BSC Designer ha aiutato CAJA RURAL DE SALAMANCA a migliorare l’efficienza strategica e di controllo
È passato un anno da quando CAJA RURAL ha iniziato l’implementazione del sistema Balanced Scorecard utilizzando lo strumento BSC Designer. Un prodotto software facile da comprendere ma potente è diventato una soluzione perfetta per organizzare il processo di implementazione in modo fluido. Diamo un’occhiata all’esperienza che AGUSTIN GARCÍA, il direttore della pianificazione e del controllo ha condiviso con noi!
Introduzione
CAJA RURAL DE SALAMANCA è una grande istituzione finanziaria situata in Spagna. Fornisce un’ampia gamma di servizi finanziari, tra cui prestiti, operazioni con carte di credito, risparmi, conti correnti e molti altri. L’azienda ha mostrato una crescita economica negli ultimi anni. Gestendo un così grande numero di attività all’interno dell’azienda e un numero crescente di clienti, il top management ha deciso di implementare il sistema di Balanced Scorecard. Dopo che è stata condotta una ricerca, il BSC è stato considerato uno strumento perfetto che potrebbe aiutare non solo a creare una struttura ben organizzata delle attività, ma anche a comprendere gli obiettivi e le prospettive dell’azienda e a formulare aspettative realistiche e previsioni di crescita delle prestazioni future.
La sfida
Il processo di localizzazione dei cambiamenti, che i manager si aspettavano dal sistema Balanced Scorecard, ha già aiutato i dirigenti dell’azienda a comprendere meglio l’entità del loro business e i suoi obiettivi. Il piano di implementazione di quattro anni prevedeva molti obiettivi da raggiungere, tra cui:
- Sviluppo del dipartimento strategico;
- Creazione di un grafico delle attività per ottenere la mappa delle prospettive aziendali (mappa strategica);
- Revisione dell’attività strategica e di pianificazione, individuazione di indicatori anticipatori e ritardatari;
- Stabilimento del processo di collegamento tra attività strategiche e operative;
- Monitoraggio dell’attività operativa per essere indirizzata verso obiettivi strategici;
- Miglioramento delle prestazioni aziendali (come la più importante);
- E altri.
Come dipartimento responsabile per la strategia, il dipartimento di pianificazione e controllo ha iniziato a fornire l’implementazione del Balanced Scorecard, oltre a scegliere lo strumento che potesse presentare un utile dashboard, risparmiando tempo e risorse. Dopo aver esaminato diversi programmi di dashboard, è stato scelto BSC Designer come strumento che forniva tutte le funzioni necessarie. Inoltre, BSC Designer è risultato essere facile da usare (risparmiando molto tempo nell’insegnare al personale come utilizzare il software).
Dopo che il dashboard è stato scelto, il dipartimento di pianificazione e controllo ha iniziato l’implementazione, centralizzando l’utilizzo del programma. Le aree valutate erano commerciale e marketing, risorse umane, intervento generale, investimenti, organizzazione ed elaborazione dati. Il calendario è stato adattato al periodo di esecuzione delle azioni di ciascun dipartimento. L’orizzonte temporale è di quattro anni, ma le azioni del dipartimento sono annuali.
Soluzione BSC Designer
Il direttore della pianificazione e controllo è diventato colui che era responsabile di fornire le informazioni al programma BSC Designer in coordinamento con un gruppo di lavoro che progetta e realizza il follow-up del Piano Strategico. Le informazioni prodotte sono state utilizzate dalla Sede Centrale e dai capi dipartimento.
Il supporto tecnico è stato realizzato nel dipartimento di pianificazione e controllo: la loro funzione era risolvere qualsiasi problema apparso insieme al servizio di supporto via email e telefono di BSC Designer. Ad esempio, uno dei problemi era la necessità di report in spagnolo; ed è stato risolto con successo in diversi giorni.
Un anno fa, quando è iniziato il processo di implementazione, si è deciso di utilizzare BSC Designer offline: gli obiettivi venivano valutati periodicamente e rivisti dal gruppo di lavoro. Ma la direzione sta valutando la possibilità di impostare il funzionamento online del programma, creando una rete di cruscotti che potrebbe migliorare il modello di gestione a cascata e ridurre il tempo e le risorse sprecate per fornire informazioni aggiornate.
