例えば、RACIモデルに従う場合です。
- スコアカード内では、戦略的意図をサポートする基準、手順、統制に分解することが、項目の階層構造を用いて可能です。
- ポリシーやその統制は、戦略スコアカード上の特定の目標と整合させることができます。このような整合性により、ポリシーの伝統的なコンプライアンス役割から、コンプライアンスが企業戦略の主要な推進要因となる役割への転換が促進されます。2
ポリシー管理と継続的改善
パフォーマンス指標の仕組みは、コントロールを定義するために使用されます：
- パフォーマンス測定フレームワークにより、ポリシー実施の効率性と有効性を追跡できます。
- 特定のコントロールの特性は、カスタムフィールドを通じてコントロールの役割に応じてカスタマイズできます。例えば、事業継続や3者によるベンダー検証のコントロールは、異なる特性を持ちます。
ポリシー実行フレームワークにおいて、コントロールは動的です：
- 継続的なモニタリングはリアルタイムデータ更新によって可能となり、監査証跡によりトレーサビリティが確保されています。継続的モニタリングの必要性の良い例としては、ポリシー更新に関する定期的なトレーニングの追跡（四段階のトレーニング測定モデルを参照）があります3。
- パフォーマンス測定の様々なケースがサポートされており、定性的評価、バイナリの準拠/非準拠ステータス、段階的なパフォーマンスの変化、添付証拠の検出能力などが含まれます。
このプラットフォームは、従来のポリシーマネジメント機能を提供します：
- ポリシーファイル、手順書、監査報告書などのサポートドキュメントをアップロードし、関連する目標やコントロールにリンクできます。
- コントロールの実施やポリシー更新に関連するアクションプランをシステム内で追跡でき、担当者の割り当てや期限・パフォーマンス変化に基づくアラートの発信も可能です。
- ダッシュボードや戦略マップは強力な可視化ツールを提供し、ステークホルダーがパフォーマンスを迅速に評価し、ギャップを特定し、ポリシー・コントロール・成果の関係性を理解するのに役立ちます。
フィードバック機構をサポートするために：
- ステークホルダーはコメント機能を通じて直接関与し、フィードバックを提供したり、監査目的で課題を記録したりできます。
- プラットフォームは関係するステークホルダーに自動で定期レポートを発行できます。
さらなる事例や実装技術については、GRCコントロールに関する記事で解説しています。
スケーリングとメンテナンス
ポリシーのメンテナンス：
- 設計上、各コントロールには必須の実績反映間隔が含まれています。この間隔は、パフォーマンスデータを自動または担当者によってアップロードする時期を定義します。実績反映間隔が守られなかった場合、これらのコントロールは「更新が必要」と表示されます。
ポリシーフレームワークのスケーリングを容易にするために：
- 組織はポリシーテンプレートを一度定義し、部門やビジネスユニット全体で複製できます。
- コントロールやコントロールのテンプレートは静的にも動的にも同期できます。
結論
ここで述べたアプローチは、ポリシー実行を静的な文書化プロセスから、動的で測定可能かつ戦略的に整合されたシステムへと変革します。
- ポリシーを業務コントロールや戦略的目標と結び付けることで、組織はコンプライアンスを確保するだけでなく、戦略的推進役としてのポリシーの役割を高めることができます。
- ソフトウェア自動化の役割は、関与する主要なステークホルダーにとって戦略的計画領域の複雑さを軽減し、パフォーマンスデータの一貫性と追跡可能性を確保することです。
Alexis Savkinは、BSC Designerのシニア戦略コンサルタント兼CEOであり、戦略アーキテクチャ＆実行プラットフォームの専門家です。彼は応用数学と情報技術のバックグラウンドを持ち、この分野で20年以上の経験を有しています。Alexisは「戦略実行システム」の著者です。彼は戦略およびパフォーマンス測定に関する100本以上の記事を発表しており、業界イベントで定期的に講演し、その業績は頻繁に学術研究で引用されています。