Adottando gli standard ISO, le organizzazioni stabiliscono le migliori pratiche e garantiscono la conformità ai requisiti normativi. Il caso di studio esamina come i clienti di BSC Designer integrano i loro programmi di certificazione ISO con scorecard funzionali per soddisfare i requisiti degli standard nella definizione delle parti interessate, degli obiettivi, delle azioni, dei rischi e delle misurazioni.
Standard nel caso di studio
Per analizzare l’approccio generale all’allineamento degli standard ISO con le scorecard funzionali, abbiamo intervistato 18 organizzazioni tra i nostri clienti certificate nei seguenti standard:
- ISO 9001 – Gestione della qualità (caso di studio pratico disponibile)
- ISO 14001 – Gestione ambientale
- ISO 45001 – Gestione della salute e sicurezza sul lavoro
- ISO 50001 – Gestione dell’energia
- ISO 22000 – Gestione della sicurezza alimentare (vedi un caso di studio nella produzione alimentare)
- ISO 27001 – Sicurezza delle informazioni, cybersicurezza e protezione della privacy
Architettura delle scorecards funzionali allineate
Nella sezione 4, gli standard ISO richiedono di definire l’area di applicazione o ambito dello standard.
Le organizzazioni nel caso di studio hanno impiegato l’architettura delle scorecards strategiche e funzionali allineate. Ogni scorecard si concentrava su un aspetto specifico della strategia dell’azienda, allineandosi con i requisiti di un particolare standard.
Alcuni standard hanno introdotto funzioni aggiuntive, come la preparazione alle emergenze, le funzioni lungo la catena del valore (ad esempio, la funzione di approvvigionamento), la leadership e la corporate governance. Le organizzazioni hanno allineato le scorecards principali con altre scorecards funzionali utilizzando obiettivi/indicatori normalizzati.
Nella maggior parte dei casi, l’uso delle scorecards funzionali ISO si estendeva oltre le verifiche/revisioni formali. Le scorecards ISO e i loro risultati erano allineati con le scorecards di strategia a livello aziendale e altre scorecards strategiche e funzionali.
Contesto aziendale e stakeholder
Gli standard ISO enfatizzano la necessità di un’analisi contestuale (sezione 4 degli standard), includendo fattori esterni (contesto aziendale, concorrenza, stakeholder) e fattori interni.
Le organizzazioni nel nostro caso di studio generalmente seguivano un approccio classico alla pianificazione strategica, inclusa un’analisi approfondita di fattori interni ed esterni, concorrenza, vincoli, ecc.
Durante le sessioni di facilitazione, il diagramma dell’ecosistema (una parte del Sistema di Implementazione della Strategia) è stato utilizzato per formulare una roadmap per l’analisi.
Gli standard ISO richiedono l’analisi degli stakeholder (sezione 4.2). Gli utenti di BSC Designer conducono tipicamente l’analisi degli stakeholder come parte dell’analisi dell’ambiente aziendale, utilizzando il modello di analisi degli stakeholder disponibile nel software.
Obiettivi
La sezione 6.2 degli standard ISO delinea la necessità di definire obiettivi:
- Obiettivi ambientali e di conformità ISO 14001
- Obiettivi ISO 9001 per funzioni e leadership pertinenti (sezione 5)
- Obiettivi di salute e sicurezza sul lavoro ISO 45001
- Obiettivi e traguardi energetici ISO 50001
- Obiettivi per il sistema di gestione alimentare ISO 22000
- Obiettivi di sicurezza delle informazioni ISO 27001
Secondo ISO, gli obiettivi devono allinearsi con coerenza, misurabilità, monitoraggio, comunicazione e aggiornamenti regolari.
Quando si automatizzano gli obiettivi in BSC Designer, le organizzazioni utilizzavano vari livelli di decomposizione, assegnavano utenti proprietari per la comunicazione, quantificavano gli obiettivi con KPI pertinenti e collegavano piani d’azione agli obiettivi sotto forma di iniziative.
Digital Transformation Strategy. La relazione tra obiettivi nelle scorecard esterne è stata visualizzata nella scheda contesto, e gli obiettivi sono stati comunicati tramite report, mappe strategiche visive e dashboard.
Piani d’azione e allocazione delle risorse
Gli standard ISO (sezione 6.1 e 6.2) stabiliscono requisiti per le azioni, inclusi la definizione dell’ambito dell’azione, delle risorse, delle persone responsabili, della tempistica, dei criteri di valutazione e di ulteriori informazioni pertinenti.
