Scopri come sviluppare uno scorecard di valutazione con criteri di valutazione ponderati e allinearlo con altri scorecard strategici. Utilizzalo per le valutazioni delle prestazioni di dipendenti e team.
Gli scorecard di valutazione (o assessment) sono strumenti aziendali ampiamente utilizzati in aree come la gestione delle prestazioni, la pianificazione strategica, l’assicurazione della qualità, la gestione del rischio, il monitoraggio della conformità (ad esempio, per la valutazione dei fornitori), la soddisfazione degli stakeholder, l’approvvigionamento, e la valutazione degli sforzi di formazione e di innovazione.
Evaluation Scorecard. In questo articolo, discutiamo le sfide chiave della creazione di uno scorecard di valutazione:
- Preparare uno scorecard di valutazione con soggetti e criteri per la valutazione.
- Raccogliere dati di valutazione quantitativi (punteggi) e qualitativi (feedback) nel tempo.
- Visualizzare le prestazioni nel tempo, in base ai criteri e al soggetto di valutazione.
- Allineare lo scorecard di valutazione con la strategia complessiva.
Utilizzeremo il “Modello di Valutazione delle Prestazioni” disponibile in BSC Designer per mostrare come queste sfide possano essere automatizzate nella pratica.
Modello di valutazione: preparare criteri e soggetti di valutazione
Una tipica scorecard di valutazione si basa su un insieme fisso di criteri/fattori di valutazione definiti per ciascun soggetto di valutazione. Per garantire la comparabilità dei risultati della valutazione sia internamente che con altre scorecard, normalizziamo i criteri di valutazione in base alla scala di misurazione e alla funzione di ottimizzazione.
Creare una struttura di criteri
In BSC Designer, iniziamo creando una struttura di indicatori che utilizzeremo per la valutazione.
- Usa il pulsante Aggiungi per includere un soggetto di valutazione (denominato “Team 1” nel modello).
- Seleziona “Team 1” e fai clic su Aggiungi per specificare i criteri di valutazione all’interno (Fattore 1..n).
Scheda di valutazione. - Se necessario, crea sottofattori per i fattori.
- Usa il campo Descrizione per definire gli standard di misurazione e caricare le politiche guida pertinenti.
I criteri possono essere quantitativi (numeri) o qualitativi (scelta naturale):
- Per i criteri qualitativi, imposta unità di misura personalizzate tramite la scheda Generale > Unità di misura > Modifica proprietà. Ad esempio, usa la valutazione secondo la scala Likert.
- Per i criteri quantitativi, vai direttamente al campo Valore nella scheda Dati.
Configurare il periodo di aggiornamento
Per impostazione predefinita, il fattore di valutazione è configurato per aggiornamenti mensili. Per personalizzare l’intervallo di aggiornamento:
- Selezionare un fattore di valutazione.
- Fare clic su Editor dei valori.
- Utilizzare il controllo Intervallo di aggiornamento.
Evaluation Scorecard. Normalizzazione dei fattori
Potrebbero esserci diverse unità di misura e scale di misura per i fattori, ad esempio:
- Fattore di soddisfazione del cliente, misurato in % su una scala da 0 a 100%.
- Fattore di tempo di risposta, misurato in ore su una scala da 0 a 48 ore.
Dobbiamo rendere questi fattori comparabili attraverso la normalizzazione. Il software lo farà automaticamente utilizzando le informazioni sulla scala di misura (vedi la scheda Dati) e la funzione di ottimizzazione (vedi la scheda Prestazioni).
Scheda di valutazione. Inoltre, nella scheda Prestazioni, possiamo specificare il peso relativo di un certo fattore nel calcolo del punteggio complessivo.
Propaga i criteri di valutazione
Abbiamo creato un indice di fattori che ora viene utilizzato per la valutazione. Dobbiamo propagare lo stesso indice per altri soggetti di valutazione. Per fare questo:
- Seleziona “Gruppo 1” e copialo (Strumenti > Copia l’indicatore).
- Seleziona l’elemento radice (“Modello di valutazione delle prestazioni”) e incolla l’elemento (Strumenti > Incolla):
- Usa l’opzione “Incolla” se desideri una semplice copia dei criteri di valutazione.
- Usa “Incolla & Mantieni sincronizzazione” se preferisci che la piattaforma aggiorni la copia quando il modello originale viene modificato.
- Rinomina l’elemento creato in “Gruppo 2”.
- Ripeti i passaggi per altri soggetti di valutazione.
La struttura principale per la scheda di valutazione è ora pronta.
In alternativa, puoi propagare l’intera scheda di valutazione utilizzandone una come modello e creando copie sincronizzate. Per fare questo, apri la scheda di valutazione modello, seleziona Strumenti > Salva come …, e seleziona l’opzione Salva e Mantieni sincronizzazione.
- Questo caso di studio fornisce un esempio di implementazione della sincronizzazione basata su modelli delle schede di valutazione.
Valutazione in corso: Acquisire valutazioni e feedback nel tempo
Nel passo successivo, utilizziamo la scheda di valutazione per acquisire i dati di valutazione data per data. Oltre ai punteggi assegnati ai criteri di valutazione, è fondamentale acquisire feedback e idee di miglioramento.
Data di valutazione punteggio per data
In BSC Designer, possiamo valutare gli argomenti secondo i fattori di valutazione data per data.
- Selezionare un periodo di aggiornamento nel calendario dell’intervallo.
- Scegliere il fattore da aggiornare.
- Passare alla scheda Dati e inserire un nuovo punteggio di valutazione nel campo Valore.
In alternativa, fare clic sull’Editor dei valori e inserire nuovi dati nella tabella dati lì.
