Questo caso di studio evidenzia come una grande istituzione accademica abbia stabilito un’architettura strategica unificata e multilivello con monitoraggio completo dei KPI e reportistica utilizzando la metodologia della Scheda di valutazione bilanciata.
Fatti chiave sulla gestione della strategia della Scheda di valutazione bilanciata nell’istruzione superiore
- Prima. Era difficile monitorare strategia e KPI tra facoltà e programmi.
- Dopo. Scorecard a cascata hanno allineato la strategia dell’università, delle facoltà e dei programmi con una chiara proprietà dei KPI.
Numeri chiave dell’implementazione
- 60 scorecard interconnesse. Le scorecard della strategia hanno collegato i livelli di università, facoltà, programma e unità clinica.
- 50 utenti attivi. Il personale ha partecipato ad attività di aggiornamento dei KPI, revisioni e reportistica.
- Ciclo di pianificazione quinquennale. Gli obiettivi strategici sono stati gestiti con versioni annuali del piano, mantenendo al contempo la continuità della strategia di lungo termine.
Informazioni sull’università
L’organizzazione in questo caso di studio è un’università privata a Riyadh che offre programmi di laurea e post-laurea. Serve circa 2.400 studenti, supportata da circa 70 docenti a tempo pieno e da un più ampio personale amministrativo.
L’università offre diversi programmi di laurea e post-laurea che spaziano tra discipline sanitarie, settori aziendali, studi creativi e architettonici ed educazione legale.
Contesto strategico
L’università opera su un ciclo di pianificazione strategica quinquennale. La leadership ha voluto garantire che l’indirizzo strategico fosse comunicato chiaramente e applicato in modo coerente in tutti i collegi accademici, le unità cliniche e i dipartimenti di supporto. Gli obiettivi principali comprendevano il miglioramento della qualità educativa, il rafforzamento della preparazione all’accreditamento, il potenziamento dei risultati degli studenti e l’assicurare l’allineamento tra le funzioni accademiche e amministrative.
La leadership ha espresso preoccupazione riguardo al mantenimento della continuità e della visibilità degli obiettivi strategici nel corso di più anni e tra numerose unità accademiche e operative. È stata sottolineata l’importanza di assegnare la responsabilità per gli KPI piuttosto che centralizzare la rendicontazione delle performance in un unico dipartimento.
La sfida è stata articolata nel seguente modo:
“Gli obiettivi strategici rimarranno visibili in tutti i collegi e programmi durante l’intero periodo di cinque anni, senza perdere continuità o chiarezza tra i cicli di pianificazione.”
Chi è stato coinvolto nel processo di pianificazione
Un ampio gruppo di parti interessate ha contribuito al processo di pianificazione e implementazione:
- Direzione Qualità e Assurance – Supervisione dell’allineamento strategico e della conformità ai requisiti di accreditamento;
- Pianificazione e sviluppo strategici – Gestione delle strutture della scorecard e degli aggiornamenti annuali;
- Presidi di Facoltà e Direttori di Programma – Responsabili dei risultati accademici e delle iniziative a livello di programma;
- Unità amministrative – Risorse Umane, Ammissioni, Finanza, IT, Servizi bibliotecari;
- Unità cliniche e a contatto con i pazienti – Cliniche didattiche, laboratori, farmacie e reparti medici.
Il Responsabile Qualità senior ha svolto il ruolo di responsabile principale dell’implementazione del programma di automazione strategica, coordinando la formazione, il controllo degli accessi e la titolarità della scorecard tra le unità.
Sfide principali
Il team di pianificazione ha individuato diverse sfide legate all’esecuzione:
- Allineamento multilivello – Garantire che gli obiettivi strategici a livello di università fossero tradotti accuratamente in obiettivi a livello di facoltà e di programma;
- Proprietà dei KPI – Assegnare e mantenere la responsabilità degli aggiornamenti degli indicatori tra diversi team operativi;
- Continuità a lungo termine – Mantenere la coerenza strategica durante le revisioni e gli aggiornamenti annuali nell’arco di un piano quinquennale;
- Reportistica guidata dall’accreditamento – Produrre report coerenti e strutturati per la supervisione normativa e interna.
Il team ha sottolineato la propria esigenza come segue:
“Un sistema di pianificazione che consenta il versioning per anno, preservando al contempo l’intera continuità quinquennale della strategia istituzionale.”
