Il backlog delle vendite indica l’ammontare degli ordini di vendita che un’azienda ha ricevuto ma non ha ancora completato, noto anche come arretrato ordini o BI.
La percezione dell’impatto che gli ordini in arretrato hanno su un’azienda varia. La maggior parte delle aziende misura i propri rapporti di arretrato in valori di vendita. Se il valore delle vendite in arretrato è elevato, ciò è considerato molto positivo per l’azienda, poiché mostra un alto livello di domanda da parte dei clienti nonché una futura stabilità finanziaria.
KPI degli ordini di vendita.Ad esempio, se un produttore di telefoni ha un arretrato di ordini per un valore di 200.000 $, gli investitori lo considerano un dato positivo che garantisce un ricavo minimo di 200.000 $.
Backlog – Impatto positivo o negativo sul business?
Tuttavia, se il backlog viene misurato in giorni, questo diventa una questione di prestazioni aziendali. Qui, la maggior parte delle aziende valuta lo stato di salute degli ordini dei clienti che sono in backlog (ordini effettuati che non sono stati spediti) rispetto alle vendite della settimana scorsa.
Le ricerche mostrano che un backlog sano varia tra 1 giorno e 2 settimane, poiché dipende fortemente dal business e dai relativi obiettivi di prestazione.
Se un backlog diminuisce, ciò potrebbe essere un segnale di prestazioni aziendali più elevate o persino di un calo significativo delle vendite. Ad esempio, se ogni dipendente elabora quotidianamente più ordini, si tratta sicuramente di un miglioramento; tuttavia, se le vendite sono diminuite e l’azienda ora si concentra esclusivamente sull’evasione degli ordini in backlog, si tratta di una situazione allarmante per il business.
Pertanto, è fondamentale analizzare le prestazioni del backlog della propria azienda e analizzare come i cambiamenti del backlog influiscano sul successo aziendale.
Sfida del Backlog delle Vendite
Azienda A mira ad aumentare le prestazioni del suo backlog da una prospettiva operativa e raggiungere un obiettivo finale di 1 giorno per backlog degli ordini dei clienti.
Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo messo insieme un elenco di Indicatori Chiave di Prestazione utili e proposto un’analisi dettagliata per aiutare l’Azienda A a misurare il successo delle prestazioni della gestione del loro backlog.
Indicatore chiave di prestazione 1: Backlog rispetto alle vendite settimanali
- Formula: Backlog totale (alla data di misurazione) / Vendite settimanali
Sales Order KPIs. Esempio ipotetico
- Data – 15 aprile
- Vendite settimanali (8th-14th aprile) = 100 ordini
- Backlog totale di fine settimana = 40 ordini
Rapporto backlog/vendite settimanali: 40/100 = 0,4: 1. Di solito le aziende lo misurano in valore delle vendite.
Sales Order KPIs. Indicatore chiave di prestazione 2: capacità giornaliera di chiusura degli ordini
- Formula: Numero totale di ordini chiusi/numero totale di giorni (misurato su un determinato periodo di tempo), ad es. 1 settimana (lavorando 7 giorni su 7)
Numero totale di ordini chiusi: 60. Numero totale di giorni: 7. 60/7 = 8,5 ordini chiusi al giorno
KPI degli ordini di vendita. Indicatore chiave di prestazione 3: Giorni di arretrato
- Formula: Totale ordini aperti alla data di misurazione (arretrato ordini) / Ordini chiusi al giorno (capacità di chiusura degli ordini)
KPI degli ordini di vendita. Scomposizione dell’analisi delle prestazioni dell’arretrato
Caso 1
Supponiamo un arretrato di 40 ordini. L’azienda riceve settimanalmente 100 ordini e chiude settimanalmente 60.
- Capacità di chiusura dell’arretrato: 8,5 ordini al giorno.
- Totale arretrato: 40. 40/8,5 = 4,7 giorni di arretrato.
L’arretrato aumenta settimanalmente se gli ordini continuano a questo ritmo – perché gli ordini sono superiori alla capacità dell’azienda di processare gli ordini.
Caso 2
Ordini settimanali: 100. Capacità settimanale: 60. 60/100 = 0,4. Rapporto 0,4: 1 – per ogni ordine processato 0,4 sono in arretrato.
Le cifre al 21o di aprile appaiono così:
Arretrato all’inizio della settimana + nuovi ordini – ordini chiusi. 40 + 100 – 60 = 80.
- Giorni di arretrato: 80/8,5 = 9,4 giorni
Caso 3
Supponiamo che l’azienda aumenti la capacità giornaliera di ordini a 12 ordini al giorno.
- Totale ordini aperti: 40
- Ordini chiusi al giorno: 12
- Totale ordini aperti/ordini chiusi al giorno
- 40/12 = 3,3 giorni di arretrato
Con una capacità di 12 ordini al giorno, le cifre al 21o di aprile appariranno così:
- Formula: Arretrato all’inizio della settimana + nuovi ordini – ordini chiusi
- 40 + 100 – (7×12) = 40 + 100 – 84 = 56
Giorni di arretrato:
- 56/12 = 4,6 giorni
L’arretrato continuerà comunque ad aumentare perché l’azienda sta operando sotto capacità – o l’azienda deve aumentare la capacità di chiusura degli ordini al di sopra delle vendite settimanali, o le vendite dovrebbero diminuire – la prima opzione è preferibile
Consigli sulle migliori pratiche
Le migliori pratiche dimostrano che l’arretrato dovrebbe essere misurato rispetto alle vendite della settimana precedente, poiché questo mostrerà l’efficienza delle prestazioni dell’arretrato rispetto alle prestazioni di vendita.
Tuttavia, se l’azienda sta lavorando verso un obiettivo, nel nostro caso la sfida dell’arretrato di 1 giorno, potrebbe misurare l’arretrato attuale rispetto all’arretrato della settimana scorsa. Questo aiuterà a misurare i progressi, come l’aumento o la diminuzione percentuale nei giorni di arretrato.
Software di automazione
Se il monitoraggio degli indicatori di backlog è rilevante per la vostra strategia aziendale, prendete in considerazione l’utilizzo del software professionale per la Scheda di valutazione bilanciata BSC Designer a questo scopo.
Sales Order KPIs. Da un lato, potete utilizzarlo per monitorare i vostri Indicatori Chiave di Prestazione e allinearli a piani d’azione appropriati e, dall’altro lato, potete monitorare automaticamente le vostre metriche (come, ad esempio, il backlog) e, se entrano nella zona gialla o rossa, il Responsabile riceverà una notifica che qualcosa è andato storto.
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Oana Boteanu, esperta di KPI e performance aziendale, è laureata con lode in gestione e marketing e ha diversi anni di esperienza nell’utilizzo di strumenti di gestione delle performance nel campo delle prestazioni lavorative e delle prestazioni strategiche. Ha lavorato anche come consulente online per la gestione delle performance presso BSC Designer dal 2012 al 2013.