Per quanto riguarda il monitoraggio delle attività e dei dipartimenti, il gruppo responsabile di BSC ha proceduto a un’analisi dei processi interni in collaborazione con i capi dipartimento, tenendo conto delle esigenze del cliente e ha anche iniziato a ricevere, raccogliere e analizzare le informazioni per le Prospettive del Cliente, Innovazione e Apprendimento e Finanziarie.
Gli specialisti della CAJA RURAL hanno utilizzato non solo il modello ad albero di progetto di BSC Designer ma anche alcune altre funzioni che lo strumento può fornire. Le funzioni più utilizzate erano:
- Indicatori importati: la funzione è stata utilizzata per consolidare le informazioni importate dall’Entità;
- Mappa strategica: gli specialisti dell’azienda hanno realizzato una mappa strategica con causalità inserendo ciascuno degli obiettivi strategici;
- Report: il team ha utilizzato report (sia in formato HTML che MS Excel) per monitorare il Piano Strategico e per riferire i risultati del loro lavoro al livello gerarchico superiore (Sede Centrale). I report più comunemente usati erano il Report HTML e il Report del Cruscotto;
- Formule personalizzate: gli specialisti utilizzano formule personalizzate occasionalmente (alcuni indicatori necessitavano di formule speciali per essere calcolati).
Risultato
Dopo un anno dalla data di inizio del processo di implementazione del sistema BSC, fornito da BSC Designer come dashboard, l’azienda ha sviluppato con successo la sua attività strategica – il sottosistema di gestione importante, permettendo all’azienda di conoscere la direzione in cui muoversi.
Il dipartimento di pianificazione e controllo, il team responsabile dell’implementazione del sistema, ha rivisto la strategia, determinando gli obiettivi strategici e i loro pesi. Inserendo queste informazioni nel progetto di BSC Designer passo dopo passo, il team ha creato una mappa strategica chiara ed esatta. BSC è riuscito a trasferire obiettivi specifici concordati con la visione dell’Istituzione Finanziaria. Successivamente, gli obiettivi strategici hanno iniziato a essere tradotti in compiti operativi con l’aiuto dei capi dipartimento. Il processo di questa traduzione non è ancora finito, ma la direzione ha ottime aspettative al riguardo.
Al momento, il livello di implementazione attuale riguarda il dipartimento di pianificazione e controllo. Tutti gli altri dipartimenti stanno solo iniziando a lavorare sotto la copertura del sistema. Ma BSC ha già dato alcuni benefici all’azienda. Ad esempio, ha permesso di standardizzare il Piano Strategico dell’Ente per quattro anni. Inoltre, insieme al Piano Strategico e BSC, Caja Rural ha realizzato una mappa strategica che supporta le azioni proposte da ciascun dipartimento. Questo servirà a fornire e valutare gli obiettivi del Piano.
Per una grande azienda, è necessario tempo per implementare qualsiasi sistema o applicazione; persino un nuovo calcolatore potrebbe essere implementato per mesi. Il Balanced Scorecard non è qualcosa di facile da implementare, richiede una enorme quantità di lavoro per costruire la mappa BSC e collegarla a ogni sottosistema di gestione. In altre parole, l’intero sistema di gestione dovrebbe essere rivisto secondo la strategia dell’azienda. BSC Designer è destinato ad aiutare i manager coraggiosi, che hanno deciso di implementare questo sistema, fornendo loro strumenti utili per prevenire lo spreco di tempo e risorse e rendere il loro lavoro più facile. Una volta completata l’implementazione, il programma può fornire la sua manutenzione, calcolando i valori di performance, organizzando il collegamento alle parti del database e atomizzando il processo di funzionamento di BSC in molti altri modi.
Altri esempi di balanced scorecard
BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al suo centro. Aiuta le organizzazioni a trasformare i piani strategici in un’architettura della strategia connessa, allineando in un unico luogo obiettivi, Indicatori chiave di prestazione, iniziative, rischi e mappe strategiche. Il nostro sistema di implementazione della strategia spiega come mettere in pratica la strategia e il modello di workshop per l’esecuzione della strategia aiuta i team ad applicarla nelle sessioni strategiche interne.