Il monitoraggio degli obiettivi è ben noto nella gestione dei progetti. Nel complesso ambito della pianificazione strategica, gli obiettivi richiedono misure di performance più avanzate, coerenza dei dati e profondità contestuale.
La recente analisi delle tendenze nella pianificazione strategica mostra che un numero crescente di organizzazioni si trova ad affrontare una maggiore complessità e volatilità nei propri ambienti operativi. In questo articolo, esamineremo come funziona il monitoraggio degli obiettivi nei contesti sia della gestione dei progetti che della pianificazione strategica.
Elementi essenziali del monitoraggio degli obiettivi
Iniziamo con i principi fondamentali del monitoraggio degli obiettivi condivisi sia dalla gestione dei progetti che dalla pianificazione strategica.
- Scomposizione degli obiettivi. Indipendentemente dal contesto, gli obiettivi complessi dovrebbero essere scomposti in sotto-obiettivi, traguardi o compiti.
- Monitoraggio dei progressi. Per scopi di reporting, dobbiamo stimare quanto l’obiettivo sia avanzato verso il completamento.
- Responsabilità. Gli obiettivi necessitano di proprietari che siano responsabili dell’esecuzione e del reporting.
- Budgeting. Gli obiettivi, sia nel contesto dei progetti che in quello strategico, sono spesso legati a budget specifici.
Ora passiamo a come funziona nella pianificazione strategica.
Forza motrice: incertezza e complessità
La differenza fondamentale tra gestione dei progetti e pianificazione strategica risiede nel grado di incertezza e complessità coinvolti.
- Nella gestione dei progetti, operiamo nel dominio del conosciuto — la pianificazione segue schemi prevedibili.
- Nella pianificazione strategica, navighiamo nell’sconosciuto — la sfida è stabilire e testare ipotesi.
Ad esempio, se l’obiettivo è “prevenire difetti critici”:
- Nella gestione dei progetti, agiamo su difetti specifici noti o implementiamo iniziative di prevenzione predefinite.
- Nella pianificazione strategica, dobbiamo prima identificare la causa principale del problema e testare approcci multipli per trovare ciò che funziona. Questo comporta coinvolgere più stakeholder, sperimentare diversi metodi, monitorare i risultati e apportare continui aggiustamenti.
Questa incertezza e complessità sono le principali forze motrici che costringono le organizzazioni a passare da una gestione puramente basata sui progetti a un approccio più strategico.
Formulare obiettivi in un ambiente aziendale complesso
Esaminiamo come l’evoluzione del monitoraggio degli obiettivi avviene quando ci spostiamo in ambienti strategici meno definiti. Supponiamo di aver identificato una bassa soddisfazione del cliente e di dover formulare un obiettivo per migliorarla.
In un project management, potremmo fissare un obiettivo come:
- Migliorare la soddisfazione del cliente del 10%.
Oppure un obiettivo SMART:
- Migliorare la soddisfazione del cliente del 10% introducendo nuove tecniche di coinvolgimento, entro la fine del trimestre.
Questo funziona bene quando sappiamo esattamente cosa fare, quanto tempo ci vorrà e quale sarà il risultato atteso.
Nel pianificare strategicamente, tuttavia, il contesto è più complesso:
- Potremmo dover rivedere le esigenze dei clienti e aggiornare l’analisi degli stakeholder.
- Probabilmente testeremo vari approcci e monitoreremo quali sono efficaci.
In pratica:
- Stabilireremo più tappe intermedie o punti di controllo, possibilmente ogni mese o trimestre.
- Testeremo ipotesi e raccoglieremo feedback dal nostro team.
- L’obiettivo potrebbe evolversi per puntare a segmenti specifici di clienti. Poiché i nostri metodi e la nostra comprensione cambiano nel tempo, è difficile definire dettagli fissi in anticipo — ed è per questo che gli obiettivi SMART non si adattano bene alla pianificazione strategica.
- L’obiettivo sarà collegato da dati e contesto ad altre parti della strategia.
A questo livello, ci spostiamo dal noto allo sconosciuto.
Il monitoraggio degli obiettivi diventa meno una questione di spuntare compiti e più una questione di gestire esperimenti in corso.
