Come creare una scorecard di formazione che aiuti a distinguere il tempo speso in infotainment e la formazione altamente utile che cambia le prestazioni.
La formazione e i workshop sono diventati una parte standard del processo di apprendimento in qualsiasi organizzazione. A mio parere, la sfida più importante per le organizzazioni è essere in grado di rilevare la differenza tra un infotainment meno utile e una formazione altamente utile in grado di modificare le prestazioni. In questo articolo discuteremo come stimare l’efficacia della formazione e creare una scorecard di formazione.
Navigazione dell’articolo:
- Modello dei livelli di Kirkpatrick
- Il costo della misurazione
- Modello di scorecard di formazione: Preparazione
- Livello 1: Reazione, livello 2: Apprendimento, livello 3: Comportamento, livello 4 – Impatto
- KPI per l’eLearning
Il problema della misurazione della formazione
Immagina un workshop tenuto da un formatore carismatico, che conosce l’argomento e coinvolge facilmente i partecipanti.
Sembra buono, ma dobbiamo comunque porci una serie di domande:
- Questa formazione ha fornito al nostro team le conoscenze e competenze necessarie?
- Queste nuove competenze sono state effettivamente applicate?
- Come sappiamo che questa formazione porterà infine a miglioramenti delle prestazioni?
È anche una buona idea sapere:
- Quali parti della formazione hanno funzionato bene e quali parti devono essere migliorate?
- Dovremmo ripetere la formazione su questo argomento?
- Dovremmo assumere di nuovo questo formatore oppure trovare qualcun altro?
Queste sono le sfide che il CEO/HR deve affrontare.
I formatori, a loro volta, hanno bisogno di un ciclo di feedback basato sui dati che li aiuti a migliorare i loro prodotti formativi.
I formatori devono capire come far evolvere il programma di formazione al fine di aumentare i risultati e l’impatto sulle prestazioni dell’organizzazione.
Modello dei livelli di Kirkpatrick
Una misurazione una tantum non ci fornirà risultati oggettivi. Per una valutazione efficace della formazione, avremo bisogno di diversi punti di controllo distribuiti su periodi di tempo.
Il framework dei livelli di Kirkpatrick suggerisce di esaminare una formazione da 4 prospettive:
- Livello 1. Reazione (feedback post-formazione)
- Livello 2. Apprendimento (i principali risultati della formazione)
Dopo un po’ di tempo possiamo monitorare:
- Livello 3. Comportamento (conoscenze/competenze applicate nella pratica)
- Livello 4. Impatto (impatto sulle prestazioni aziendali complessive)
Valutazione del formatore
Se la formazione è condotta da un esperto terzo, allora dobbiamo anche prendere in considerazione un processo di selezione. Ci dovrebbero essere alcuni prerequisiti per i formatori e la formazione:
- Quanto è qualificato il formatore, e
- Quanto la formazione proposta è allineata con la strategia dell’azienda.
Il costo della misurazione
Se rappresentiamo questi quattro passaggi su un grafico con “Il costo della misurazione” su un asse e “Il beneficio della misurazione” sull’altro, vedremo che:
- I più facili da misurare sono la reazione immediata (Livello 1) dopo la formazione e i risultati della formazione (Livello 2).
- Misurare i prerequisiti richiede una certa quantificazione di un processo di screening, ma è comunque fattibile.
- Sebbene i livelli Livello 3 e Livello 4 siano i più interessanti dal punto di vista dei possibili risultati, il costo della misurazione aumenta.
Modello di scheda punteggio per la formazione
Discutiamo di un modello che si può utilizzare per valutare l’efficacia della formazione nella propria organizzazione. Utilizzerò il software BSC Designer per dimostrare come questo processo possa essere automatizzato.
Preparazione
La mia raccomandazione è di iniziare con una buona mappa strategica che colleghi i tuoi obiettivi finanziari, relativi ai clienti e interni con le tue iniziative di apprendimento 
. Questo darà una direzione a tutti i successivi sforzi di gestione.
Il passo successivo è misurare i prerequisiti. Per farlo, dovremo quantificare i seguenti dati:
- Qualifica del formatore
- Capacità comunicative del formatore
- Costi stimati della formazione (spese di viaggio, alloggio, compenso del formatore)
- La corrispondenza tra il programma di formazione e gli obiettivi strategici
Quando quantifichi questi parametri, assicurati che la stima non sia fatta solo dal responsabile delle risorse umane; chiedi ai membri chiave del tuo team di condividere le loro opinioni.
