Scopri come calcolare i valori KPI YTD (da inizio anno), gli obiettivi e il progresso dai dati delle prestazioni mensili utilizzando il metodo di aggregazione appropriato.
Cosa significa YTD per un KPI?
I dati KPI mensili mostrano ciò che è accaduto durante un singolo periodo di rendicontazione, ad esempio un mese. Un valore YTD (Year-to-Date) offre agli specialisti della misurazione delle prestazioni una visione aggregata dall’inizio dell’anno di rendicontazione fino al periodo corrente.
Questo rende possibile rispondere a domande quali:
- Quale risultato abbiamo raggiunto finora quest’anno?
- Quale obiettivo avrebbe dovuto essere raggiunto a questo punto?
Utilizziamo come esempio un KPI che viene aggiornato mensilmente.
In genere, i manager devono vedere entrambi:
- Il risultato del mese corrente
- Il risultato accumulato dall’inizio dell’anno di rendicontazione fino alla data corrente
Ad esempio, i valori mensili e YTD per l’indicatore “Nuove registrazioni” potrebbero apparire così:
| Mese | Valore mensile | Valore YTD |
|---|---|---|
| Gennaio | 120 | 120 |
| Febbraio | 140 | 260 |
| Marzo | 110 | 370 |
In questo esempio, il valore YTD per marzo è:
- 120 + 140 + 110 = 370
In generale:
- Valore YTD = l’aggregazione dei valori dall’inizio dell’anno di rendicontazione fino al periodo di rendicontazione corrente.
YTD, QTD e anni fiscali
In pratica, vengono utilizzati vari termini per descrivere diversi periodi di reportistica:
- Anno fiscale — utilizzato quando il periodo di reportistica non segue l’anno solare, ma segue invece l’anno fiscale adottato dall’organizzazione.
- QTD (quarter-to-date) — utilizzato quando il periodo di reportistica copre il trimestre corrente anziché l’intero anno.
- YTS, o year-to-selected — un termine utilizzato in BSC Designer per un periodo cumulativo che termina a una data selezionata dall’utente.
Indipendentemente dal periodo di reportistica, la logica di calcolo discussa di seguito rimane la stessa.
Scegli il metodo di aggregazione corretto
Per l’esempio “Nuove registrazioni” sopra, il metodo di aggregazione appropriato è una somma. Questo non è necessariamente il caso per ogni indicatore.
Il metodo di aggregazione appropriato e il valore accumulato risultante dipendono dalla logica aziendale dell’indicatore.
La tabella seguente mostra i metodi di aggregazione comuni e i KPI ai quali si applicano tipicamente.
| Metodo di aggregazione | Esempi tipici di KPI |
|---|---|
| Somma | Ricavi, registrazioni, unità prodotte, progetti completati |
| Medio | Soddisfazione del Cliente, tempo di risposta, coinvolgimento dei dipendenti |
| Valore più recente | Organico, inventario, Clienti attivi, liquidità disponibile |
| Minimo o massimo | Livello minimo di conformità, picco di inattività, tempo massimo di elaborazione |
I metodi di aggregazione utilizzati più comunemente sono la somma e il medio.
Calcolare l’obiettivo YTD
Finora abbiamo:
- Dati mensili
- Un metodo di aggregazione (somma, medio, minimo o valore più recente)
- Un valore YTD calcolato utilizzando i dati mensili e il metodo di aggregazione selezionato
Che dire dell’obiettivo e dell’obiettivo YTD?
Oltre al valore corrente, ogni Indicatore chiave di prestazione normalmente ha un obiettivo. L’obiettivo può essere definito mensilmente, trimestralmente o per l’intero anno.
Possiamo applicare la stessa logica di aggregazione per calcolare l’obiettivo per il periodo di reportistica. Ad esempio:
| Mese | Parte utilizzata | Obiettivo | Parte utilizzata YTD | Obiettivo YTD |
|---|---|---|---|---|
| Gennaio | 120 | 130 | 120 | 130 |
| Febbraio | 140 | 135 | 260 | 265 |
| Marzo | 110 | 140 | 370 | 405 |
Per marzo:
- Parte utilizzata YTD = 120 + 140 + 110 = 370
- Obiettivo YTD = 130 + 135 + 140 = 405
L’obiettivo YTD rappresenta l’obiettivo aggregato per il periodo di reportistica dall’inizio dell’anno fino alla data corrente.
