Questo caso di studio mostra come un’organizzazione filantropica senza scopo di lucro abbia rafforzato il coordinamento interno, la trasparenza e la responsabilità delle prestazioni tra i dipartimenti e i centri di servizio utilizzando BSC Designer.
Fatti chiave sull’implementazione della Scheda di valutazione bilanciata
Prima
Diversi reparti e centri regionali utilizzavano approcci di valutazione separati, il che rendeva difficile confrontare i risultati o allineare le iniziative di miglioramento.
Dopo
Strategia, KPI, dashboard e documentazione venivano gestiti in un’unica piattaforma condivisa, con scorecard allineate tra i reparti e i centri regionali.
Numeri chiave
L’implementazione ha introdotto un quadro strategico condiviso:
- 200 Scorecard. Gli obiettivi strategici sono stati distribuiti a cascata in circa 200 scorecard utilizzate tra i reparti e i centri di servizio regionali per i donatori.
- 150 Utenti della piattaforma. Circa 150 utenti hanno interagito con la piattaforma, aggiornando gli indicatori o rivedendo i risultati.
- 2 cicli principali di reportistica. Le revisioni delle performance utilizzavano comunemente viste di reportistica trimestrali e semestrali.
Gestisci la strategia tra reparti, regioni e programmi rivolti ai donatori? Scopri come BSC Designer aiuta le organizzazioni non profit a distribuire a cascata obiettivi, KPI e reportistica basata su evidenze.
Panoramica dell’attività
L’attività gestisce programmi di erogazione di sovvenzioni e di sviluppo comunitario e amministra centri di servizio per i donatori in diverse regioni. La sua struttura interna comprende diverse unità funzionali principali:
- Finanza
- Risorse umane
- Tecnologia dell’informazione
- Eccellenza istituzionale
- Unità di strategia e conoscenza
- Comunicazione e coinvolgimento pubblico
- Servizi amministrativi
Oltre alle sue funzioni centrali, l’attività gestisce centri di servizio regionali per i donatori che supportano i bisogni della comunità, il coinvolgimento dei donatori e il coordinamento dei programmi di beneficenza.
La fondazione collabora con reti di beneficiari e donatori in tutte le regioni dell’Arabia Saudita e mantiene rapporti di lavoro in tutti i paesi del GCC.
Perché era necessaria la pianificazione strategica per supportare la crescita e la coerenza
Con l’espansione dei programmi di attribuzione di sovvenzioni e delle attività regionali dell’organizzazione, è diventato sempre più importante garantire coerenza nel modo in cui gli obiettivi strategici venivano interpretati e monitorati. Unità diverse utilizzavano approcci di valutazione differenti, il che rendeva difficile confrontare le prestazioni o allineare gli sforzi di miglioramento tra le regioni.
L’organizzazione mirava pertanto a:
- Unificare la direzione strategica – Garantire che tutte le unità operative lavorassero verso priorità strategiche condivise.
- Migliorare la visibilità delle prestazioni – Consentire una valutazione chiara e comparabile dei progressi relativi a sovvenzioni, operazioni e coinvolgimento dei donatori.
- Preservare il contesto strategico – Garantire che le misure di prestazione riflettessero la missione, anziché diventare obiettivi numerici isolati.
“In qualità di organizzazione non profit, gestire in modo efficace la nostra strategia e le nostre prestazioni è fondamentale per massimizzare il nostro impatto. Ciò è particolarmente vero per istituzioni che erogano sovvenzioni come la nostra, dove trasparenza e allineamento con gli obiettivi strategici sono essenziali.”
Come implementare la Scheda di valutazione bilanciata utilizzando BSC Designer
L’organizzazione ha adottato BSC Designer come piattaforma condivisa per strutturare obiettivi strategici, indicatori chiave di prestazione, Dashboard e documentazione di supporto. La Strategia è stata sviluppata a cascata in scorecard allineate ai dipartimenti funzionali e ai centri regionali di servizio ai donatori. Ogni unità operativa ha gestito la propria scorecard allineata al quadro strategico di alto livello, con il risultato di circa 200 scorecard in tutta l’istituzione.
Le pratiche chiave includevano:
- Sviluppa a cascata la Strategia nelle scorecard – Strategia coerente di alto livello abbinata a un’interpretazione operativa locale.
- Dashboard standardizzate – Le Dashboard utilizzate durante le revisioni programmate delle Performance garantivano un confronto uniforme.