Balanced Scorecard per le Risorse Umane. Le aziende nel caso di studio hanno formulato i loro piani d’azione tramite iniziative allineate con obiettivi e KPI. Una definizione tipica di un’iniziativa includeva:
- Definizione del suo nome e altri dettagli nel campo della descrizione
- Riferimenti alla documentazione di supporto nella proprietà del documento allineato
- Dati della tempistica
- Budget totale, budget utilizzato, Valore Guadagnato calcolato
- Definizione della persona responsabile e delle parti interessate coinvolte tramite la proprietà proprietario
- Monitoraggio dell’evoluzione del piano d’azione tramite la proprietà stato
- Automazione dei criteri di valutazione o del progresso tramite la proprietà KPI allineato
- Definizione delle dipendenze, dei contributi e dei contesti tramite la sezione Contesto.
Gli standard ISO riconoscono l’importanza del rischio (effetto dell’incertezza) sull’ambiente operativo (sezione 6.1). Le organizzazioni hanno automatizzato la gestione del rischio in BSC Designer utilizzando la meccanica delle iniziative, cambiando il tipo del record in “Rischio.”
Quantificazione degli obiettivi e piani d’azione
Un tema comune degli standard ISO analizzati (vedi sezioni 9.1) è il requisito per la definizione di obiettivi che siano misurati (quantificati), monitorati, comunicati e aggiornati.
Le organizzazioni hanno automatizzato questi requisiti tramite KPI:
- I KPI sono stati allineati con un obiettivo o con un’iniziativa
- Ai KPI sono stati assegnati dei responsabili
- I responsabili sono stati automaticamente informati delle modifiche nei KPI
- Le proprietà dell’intervallo di aggiornamento dei KPI sono state usate per automatizzare i promemoria per aggiornare i dati e assicurare la coerenza dei dati.
Uno studio di caso sulla misurazione delle prestazioni nel settore dell’aviazione potrebbe essere di interesse per coloro che operano in domini regolamentati simili.
Coinvolgimento degli utenti
Gli standard ISO (sezioni 7.3 e 7.4) richiedono che le parti coinvolte abbiano accesso ai dati rilevanti, con un focus su consapevolezza, comunicazione e documentazione.
Le organizzazioni hanno raggiunto il coinvolgimento degli stakeholder utilizzando il modello dei ruoli utente in BSC Designer, inclusi:
- Osservatori (utenti di sola visualizzazione),
- Utenti per l’inserimento dati, e
- Utenti avanzati.
Revisione / Audit interno
Le sezioni 9.2 e 9.3 degli standard ISO richiedono audit interni regolari e revisioni di gestione.
Le aziende del caso studio hanno impiegato vari meccanismi per automatizzare il requisito per l’audit interno:
- Sono state create scorecards funzionali separate con indicatori di avanzamento/completamento dell’audit. Questi indicatori sono stati configurati con intervalli di aggiornamento specifici per garantire la conformità con la politica di aggiornamenti regolari.
- I risultati dell’audit sono stati allineati con obiettivi o KPI utilizzando la funzione di commento, oltre alla creazione di nuove iniziative/ipotesi.
- È stato istituito un flusso di lavoro formale di approvazione dei dati per un certo tipo di attività (l’input degli utenti per l’inserimento dati deve essere approvato dagli utenti avanzati).
Casi d’uso per la gestione della qualità
Esplora i casi in cui i controlli di conformità svolgono un ruolo centrale nel monitoraggio e nell’assicurazione della qualità.
- Crea un ISMS pronto per l’audit ISO 27001 con un sovraccarico operativo minimo
- Automatizza i controlli delle policy e la mappatura della strategia tra i portafogli dei clienti in una società di consulenza
- Crea una misurazione delle prestazioni basata su evidenze nell’ingegneria elettrica
Scopri come i professionisti aziendali utilizzano BSC Designer per automatizzare la gestione della qualità.
Riepilogo
Mentre ogni standard ISO fornisce una prospettiva unica sul dominio applicato, un tema comune emerge nei requisiti per:
- Analisi del contesto e delle parti interessate,
- Formulazione degli obiettivi,
- Piani d’azione, e
- La loro quantificazione.
Le organizzazioni nel caso studio hanno utilizzato il software BSC Designer per automatizzare aspetti della conformità agli standard tramite scorecard funzionali e allinearli con la strategia complessiva.
Con il crescente numero di regolamenti, la conformità non è limitata agli standard ISO. Dai un’occhiata al nostro modello di conformità per creare scorecard per regolamenti specifici.
Alexis Savkin è un architetto dell’implementazione della strategia e fondatore di BSC Designer, una piattaforma software per l’esecuzione della strategia e la Scheda di valutazione bilanciata. Aiuta le organizzazioni ad automatizzare la gestione delle prestazioni e a trasformare la strategia in risultati misurabili. Alexis è il creatore dello “Strategy Execution Canvas”, l’autore di oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni, e un relatore abituale in occasione di eventi di settore.