Come costruire una scheda di valutazione della formazione che aiuterà a separare il tempo dedicato all’infotainment e la formazione altamente utile che cambia le prestazioni.
La formazione e i workshop sono diventati una parte standard del processo di apprendimento in qualsiasi organizzazione. A mio avviso, la sfida più importante per le organizzazioni è essere in grado di rilevare la differenza tra l’infotainment meno utile e la formazione altamente utile che cambia le prestazioni. In questo articolo, discuteremo come stimare l’efficacia della formazione e costruire una scheda di valutazione della formazione.
Navigazione dell’articolo:
- Modello dei livelli di Kirkpatrick
- Il costo della misurazione
- Modello di scheda di valutazione della formazione: Preparazione
- Livello 1: Reazione, Livello 2: Apprendimento, Livello 3: Comportamento, Livello 4 – Impatto
- KPI per eLearning
Il problema della misurazione della formazione
Immagina un workshop condotto da un formatore carismatico, che conosce l’argomento e coinvolge facilmente i partecipanti.
Sembra buono, ma dobbiamo comunque porci alcune domande:
- Questa formazione ha fornito al nostro team le conoscenze e competenze necessarie?
- Queste nuove competenze sono state effettivamente applicate?
- Come sappiamo che questa formazione porterà finalmente a un miglioramento delle prestazioni?
È anche utile sapere:
- Quali parti della formazione hanno funzionato bene e quali parti devono essere migliorate?
- Dovremmo ripetere la formazione su questo argomento?
- Dovremmo assumere di nuovo questo formatore o cercare qualcuno di nuovo?
Queste sono le sfide che CEO/HR affrontano.
I formatori, a loro volta, hanno bisogno di un ciclo di feedback basato sui dati che li aiuti a migliorare i loro prodotti formativi.
I formatori devono capire come evolvere il programma di formazione per aumentare i risultati e l’impatto sulle prestazioni dell’organizzazione.
Modello dei livelli di Kirkpatrick
Una misurazione unica non ci fornirà risultati obiettivi. Per una valutazione efficace della formazione, avremo bisogno di avere diversi punti di controllo separati in periodi di tempo.
Il quadro dei livelli di Kirkpatrick suggerisce di esaminare una formazione da 4 prospettive:
- Livello 1. Reazione (feedback post-formazione)
- Livello 2. Apprendimento (i punti salienti della formazione)
Dopo un po’ di tempo possiamo monitorare:
- Livello 3. Comportamento (conoscenze/competenze applicate nella pratica)
- Livello 4. Impatto (impatto sulle prestazioni aziendali finali)
Valutazione del formatore
Se la formazione è condotta da un esperto terzo, allora dobbiamo anche prendere in considerazione un processo di selezione. Ci dovrebbero essere alcuni prerequisiti per i formatori e la formazione:
- Quanto è qualificato il formatore, e
- Quanto la formazione proposta è allineata con la strategia dell’azienda.
Il costo della misurazione
Se mettiamo questi quattro passaggi su un grafico con “Il costo della misurazione” su un asse e “Il beneficio della misurazione” su un altro, vedremo che:
- Il più facile da misurare è la reazione immediata (Livello 1) dopo la formazione e i risultati della formazione (Livello 2).
- Misurare i prerequisiti richiede una certa quantificazione di un processo di screening, ma è ancora fattibile.
- Mentre i livelli Livello 3 e Livello 4 sono i più interessanti dal punto di vista dei risultati possibili, il costo della misurazione aumenta.
Modello di scheda punteggio per la formazione
Discutiamo di un modello che si può utilizzare per valutare l’efficacia della formazione nella propria organizzazione. Utilizzerò il software BSC Designer per dimostrare come questo processo possa essere automatizzato.
Preparazione
La mia raccomandazione è di iniziare con una buona mappa strategica che colleghi i tuoi obiettivi finanziari, relativi ai clienti e interni con le tue 
iniziative di apprendimento. Questo darà una direzione a tutti gli sforzi di gestione successivi.
Il passo successivo è misurare i prerequisiti. Per fare ciò, sarà necessario quantificare i seguenti dati:
- Qualifica del formatore
- Capacità comunicative del formatore
- Costi stimati della formazione (spese di viaggio, alloggio, compenso del formatore)
- Corrispondenza tra il programma di formazione e gli obiettivi strategici
Quando si quantificano questi parametri, assicurarsi che la stima non sia fatta solo dal responsabile delle risorse umane, ma chiedere ai membri chiave del tuo team di condividere le loro opinioni.