- Accesso basato sui Ruoli – Circa 150 Utenti hanno utilizzato la piattaforma; alcuni aggiornavano obiettivi e Indicatori, mentre altri rivedevano i risultati in modalità Solo visualizzazione.
- Visualizzazioni di Report flessibili – Gli Utenti potevano passare da un ciclo di rendicontazione all’altro, più comunemente tra visualizzazioni trimestrali e semestrali, a seconda della tempistica della revisione.
- Documentazione unificata – I documenti di supporto e le linee guida metodologiche venivano archiviati nelle scorecard e utilizzati come Prova durante l’aggiornamento dei KPI.
- Scale di Punteggio personalizzate – È stata utilizzata una scala qualitativa (scarso / medio / buono / eccellente) quando le misure numeriche non erano appropriate.
“BSC Designer ci ha aiutato a strutturare la nostra Strategia, definire obiettivi chiari e attribuire responsabilità tra i team. La piattaforma è intuitiva, facile da usare e flessibile — anche il nostro personale non tecnico è stato in grado di utilizzarla con sicurezza.”
Garantisci l’allineamento con i requisiti RBM (Results-Based Management)
Alcuni partner esterni dell’organizzazione erano agenzie delle Nazioni Unite e altre istituzioni che utilizzano il framework di Results-Based Management (RBM). Era quindi importante che gli scorecard interni fossero compatibili con la terminologia RBM e con i modelli logici, soprattutto quando si presentavano all’esterno la strategia e i progressi.
Utilizzando le funzioni a cascata in BSC Designer, l’organizzazione ha mantenuto la compatibilità tra:
- Scorecards Strategiche interne – Utilizzate per la pianificazione e l’esecuzione.
- Strutture di reportistica allineate all’RBM – Utilizzate per il coordinamento con i partner esterni.
Ciò ha permesso all’organizzazione di comunicare risultati e progressi in formati familiari alle parti interessate dell’RBM, senza duplicare l’impegno di gestione dei dati.
Indicatori KPI usati per monitorare il progresso strategico
Gli KPI sono stati utilizzati per quantificare obiettivi strategici specifici. Scorecard e obiettivi hanno strutturato la logica strategica, mentre gli KPI hanno misurato il progresso verso tali obiettivi. Gli KPI rilevanti includevano:
- Efficienza nell’utilizzo e nella tempistica delle sovvenzioni
- Punteggi di soddisfazione di donatori e beneficiari
- Sviluppo dei dipendenti e partecipazione alla formazione
- Tassi di adozione dei servizi digitali
- Metriche di governance e miglioramento della qualità
Gli indicatori venivano aggiornati periodicamente e le prove di supporto venivano documentate direttamente sulla piattaforma. Per alcuni indicatori chiave, è stato definito un quadro delle prove che specificava i documenti richiesti per la verifica. Questo ha semplificato la validazione interna e ha aiutato le parti interessate a confermare l’accuratezza dei risultati segnalati.
Impatto del framework di Allineamento strategico e Performance
L’implementazione ha portato a pratiche di esecuzione più chiare e coerenti in tutta l’attività:
- Allineamento degli obiettivi più chiaro
- Processi di Report più coerenti
- Migliore conservazione delle conoscenze e della documentazione
- Maggiore coinvolgimento tra reparti e regioni
- Migliorata capacità di presentare Strategia e risultati a donatori e parti interessate esterne
“Apprezziamo in particolare la possibilità di decentralizzare l’inserimento dei dati mantenendo al contempo controllo e supervisione, il che ha migliorato il coinvolgimento tra i reparti.”
L’attività ora opera con un framework di Performance condiviso che supporta l’apprendimento continuo, la trasparenza e un processo decisionale allineato alla missione.
Per ulteriori esempi di collegamento tra obiettivi non profit, KPI, iniziative e Report in un unico sistema di esecuzione, consulti questa guida al software di esecuzione della strategia per organizzazioni non profit.
Come allineare la strategia in tutta un’organizzazione non profit?
Un allineamento efficace garantisce che le funzioni centrali e i centri regionali interpretino e applichino le priorità strategiche in modo coerente.
- Stabilisci obiettivi condivisi chiari – Definisci obiettivi collegati alla missione che guidino tutte le unità senza prescrivere azioni identiche.