Come è stato implementato il sistema di pianificazione strategica
Il team di BSC Designer ha supportato l’istituzione nella strutturazione e automazione del proprio piano strategico utilizzando un’architettura di Scheda di valutazione bilanciata a cascata.
- Scorecard a cascata – Una scorecard strategica universitaria di livello superiore è stata declinata a cascata a livello di facoltà e quindi fino alle scorecard a livello di programma, garantendo l’allineamento tra tutte le unità didattiche e cliniche;
- Permessi basati sui ruoli – I leader strategici hanno mantenuto l’autorità sulle modifiche strutturali, mentre al personale dei programmi e delle unità è stata assegnata la responsabilità dell’inserimento dei dati degli indicatori e dei commenti;
- Ponderazione delle prospettive – Le prospettive della strategia sono state ponderate per riflettere le priorità istituzionali, quali la qualità accademica e il successo degli studenti;
- Versioning annuale – Ogni anno del piano è stato versionato e archiviato, mantenendo al contempo la continuità sull’orizzonte quinquennale;
- Profili di report personalizzati – Le viste di report sono state configurate per le revisioni annuali, le valutazioni a livello di programma e i report di sintesi della strategia quinquennale.
Aree di interesse KPI
Gli indicatori chiave di prestazione riflettevano la qualità accademica, l’efficacia istituzionale e le prestazioni dei servizi clinici. I KPI sono stati monitorati utilizzando principi basati su prove, in cui i risultati riportati erano supportati da evidenze documentate fornite dai team responsabili.
- Apprendimento e soddisfazione degli studenti;
- Sviluppo della facoltà e della ricerca;
- Occupazione dei laureati e risultati degli alumni;
- Accreditamento e conformità alla qualità;
- Qualità del servizio clinico ed esperienza del paziente.
Risultati
L’implementazione ha stabilito una struttura di pianificazione strategica coerente e allineata, composta da circa 60 scorecard interconnesse a livello di università, facoltà, programma e unità clinica. Circa 50 utenti hanno partecipato attivamente all’aggiornamento dei dati, alla revisione dei progressi e alla partecipazione a discussioni su valutazione delle prestazioni e miglioramento.
Le parti interessate hanno segnalato una responsabilità più chiara, report più affidabili e una collaborazione migliorata tra le unità accademiche e amministrative. L’orizzonte strategico a cinque anni è diventato più facile da gestire grazie alla trasparenza sulla proprietà dei KPI e al controllo strutturato delle versioni.
L’istituzione ha riassunto la propria esperienza come segue:
“BSC Designer ha organizzato il nostro piano strategico, ci ha aiutato a monitorare i KPI e ha generato i report richiesti.”
Il quadro di allineamento strategico consente ora una valutazione continua delle prestazioni e un miglioramento continuo nelle attività accademiche e cliniche.
Come mantenere la strategia allineata tra i dipartimenti
In sintesi, questa sezione evidenzia le pratiche chiave che aiutano a mantenere continuità strategica e chiarezza tra più unità accademiche nell’arco di diversi anni.
- Definisci una strategia istituzionale stabile – Mantieni coerenti gli obiettivi di livello superiore lungo il ciclo strategico, così da fornire un chiaro punto di riferimento per tutte le unità.
- Applica gli obiettivi a cascata in modo ponderato – Traduci gli obiettivi dell’università in scorecard di facoltà e di programma, in modo che ogni livello veda il proprio ruolo nel contribuire a traguardi condivisi.
- Assegna chiaramente la responsabilità dei KPI – Rendi singole unità o membri del personale responsabili degli aggiornamenti e delle evidenze di supporto, per garantire qualità dei dati e trasparenza.
- Usa il versioning per gli aggiornamenti annuali – Rivedi e adegua gli indicatori ogni anno mantenendo l’allineamento agli obiettivi di lungo periodo, per evitare derive strategiche.
- Supporta il processo con una piattaforma dedicata – L’utilizzo di uno strumento come BSC Designer aiuta a mantenere l’allineamento, automatizzare la reportistica e ridurre il lavoro manuale di coordinamento.
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Dal caso di studio alla pratica
Scopri come applicare la piattaforma BSC Designer nella pratica per costruire un’architettura strategica solida, garantire l’allineamento strategico e abilitare un monitoraggio efficace delle prestazioni.
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