リモートで従業員を雇用し管理する能力は、今日では競争上の優位性となりつつあります1。より高い資格を持つ人材は、より良いワークライフバランスを達成するためにリモートで働くことを好んでいます。どのようにして適切な従業員を見つけますか？どのようにリモートチームを管理しますか？どのKPIがパフォーマンスの追跡に役立ちますか？
リモートチームKPI.
議論は以下から始めます：
BSC Designerチームは、リモートで働くメンバーによって構成されています。私たちの経験に基づき、優れたリモートチームのベストプラクティス（柱）を策定し、議論します：
- 柱 1. 自己規律とその定量化方法
- 柱 2. 効果的なコミュニケーション – 分散型チームの文脈での意味
- 柱 3. 従業員の学習スキル
最後に、この記事の調査結果を以下でまとめます：
- KPIのリスト リモートチームのための
リモートチームの用語: 単一の用語はありません
リモートチーム（バーチャルチーム、分散チームとも呼ばれる）や、リモートで働く人（リモート社員、テレワーカー、フリーランサー、外注者とも呼ばれる）についての用語に合意はありません。
もちろん、いくつかの重要な違いがあります。例えば:
- あなたのために何かをする第三者の会社（アウトソーシングモデル）は、すでに内部管理があり、対応が容易です。
- フリーランサーは一般的に異なるクライアントと仕事をする人です。
また、個人と組織の関係がどのように正式化されているかによって、いくつかの微妙な違いがあります:
- リモート社員は、一般的に組織に正式に雇用されている人（社会保障費、リテンションプランなど）がリモートで働いていることを指します。
- 独立契約者は、組織に雇用されておらず、確立された契約関係に従って働きます。
例えば（ここで法的なアドバイスをしているわけではありませんが）、ヨーロッパの会社として、日本に住んでいる人を社員として雇うことはできませんが、その人は契約者になることができます。
法的な詳細は、組織の司法管轄区と協働する人の所在地によって異なりますが、一般的な管理原則は同じままです。
オフィスの模倣 vs. 独立したリモートチーム
「リモートチーム」という用語は同じかもしれませんが、そのようなチームの管理方法には2つの基本的な選択肢があると考えています。それらを次のように呼びましょう：
- 「オフィスの模倣」
- 「独立したリモートチーム」：
オフィス模倣
この場合、チームはビデオ会議とインスタントメッセージを主なコミュニケーション手段として使用しています。時には、リモート社員の活動を追跡するために画面録画ソフトウェアがインストールされることもあります（この慣行についての私の意見は下記を参照してください）。基本的に、このアプローチはリモートでオフィス環境を模倣します。
管理側の絶え間ない監視は、オフィス模倣形式で働くリモートチームの利点を減少させます。
独立チーム
これは、BSC Designerで積極的に使用している形式です。この場合、コミュニケーションツールは即時の回答を必要としません（メールやカンバンボードのストーリーなどを考えてみてください）。
リモートワークの利点（特に個人的な利点）を活用したいのであれば、独立チームに焦点を当てる必要があります。
この場合、マネージャーは従業員が時間をどのように過ごすかには特に関心がなく、重要なのはタスクが期限内に、かつ既定の品質基準に従って完了することです。
分散チームの利点と欠点
なぜ分散チームが必要なのでしょうか？それは興味深い質問です。どの組織も市場の状況、規制の要件、製品、ビジネスモデルなどに応じてこの質問に答えるべきだと思います。
リモートチームの利点
BSC Designerでは、リモートチームモデルを多く活用しており、ここに私たちが見ている利点があります。
ビジネス面:
- 世界中の才能にアクセスできること（これは私たちの公式なコアバリューの一つになりました）
- 新しい市場により簡単に参入できる可能性
- コミュニケーションが「設計上」より規律あるものになる
- チームメンバーがより自立しており、常に指示を必要としない
- 給与の節約（いわゆる地理的な裁定取引）
- オフィスコストの節約
個人面（マネージャーとリモート従業員の両方に適用可能）:
- より良い仕事と生活のバランス
- より多く旅行する可能性
リモートチームの欠点
リモートで人と仕事をする際、多くの非言語コミュニケーションを見逃してしまいます。通常のコミュニケーションで明らかなことが、リモートでの作業ではそれほど明確ではありません。チームのエンゲージメントとコミュニケーションは重要な問題の一部です2。