Training Scorecard. Quando misurare? Alcune settimane prima della formazione.
Il software aiuterà a:
- Assegnare un peso a ciascun criterio
- Memorizzare le valutazioni individuali e i pesi dei parametri
- Calcolare il punteggio per ciascuno dei candidati
Livello 1. Reazione
A questo livello, dobbiamo misurare il feedback post-formazione che aiuterà a farsi un’idea su quanto sia stato coinvolgente questo training. Queste domande potrebbero fornire alcuni dati per gli indicatori:
- Qual è la tua opinione sulla formazione? (negativa, neutra, positiva)
- Consiglieresti questa formazione ai tuoi colleghi?
- Vuoi ripetere questo training in futuro?
La lista potrebbe continuare, poiché si possono trovare più indicazioni di alto coinvolgimento:
- Il numero di domande poste durante e dopo la formazione
- Stima soggettiva del coinvolgimento del pubblico (le persone partecipavano o controllavano le email sui loro smartphone?)
Il software aiuta a:
- Raccogliere la valutazione per ogni indicatore condivisa da ciascun partecipante
- Fornire opzioni di scelta in linguaggio naturale
- Calcolare i punteggi medi
Training Scorecard. Data di misurazione: alla data della formazione.
Livello 2. Apprendimento
Il modo più semplice per quantificare i risultati dell’apprendimento è condurre un test finale che mostri quanto gli studenti abbiano compreso il materiale.
Le metriche potrebbero essere:
- Tasso di superamento esami, %
- Punteggio medio degli esami, %
- Risultati dei test prima/dopo la formazione
I risultati dell’apprendimento possono essere testati in modi diversi. Ad esempio:
Invece di utilizzare un semplice test, si può chiedere ai partecipanti di praticare qualcosa che è stato appreso e valutare il comportamento reale.
Di conseguenza, sarà necessario implementare gli indicatori legati alla pratica.
In questo modo, non solo testiamo ma aiutiamo gli studenti a stabilire nuovi modelli di comportamento.
Data di misurazione: alla fine della formazione.
Training Scorecard. Minimo richiesto
Abbiamo fatto il minimo richiesto. Il costo della misurazione per i livelli successivi aumenterà. Dovremmo andare lì?
Se interrompiamo la nostra misurazione a questo livello, siamo a rischio di situazioni di “false positive“, quando un formatore carismatico tiene un discorso coinvolgente che è ben accettato dal pubblico (un tipo di infotainment) ma raramente porterà a miglioramenti delle prestazioni nell’organizzazione.
Livello 3. Comportamento
Condurre test è un buon punto di partenza per assicurarsi che i partecipanti abbiano acquisito le conoscenze richieste, ma ciò che vogliamo effettivamente vedere è un certo cambiamento nei loro modelli di comportamento. La quantificazione, in questo caso, dipende dalla natura del processo.
In alcuni casi, gli indicatori del nuovo comportamento saranno specifici come:
- Riduzione del tempo ottenuta, %. Se l’obiettivo della formazione era fare qualcosa in modo più efficace o semplicemente più rapido, allora è possibile monitorarlo tramite un Indicatore chiave di prestazione.
- Riduzione dei costi ottenuta, %. Se l’obiettivo della formazione era fare qualcosa in modo più efficace, allora è possibile monitorare la riduzione diretta dei costi, che è il risultato della formazione.
- Aumento della qualità (abbiamo discusso in precedenza il modo di quantificare la qualità) o, più specificamente, Riduzione del tasso di problemi di reso, %. Il KPI è applicabile quando il problema è chiaramente definito e collegato al risultato finale.
Tra l’altro, un problema ripetuto è uno dei fattori negativi della fedeltà del cliente. Se è possibile ridurre questo numero, renderete i vostri clienti più soddisfatti.
- Miglioramento delle prestazioni, %. Il KPI deve essere collegato a un indice di prestazione specifico. Per i venditori, potrebbe essere il numero di vendite generate; per un copywriter, potrebbe essere la conversione da lettori a lead. È possibile trovare metriche di performance anche per i team creativi, come i graphic designer.
