Il Sales Backlog indica la quantità di ordini di vendita che un’azienda ha ricevuto ma non ha ancora completato, conosciuto anche come arretrato di ordini o BI.
La percezione dell’impatto degli ordini arretrati su un’azienda varia. La maggior parte delle aziende misura i propri rapporti di arretrato in valori di vendita. Se il valore delle vendite arretrate è elevato, questo è considerato molto positivo per l’azienda, poiché indica un alto livello di domanda da parte dei clienti e una futura stabilità finanziaria.
Ad esempio, se un produttore di telefoni ha un arretrato di ordini per un valore di $200.000, gli investitori considerano questo dato positivo che garantisce un fatturato minimo di $200.000.
Arretrato – Impatto Positivo o Negativo sul Business?
Tuttavia, se l’arretrato è misurato in giorni, diventa una questione di prestazioni aziendali. Qui, la maggior parte delle aziende valuta la salute degli ordini dei clienti che sono in arretrato (ordini effettuati che non sono stati spediti) rispetto alle vendite della settimana scorsa.
La ricerca mostra che un arretrato sano varia tra 1 giorno e 2 settimane, poiché dipende molto dall’azienda e dai loro obiettivi di prestazione.
Se un arretrato diminuisce, questo potrebbe essere un segno di maggiore prestazione aziendale o addirittura di un calo significativo delle vendite. Per esempio, se più ordini vengono elaborati giornalmente per dipendente, questo è sicuramente un miglioramento; tuttavia, se le vendite sono diminuite e l’azienda si sta ora concentrando esclusivamente sulla consegna degli ordini in arretrato, questa è una situazione allarmante per il business. Pertanto, è fondamentale analizzare la prestazione dell’arretrato della vostra azienda e analizzare come i cambiamenti nell’arretrato influenzano il successo del business.
Sfida del Backlog delle Vendite
Azienda A mira ad aumentare le prestazioni del suo backlog da una prospettiva operativa e raggiungere un obiettivo finale di 1 giorno per backlog degli ordini dei clienti.
Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo messo insieme un elenco di Indicatori Chiave di Prestazione utili e proposto un’analisi dettagliata per aiutare l’Azienda A a misurare il successo delle prestazioni della gestione del loro backlog.
KPI 1: Backlog rispetto alle vendite settimanali
- Formula: Backlog totale (alla data di misurazione) / Vendite settimanali
Sales Order KPIs. Esempio ipotetico
- Data – 15 aprile
- Vendite settimanali (8th-14th aprile) = 100 ordini
- Backlog totale a fine settimana = 40 ordini
Rapporto Backlog su Vendite Settimanali: 40/100 = 0.4: 1. Di solito le aziende misurano questo in valore delle vendite.
Sales Order KPIs. KPI 2: Capacità di chiusura degli ordini giornalieri
- Formula: Numero totale di ordini chiusi/ numero totale di giorni (misurato su un determinato periodo di tempo) ad es. 1 settimana (lavorando 7 giorni su 7)
Numero totale di ordini chiusi: 60. Numero totale di giorni: 7. 60/7 = 8,5 ordini chiusi al giorno
KPI degli ordini di vendita. KPI 3: Giorni di Backlog
- Formula: Totale Ordini Aperti al giorno della misurazione (Backlog degli ordini) / Ordini Chiusi al Giorno (Capacità di chiusura ordini)
KPI sugli Ordini di Vendita. Scomposizione dell’analisi delle prestazioni dell’arretrato
Caso 1
Supponiamo un arretrato di 40 ordini. L’azienda riceve settimanalmente 100 ordini e chiude settimanalmente 60.
- Capacità di chiusura dell’arretrato: 8,5 ordini al giorno.
- Totale arretrato: 40. 40/8,5 = 4,7 giorni di arretrato.
L’arretrato aumenta settimanalmente se gli ordini continuano a questo ritmo – perché gli ordini sono superiori alla capacità dell’azienda di processare gli ordini.
Caso 2
Ordini settimanali: 100. Capacità settimanale: 60. 60/100 = 0,4. Rapporto 0,4: 1 – per ogni ordine processato 0,4 sono in arretrato.
Le cifre al 21o di aprile appaiono così:
Arretrato all’inizio della settimana + nuovi ordini – ordini chiusi. 40 + 100 – 60 = 80.
- Giorni di arretrato: 80/8,5 = 9,4 giorni
Caso 3
Supponiamo che l’azienda aumenti la capacità giornaliera di ordini a 12 ordini al giorno.
- Totale ordini aperti: 40
- Ordini chiusi al giorno: 12
- Totale ordini aperti/ordini chiusi al giorno
- 40/12 = 3,3 giorni di arretrato
Con una capacità di 12 ordini al giorno, le cifre al 21o di aprile appariranno così:
- Formula: Arretrato all’inizio della settimana + nuovi ordini – ordini chiusi
- 40 + 100 – (7×12) = 40 + 100 – 84 = 56
Giorni di arretrato:
- 56/12 = 4,6 giorni
L’arretrato continuerà comunque ad aumentare perché l’azienda sta operando sotto capacità – o l’azienda deve aumentare la capacità di chiusura degli ordini al di sopra delle vendite settimanali, o le vendite dovrebbero diminuire – la prima opzione è preferibile
Consigli sulle migliori pratiche
Le migliori pratiche dimostrano che l’arretrato dovrebbe essere misurato rispetto alle vendite della settimana precedente, poiché questo mostrerà l’efficienza delle prestazioni dell’arretrato rispetto alle prestazioni di vendita.
Tuttavia, se l’azienda sta lavorando verso un obiettivo, nel nostro caso la sfida dell’arretrato di 1 giorno, potrebbe misurare l’arretrato attuale rispetto all’arretrato della settimana scorsa. Questo aiuterà a misurare i progressi, come l’aumento o la diminuzione percentuale nei giorni di arretrato.
Software di automazione
Se monitorare gli indicatori di arretrato è rilevante per la tua strategia aziendale, allora considera l’uso del software professionale Balanced Scorecard BSC Designer per questo scopo.
Sales Order KPIs. Da un lato, puoi usarlo per monitorare i tuoi Indicatori Chiave di Prestazione e allinearli con piani d’azione appropriati, e dall’altro lato, puoi monitorare automaticamente le tue metriche (come, per esempio, l’arretrato) e se entra nella zona gialla o rossa, la persona responsabile riceverà una notifica che qualcosa è andato storto.
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Oana Boteanu, esperta di KPI e performance aziendale, è laureata con lode in gestione e marketing e ha diversi anni di esperienza nell’utilizzo di strumenti di gestione delle performance nel campo delle prestazioni lavorative e delle prestazioni strategiche. Ha lavorato anche come consulente online per la gestione delle performance presso BSC Designer dal 2012 al 2013.