以下はリモートチームの典型的な欠点です：
- 時差によるコミュニケーションの遅延
- 法律によって許可されない可能性があります（規制業界で働いている場合）
- 物理的制約のために不可能な場合があります（医療業界、製造業）
- 個人的な接触が少なく、社交が減り、チームの「動向」を追跡する可能性が減少します
- 知的財産やその他の法的問題がより複雑になります
- 国際的な請求書発行と支払いには追加の注意が必要です
信頼指数インジケーター
リモートチームの管理に関する私たちのアプローチを説明する際に、信頼指数という概念を導入することが有用だと感じます：
信頼指数は、リモート社員と管理者の間の信頼レベルを示す指標です。
以下に、信頼指数に影響を与える要因とその計算方法を説明します。
信頼インデックスを計算する
新しいリモートチームのメンバーと仕事を始めるとき、信頼インデックスはゼロレベルにあります（または、フリーランサーやマネージャーがリモートでの仕事で悪い経験をした場合、マイナスゾーンにあるかもしれません）。
リモートチームKPI. 信頼インデックスに影響を与えるものは何ですか？
従業員側から：
- +5 余分な努力をしてタスクをこなす
- +3 期限通りに完全に納品する
- +1 効果的なコミュニケーション
- -1 従業員が「すみません、メールを見ていませんでした」と言ったとき
- -3 従業員がプロジェクトに取り組めず、そのことをマネージャーに伝えなかったとき
マネージャー側から：
- +5 期限通りに完全な支払いを行う
- +2 明確な要求
- +1 明確な基準
- -2 フィードバックとタスクレビューの遅延
- -5 マネージャーが「それは私が考えていたものとは違います」と言ったとき
- -10 マネージャーが「すみません、契約通りに支払うお金がありません」と言ったとき
信頼インデックスは、リモートチームに限らず、どのチーム構造にも適用できますが、リモートチームの場合はより曖昧であるが、はるかに重要です。
信頼指数によるリスク管理
ある会議でリモートチームの管理について議論していたとき、興味深いコメントをもらいました：
“…だから、あなたのリモートチームでは信頼できる人を雇っているんですね。”
そうできればいいのですが、通常、関係の初期段階では信頼指数はゼロの状態です。 それをどうやって成長させることができるでしょうか？明らかなこと（良いことをすべて行い、悪いことをすべて避ける）については省略しましょう。 この場合のリスク管理戦略は、仕事の範囲を徐々に拡大することです：
- まずは小さな有給テストタスクから始めます。これは将来的に必要となるものの小さな一部分です。私たちのリスクはテストタスクのコストによって制限されます。候補者にとってのリスクは低く、エスクローサービスを利用することで軽減できます。
成功した場合：
- 従業員の信頼レベルが上昇します（約束されたことを時間通りに提供できることがわかります）
- 私たちの信頼レベルも（従業員の視点から見て）上昇します（従業員はあなたの管理スタイルをよりよく理解し、時間通りに全額支払われることを知っています）
この候補者と働くことについてどう感じますか？良い感じですか？より大きな要件の一部分でステップを繰り返します。
始め方戦略: 労力の90%を採用期間に集中
分散型チームで問題が発生するのは、間違った人材を採用したためです。通常、ハードスキルのテストは得意ですが、リモートチームの場合、ソフトスキルの方が重要です。
私の理想的なリモート社員は、以下の資質を持つ人です:
- 柱 1. 自己規律（直接の管理なしで働く能力）
- 柱 2. コミュニケーション能力（マネージャーや顧客と効果的にコミュニケーションを取る能力）
- 柱 3. 学習能力（指示に従い、新しいことを迅速に学ぶ能力）
これらのソフトスキルをリモートチームの柱と呼んでいます。以下に、優れたリモートチームを構築するために私たちが行っていることの例をいくつか紹介します。そして、クラシックなHR指標を見逃さないようにしましょう。
柱 1. 自己規律を定量化する方法
候補者が必要なレベルの自己規律を持っているかどうか、どのように判断しますか？複雑な社会調査やアンケートを実施することを考えるかもしれませんが、私の経験によれば、このケースでは物事を複雑にする必要はありません。
小さなことから始めます。例を挙げると：