Nella maggior parte dei casi, dovremo dedicare tempo a individuare buoni indicatori che quantifichino i nuovi modelli di comportamento. Il nostro sistema KPI aiuterà a inquadrare il processo di brainstorming.
È una buona idea chiedere in anticipo al formatore quali siano i cambiamenti attesi nel comportamento e il modo migliore per ottenerli nell’organizzazione.
- Ad esempio, uno dei cambiamenti attesi dopo la formazione sui KPI è che i dipendenti discutano le metriche, e non si limitino a utilizzare l’elenco di indicatori suggerito dalla direzione. Dopo un certo periodo, potremmo intervistare i responsabili di team per verificare se tale modello di comportamento sia stato implementato con successo.
Quando misurare? 1-2 mesi dopo la formazione.
Il ruolo del software:
- Visualizzare i miglioramenti attesi (sulle mappe di processo)
- Monitorare gli indicatori di comportamento sulla scorecard
- La funzione di Analisi aiuterà a monitorare i cambiamenti nelle prestazioni
Livello 4. Impatto
Nel passaggio precedente, abbiamo potuto osservare i cambiamenti nel comportamento dei dipendenti.
- Ad esempio, un workshop potrebbe essere dedicato all’adozione di una nuova tecnica agile e potremmo constatare che i dipendenti hanno effettivamente iniziato a utilizzare tali tecniche (Livello 3. Comportamento).
Tali cambiamenti nel comportamento sono importanti e dimostrano che il formatore è riuscito a influenzare i partecipanti a sufficienza da ispirarli al cambiamento, ma questo non implica che il cambiamento sia stato utile per l’organizzazione.
Il risultato finale di qualsiasi formazione o workshop è stabilire se ha aiutato l’organizzazione a eseguire la propria strategia in modo più efficiente ed efficace oppure no.
Potremmo iniziare a cercare indicazioni di tale miglioramento diversi mesi dopo la formazione, ma è più saggio riflettere sull’impatto atteso e su come lo misureremo in anticipo (nel sistema KPI, chiamiamo questo approccio “misurazione per progettazione”).
Quando misurare? 4-6 mesi dopo la formazione.
Il ruolo del software:
- Presentare la mappa strategica dell’azienda,
- Visualizzare gli obiettivi aziendali strategici e
- Allineare gli indicatori agli obiettivi aziendali.
Scorecard della formazione. I KPI di formazione più popolari non aiutano
Negli articoli precedenti, abbiamo discusso alcuni KPI HR popolari come il Turnover e il Time to hire.
Anche se alcuni KPI sono popolari, non significa che tu voglia averli nel tuo cruscotto.
E i KPI di formazione? L’obiettivo di qualsiasi programma di formazione è sviluppare nuove competenze e migliorare l’efficienza di un dipendente. Diamo un’occhiata ad alcuni KPI popolari e a se/come possono aiutarci in questo ambito.
| KPI di formazione | Perché NON ti serve |
|---|---|
| Costo medio di formazione per dipendente a tempo pieno, $ | Questo KPI mostra quanto investiamo nella formazione di ciascun dipendente, ma non ci dice nulla sui risultati che ci aspettiamo. La formazione è stata efficace? Un dipendente ha imparato qualcosa di nuovo che gli ha permesso di migliorare l’efficienza? |
| Numero medio di ore per dipendente a tempo pieno, ore | Lo stesso problema del KPI precedente. Il tuo dipendente potrebbe studiare a tempo pieno per un programma MBA, ma lo aiuterà a ottenere risultati migliori e in che misura? |
| % del budget HR speso per la formazione | Usando questo KPI, potremmo farci un’idea approssimativa dell’equilibrio nel reparto HR. Se spendono il 90% del budget per trovare nuovi candidati, allora probabilmente il tuo programma di formazione non sarà il migliore. Tuttavia, non esiste una % obbligatoria di budget che l’azienda debba spendere per la formazione. Un’ottima formazione potrebbe costare solo l’1% del tuo budget, ma produrre un’elevata crescita della produttività. |
| % di dipendenti formati | Questo KPI ti dirà il numero di dipendenti che sono stati formati. Ha senso usare questo KPI quando conosci l’efficacia di una certa formazione. Ma, di nuovo, ciò che è stato eccellente per i dipendenti di un reparto potrebbe non funzionare per i dipendenti di un altro. |
| Indice di soddisfazione dei dipendenti per la formazione | Il problema di questo KPI è che è davvero soggettivo. Sono sicuro che conosci quella sensazione quando sei ispirato ed entusiasta di nuove idee che hai appena appreso dopo un’altra eccellente keynote a una conferenza. .In pochi giorni, queste idee sembrano solo storie coinvolgenti, che non riesci a tradurre in pratica (scopri come cambiare la situazione). |
| ROI della formazione, % | Per calcolare un ROI, devi conoscere il tuo investimento (sono sicuro che puoi calcolarlo) e una stima finanziaria dei benefici che la tua azienda ha ottenuto come risultato della formazione. Questo ci riporta alla domanda iniziale: come calcolare l’efficienza della formazione. Questo KPI potrebbe funzionare quando sono disponibili misure oggettive della formazione. |
Come puoi vedere, i KPI di formazione più popolari sono adatti al cruscotto di governance aziendale, ma non aiuteranno davvero a misurare l’efficacia della sessione di formazione.