- Usa scorecard a cascata – Consenti a ciascun dipartimento o regione di tradurre questi obiettivi nelle proprie attività e nei propri indicatori.
- Standardizza le pratiche di revisione e di prova – Applica dashboard coerenti, metodi di punteggio e regole di documentazione per supportare la responsabilità.
- Applica BSC Designer come piattaforma di coordinamento – Supporta l’allineamento del dipartimento, l’inserimento dati distribuito e la supervisione centralizzata mantenendo intatto il contesto strategico.
Una volta stabiliti questi meccanismi di allineamento, le organizzazioni non profit possono utilizzare la Scheda di valutazione bilanciata per collegare strategia, misurazione delle performance e reportistica. Le domande seguenti coprono gli aspetti pratici principali.
Queste due metodologie sono state sviluppate in parallelo e sono simili nella loro logica interna. La Scheda di valutazione bilanciata si basa su connessioni di causa-effetto tra gli obiettivi all’interno delle prospettive. È uno degli strumenti di strategia più utilizzati per organizzazioni del settore privato e governative. RBM fornisce una struttura a catena dei risultati spesso utilizzata da agenzie ONU e programmi finanziati da donatori. In questo caso, BSC Designer ha contribuito a mantenere la compatibilità tra scorecard interne e la reportistica in stile RBM.
Gli esempi includono l’utilizzo delle sovvenzioni, la soddisfazione dei donatori, la soddisfazione dei beneficiari, l’adozione dei servizi digitali, lo sviluppo dei dipendenti, la qualità della governance e le metriche di erogazione dei programmi.
Possono assegnare i diritti di inserimento dati ai dipartimenti o ai centri regionali, mentre la leadership mantiene una visibilità centralizzata tramite dashboard condivise, scorecard e requisiti di prova.
Crea un framework di esecuzione della strategia condiviso in cui obiettivi organizzativi, obiettivi dipartimentali, KPI, iniziative e prove siano collegati in un unico sistema.
I fogli di calcolo sono spesso utili nelle fasi iniziali del monitoraggio dei KPI, ma diventano difficili da gestire quando un’organizzazione non profit ha più dipartimenti. I problemi comuni includono definizioni incoerenti dei KPI, consolidamento manuale, problemi di controllo delle versioni e prove mancanti. L’uso di software specializzato come BSC Designer introduce disciplina nella reportistica delle performance fin dall’inizio. La migrazione da Excel è semplificata con una funzione di importazione basata su IA.
Altri casi di studio del settore non-profit
Le organizzazioni del settore non-profit e dell’impatto sociale spesso affrontano sfide simili in termini di trasparenza, allineamento e reportistica multi-stakeholder. Ecco ulteriori casi che illustrano come la Scheda di valutazione bilanciata e gli strumenti di allineamento strategico supportino prestazioni orientate alla missione:
Duncan Earle (Director Malaria Control and Evaluation Partnership in Africa PATH) - Sud Africa — Non-profit
Dimitri S. (Maia Consulting) - Svizzera — Non-profit | Verified by G2
Abdulaziz R. (Sulaiman Bin Abdul Aziz Al Rajhi Charitable Foundation) - Arabia Saudita — Non-profit | Verified by G2
Andrejus Kaleinikovas (Managing Partner of IRS Consulting) - Lituania — Non-profit
Fabián Rivera (Manager of Rivera Consulting Group) - Stati Uniti — Non-profit
UNHCR (The UN Refugee Agency) - Svizzera — Non-profit | Verified by G2
Questi casi, insieme all’esempio evidenziato in questo studio, mostrano come sistemi strutturati di performance possano supportare chiarezza della missione, fiducia delle parti interessate e un impatto sociale misurabile nel settore non-profit.
Dallo studio di caso alla pratica
Scopra come applicare in pratica la piattaforma BSC Designer per costruire un’architettura strategica solida, garantire l’allineamento strategico e consentire un monitoraggio efficace delle prestazioni.
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BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al suo centro. Aiuta le organizzazioni a trasformare i piani strategici in un’architettura della strategia connessa, allineando in un unico luogo obiettivi, Indicatori chiave di prestazione, iniziative, rischi e mappe strategiche. Il nostro sistema di implementazione della strategia spiega come mettere in pratica la strategia e il modello di workshop per l’esecuzione della strategia aiuta i team ad applicarla nelle sessioni strategiche interne.