Misura delle prestazioni oltre il monitoraggio del progresso
Nella gestione dei progetti, quantifichiamo gli obiettivi principalmente per monitorare il grado di completamento del lavoro. Nella pianificazione strategica, la quantificazione viene utilizzata per rendere gli obiettivi più specifici e non ambigui.
Un obiettivo vago come “aumentare la qualità” deve essere supportato da specifiche metriche di qualità:
- Se ci concentriamo sulla qualità dal punto di vista dell’utente finale, potremmo monitorare indicatori come “Tempo per risolvere problemi critici” o “% di problemi ricorrenti”.
- Se la qualità è considerata nel contesto degli stakeholder regolatori, potremmo utilizzare metriche come “Uso conforme della IA” o “Aderenza agli standard di gestione del rischio”.
Questo cambiamento comporta requisiti diversi per la misura delle prestazioni:
- Coerenza e tracciabilità dei dati. Il monitoraggio degli obiettivi va oltre le semplici percentuali di completamento. Gli indicatori devono essere monitorati nel tempo, con accesso ai dati storici, non solo all’ultimo valore. Le modifiche agli obiettivi devono essere documentate con il contesto e tutti gli aggiornamenti devono essere tracciabili.
- Supporto per KPI complessi. Questo include indicatori binari (sì/no), metriche calcolate, indici ponderati, scale basate sulle prestazioni o indicatori a doppia scala.
- Normalizzazione dei KPI. Gli obiettivi spesso coinvolgono una combinazione di indicatori con diversi metodi di misurazione. Per combinarli in modo significativo, utilizziamo tecniche di normalizzazione basate su funzioni di prestazione.
- Relazioni causa-effetto. La causalità è essenziale nella pianificazione strategica. Richiede di monitorare separatamente indicatori anticipatori e ritardati per comprendere ciò che guida i risultati e ciò che li riflette.
- Gestione integrata dei rischi. Con l’aumentare delle richieste normative, il monitoraggio dei rischi diventa più avanzato. Invece di valutazioni del rischio a intervalli fissi, monitoriamo la probabilità del rischio e l’impatto del rischio nel tempo.
Piattaforme specializzate per la pianificazione strategica sono ben equipaggiate con tali funzionalità. Ad esempio, in BSC Designer si trovano strumenti per garantire la coerenza dei dati, automatizzare vari scenari di calcolo KPI, supportare sia indicatori anticipatori che ritardati, e gestire i rischi in conformità alla ISO 31000.
Allineamento con la strategia complessiva
Finora, abbiamo esaminato la meccanica del monitoraggio degli obiettivi. Ma che dire del quadro generale?
Nel project management, il contesto degli obiettivi è tipicamente limitato a:
- Scomposizione degli obiettivi, e
- Dipendenze lineari
Nella pianificazione strategica, il contesto è più ampio. Include:
- La cascata delle strategie di alto livello nelle scorecard, e
- Rilevanza per le funzioni di supporto, come l’analisi degli stakeholder, i registri dei rischi o le valutazioni dei fattori esterni
Questo non cambia direttamente il modo in cui monitoriamo gli obiettivi, ma aumenta il numero di input che dobbiamo considerare.
Conclusioni: scegliere il kit di strumenti giusto
Gli strumenti giusti per il monitoraggio degli obiettivi dipendono dal tuo caso d’uso:
- Per obiettivi ben definiti con metodi di esecuzione chiari, utilizzare software di monitoraggio degli obiettivi.
- Per obiettivi in aree complesse o esplorative che coinvolgono test di ipotesi, utilizzare strumenti di pianificazione strategica come BSC Designer.
Come discusso nella nostra presentazione di benvenuto, non è una questione di o/o — in pratica, entrambi i tipi di strumenti si completano a vicenda.
Utilizzare strumenti di monitoraggio a livello di progetto per eseguire compiti noti in modo efficiente, e strumenti strategici per esplorare, convalidare e sviluppare obiettivi a lungo termine in ambienti complessi.
Alexis Savkin è un Senior Strategy Consultant e il CEO di BSC Designer, una piattaforma di Scheda di valutazione bilanciata. Vanta oltre 20 anni di esperienza nel settore, con una formazione in matematica applicata e tecnologia dell’informazione. Alexis è autore del “Sistema di implementazione della strategia”. Ha pubblicato più di 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni, interviene regolarmente a eventi di settore e il suo lavoro è spesso citato nella ricerca accademica.