KPI per l’eLearning
Nell’ambito della risposta di gestione delle crisi, molte organizzazioni decidono di optare per team distribuiti. Nel passaggio al modello di team distribuito, è logico scegliere il formato online per la formazione di onboarding dei nuovi membri di questi team.
Che cosa succede in questo caso con i KPI della formazione?
Nella loro essenza, i KPI rimangono gli stessi. Ciò che cambierà è il modo in cui vengono trasferite le conoscenze e le competenze richieste.
Esaminiamo la misurazione delle prestazioni dell’eLearning da varie prospettive.
In BSC Designer, utilizziamo l’approccio eLearning per la nostra Formazione sull’esecuzione della strategia e, internamente, per l’onboarding dei nuovi assunti nel nostro team remoto. Insieme a idee generali sulla misurazione dell’eLearning, condividerò le best practice che abbiamo verificato essere efficaci per noi.
Impatto finanziario
Invece di partecipare alla formazione in una sede fisica, i partecipanti utilizzeranno una piattaforma online. In termini di impatto finanziario, ciò significa:
- Risparmio sui costi, $ (rispetto all’apprendimento in presenza)
- Costi della piattaforma online
Questi numeri da soli non ci diranno nulla di nuovo, ma aiuteranno ad avere una stima approssimativa del ROI della formazione.
Metriche di coinvolgimento per l’eLearning
La formazione online dovrebbe utilizzare meccaniche diverse per coinvolgere i partecipanti.
Il budget di attenzione non è più garantito, come accadeva con gli eventi offline. I partecipanti non si trovano più nella stessa stanza per un periodo di tempo fisso.
I materiali delle sessioni di formazione online potrebbero essere preregistrati e il classico tasso di partecipazione perde la sua rilevanza. Tenendo presente questa idea, dobbiamo modificare di conseguenza le metriche di coinvolgimento. Ad esempio, possiamo monitorare:
- Tempo di visione dei materiali del corso online
- Statistiche di accesso ai materiali di formazione
Alcuni prodotti eLearning hanno una landing page pubblica. Questo ci offre la possibilità di utilizzare le metriche dei social media per capire se esiste una qualche connessione emotiva con il prodotto eLearning. La metrica di base da monitorare in questo caso può essere:
- Il numero di condivisioni sui social (per una landing page di un prodotto e-learning)
Convalida l’impatto aziendale dell’eLearning
Che dire della convalida dell’impatto dell’eLearning? La mia raccomandazione è di rendere il processo misurabile per progettazione.
Cerca di fare in modo che i risultati aziendali importanti siano passaggi inevitabili della formazione.
Come fare? Dipende dal tuo prodotto eLearning. Per esempio, nel caso della nostra formazione online, i partecipanti non sostengono alcun test o esame formale. Abbiamo organizzato sessioni online attorno all’idea di costruire un prototipo della Scheda di valutazione bilanciata.
Nel nostro caso, il KPI che convalida l’impatto aziendale è:
- La qualità del prototipo della Scheda di valutazione bilanciata creato, %
Il prototipo creato è la prova che il partecipante ha effettivamente acquisito le conoscenze e le competenze attese. E lo sappiamo con certezza perché vediamo i risultati creati dal corsista. Inoltre, possiamo stimare la qualità del prototipo finale e suggerire alcune idee di miglioramento.