- 特定の日付/時間までにテスト課題の結果をメールで送るように依頼します。
- メールに特定の件名を使用し、必要な詳細を追加するように依頼します。
これらの基本的な指標を確認します：
- 期限通りでしたか？
- 件名は期待通りでしたか？
- メールの文法や句読点はどうでしたか？
目標はすべてが100%期待通りであることではありません（実際、これは警告信号かもしれません）。80-90%のスコアが良い兆候です。
簡単すぎますよね？
驚くかもしれませんが、私の経験によれば、約60%のメールが時間通りに届きません。
これは人の自己規律の迅速なテストです。
人は改善できるでしょうか？もちろんです！しかし、おそらく、あなたのリモートチームはこれを行うのに最適な場所ではないでしょう。
偽陽性や偽陰性のケースはありましたか？いくつかの話があります… 残念ながら、最初にスケジュールに従うことができなかった候補者は、後で管理するのがはるかに難しいです。
柱 2. 迅速な対応を超えた効果的なコミュニケーション
効果的なコミュニケーションとは何でしょうか？効率的であること（迅速に対応すること）は、必ずしもこれらのコミュニケーションが良いということを意味しません。従業員とマネージャーという二つの利害関係者の文脈で、効果的なコミュニケーションについて話しましょう。
従業員のための効果的なコミュニケーション
想像してください。あなたがその人と一緒に仕事を始めるとします。タスクの範囲について合意し、タイムライン（例えば、3日間）について合意します。
この3日間で何が起こる可能性があるでしょうか？
- ケース1. タスクが期限内に完全に納品され、品質が期待通りである場合 – 良い結果です。
- ケース2. タスクが期限内に納品されるが、品質が期待通りでない場合 – 根本原因分析が必要です。要求が明確でなかったためでしょうか？ その人が十分なスキルを持っていなかった、または十分な時間がなかったためでしょうか？
- ケース3. タスクが期限内に納品されないが、その人がそのことを知らせてくれる場合。
納品日に「申し訳ありません」というメッセージを受け取った場合、それは良い兆候ではありません。その人は問題が発生することを知っていました（おそらく1日目に）、しかしその日に私にそのことを知らせなかったのです。
- ケース4. タスクが期限内に納品されず、その理由を説明しない場合。何かが起こった可能性がありますが、特に関係の始まりでは悪い兆候です。
マネージャーのための効果的なコミュニケーション
チームだけでなく、マネージャーも改善すべきです。リモートチームの場合、具体的で明確なタスクを設定する能力は非常に重要なスキルです。要件が曖昧なタスクはうまくいきません。
マネージャーは改善できるのでしょうか？もちろんです！例えば、私が新しいタスクを説明する際に自問する質問は以下の通りです：
- タスクを策定する際に十分な情報がありましたか？
- 自分の考えを十分に明確に説明しましたか？
- 同僚は実際に何を理解するでしょうか？
- ここにスクリーンショットを追加すべきですか？
- 序文部分を追加/削除すべきですか？
- 私のメッセージはどのような思考/感情を引き起こしますか？
柱 3. 学習スキルを定量化する方法
基本的な信頼指数レベルに達したら、従業員との関係を進めることができます。
新しいチームメンバーとの仕事についてどう感じますか？共通の経験があり、リスクモデルが進化します。この段階では、以下のようなタスクに焦点を当てることを好みます。
- その人がどれだけうまく学習しているか
- その人がどれだけうまく指示に従っているか
- その人がどれだけ創造的であるか
- その人がマネージャーやクライアントとどれだけうまくコミュニケーションを取っているか
これらのタスクはすべて従業員の信頼指数を高めます。従業員側でも同じことが起こると思います。私の管理スタイルがより明確になり、会社の価値観も明確になってきます。
従業員の学習スキルをどのように定量化しますか？
10ステップKPIシステムの本では、測定に関するいくつかの重要なアイデアを議論しました。
- 周囲の世界についてもっと知りたい場合、2つの方法があります – 観察または相互作用
- 設計によって測定可能なシステムを設計する方が良い
リモートチームの管理に戻りましょう…その人が学んでいることを知るために、最初のタスクをどのように策定するかが必要です。そして、その人が実際に新しいことを学んだことを知る最良の方法は、その新しい知識やスキルが実際に応用されていることを見ることです（トレーニング評価の4レベルモデルを参照）。