Scorecard della Formazione. Quando misurare? Alcune settimane prima della formazione.
Il software aiuterà a:
- Assegnare un peso a ciascun criterio
- Memorizzare le valutazioni individuali e i pesi dei parametri
- Calcolare il punteggio per ciascuno dei candidati
Livello 1. Reazione
A questo livello, dobbiamo misurare il feedback post-formazione che aiuterà a farsi un’idea su quanto sia stato coinvolgente questo training. Queste domande potrebbero fornire alcuni dati per gli indicatori:
- Qual è la tua opinione sulla formazione? (negativa, neutra, positiva)
- Consiglieresti questa formazione ai tuoi colleghi?
- Vuoi ripetere questo training in futuro?
La lista potrebbe continuare, poiché si possono trovare più indicazioni di alto coinvolgimento:
- Il numero di domande poste durante e dopo la formazione
- Stima soggettiva del coinvolgimento del pubblico (le persone partecipavano o controllavano le email sui loro smartphone?)
Il software aiuta a:
- Raccogliere la valutazione per ogni indicatore condivisa da ciascun partecipante
- Fornire opzioni di scelta in linguaggio naturale
- Calcolare i punteggi medi
Training Scorecard. Data di misurazione: alla data della formazione.
Livello 2. Apprendimento
Il modo più semplice per quantificare i risultati dell’apprendimento è condurre un test finale che mostri quanto gli studenti abbiano compreso il materiale.
Le metriche potrebbero essere:
- Tasso di superamento esami, %
- Punteggio medio degli esami, %
- Risultati dei test prima/dopo la formazione
I risultati dell’apprendimento possono essere testati in modi diversi. Ad esempio:
Invece di utilizzare un semplice test, si può chiedere ai partecipanti di praticare qualcosa che è stato appreso e valutare il comportamento reale.
Di conseguenza, sarà necessario implementare gli indicatori legati alla pratica.
In questo modo, non solo testiamo ma aiutiamo gli studenti a stabilire nuovi modelli di comportamento.
Data di misurazione: alla fine della formazione.
Training Scorecard. Minimo richiesto
Abbiamo fatto il minimo richiesto. Il costo della misurazione per i livelli successivi aumenterà. Dovremmo andare lì?
Se interrompiamo la nostra misurazione a questo livello, siamo a rischio di situazioni di “false positive“, quando un formatore carismatico tiene un discorso coinvolgente che è ben accettato dal pubblico (un tipo di infotainment) ma raramente porterà a miglioramenti delle prestazioni nell’organizzazione.
Livello 3. Comportamento
Condurre test è un buon punto di partenza per assicurarsi che i tirocinanti abbiano acquisito le conoscenze richieste, ma quello che vogliamo realmente vedere è un certo cambiamento nei loro schemi di comportamento. La quantificazione, in questo caso, dipende dalla natura del processo.
In alcuni casi, gli indicatori di nuovo comportamento saranno specifici come:
- Riduzione del tempo raggiunta, %. Se l’obiettivo della formazione era fare qualcosa in modo più efficace o semplicemente più veloce, allora potresti monitorarlo con un KPI.
- Riduzione dei costi raggiunta, %. Se l’obiettivo della formazione era fare qualcosa in modo più efficace, allora potresti monitorare la riduzione diretta dei costi, che è il risultato della formazione.
- Aumento della qualità (abbiamo discusso prima il modo di quantificare la qualità) o più specificamente Riduzione del tasso di problemi di ritorno, %. Il KPI è applicabile quando il problema è chiaramente definito e collegato al risultato finale.
Tra l’altro, un problema ripetuto è uno dei fattori negativi della fedeltà del cliente. Se riesci a diminuire questo numero, renderai i tuoi clienti più soddisfatti.
- Miglioramento delle prestazioni, %. Il KPI deve essere collegato a un indice di prestazione specifico. Per i venditori, potrebbe essere il numero di vendite generate, per un copywriter, potrebbe essere la conversione da lettori a contatti. È possibile trovare metriche di prestazione anche per team creativi, come i designer grafici.
