Un’organizzazione finanziaria con sede in Messico ha utilizzato l’importazione assistita dall’IA in BSC Designer per convertire fogli di calcolo strategici in un modello di esecuzione della strategia con responsabilità chiaramente definite, logica dei KPI, autorizzazioni, reportistica e flussi di lavoro delle evidenze.
Fatti chiave sull’importazione IA di fogli di calcolo
- Prima. La strategia in Excel, con autorizzazioni non chiare, logica dei KPI e collegamenti tra piani.
- Dopo. Il piano è stato migrato in obiettivi e KPI strutturati, con pianificazioni degli aggiornamenti, proprietari e flussi di lavoro delle evidenze.
Numeri chiave
- 200+ obiettivi e KPI importati durante la prima fase.
- 1 giornata lavorativa piena – lo sforzo manuale stimato necessario per far corrispondere la gerarchia di Excel con i campi del software senza IA.
- 15 minuti necessari per creare la struttura iniziale dai dati del foglio di calcolo con l’assistente IA.
Ha un piano strategico basato su Excel o una scheda di valutazione operativa come quella descritta qui? Condivida i Suoi materiali di pianificazione esistenti con il team di BSC Designer per verificare come l’importazione assistita dall’IA possa trasformarli in un sistema connesso di esecuzione della strategia per il monitoraggio dei KPI, l’assegnazione delle responsabilità e la reportistica prima di un’implementazione più ampia.
Profilo aziendale
L’azienda è un’organizzazione finanziaria con sede in Messico, focalizzata sulla finanza sociale. Fornisce servizi di risparmio, credito, carte, sportelli ATM, banking digitale, rimesse e servizi finanziari correlati. Serve oltre 1,5 milioni di membri attraverso 64 filiali e impiega tra 1.001 e 5.000 persone. È una delle maggiori istituzioni finanziarie cooperative della regione, con attivi superiori a 3,7 miliardi di USD e un reddito annuo precedentemente riportato pari a 408,1 milioni di USD.
La sfida: Passa dai fogli di calcolo a un’implementazione sostenibile della strategia
L’organizzazione aveva già impostato il proprio processo di pianificazione in Excel. I fogli di calcolo includevano sia la pianificazione strategica sia quella operativa, ma la struttura era difficile da governare su larga scala. Ecco come il responsabile della misurazione delle prestazioni dell’azienda ha formulato l’esigenza:
“Volevamo trasferire il nostro file Excel esistente nello strumento senza ricostruire manualmente tutto.”
Il modello di pianificazione includeva fogli di calcolo strategici e operativi separati ma collegati. Il team doveva decidere come la struttura esistente avrebbe dovuto funzionare all’interno di un software dedicato alla strategia.
Il modello Excel non si mappava in modo pulito nella logica del software. Ad esempio, utilizzava pesi globali, il che significa che ogni elemento era ponderato rispetto a tutti gli elementi della scheda di valutazione; la piattaforma utilizzava pesi relativi, in cui ogni elemento è ponderato rispetto ad altri elementi allo stesso livello. Ciò ha richiesto un’interpretazione prima che i dati potessero essere importati correttamente.
C’erano anche altri aspetti da risolvere prima dell’importazione:
- Struttura non chiara. La gerarchia, la responsabilità, le autorizzazioni e i collegamenti tra piani non erano coerenti.
- Lacune nella logica degli Indicatori chiave di prestazione. Alcuni indicatori richiedevano correzioni prima di poter essere utilizzati per i calcoli di avanzamento.
- Esigenze di governance. L’organizzazione doveva definire chi poteva essere proprietario, aggiornare, approvare e modificare ciascuna parte del piano.
A causa della complessità complessiva del modello di strategia esistente, non era possibile un caricamento diretto uno a uno. Il team ha dovuto prima interpretare e adattare il file Excel.