私たちの場合、どのように機能しますか？カスタマーサポートの担当者を例にとってみましょう。
- チームの新メンバーをオンボードする際、製品のビデオチュートリアルを使用します
- 新しいチームメンバーにソフトウェアで簡単なタスクを解決するよう求めます
- 新しいチームメンバーにこのタスクを説明する短いビデオを作成してもらいます。これは創造性とコミュニケーションスキルを確認するのに役立ちます
- 学習の課題の中には明確な解決策がないものもあります。そのため、チームメンバーの反応と問題へのアプローチ方法を観察しています
従業員の行動を観察し、いくつかのフォローアップ質問をすることで、その人の強みと弱みについてのアイデアを得ることができます。それに応じて、学習曲線と管理スタイルを調整することができます。
分散チームのKPI
リモートチームを管理するさまざまな側面について話しました。これらの要素がどのように定量化できるかをまとめましょう。
KPIは次の3つの段階に従ってグループ化できます：
- ステージ1. 候補者を見つけてテストする
- ステージ2. 信頼を得て、コミュニケーションを調整する
- ステージ3. チームを幸せに保つ
Remote Team KPIs. ステージ1. 候補者の発見とテスト
このステージにおける先行指標は以下の通りです:
- 時間通りの完全納品率, %
- コミュニケーション指数。 このスケールで定量化できます: 100% – 遅延なし; 70% – 事前に遅延を伝達; 40% – 締切日に遅延を伝達; 10% – 締切後に遅延を伝達。
- 学習能力, % 既存の指示にどれだけ従い、新しいことを学んでいるかを示す主観的な指標。
この遅行指標は結果を定量化するのに役立ちます:
- フリーランサープロジェクトの適合性。 マネージャーの主観的評価: 候補者は必要な課題を解決するのに最適な人物に見えるか？
ステージ 2. 信頼を得て、コミュニケーションを調整する
リモート従業員の先行指標は次のとおりです:
- エクストラマイル指標。ストレスの多い状況でどのように働いたかを示します（重要な問題を解決し、可能性のある問題に積極的に取り組む）。
- + ステージ 1 の指標
マネージャーの先行指標は次のとおりです:
- 要件の明確さ。有名なWTF/ページ指標で定量化できます。
信頼を得てコミュニケーションを改善するための成果は、これらの遅行指標で検証できます:
- 信頼指数指標（マネージャーの視点）。フリーランサーとの関係の経験によって形成されます。
- 信頼指数指標（従業員の視点）。マネージャーの行動がフリーランサーに与える影響によって形成されます。
- コミュニケーションスタイルの一致。「お互いに理解し合えているか？」という質問への主観的な回答です。
- リモート従業員のタスク関連パフォーマンス、%タスク完了の結果を定量化する指標です。具体的な指標はタスクとビジネス領域によって異なります。いくつかの例を見つけることができます。
リモートチームKPI. ステージ3. チームを効果的かつ幸福に保つ
先行指標（主にマネージャーに焦点を当てたもの）は、リモートチームを幸福かつ効果的に保つために正しいことをし続けていることを確認するのに役立ちます。
- [バイナリ] 管理ポイント（品質、時間）が実施されている
- [バイナリ] チームが挑戦的なタスクを持っている
- 複雑度スコア、％（いくつかの定量化のアイデアについてはこの記事を参照）
- ツールと材料の利用可能性 – 以下のインデックス：
- ソフトウェアライセンスへのアクセス
- 内部ビジネスシステムへのアクセス
- 最新の内部基準
- [バイナリ] 定期的なフィードバック
- + 前のステージからの指標
達成された結果を検証する遅行指標は次のとおりです：
- タスク固有のパフォーマンス指標
- 従業員満足度、％
- トップパフォーマーの離職率、％
管理上の課題メトリクス
最後に、リモートチームを管理することに関連する特定の管理業務があります。
リモートチームKPI. 必要な法的書類
IP権利、NDA、支払いを規制するためのフレームワーク契約が締結されたことを示す指標。
- [バイナリ] フレームワーク契約締結済み
- [バイナリ] NDA契約締結済み
月次の管理タスクに費やす時間
理想的には、毎月1回の請求書支払いに削減するべきです。
- 請求書発行と支払いに費やす時間（時間）
月次運用コスト
