La gestione delle strutture è una disciplina complessa che richiede sforzi coordinati di molteplici parti interessate. In questo articolo, discutiamo un esempio di utilizzo del framework Balanced Scorecard per documentare ed eseguire una strategia di gestione delle strutture.
Nuove forze trainanti, come i cambiamenti post-pandemia nella domanda di immobili aziendali, hanno aumentato l’interesse3 nell’utilizzo del framework per i suoi scopi primari, come l’esecuzione della strategia e la navigazione del cambiamento strategico.
In questo articolo, discutiamo un esempio di Balanced Scorecard per la gestione delle strutture. Questa strategia scorecard può concentrarsi su una struttura specifica e allinearsi con altre scorecard strategiche, oppure può essere utilizzata come modello per propagare un approccio strategico simile in tutta la società di gestione delle strutture.
Troverete anche esempi di come queste idee possano essere automatizzate sulla piattaforma BSC Designer, a cui è possibile iscriversi con il piano gratuito e provare nella pratica.
Parti interessate della gestione delle strutture
Un buon punto di partenza per l’analisi strategica è la gestione delle parti interessate. Nel caso della gestione delle strutture, l’elenco delle parti interessate include:
- Proprietario dell’immobile
- Affittuari
- Gruppo delle strutture
- Autorità di regolamentazione
In BSC Designer, utilizzare il modello di analisi delle parti interessate per formulare l’elenco delle parti interessate e definire le loro ambizioni strategiche, risorse e priorità.
Analisi strategica
Nel nostro modello, abbiamo alcuni obiettivi formulati sulla mappa strategica. Questi obiettivi servono da esempi, ma in una situazione reale siamo interessati ad analizzare l’ambiente esterno e i contesti competitivi e legislativi per sviluppare ipotesi strategiche e proiettarle sulla strategia.
Tra i framework consigliati ci sono l’analisi PESTEL per i fattori esterni e le Cinque Forze per analizzare il contesto competitivo. In un altro articolo, discutiamo dei framework aziendali e del loro ruolo nella pianificazione strategica.
Ad esempio, a seconda della tua posizione, lo stato attuale della gestione delle strutture è influenzato dai seguenti fattori:
- Sostenibilità ed efficienza energetica
- Gestione dei costi
- Conformità normativa
- Adozione di tecnologie di IA e AR (realtà aumentata)
Mappa strategica per la gestione delle strutture
Il nostro esempio include una mappa strategica. Secondo i principi della classica Scheda di valutazione bilanciata di Kaplan & Norton, la mappa è suddivisa in quattro prospettive:
- Le prime due prospettive – Finanza e Cliente – in cui formuliamo i risultati attesi per le parti interessate.
- Le prospettive di Apprendimento e Processi Aziendali Interni – in cui definiamo la parte attuabile della strategia.
Facility Management Scorecard. Ad esempio, uno dei driver strategici è l’obiettivo “Architettura digitale” mappato nella prospettiva di Apprendimento. È supportato dall’implementazione interna tramite l’obiettivo “Integrazione dell’Architettura digitale con i flussi di lavoro giornalieri”.
Seguendo la logica causa-effetto definita dalle frecce, possiamo tracciare i risultati di questi driver nelle prospettive Cliente e Finanza. In questo caso, i risultati sono operazioni di gestione delle strutture efficienti nei costi e, in ultima analisi, una crescita sostenibile.
Il collegamento causa-effetto non è solo logico. In questo esempio, quando si collegano due obiettivi, la piattaforma suggeriva di associarli ai dati.
Facility Management Scorecard. Ad esempio, “Architettura digitale” è quantificata da due indicatori ritardati: “Tasso di adozione da parte degli utenti” e “Tempo di inattività del sistema”. Questa performance ritardata viene utilizzata come input o indicatore anticipatore per l’obiettivo “Integrazione dell’Architettura digitale con i flussi di lavoro giornalieri”.
Nel tutorial per l’utente sulla funzione della mappa strategica, è possibile approfondire come creare mappe strategiche.
Scomponi in KPI, iniziative e rischi
Gli obiettivi di alto livello nella mappa sono troppo astratti per essere raggiunti. Per questo motivo, li scomponiamo o decomponiamo in componenti più tangibili.
Ad esempio, analizziamo l’obiettivo “Formazione e sviluppo dei dipendenti” all’interno della prospettiva dei processi interni.
Facility Management Scorecard. Al suo interno, abbiamo:
- Un’iniziativa “Implementa una cultura di apprendimento continuo e innovazione” che può includere dettagli classici della gestione di progetto come date di inizio e scadenza e budget.
- Un indicatore ritardato “Valutazione delle performance post-formazione” che quantifica l’efficacia dei programmi di formazione.
- Vari indicatori anticipatori come “Allineamento con gli obiettivi strategici” che non influenzano direttamente la performance dell’obiettivo ma aiutano a quantificare i fattori di successo.
- Un altro indicatore anticipatore è “Analisi continua dei bisogni formativi“, che, oltre a essere un indicatore anticipatore, è anche collegato all’obiettivo omonimo nella prospettiva Apprendimento e crescita.
