Questo caso di studio mostra come un’organizzazione filantropica senza scopo di lucro abbia rafforzato il coordinamento interno, la trasparenza e la responsabilità delle prestazioni tra i dipartimenti e i centri di servizio utilizzando BSC Designer.
Panoramica dell’attività
L’attività gestisce programmi di erogazione di sovvenzioni e di sviluppo comunitario e amministra centri di servizio per i donatori in diverse regioni. La sua struttura interna comprende diverse unità funzionali principali:
- Finanza
- Risorse umane
- Tecnologia dell’informazione
- Eccellenza istituzionale
- Unità di strategia e conoscenza
- Comunicazione e coinvolgimento pubblico
- Servizi amministrativi
Oltre alle sue funzioni centrali, l’attività gestisce centri di servizio regionali per i donatori che supportano i bisogni della comunità, il coinvolgimento dei donatori e il coordinamento dei programmi di beneficenza.
La fondazione collabora con reti di beneficiari e donatori in tutte le regioni dell’Arabia Saudita e mantiene rapporti di lavoro in tutti i paesi del GCC.
Perché la pianificazione strategica era necessaria per supportare la crescita e la coerenza
Man mano che l’organizzazione ampliava i propri programmi di sovvenzione e le attività regionali, diventava sempre più importante garantire coerenza nell’interpretazione e nel monitoraggio degli obiettivi strategici. Le diverse unità utilizzavano approcci di valutazione differenti, il che rendeva difficile confrontare le prestazioni o allineare gli sforzi di miglioramento tra le regioni.
L’organizzazione mirava quindi a:
- Unificare la direzione strategica – Garantire che tutte le unità operative lavorassero verso priorità strategiche condivise.
- Migliorare la visibilità delle prestazioni – Abilitare una valutazione chiara e comparabile del progresso su sovvenzioni, operazioni e coinvolgimento dei donatori.
- Preservare il contesto strategico – Assicurarsi che le misure di performance riflettessero la missione piuttosto che diventare obiettivi numerici isolati.
«In quanto organizzazione non profit, gestire in modo efficace la nostra strategia e le nostre prestazioni è fondamentale per massimizzare il nostro impatto. Questo è particolarmente vero per istituzioni erogatrici di sovvenzioni come la nostra, dove trasparenza e allineamento con gli obiettivi strategici sono essenziali.»
Come è stata implementata la scheda di valutazione bilanciata utilizzando BSC Designer
L’organizzazione ha adottato BSC Designer come piattaforma condivisa per strutturare obiettivi strategici, indicatori di prestazione, cruscotti e documentazione di supporto. La strategia è stata cascata nelle scorecard allineate ai dipartimenti funzionali e ai centri di servizio donatori regionali. Ogni unità operativa ha mantenuto la propria scorecard allineata al quadro strategico di alto livello, portando a circa 200 scorecard in tutta l’istituzione.
Le pratiche chiave includevano:
- Cascata della strategia nelle scorecard – Strategia di alto livello coerente abbinata a un’interpretazione operativa locale.
- Cruscotti standardizzati – I cruscotti utilizzati durante le revisioni programmate delle prestazioni garantivano un confronto uniforme.
- Accesso basato sui ruoli – Circa 150 utenti hanno utilizzato la piattaforma; alcuni hanno aggiornato obiettivi e indicatori, mentre altri hanno rivisto i risultati in modalità solo visualizzazione.
- Visualizzazioni di report flessibili – Gli utenti potevano passare tra i cicli di reportistica, più comunemente visualizzazioni trimestrali e semestrali, a seconda dei tempi di revisione.
- Documentazione unificata – Documenti di supporto e linee guida metodologiche sono stati archiviati all’interno delle scorecard e utilizzati come prova durante l’aggiornamento dei KPI.
- Scale di punteggio personalizzate – È stata utilizzata una scala qualitativa (scarso / nella media / buono / eccellente) quando le misure numeriche non erano appropriate.
“BSC Designer ci ha aiutato a strutturare la nostra strategia, definire obiettivi chiari e assegnare responsabilità tra i team. La piattaforma è intuitiva, facile da usare e flessibile — anche il nostro personale non tecnico è stato in grado di utilizzarla con sicurezza.”
