Le attività che gestiscono la strategia in Excel finiscono per trovarsi di fronte a una scelta: continuare con fogli di calcolo ad hoc, passare a un software OKR, adottare un software Balanced Scorecard o combinare più strumenti. La scelta giusta dipende meno dal software e più dal divario di esecuzione che l’attività deve colmare.
In questo confronto, “software OKR” si riferisce agli strumenti basati sul framework OKR, mentre “software Scheda di valutazione bilanciata” si riferisce agli strumenti costruiti attorno al framework Balanced Scorecard. BSC Designer appartiene alla seconda categoria: è un software di esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al centro e include anche un modello OKR per le organizzazioni che desiderano collegare gli OKR a livello di team con la strategia.
Questa tabella aiuta come primo filtro nella scelta del software giusto:
| Domanda | Più adatto |
|---|---|
| Abbiamo bisogno che i gruppi si impegnino nell’esecuzione a breve termine? | software OKR |
| Abbiamo bisogno di descrivere strategia, driver di valore e KPI? | software Scheda di valutazione bilanciata |
| Abbiamo bisogno di monitoraggio delle prestazioni a lungo termine e tracciabilità di audit? | software Scheda di valutazione bilanciata |
| Abbiamo bisogno sia di una struttura strategica sia di allineamento dei gruppi? | Utilizzare entrambi |
Fasi di esecuzione della strategia: dove si adatta ciascun software
Pensate a un’attività che passa dalle aspirazioni delle parti interessate al lavoro effettivamente svolto dai gruppi. Un processo semplificato di implementazione ed esecuzione della strategia si presenta così:
- Esigenze delle parti interessate → Obiettivi strategici / driver di valore → KPI con obiettivi & Iniziative strategiche
- {Iniziative strategiche} → OKR del gruppo → Esecuzione → Revisione dei risultati e apprendimento
Il software di Scheda di valutazione bilanciata è più efficace nelle fasi iniziali. Aiuta l’attività a descrivere la strategia, chiarire i driver di valore, definire i KPI e collegare le iniziative all’intento strategico. Questa classe di software può anche supportare l’analisi dei fattori esterni, la gestione del rischio e le analisi strategiche correlate.
Il software OKR è più utile quando le iniziative selezionate devono diventare impegni per i gruppi. Questa è l’area tradizionalmente coperta dagli strumenti di monitoraggio degli obiettivi e dal software OKR.
Il software Balanced Scorecard fornisce agli OKR il loro contesto strategico
Quando le attività implementano gli OKR, una delle prime domande da porsi è:
Da dove provengono gli obiettivi per gli OKR?
Idealmente, dovrebbero provenire da un modello di Strategia. Il software Balanced Scorecard aiuta a scomporre le aspirazioni strategiche in obiettivi, driver di valore, Indicatore chiave di prestazione, traguardi e iniziative. Tali iniziative diventano quindi un punto di partenza per gli OKR.
Gli OKR più efficaci derivano da priorità strategiche che sono state chiarite nella Balanced Scorecard.
Il software OKR aiuta i Gruppi a impegnarsi nell’esecuzione, ma non convalida, di per sé, se la Strategia sia stata scomposta correttamente.
Monitorare il progresso: OKR auto-riportati vs. risultati della scorecard calcolati
Un tipico software per la Scheda di valutazione bilanciata include un framework di misurazione delle prestazioni progettato per il monitoraggio a lungo termine. In tal caso, i KPI includono valori di riferimento, obiettivi, valori correnti, formule e pesi.
Nel software per la Scheda di valutazione bilanciata, il progresso viene calcolato in base allo stato attuale e all’obiettivo.
Questo funziona meglio per la responsabilità e la verificabilità a lungo termine. Se qualcuno chiede: “Da dove proviene questo numero?”, gli utenti possono risalire dal risultato delle prestazioni di alto livello a un KPI specifico, ai suoi aggiornamenti, agli obiettivi e alla logica di calcolo.
Nel software OKR, i gruppi riportano il progresso in base ad autovalutazione, livello di confidenza o stato di completamento.
Questo tipo di progresso è utile per capire se un gruppo si sta muovendo nella direzione giusta. Ma per i regolatori, i team qualità, gli auditor o le parti interessate senior, il progresso deve essere inquadrato tramite KPI descritti in modo appropriato. È qui che il software per la Scheda di valutazione bilanciata prevale.
Cicli di reporting nel software OKR e nella scheda di valutazione bilanciata
Un altro fattore nella scelta tra software per la scheda di valutazione bilanciata e software OKR è se le misure devono rimanere comparabili nel tempo.
- Il software OKR è ottimizzato per cicli di reporting più brevi, spesso trimestrali.