Nella maggior parte dei casi, dovremo dedicare del tempo a trovare buoni indicatori che quantifichino i nuovi schemi di comportamento. Il nostro sistema KPI aiuterà a incorniciare il processo di brainstorming.
È una buona idea chiedere al formatore in anticipo i cambiamenti attesi nel comportamento e il modo migliore per raggiungerli nell’organizzazione.
- Ad esempio, uno dei cambiamenti attesi dopo la formazione sui KPIs è che i dipendenti discutano delle metriche, non solo utilizzino l’elenco degli indicatori suggeriti dalla direzione. Dopo un certo periodo, potremmo intervistare i team leader per vedere se quel modello di comportamento è stato implementato con successo.
Quando misurare? 1-2 mesi dopo la formazione.
Il ruolo del software:
- Visualizzare i miglioramenti attesi (sulle mappe di processo)
- Monitorare gli indicatori di comportamento sul cruscotto
- La funzione di analisi aiuterà a monitorare i cambiamenti nelle prestazioni
Livello 4. Impatto
Nel passaggio precedente, abbiamo potuto vedere i cambiamenti nel comportamento dei dipendenti.
- Ad esempio, un workshop potrebbe essere dedicato all’adozione di una nuova tecnica agile, e abbiamo potuto vedere che i dipendenti hanno effettivamente iniziato a utilizzare quelle tecniche (Livello 3. Comportamento).
Tali cambiamenti nel comportamento sono importanti e dimostrano che il formatore è stato in grado di influenzare i partecipanti abbastanza bene da ispirarli a cambiare, ma questo non implica che il cambiamento sia stato di qualche utilità per l’organizzazione.
Il punto centrale di qualsiasi formazione o workshop è se ha aiutato l’organizzazione a eseguire la sua strategia in modo più efficiente ed efficace o meno.
Potremmo iniziare a cercare indicazioni di tale miglioramento diversi mesi dopo la formazione, ma è più saggio pensare all’impatto previsto e a come misurarlo in anticipo (nel sistema KPI, chiamiamo questo approccio “misurazione per progettazione”). Quando misurare? 4-6 mesi dopo la formazione. Il ruolo del software:
- Presentare la mappa strategica dell’azienda,
- Visualizzare gli obiettivi strategici aziendali, e
- Allineare gli indicatori con gli obiettivi aziendali.
Training Scorecard. I KPI di formazione più popolari non aiutano
Negli articoli precedenti, abbiamo discusso alcuni KPI delle risorse umane popolari come il Turnover e il Tempo di assunzione.
Anche se alcuni KPI sono popolari, non significa che si desidera averli sul proprio cruscotto.
E i KPI di formazione? L’obiettivo di qualsiasi programma di formazione è sviluppare nuove competenze e migliorare l’efficienza di un dipendente. Diamo un’occhiata ad alcuni KPI popolari e se/come possono aiutarci in questo aspetto.
| KPI di formazione | Perché NON ne hai bisogno |
|---|---|
| Costo medio di formazione per dipendente a tempo pieno, $ | Questo KPI mostra quanto investiamo nella formazione di ciascun dipendente, ma non ci dice nulla sui risultati che ci aspettiamo. La formazione è stata efficace? Un dipendente ha imparato qualcosa di nuovo che gli ha permesso di migliorare l’efficienza? |
| Numero medio di ore per dipendente a tempo pieno, ore | Lo stesso problema del KPI precedente. Il tuo dipendente potrebbe studiare a tempo pieno per il programma MBA, ma questo aiuterà il tuo dipendente a ottenere risultati migliori, e in che misura? |
| % del budget HR speso per la formazione | Utilizzando questo KPI, potremmo avere un’idea approssimativa di un equilibrio nel reparto HR. Se spendono il 90% del budget per trovare nuovi candidati, probabilmente il tuo programma di formazione non sarà il migliore. Tuttavia, non esiste una percentuale di budget richiesta che l’azienda debba spendere per la formazione. Un’eccellente formazione potrebbe costare solo l’1% del tuo budget ma portare a una crescita elevata della produttività. |
| % di dipendenti formati | Questo KPI ti dirà il numero di dipendenti che sono stati formati. Ha senso utilizzare questo KPI quando si conosce l’efficacia di una determinata formazione. Ma di nuovo, ciò che era eccellente per i dipendenti di un reparto potrebbe non funzionare per quelli di un altro. |
| Indice di soddisfazione della formazione dei dipendenti | Il problema di questo KPI è che è davvero soggettivo. Sono sicuro che conosci questa sensazione quando sei ispirato ed entusiasta delle nuove idee che hai appena appreso dopo un altro eccellente discorso principale a una conferenza. In pochi giorni, queste idee sembrano essere solo storie coinvolgenti, che non puoi trasformare in pratica (scopri come cambiare la situazione). |
| ROI della formazione, % | Per calcolare un ROI, è necessario conoscere il proprio investimento (sono sicuro che puoi calcolarlo) e la stima finanziaria dei benefici che la tua azienda ha ottenuto come risultato della formazione. Questo ci riporta alla domanda iniziale: come calcolare l’efficienza della formazione. Questo KPI potrebbe funzionare quando sono disponibili misure di formazione obiettive. |
Come puoi vedere, i KPI di formazione più popolari sono adatti per il cruscotto di governance aziendale, ma non aiuteranno realmente a misurare l’efficacia della sessione di formazione. 