Garantire l’allineamento con i requisiti RBM (Results-Based Management)
Alcuni dei partner esterni dell’organizzazione erano agenzie delle Nazioni Unite e altre istituzioni che utilizzano il framework Results-Based Management (RBM). Era quindi importante che le scorecard interne fossero compatibili con la terminologia e i modelli logici RBM, soprattutto nella presentazione della strategia e del progresso verso l’esterno.
Utilizzando le funzioni a cascata in BSC Designer, l’organizzazione ha mantenuto la compatibilità tra:
- Scorecards strategiche interne – Utilizzate per la pianificazione e l’esecuzione.
- Strutture di reportistica allineate a RBM – Utilizzate per la coordinazione con i partner esterni.
Questo ha permesso all’organizzazione di comunicare risultati e progresso in formati familiari alle parti interessate RBM, senza duplicare gli sforzi di gestione dei dati.
Indicatori KPI usati per monitorare il progresso strategico
Gli KPI sono stati utilizzati per quantificare obiettivi strategici specifici. Scorecard e obiettivi hanno strutturato la logica strategica, mentre gli KPI hanno misurato il progresso verso tali obiettivi. Gli KPI rilevanti includevano:
- Efficienza nell’utilizzo e nella tempistica delle sovvenzioni
- Punteggi di soddisfazione di donatori e beneficiari
- Sviluppo dei dipendenti e partecipazione alla formazione
- Tassi di adozione dei servizi digitali
- Metriche di governance e miglioramento della qualità
Gli indicatori venivano aggiornati periodicamente e le prove di supporto venivano documentate direttamente sulla piattaforma. Per alcuni indicatori chiave, è stato definito un quadro delle prove che specificava i documenti richiesti per la verifica. Questo ha semplificato la validazione interna e ha aiutato le parti interessate a confermare l’accuratezza dei risultati segnalati.
Impatto dell’allineamento strategico e del framework delle prestazioni
L’implementazione ha portato a pratiche di esecuzione più chiare e coerenti in tutta l’organizzazione:
- Allineamento degli obiettivi più chiaro
- Processi di reportistica più coerenti
- Migliore conservazione della conoscenza e della documentazione
- Maggiore coinvolgimento tra dipartimenti e regioni
- Capacità migliorata di presentare la strategia e i risultati ai donatori e alle parti interessate esterne
“Apprezziamo in particolare la possibilità di decentralizzare l’inserimento dei dati mantenendo controllo e supervisione, il che ha migliorato il coinvolgimento tra i dipartimenti.”
L’organizzazione ora opera con un framework delle prestazioni condiviso che favorisce l’apprendimento continuo, la trasparenza e decisioni in linea con la missione.
Come allineare la strategia in tutta un’organizzazione non profit?
Un allineamento efficace garantisce che le funzioni centrali e i centri regionali interpretino e applichino le priorità strategiche in modo coerente.
- Stabilisci obiettivi condivisi chiari – Definisci obiettivi legati alla missione che guidino tutte le unità senza imporre azioni identiche.
- Usa scorecard a cascata – Consenti a ciascun dipartimento o regione di tradurre questi obiettivi nelle proprie attività e indicatori.
- Standardizza le pratiche di revisione e raccolta delle prove – Applica cruscotti, metodi di punteggio e regole di documentazione coerenti per garantire la responsabilità.
- Applica BSC Designer come piattaforma di coordinamento – Supporta l’inserimento dati distribuito e la supervisione centralizzata, mantenendo intatto il contesto strategico.
Altri casi di studio del settore non profit
Le organizzazioni nel settore non profit e dell’impatto sociale spesso affrontano sfide simili riguardo trasparenza, allineamento e rendicontazione verso più parti interessate. Ecco ulteriori casi che illustrano come la Scheda di valutazione bilanciata e gli strumenti di allineamento strategico supportano le prestazioni orientate alla missione:
Questi casi, insieme all’esempio evidenziato in questo studio, mostrano come sistemi strutturati di performance possano sostenere la chiarezza della missione, la fiducia delle parti interessate e un impatto sociale misurabile nel settore non profit.
BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia che migliora la formulazione e l’esecuzione della strategia attraverso KPI, mappe strategiche e cruscotti. Il nostro sistema proprietario di implementazione della strategia guida le aziende nell’applicazione pratica della pianificazione strategica.