Calcola il progresso YTD
Per ogni periodo di rendicontazione, un KPI può avere:
- Un valore corrente
- Un valore obiettivo
- Un valore di riferimento
Per un KPI che deve essere massimizzato, il progresso può essere calcolato come:
- Progresso (massimizzazione) = (valore – riferimento) / (obiettivo – riferimento)
Il risultato mostra il grado in cui l’obiettivo è stato raggiunto durante il periodo di rendicontazione selezionato.
Per calcolare il progresso YTD, utilizziamo la stessa formula con i valori YTD:
- Progresso YTD (massimizzazione) = (valore YTD – riferimento YTD) / (obiettivo YTD – riferimento YTD)
Quando il riferimento è zero, l’esempio di marzo ci dà:
- Progresso YTD = 370 / 405 = 0,914, ovvero 91,4%.
Ciò significa che è stato raggiunto il 91,4% dell’obiettivo YTD.
La formula esatta del progresso dipende dalla funzione di ottimizzazione del KPI. Un KPI che deve essere minimizzato o è basato su soglia richiede una logica di performance diversa.
Zero vs. non segnalato
Prima di calcolare i valori YTD, è importante distinguere tra zero e dati mancanti:
- Zero significa che il risultato misurato è pari a zero.
- Un valore vuoto significa che il risultato è sconosciuto o non è ancora stato segnalato.
In BSC Designer, la gestione dei valori non segnalati può essere ulteriormente configurata tramite l’impostazione di ereditarietà nell’Editor dei valori.
Excel vs. software specializzato per KPI YTD
Per un KPI cumulativo, una formula di base in Excel può sommare i valori mensili dall’inizio dell’anno di rendicontazione fino al periodo corrente.
Excel può essere utilizzato per:
- Archiviare valori e obiettivi mensili
- Calcolare i valori YTD e gli obiettivi cumulativi
- Monitorare lo scostamento tra valore effettivo e obiettivo
- Calcolare il progresso
Per un numero ridotto di KPI gestiti da una sola persona, Excel è normalmente sufficiente.
Le cose diventano più complicate quando:
- KPI diversi richiedono regole di aggregazione e di performance differenti.
- La direzione deve vedere i valori QTD e YTD
- L’organizzazione utilizza un anno fiscale diverso dall’anno solare
- È necessario consolidare più scorecard o unità aziendali
- È necessario controllare i valori storici
- Dashboard e report devono rimanere sincronizzati con i dati dei KPI
A quel punto, la sfida è mantenere il sistema di misurazione delle prestazioni che lo supporta.
Configura i KPI YTD in BSC Designer
BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia. Uno dei suoi principali punti di forza è l’automazione dei calcoli dei KPI tramite schede di valutazione gerarchiche.
La funzionalità per i KPI YTD e cumulativi è configurata tramite controlli dell’interfaccia, anziché mediante formule mantenute manualmente.
Anche il calendario di reporting è configurabile, consentendo al calcolo di seguire l’anno fiscale dell’organizzazione anziché l’anno solare.
Il flusso di configurazione è:
- Crea il KPI.
Tramite il “Values Editor”:
- Imposta la frequenza di aggiornamento, ad esempio mensilmente.
- Seleziona il metodo di aggregazione, ad esempio somma, medio o ultimo valore.
- Imposta la funzione di ottimizzazione, a seconda che il KPI debba essere massimizzato o minimizzato.
I passaggi di configurazione del KPI descritti sopra possono essere automatizzati anche utilizzando l’assistente IA disponibile in BSC Designer.
Tramite la scheda KPI:
- Aggiungi gli obiettivi pertinenti specifici per periodo.
- Inserisci o importa i valori mensili.
Utilizzando questa configurazione, BSC Designer calcola:
- Il valore YTD
- L’obiettivo YTD
- Il progresso YTD
KPI diversi possono utilizzare logiche di aggregazione e ottimizzazione differenti, pur rimanendo parte della stessa scheda di valutazione.
Un esempio di calcolo YTD in BSC Designer per valore, obiettivo e progresso
Gli utenti possono configurare la presentazione dei dati calcolati in base alle proprie esigenze di reporting. Ad esempio, possono:
- Personalizza la tabella dei KPI per includere le colonne valore YTD e progresso YTD
- Aggiungere i valori YTD ai report sulle Performance
- Utilizzare i dati KPI calcolati in Dashboard e mappe strategiche
Tutti i calcoli YTD e QTD vengono eseguiti automaticamente utilizzando la logica KPI definita, senza necessità di mantenere manualmente le formule.
