Come possiamo calcolare il ROI dell’implementazione di un software di pianificazione strategica e giustificare questo investimento all’alta dirigenza?
Di recente, un potenziale Cliente ha posto una domanda interessante:
Come possiamo giustificare l’implementazione della vostra piattaforma di esecuzione della strategia davanti al nostro team di alta dirigenza?
Se state promuovendo l’automazione della pianificazione strategica nella vostra Attività, i fatti e le idee riportati di seguito possono aiutarvi a sostenere la vostra tesi.
Punto di partenza: risparmi complessivi di tempo comprovati empiricamente
Come per altre iniziative di trasformazione digitale, comprendere i miglioramenti attesi inizia con l’analisi della situazione attuale e con l’identificazione dei centri di tempo e di costo.
Sulla base di sondaggi condotti tra i clienti che hanno eseguito un progetto pilota di BSC Designer, ecco cosa sappiamo sullo stato PRIMA:
4 ore a settimana è il tempo medio che un manager dedica all’aggiornamento del foglio di calcolo del “piano strategico”.
Uno stato tipico DOPO, come riportato dagli utenti del pilota, è:
70% di risparmio di tempo rispetto alla pianificazione strategica basata su fogli di calcolo.
L’idea di mantenere/aggiornare un foglio di calcolo del “piano strategico” può essere vaga, ma in genere include attività quali la creazione di schede di valutazione, l’aggiornamento dei KPI, l’allegazione di evidenze di supporto e la produzione di report.
A seconda del settore di attività e del tipo di organizzazione, questo può tradursi in un risparmio da $25k a $100k all’anno solo in termini di impegno per la reportistica. Forniamo inoltre un calcolatore del ROI dell’esecuzione della strategia in cui è possibile inserire i propri dati per stimare i potenziali risparmi.
Una parte significativa dell’investimento è il tempo necessario per padroneggiare il software. Nel caso di BSC Designer, gli utenti del pilota hanno riportato circa 15 ore in media, includendo la sperimentazione con il software, i video di formazione e le sessioni di formazione dal vivo.
Gli stessi parametri di riferimento si applicheranno anche alla vostra organizzazione?
Abbiamo riscontrato che il fattore differenziante più importante è la maturità dell’organizzazione nella disciplina della pianificazione strategica. Le organizzazioni con flussi di lavoro consolidati e una chiara architettura della strategia richiedono meno tempo per adottare una nuova tecnologia. In tal senso, un autovalutazione della strategia è un buon punto di partenza.
Benchmarking il costo della pianificazione
Per aggiungere un ulteriore benchmark e convalidare le stime empiriche da un’altra prospettiva, possiamo considerare il problema più ampio dell’automazione della pianificazione.
Secondo APQC, come riportato da CFO.com1, le organizzazioni spendono circa lo 0,1% dei ricavi per la pianificazione e la contabilità gestionale. Sebbene questa categoria sia ampia, fornisce una stima approssimativa del costo totale di budgeting, forecasting, reportistica gestionale, analisi degli scostamenti e altre attività che rientrano nella pianificazione strategica.
Un’altra stima proviene da un sondaggio McKinsey2. I manager hanno riferito di dedicare quasi metà del loro tempo di lavoro ad attività non manageriali, incluse attività amministrative, attività legate alla strategia e gestione dei talenti e delle persone. La gestione dei fogli di calcolo ricorre spesso in tutti questi ambiti per monitorare gli obiettivi, mantenere i KPI, allegare evidenze o calcolare gli incentivi.
Tassi di errore e rischio di incoerenza dei dati
Se le stime di risparmio di tempo non sono convincenti, un’altra prospettiva consiste nel valutare i rischi della gestione della strategia nei fogli di calcolo.
L’articolo “Errors in Operational Spreadsheets”3 riporta che il 94% dei fogli di calcolo contiene errori.
Stime simili, dall’86% al 100%, compaiono in “Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do.”4
Nella pianificazione strategica, i problemi di coerenza dei dati portano a:
- Errori nei calcoli
- Errori nella struttura dei dati
- Errori nelle evidenze caricate
Questi problemi si traducono in ulteriore tempo di rilavorazione, già riflesso nelle stime di tempo riportate sopra.
Meno tangibile, ma spesso più importante, è il rischio di non disporre dei dati o delle evidenze richieste quando necessari per discussioni di gestione o audit, oppure di prendere decisioni basate su informazioni incomplete o errate.
Combina i fattori del ROI
Il ROI del software di pianificazione strategica deriva da tre principali fonti:
- Primo, risparmio di tempo misurabile nella gestione delle schede di valutazione, dei KPI e dei report. Anche stime prudenti giustificano l’investimento entro il primo anno.
- Secondo, riduzione del rischio di errori e miglioramento della coerenza dei dati.
- Terzo, miglioramento della disciplina strategica. Una chiara architettura della strategia, responsabilità trasparenti, monitoraggio basato su evidenze e un migliore allineamento tra i gruppi creano valore a lungo termine, più difficile da quantificare ma fondamentale per l’esecuzione.
Conclusione
Per valutare il ROI nella vostra attività, seguite questi passaggi.
- Stimate il vostro costo attuale della pianificazione strategica basata su fogli di calcolo. Potete utilizzare il nostro calcolatore ROI.
- Eseguite un progetto pilota utilizzando un foglio di calcolo rappresentativo per la pianificazione strategica.
- Misurate le metriche di tempo PRIMA e DOPO.
- Calcolate i risparmi utilizzando i vostri dati reali e confrontateli con i costi del software e della formazione.
- La collaborazione del team finanziario riduce i costi di processo: metrica del mese, Perry D. Wiggins, CFO, 2024 ↩
- Smetti di sprecare la tua risorsa più preziosa: i manager intermedi, 2023, McKinsey ↩
- Errors in Operational Spreadsheet, Powell, Baker, Lawson. Journal of Organizational and End User Computing, 2009 ↩
- Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do. Dr. Raymond R. Panko, 2000, University of Hawaii ↩
Alexis Savkin è un architetto della strategia e fondatore di BSC Designer, una piattaforma software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al centro. Aiuta le organizzazioni a tradurre la strategia in obiettivi misurabili, indicatori chiave di prestazione e iniziative. Alexis è il creatore dello Strategy Execution Canvas, l’autore di oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni e un relatore abituale.