KPI per l’eLearning
Come parte della risposta alla gestione delle crisi, molte organizzazioni decidono di optare per team distribuiti. Quando si passa al modello di team distribuiti, è logico scegliere il formato online per la formazione di onboarding per i nuovi membri di questi team.
Cosa succede con i KPI per la formazione in questo caso?
Nella loro essenza, i KPI rimangono gli stessi. Ciò che cambierà è il modo in cui vengono trasmesse le conoscenze e le competenze richieste.
Esaminiamo la misurazione delle prestazioni dell’eLearning da varie prospettive.
In BSC Designer, utilizziamo l’approccio eLearning per il nostro Corso di Esecuzione Strategica e internamente, per l’onboarding dei nuovi assunti nel nostro team remoto. Insieme alle idee generali sulla misurazione dell’eLearning, condividerò le migliori pratiche che abbiamo dimostrato funzionare per noi.
Impatto finanziario
Invece di partecipare a corsi di formazione in una sede fisica, i partecipanti utilizzeranno una piattaforma online. In termini di impatto finanziario, questo significa:
- Risparmio sui costi, $ (rispetto all’apprendimento in loco)
- Costi della piattaforma online
Questi numeri da soli non ci diranno nulla di nuovo, ma aiuteranno ad avere una stima approssimativa del ROI della formazione.
Metriche di coinvolgimento per l’eLearning
La formazione online dovrebbe utilizzare diverse meccaniche per coinvolgere i partecipanti.
Il budget di attenzione non è più garantito, come accadeva con gli eventi offline. I partecipanti non sono più nella stessa stanza per un periodo di tempo fisso.
I materiali delle sessioni di formazione online potrebbero essere preregistrati, e il classico tasso di partecipazione perde la sua rilevanza. Con questa idea in mente, dobbiamo modificare di conseguenza le metriche di coinvolgimento. Ad esempio, possiamo monitorare:
- Tempo di visione dei materiali del corso
- Statistiche di accesso ai materiali di formazione
Alcuni prodotti di eLearning hanno una pagina pubblica di destinazione. Questo ci dà la possibilità di utilizzare metriche dei social media per capire se c’è una connessione emotiva con il prodotto eLearning. La metrica di base da monitorare in questo caso può essere:
- Il numero di condivisioni social (per una pagina di destinazione di un prodotto e-learning)
Validare l’impatto aziendale dell’eLearning
E per quanto riguarda la validazione dell’impatto dell’eLearning? La mia raccomandazione è di rendere il processo misurabile per design.
Cercare di fare in modo che i risultati aziendali importanti siano passi inevitabili della formazione.
Come fare questo? Dipende dal tuo prodotto di eLearning. Ad esempio, nel caso della nostra formazione online, i partecipanti non superano alcun test o esame formale. Abbiamo organizzato sessioni online attorno all’idea di costruire un prototipo della Balanced Scorecard.
Nel nostro caso, l’indicatore KPI che convalida l’impatto aziendale è:
- La qualità del prototipo di Balanced Scorecard creato, %
Il prototipo creato è la prova che il partecipante ha effettivamente ottenuto le conoscenze e le competenze attese. E lo sappiamo per certo perché vediamo i risultati creati dal partecipante. Inoltre, possiamo stimare la qualità del prototipo finale e suggerire alcune idee di miglioramento.