Excel vs. BSC Designer
La tabella seguente confronta gli approcci di Excel e BSC Designer alla gestione dei KPI YTD.
| Requisito | Excel | BSC Designer |
|---|---|---|
| Calcolo YTD | Formule di aggregazione definite dall’utente | Calcolo automatico basato sul metodo di aggregazione selezionato |
| Calcolo del progresso | Formula delle prestazioni definita dall’utente | Calcolo automatico basato sulla funzione di ottimizzazione selezionata |
| Controlli dei dati storici | Protezione del file o del foglio di lavoro | Autorizzazioni utente e audit trail |
| Approvazione dei dati | Processo manuale | Flusso di lavoro di approvazione |
| Consolidamento | Cartelle di lavoro collegate | Schede di valutazione collegate |
| Dashboard | Mantenuti manualmente | Aggiornati dai dati KPI |
| Mappe Strategiche | Mantenute manualmente | Aggiornate dai dati KPI |
Errori comuni nei KPI YTD
La configurazione di un calcolo YTD è semplice, ma gli utenti che migrano da Excel spesso commettono alcuni errori tipici.
Usa il metodo di aggregazione errato
È necessario utilizzare metodi di aggregazione diversi a seconda del significato aziendale del KPI.
Ad esempio, quando si monitora una percentuale, sommare le percentuali mensili è normalmente errato.
A seconda dell’indicatore, una media o l’ultimo valore potrebbero essere più appropriati.
Crea KPI mensili e cumulativi separati
Creare indicatori separati per i valori mensili e cumulativi potrebbe avere senso in un foglio di calcolo, ma è eccessivo in un software specializzato per la misurazione delle prestazioni.
Il valore cumulativo può essere calcolato automaticamente a partire dai valori mensili. Non è necessario inserirlo o mantenerlo come KPI separato.
Usa la funzionalità nativa YTD per mantenere coerenti i dati di origine, gli obiettivi e i calcoli delle prestazioni.
Applica logiche diverse a Parte utilizzata e Obiettivi
La Parte utilizzata YTD e l’Obiettivo YTD devono seguire una logica di aggregazione compatibile.
Ad esempio, se i valori mensili dei ricavi vengono sommati per calcolare la Parte utilizzata YTD, i corrispondenti Obiettivi mensili dei ricavi devono essere sommati per calcolare l’Obiettivo YTD.
Conclusione
Nella misurazione delle prestazioni, un KPI YTD è il risultato dell’applicazione della logica di aggregazione appropriata ai periodi di rendicontazione dall’inizio dell’anno fino alla data corrente.
Per calcolarlo e riportarlo correttamente, definisci:
- I valori effettivi mensili
- Il metodo di aggregazione
- Gli obiettivi specifici per periodo
- La baseline, quando pertinente
- La direzione di ottimizzazione
- Il calendario di rendicontazione o l’anno fiscale
Excel può eseguire il calcolo YTD e funziona bene per un numero limitato di indicatori. Una piattaforma KPI specializzata, come BSC Designer, è utile quando la stessa logica di calcolo deve rimanere coerente tra molti indicatori, periodi di rendicontazione, schede di valutazione e unità aziendali.
Esegui un progetto pilota per il monitoraggio KPI YTD oltre Excel
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Discuti un progetto pilota per il monitoraggio KPI
Testi l’approccio con un insieme limitato di KPI o con una scorecard di reparto prima di considerare un’implementazione su scala più ampia.
Alexis Savkín è il fondatore di BSC Designer, un software per l’esecuzione della strategia e la gestione delle prestazioni che collega obiettivi, Indicatori chiave di prestazione, iniziative, rischi e dati sulle prestazioni. Con oltre 20 anni di esperienza, il suo lavoro si concentra sull’architettura di esecuzione della strategia — ovvero su come le organizzazioni integrano strategia, misurazione, responsabilità, rischi e processi di revisione in un sistema di esecuzione coerente. Ha creato lo Strategy Execution Canvas e il sistema KPI in 10 passaggi e ha scritto due libri e più di 100 articoli sulla strategia e la gestione delle prestazioni. Collegati con Alexis su LinkedIn.