- Un rischio “Mancanza di impatto misurabile” quantificato da impatto del rischio e probabilità, con il proprio piano di mitigazione del rischio.
Per ciascuna di queste componenti, possiamo assegnare una parte interessata per spiegarne la logica, così come un responsabile – un utente che riceverà notifiche e vedrà queste componenti sul proprio cruscotto personalizzato.
Elenco completo degli indicatori KPI dal cruscotto di gestione delle strutture
Di seguito è riportato l’elenco degli indicatori KPI dal cruscotto di gestione delle strutture. Per le funzioni di automazione di base (definizione, pesi, impostazione degli obiettivi) e avanzate (pesi, calcoli, monitoraggio nel tempo) per gli indicatori KPI, accedere al modello menzionato tramite la piattaforma BSC Designer.
Costo totale delle operazioni Proprietari immobiliari: operazioni di struttura efficienti e convenienti Inquilini: spazio confortevole e ben mantenuto Team della struttura: processi di flusso di lavoro efficienti Reddito operativo della struttura Integrazione dell’architettura digitale nei flussi di lavoro quotidiani Ritorno sugli investimenti nella gestione delle strutture Tempo per risolvere i problemi di manutenzione Misure di sicurezza percepite Consapevolezza e monitoraggio normativo Tasso di adozione tecnologica Soddisfazione della comunicazione Formazione e sviluppo dei dipendenti Tasso di conformità alla sicurezza Architettura digitale Guadagno di efficienza del flusso di lavoro Riduzione dei tassi di errore Dipendenza dai fornitori esterni Conformità normativa % di politiche e procedure di conformità documentateEsecuzione della strategia e monitoraggio continuo
Abbiamo superato le fasi di analisi e descrizione del processo di strategia. Il passo successivo è l’effettiva esecuzione della strategia.
Il tuo gruppo può iniziare a lavorare sui piani definiti:
- I KPI vengono aggiornati con dati aggiornati.
- Se gli obiettivi non vengono raggiunti, i responsabili possono annotare i loro commenti.
- I documenti pertinenti sono allegati ai KPI e agli obiettivi come prova della corretta esecuzione della strategia.
Il team di gestione può monitorare l’avanzamento tramite cruscotti e report programmati.
Facility Management Scorecard. Cascading della strategia in strutture specifiche
La scheda di valutazione della gestione delle strutture discussa può essere utilizzata come modello per definire la strategia e monitorare le prestazioni di varie strutture.
Concettualmente, questo implica:
- Creare un modello con obiettivi condivisi, KPI e iniziative.
- Testare il modello su piccola scala per alcune strutture.
- Regolare il modello secondo le migliori pratiche.
- Cascare il modello a più strutture.
Ciascuno dei sotto-modelli può essere collegato al modello principale tramite dati. In questo modo, le schede di valutazione per le singole strutture possono essere raggruppate e misurate come un cluster.
Allinea la gestione delle strutture con la strategia complessiva
La gestione delle strutture non è isolata dalle altre sottostrategie. In questo caso, si tratta di collegare la scorecard della gestione delle strutture con altre scorecard.
L’allineamento può essere effettuato tramite dati quando vengono collegati specifici KPI, oppure tramite contesto, creando una registrazione contestuale.
Ad esempio, è possibile collegare la Scorecard di Facility Management per contesto con le scorecard di Sicurezza, Conformità o Formazione.
Potrebbe inoltre esserci un collegamento contestuale con le scorecard di Sostenibilità e Innovazione.
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Riepilogo
Il facility management è una disciplina aziendale complessa che coinvolge vari stakeholder e opera in un contesto aziendale complesso.
In questo articolo, abbiamo discusso come:
- Definire e descrivere una strategia per una singola struttura,
- Espanderla alla gestione complessiva delle strutture, e
- Collegarla ad altre strategie e scorecard funzionali all’interno dell’organizzazione.
- Valutazione delle prestazioni nella gestione delle strutture: Utilizzo dell’approccio balanced scorecard, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, Università di Salford, Regno Unito, 2020 ↩
- Misurazione delle prestazioni nel Dipartimento di Gestione delle Strutture Utilizzando il Balanced Scorecard, Tony Nurdiansyah, Istituto di Tecnologia di Bandung (ITB), 2014 ↩
- Il Balanced Scorecard: Riproposizione di un framework strategico collaudato per il Nuovo Modello di Lavoro, Jenn Shelton, FMJ (International Facility Management Association), 2021 ↩
Alexis Savkin è un Senior Strategy Consultant e l’Amministratore Delegato di BSC Designer, una piattaforma di architettura e attuazione della strategia. Vanta oltre 20 anni di esperienza nel settore, con una formazione in matematica applicata e tecnologia dell’informazione. Alexis è l’autore del “Sistema di implementazione della strategia”. Ha pubblicato oltre 100 articoli su strategia e misurazione delle prestazioni, interviene regolarmente a eventi di settore e il suo lavoro è frequentemente citato nella ricerca accademica.