- Il software per la scheda di valutazione bilanciata è strutturato in base ai cicli di revisione della strategia e agli intervalli di aggiornamento dei diversi indicatori. Alcuni KPI possono aggiornarsi quotidianamente, altri mensilmente, trimestralmente o annualmente.
Se la vostra attività ha un mix di KPI con diversi intervalli di aggiornamento, è probabile che stiate lavorando a livello strategico. In tal caso, avete bisogno di un modello di dati strutturato e il software per la scheda di valutazione bilanciata è la scelta più solida.
Se il ritmo del vostro sistema di misurazione è un unico breve intervallo di reporting, è probabile che stiate lavorando a livello di gruppo o operativo. In tal caso, un software OKR leggero potrebbe essere sufficiente.
Gli strumenti OKR non sono progettati per monitorare le stesse metriche per anni. Il software per la scheda di valutazione bilanciata è progettato per il monitoraggio a lungo termine della strategia e delle prestazioni.
Coinvolgi il team nel software OKR e Scheda di valutazione bilanciata
I fornitori di software OKR promuovono verifiche periodiche in tutta l’attività, dai team di leadership ai singoli collaboratori.
La promessa è un coinvolgimento più ampio dei dipendenti nell’esecuzione della strategia. Il rischio è che il processo diventi rendicontazione fine a sé stessa. Un’implementazione più mirata di solito funziona meglio:
Non tutti devono aggiornare gli OKR. Non tutti devono partecipare alla definizione degli obiettivi a livello strategico.
Il software di Scheda di valutazione bilanciata può affrontare un problema simile. Alcuni fornitori suggeriscono di fare della “strategia il lavoro di tutti”. In pratica, un’implementazione di tale portata spesso non è necessaria. È meglio limitare l’implementazione ai membri chiave di ciascun reparto.
La priorità dovrebbe essere aiutare le persone giuste a comprendere come le esigenze delle parti interessate si traducano in obiettivi e iniziative.
In che modo questo influisce sulla scelta dello strumento?
- Se l’obiettivo è coinvolgere la maggior parte dei dipendenti in aggiornamenti periodici sull’esecuzione, un software di monitoraggio degli obiettivi o OKR è di solito la soluzione più adatta.
- Se l’obiettivo è automatizzare la reportistica strategica e coinvolgere gli strateghi nonché i membri chiave di ciascun reparto, un software di Scheda di valutazione bilanciata è la scelta più appropriata.
Usa insieme il software OKR e la Scheda di valutazione bilanciata
In pratica, probabilmente ha bisogno di entrambi: la Scheda di valutazione bilanciata e lo strumento di monitoraggio OKR:
La Scheda di valutazione bilanciata definisce la strategia. Gli OKR rendono visibili ai gruppi i passaggi successivi di esecuzione.
Questo principio impedisce che gli OKR diventino un sostituto della strategia. Inoltre, mantiene la Scheda di valutazione bilanciata collegata all’esecuzione quotidiana.
La trasformazione IA è un buon esempio.
- Una Scheda di valutazione bilanciata aiuta la leadership a decidere se i progetti pilota di IA supportano la strategia complessiva, quali driver di valore influenzano e se creano un impatto misurabile a lungo termine.
- Il software OKR aiuta i gruppi a coordinare il lavoro interfunzionale e a creare impegni in merito all’adozione dell’IA.
In un altro articolo, abbiamo condiviso studi che mostrano che le attività con KPI consolidati e una cultura matura di misurazione delle prestazioni hanno maggiori probabilità di passare dai progetti pilota di IA a un’implementazione di IA su scala.
Riepilogo: decidete in base al divario di capacità
In pratica, la scelta dipende da ciò che oggi manca all’attività.
- Utilizzate un software per la Scheda di valutazione bilanciata quando l’attività necessita di una strategia strutturata, governance degli Indicatore chiave di prestazione, obiettivi, responsabilità e monitoraggio delle prestazioni a lungo termine.
- Utilizzate un software OKR o strumenti simili di monitoraggio degli obiettivi quando i gruppi devono tradurre le priorità selezionate in impegni a breve termine ed esecuzione.
- Utilizzate entrambi quando l’attività necessita di un modello di strategia chiaro e di un modo per collegarlo all’esecuzione a livello di gruppi.
Per una panoramica completa delle opzioni disponibili, inclusi i modi in cui strumenti diversi supportano la formulazione della strategia, l’esecuzione, i report e l’allineamento, consultate il nostro confronto dei software di strategia.
Alexis Savkin è un architetto della strategia e fondatore di BSC Designer, una piattaforma software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al centro. Aiuta le organizzazioni a tradurre la strategia in obiettivi misurabili, indicatori chiave di prestazione e iniziative. Alexis è il creatore dello Strategy Execution Canvas, l’autore di oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni e un relatore abituale.