仮想職場に関連するコスト – ソフトウェアライセンス、ハードウェア、コワーキングスペースのレンタルなど。
- ソフトウェアライセンス、$
- 機器、$
リモートチームのためのヒントとコツ
ここでは、リモートチームを管理するための実用的な考えをいくつか共有したいと思います。
- 免責事項: これはBSC Designerでのリモートチーム管理の方法であり、同じ管理スタイルが御社に適合する保証はありません。
コミュニケーションツール – より多くの書き込み、より少ない通話
クライアントとの通話にはSkypeを使うのが好きです。文脈が重要で、行間を読み取り、クライアントが実際に何を意味しているのかを理解することが重要です。
リモートチームと対処するのは異なるケースです。私の現在の意見（過去15年間変わっていませんが、将来変わる可能性はあります）は、リモートチームにはテキストベースのコミュニケーションが最適であるということです。
テキストを書くことは、いくつかの重要な宿題を伴います。考えをまとめ、論理が正しく流れるようにし、矛盾する部分を取り除いてアイデアをより良くするために書き直す必要があります。時間といくつかの文章力が必要ですが、それに見合う価値があります。
多くの企業は、リモートチームとのすべての問題を「効果的」にすることで解決しようとします。ビデオ会議、ライブチャット、ミートアップなどに投資します。上記の「オフィス模倣」モデルをご覧ください。私にとって、それはより速い馬を求めるようなものに見えます。
効果的なコミュニケーションは、24時間オンラインでいることではありません。追加の説明をほとんど必要としない方法で考えをまとめることです。
私たちの現在の選択は、シンプルなカンバンボードです（Shortcutプラットフォームを使用しています）。
時間追跡なし – 信頼指数へのポジティブな影響
多くの人を驚かせるもう一つのことは、私たちが画面を記録するような時間追跡ソフトウェアやトラッカーを使用していないことです。
アウトソーシング会社がこれを使用する理由は理解できますが、私たちは顧客により多くの価値を提供することに焦点を当てた製品会社であり、時間追跡を真剣に行うことには全く意味がないと考えています。
代わりに私たちが行っていることは以下の通りです：
- 特定のタスクの見積コストについて従業員と合意します（いくつかの時間単価が関与しますが、それを管理しているわけではありません）
- 標準化されたタスクについては、単純に過去の見積を再利用します
- 期間の終わりに、従業員が支払われる総額を計算します
- マネージャーの活動はタスクの結果をレビューすることに焦点を当てています
- マネージャーの管理活動は請求書の支払いにまで減少します
BSC Designer のユーザーのための生産性向上ハック
- この記事で説明したスコアカードテンプレートから始めることができます
- カスタム測定単位を使用して、定性的な指標（上記で説明したコミュニケーション指標のような）を定量化します
- 分散チームの定期的な戦略会議にBSC Designerを使用します
- リモート雇用のトレンドは、一般的にどのようにあなたの組織に影響しますか？PESTEL分析の記事では、このトレンドを社会的環境変化の例として使用しました。PESTEL分析の結果は戦略マップで提示されました。対応戦略を用意しておくことは良い考えです。
トレンド分析例.リモートチームKPIテンプレートを使用してください
BSC Designerは、組織が複雑な戦略を実施するのを支援します:
- プラットフォームで無料プランにサインアップしてください。
- 新規 > 新しいスコアカード > その他のテンプレートで、
リモートチームKPIテンプレートを開始点として使用してください。 - 利害関係者と戦略的野心を包括的な戦略に整合させるために、戦略展開システムに従ってください。
今日から始めて、BSC Designerがどのように戦略実施を簡素化できるかをご覧ください！
Alexis Savkinは、戦略アーキテクトであり、バランスト・スコアカードを中核とする戦略実行ソフトウェア・プラットフォームであるBSC Designerの創設者です。彼は、組織が戦略を測定可能な戦略的目標、KPI、および施策へと落とし込むことを支援しています。Alexisは、Strategy Execution Canvasの考案者であり、戦略とパフォーマンス測定に関する100本以上の記事の著者であり、また定期的な講演者でもあります。