Non tutti i partecipanti arriveranno al traguardo. Le ragioni dietro questo fatto richiedono un po’ di attenzione da parte tua. In questo contesto, un KPI da considerare è:
- Tassi di abbandono, %
È al plurale perché siamo interessati a sapere quali parti della formazione online sono state le più impegnative.
KPI per i cambiamenti interni
Il formato eLearning influisce sulla meccanica delle sessioni di formazione. Una sessione di formazione in loco viene svolta in tempo reale e richiede un certo set di strumenti e materiali. Un formato eLearning richiede un diverso set di strumenti.
Oltre ad avere un’area privata con tutti i materiali di formazione, dobbiamo avere strumenti convenienti per monitorare i progressi dei partecipanti, sbloccare i passaggi successivi della formazione, condurre gli esami finali e infine generare i certificati.
I KPI dipendono dal processo di formazione nella vostra organizzazione. Formuliamolo in questo modo:
- Adattamento della meccanica della formazione al formato online, %
Trovare punti di miglioramento per l’eLearning
Uno dei vantaggi del formato di formazione online è che abbiamo molte più analisi relative ai partecipanti alla formazione.
- Possiamo rilevare i materiali su cui i tirocinanti trascorrono più tempo
- Le frasi di ricerca più utilizzate per la base di conoscenza della formazione
- Visualizzare le analisi al secondo per i video di formazione
- Analizzare le domande poste al facilitatore della formazione
Questo ci fornisce un indicatore principale per il miglioramento dell’e-learning:
- Analisi delle analisi della formazione, %
E se non riusciamo a trovare buoni indicatori?
Questa è una situazione tipica con gli indicatori di performance, e vorrei sottolineare due punti:
- L’incapacità di trovare buoni indicatori di performance è spesso un segno che non c’è una chiara comprensione di come i nuovi modelli di comportamento siano allineati con la strategia dell’azienda.
- Non c’è nulla di male nell’affrontare questo problema. Al contrario, affrontando questo problema, si è un passo più vicini all’esecuzione di una strategia di successo.
Il punto centrale dell’esercizio sui KPI è iniziare a porre le domande giuste, e sei appena arrivato a quel punto. La prima cosa che suggerirei è di rivedere la mappa strategica dell’organizzazione.
Comprendi meglio la tua strategia, e i KPI emergeranno naturalmente.
Troverai indicazioni più specifiche nel nostro sistema KPI.
Sessione: 'Introduzione alla Balanced Scorecard di BSC Designer' è disponibile come parte del programma di apprendimento continuo di BSC Designer, offerto sia come workshop online che in loco. Scopri di più....
Conclusioni
Ecco un riepilogo delle idee discusse:
- Misurare l’efficacia della formazione su 4 livelli – prima impressione, punteggio d’esame, cambiamenti di comportamento, miglioramenti delle prestazioni.
- Il costo della misurazione aumenta con i livelli, così come il beneficio della misurazione
- Comprendere il miglioramento delle prestazioni previsto prima della formazione
Infine, lo scopo principale di qualsiasi misurazione non è la misurazione stessa, ma il comportamento che tale misurazione induce.
Costruendo una scorecard della formazione, si invita tutti i portatori di interesse a partecipare alla discussione sul programma di formazione, i suoi obiettivi, i suoi risultati a breve e lungo termine. Tali discussioni aiutano a concentrare gli sforzi formativi su ciò che realmente conta per la vostra organizzazione.
Per favore, condivida il suo feedback su questo articolo nei commenti, così come le sue idee sulla misurazione dell’efficienza e dell’efficacia della formazione/workshop.
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Alexis Savkin è un Senior Strategy Consultant e l’Amministratore Delegato di BSC Designer, una piattaforma di architettura e attuazione della strategia. Vanta oltre 20 anni di esperienza nel settore, con una formazione in matematica applicata e tecnologia dell’informazione. Alexis è l’autore del “Sistema di implementazione della strategia”. Ha pubblicato oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni, interviene regolarmente a eventi di settore e il suo lavoro è frequentemente citato nella ricerca accademica.