Il software calcolerà automaticamente la scheda di valutazione utilizzando i punteggi di valutazione correnti per i fattori e il peso dei fattori.
Catturare feedback e idee di miglioramento
Possiamo anche documentare feedback e idee di miglioramento nel contesto dei fattori di valutazione.
- Seguire i passaggi precedenti per aggiornare il punteggio di valutazione per una data specifica.
- Utilizzare il pulsante Commenta accanto al campo Valore.
Evaluation Scorecard. L’obiettivo finale della valutazione delle prestazioni è creare un piano di sviluppo.
- Selezionare il soggetto della valutazione (ad esempio, Team 1).
- Fare clic sul pulsante Iniziative.
- Scegliere un tipo di record appropriato (Iniziativa, Rischio, Ipotesi, ecc.).
- Aggiungere i dettagli del piano di sviluppo (caricare documenti, specificare budget, tempistica, responsabile).
Inserimento tramite modello Excel
Un metodo efficace per automatizzare le valutazioni è distribuire un questionario. Ad esempio, quando si conduce una valutazione del rischio del fornitore, è possibile fornire ai fornitori domande pertinenti utilizzando un modello Excel.
Per creare un modello Excel in BSC Designer:
- Vai a Strumenti > Esporta dati
- Fai clic su Avanti
- Seleziona l’opzione Esporta come modello
Successivamente, puoi importare nuovamente il questionario nello strumento utilizzando Strumenti > Importa dati.
Dashboard delle prestazioni: strumento visivo per la scorecard di valutazione
Una rappresentazione visiva della progressione dei punteggi di valutazione nel tempo aiuta a comprendere le tendenze e facilita il processo decisionale.
Scorecard di valutazione. Aggiungi nuovi diagrammi
Usa i dashboard in BSC Designer per visualizzare le valutazioni per soggetto, per fattori, e osservare le loro dinamiche nel tempo.
Per aggiungere un nuovo diagramma:
- Passa alla scheda Dashboard.
- Fai clic sul pulsante Aggiungi.
- Seleziona la fonte dei dati, il tipo di diagramma e configura le sue impostazioni.
Valutazione complessiva delle prestazioni
Il primo diagramma visualizza le prestazioni complessive mese per mese secondo lo scorecard di valutazione:
- Il diagramma utilizza l’elemento radice (“Modello di valutazione delle prestazioni” come fonte dati).
- Le opzioni “Mostra annotazioni” e “Mostra tendenza” sono attivate.
- L’opzione “Mostra sottoelementi” è disattivata poiché siamo interessati a vedere le prestazioni complessive.
- È stato definito un titolo personalizzato per il diagramma per catturare meglio la sua funzione.
Evaluation Scorecard. Prestazioni dei soggetti di valutazione
Il diagramma sulla destra è simile, ma in questo caso abbiamo attivato l’opzione Mostra sottoelementi, quindi il diagramma presenta le prestazioni di specifici soggetti di valutazione (Squadre) per mese.
Stato attuale della valutazione
Di seguito, abbiamo aggiunto un diagramma Serie che mostra le prestazioni attuali per soggetti di valutazione (Teams) e fattori di valutazione.
Piani di sviluppo
Il diagramma delle Iniziative a destra elenca tutti i dati rilevanti per la valutazione acquisiti sotto forma di Iniziative, Rischi, Fattori di successo o Risultati attesi.
Diagrammi per fattori specifici
I diagrammi sottostanti mostrano le prestazioni di fattori specifici e soggetti di valutazione.
Allineamento: collegare i risultati della valutazione con altri scorecard
Con lo scorecard di valutazione, abbiamo valutato lo stato attuale del soggetto di valutazione basandoci sui criteri/fattori stabiliti. Per migliorare il processo decisionale e l’esecuzione della strategia in generale, è fondamentale integrare i risultati della valutazione sia negli scorecard strategici che funzionali.
Ad esempio, possiamo creare uno scorecard di valutazione per verificare che tutte le terze parti (soggetti di valutazione) rispettino determinati requisiti di conformità (fattori di valutazione). Il punteggio complessivo di tale scorecard può essere utilizzato come input per l’indicatore “Punteggio complessivo di conformità dei partner” nello scorecard di conformità.
Per allineare due scorecard:
- Selezionare l’elemento di origine e copiarlo negli appunti.
- Passare allo scorecard di destinazione; selezionare l’elemento principale e incollare dagli appunti.
Il software offrirà diverse opzioni per allineare due scorecard.
Conclusioni
Abbiamo discusso su come automatizzare le valutazioni delle prestazioni in BSC Designer. Il processo può essere presentato in questi passaggi chiave:
- Crea la scheda di valutazione con soggetti di valutazione e fattori di valutazione.
- Cattura dati quantitativi (punteggi) e qualitativi (feedback, piani di miglioramento) nel tempo.
- Visualizza le valutazioni sul cruscotto.
- Utilizza i risultati della valutazione per altre schede di valutazione.
Usa il modello Scheda di valutazione
BSC Designer aiuta le organizzazioni a implementare le loro strategie complesse:
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- Usa il modello
Scheda di valutazione come punto di partenza. Lo troverai in Nuovo > Nuova Scorecard > Altri Modelli. - Segui il nostro Sistema di Implementazione della Strategia per allineare stakeholder e ambizioni strategiche in una strategia completa.
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Alexis Savkin è un architetto dell’implementazione della strategia e fondatore di BSC Designer, una piattaforma software per l’esecuzione della strategia e la Scheda di valutazione bilanciata. Aiuta le organizzazioni ad automatizzare la gestione delle prestazioni e a trasformare la strategia in risultati misurabili. Alexis è il creatore dello “Strategy Execution Canvas”, l’autore di oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni, e un relatore abituale in occasione di eventi di settore.