La soluzione: utilizzi l’IA per pulire e strutturare il modello di pianificazione
Il team di implementazione ha utilizzato l’importazione assistita dall’IA in BSC Designer per convertire i fogli di calcolo esistenti in un modello strategico strutturato. Il processo ha trasformato il piano in obiettivi, indicatori, formule, descrizioni, frequenze di aggiornamento e utenti responsabili.
“Stavamo pensando non solo a importare il piano, ma anche a chi ne avrebbe avuto la proprietà e avrebbe aggiornato ciascuna sua parte.”
Il team ha utilizzato un flusso di lavoro passo dopo passo basato su input tramite copia-incolla e prompt dell’IA. Ciò ha permesso di rivedere e perfezionare l’importazione prima di approvare l’importazione finale.
La struttura iniziale è stata importata in circa 10-15 minuti. Senza l’IA, lo stesso lavoro avrebbe richiesto un’intera giornata lavorativa solo per allineare la gerarchia di Excel con i campi del software.
L’IA è stata utilizzata anche per impostare la logica del calcolo dell’avanzamento. In Excel, alcuni indicatori tracciavano solo il valore corrente, mentre la direzione di ottimizzazione (massimizzare o minimizzare) era implicita. Nel software, a tali indicatori doveva essere assegnata una specifica funzione di ottimizzazione. Ad esempio, per gli indicatori di costo, valori più bassi rappresentano prestazioni migliori, quindi la funzione di minimizzazione è stata assegnata dall’IA.
L’implementazione pratica ha incluso:
- Importazione assistita dall’IA. I fogli di calcolo sono stati convertiti in obiettivi strutturati, KPI, formule, descrizioni, frequenze di aggiornamento e proprietari.
- Normalizzazione dei KPI. La direzione degli indicatori, le formule, le frequenze di aggiornamento e i pesi sono stati verificati dall’IA affinché i calcoli si comportassero correttamente.
- Assegnazione della proprietà. Ogni punto dati poteva essere assegnato a un utente responsabile per supportare la responsabilizzazione.
- Perfezionamento passo dopo passo. Il team ha utilizzato prompt dell’IA per rivedere e migliorare il modello importato prima di finalizzarlo.
Video pertinente: Importa il piano strategico con IA
I risultati: configurazione più rapida e reportistica più affidabile
L’organizzazione ha acquisito maggiore controllo sull’esecuzione della strategia. Il sistema ha reso espliciti la frequenza di aggiornamento, la logica di calcolo, la responsabilità e i requisiti di evidenza.
L’IA ha apportato gran parte del valore sotto forma di risparmio di tempo durante l’importazione dei dati: l’importazione iniziale ha richiesto circa 10-15 minuti invece dell’intera giornata lavorativa normalmente necessaria per pre-elaborare un complesso foglio di calcolo di pianificazione.
Un altro miglioramento tangibile è stata l’ottimizzazione della reportistica continua, poiché frequenze di aggiornamento, responsabilità, approvazioni e requisiti di evidenza sono stati configurati una sola volta invece di essere gestiti manualmente all’interno di ciascun ciclo di reporting.
Il risultato principale: un passaggio dalla pianificazione strategica basata su fogli di calcolo a un’esecuzione della strategia governata, preservando al contempo la sostanza del modello di pianificazione esistente.
L’importazione assistita dall’IA è solo una parte di un sistema strategico sostenibile. Per il modello di controllo più ampio, scopri come strutturare la supervisione dell’implementazione dell’IA nell’ambito di strategia, KPI, rischi e validazione umana.
BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al suo centro. Aiuta le organizzazioni a trasformare i piani strategici in un’architettura della strategia connessa, allineando in un unico luogo obiettivi, Indicatori chiave di prestazione, iniziative, rischi e mappe strategiche. Il nostro sistema di implementazione della strategia spiega come mettere in pratica la strategia e il modello di workshop per l’esecuzione della strategia aiuta i team ad applicarla nelle sessioni strategiche interne.