Non tutti i partecipanti arriveranno al traguardo. Le ragioni alla base di questo fatto richiedono una certa attenzione da parte tua. In questo contesto, un KPI da considerare è:
- Tassi di abbandono, %
È al plurale perché siamo interessati a sapere quali parti della formazione online siano state le più impegnative.
KPI per i cambiamenti interni
Il formato eLearning influisce sulle modalità di svolgimento delle sessioni di formazione. Una sessione di formazione in presenza si svolge in tempo reale e richiede un determinato insieme di strumenti e materiali. Un formato eLearning richiede un insieme diverso di strumenti.
Oltre ad avere un’area privata con tutti i materiali di formazione, dobbiamo disporre di strumenti pratici per monitorare i progressi dei partecipanti, sbloccare le fasi successive della formazione, svolgere gli esami finali e, infine, generare i certificati.
I KPI dipendono dal processo di formazione nella vostra organizzazione. Formuliamolo in questo modo:
- Adattamento delle modalità di formazione al formato online, %
Trovare punti di miglioramento per l’eLearning
Uno dei vantaggi del formato di formazione online è che abbiamo molte più analisi relative ai partecipanti alla formazione.
- Possiamo rilevare i materiali su cui i partecipanti trascorrono più tempo
- Le frasi di ricerca più utilizzate per la base di conoscenza della formazione
- Visualizzare le analisi al secondo per i video di formazione
- Analizzare le domande poste al facilitatore della formazione
Questo ci fornisce un indicatore principale per il miglioramento dell’e-learning:
- Analisi delle analisi della formazione, %
E se non riuscissimo a trovare buoni indicatori?
Questa è una situazione tipica con gli indicatori di performance e vorrei evidenziare due punti:
- L’incapacità di trovare buoni indicatori di performance è spesso un segnale che non vi è una chiara comprensione di come i nuovi modelli di comportamento siano allineati alla strategia dell’azienda.
- Non c’è nulla di negativo nell’affrontare questo problema. Al contrario, quando lo si affronta, si è un passo più vicini a una corretta esecuzione della strategia.
Lo scopo dell’esercizio sui KPI è iniziare a porsi le domande giuste, e siete appena arrivati a quel punto. La prima cosa che suggerirei è rivedere la mappa strategica dell’organizzazione.
Comprendete meglio la vostra strategia e i KPI emergeranno in modo naturale.
Troverete indicazioni più specifiche nel nostro sistema KPI.
Monitora l’impatto di un progetto pilota di formazione
Condividi il tuo foglio di calcolo esistente per i KPI della formazione e discuteremo di come le Risorse Umane e i responsabili di reparto possano passare a un sistema connesso per monitorare KPI di apprendimento, cambiamento comportamentale e impatto sul business.
Discuti un progetto pilota di formazione
Inizia con un programma di formazione o un reparto per testare l’approccio prima di un’implementazione più ampia.
Conclusioni
Ecco un riepilogo delle idee discusse:
- Misurare l’efficacia della formazione su 4 livelli – prima impressione, punteggio dell’esame, cambiamenti di comportamento, miglioramenti delle prestazioni.
- Il costo della misurazione aumenta con i livelli, così come il beneficio della misurazione
- Comprendere il miglioramento delle prestazioni atteso prima della formazione
Infine, lo scopo principale di qualsiasi misurazione non è la misurazione stessa, ma il comportamento che questa misurazione induce.
Costruendo un scorecard di formazione, inviti tutti i portatori di interesse a partecipare alla discussione sul programma di formazione, i suoi obiettivi, i suoi risultati a breve e lungo termine. Tali discussioni aiutano a concentrare gli sforzi di formazione su ciò che conta effettivamente per la tua organizzazione.
Si prega di condividere il vostro feedback su questo articolo nei commenti, così come le vostre idee sulla misurazione dell’efficienza e dell’efficacia della formazione/workshop.
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Alexis Savkin è un architetto della strategia e fondatore di BSC Designer, una piattaforma software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al centro. Aiuta le organizzazioni a tradurre la strategia in obiettivi misurabili, indicatori chiave di prestazione e iniziative. Alexis è il creatore dello Strategy Execution Canvas, l’autore di oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni e un relatore abituale.