Questo articolo si concentra sul caso di studio di una società messicana GB PLUS, S.A. DE C.V. L’azienda opera nel settore del finanziamento con sconto sul libro paga. Vendono prestiti in contanti, elettronica e avvii di attività a personale sindacalizzato che lavora per i governi federali e statali in Messico, e vengono pagati tramite uno sconto sul loro libro paga. 
Inizio del processo di implementazione. Chi è responsabile?
José Ricardo Zea Grayeb è il coach del team di qualità che è stato incaricato di implementare la Balanced Scorecard in azienda attraverso l’introduzione di BSC Designer. L’azienda ha deciso di attrarre consulenti esterni. Ma allo stesso tempo hanno cercato di fare tutto il possibile utilizzando le risorse umane interne. Quindi, è stato formato un team speciale per tradurre gli obiettivi aziendali in indicatori. Questo team era responsabile della pianificazione strategica, si è posto obiettivi propri, e il leader del team era incaricato di trasformare quegli obiettivi in indicatori. Come già detto sopra, l’azienda è stata aiutata da consulenti esterni per mantenere la concentrazione con una visione esterna.
Va menzionato che l’attrazione di consulenti esterni nell’implementazione della Balanced Scorecard è abbastanza comune. In effetti, le statistiche mostrano che ci sono poche aziende che sono davvero riuscite a implementare la Balanced Scorecard senza assistenza professionale.
Come noto, l’implementazione della Balanced Scorecard richiede un adeguato supporto tecnico e soluzioni software. Fortunatamente, GB PLUS ha il proprio dipartimento IT che ha fornito il team BSC e il personale aziendale con il giusto supporto. Tuttavia, l’azienda deve ancora esternalizzare a volte. Allo stesso tempo, dispongono di propri specialisti IT qualificati che sviluppano software e utilità.
Ambito di implementazione
È ben noto che alcune aziende preferiscono implementare la Balanced Scorecard a livello aziendale, mentre altre scelgono di iniziare con il dipartimento o l’unità aziendale. GB PLUS ha deciso di iniziare a livello aziendale. L’implementazione della Balanced Scorecard è iniziata con il CEO e il top management. Poi il processo scende ai livelli inferiori della struttura organizzativa. Gli specialisti aziendali hanno stimato che hanno bisogno di un mese per diffondere la BSC in tutta l’organizzazione. GB PLUS utilizza uno schema piuttosto interessante su come funziona la Balanced Scorecard. La maggior parte dei dipendenti aziendali sono operatori sul campo (venditori). Quindi, sono una fonte principale di informazioni. I magazzini e altri dipartimenti forniscono anche al top management aziendale informazioni che vengono automaticamente elaborate dalla soluzione software. Poi, queste informazioni entrano nel sistema BSC. Va notato che questo è un modo molto popolare di raccogliere informazioni, poiché i dipendenti ordinari, i manager di prima linea e i venditori hanno sempre informazioni accurate sui processi interni ed esterni, sui bisogni dei clienti, sui problemi all’interno e all’esterno dell’azienda, ecc.
Manutenzione della Balanced Scorecard. Pianificazione strategica. Ruolo della Balanced Scorecard nell’azienda
GB PLUS ha riferito che il concetto di Balanced Scorecard e BSC Designer aiuta l’azienda a smettere di “fare solo il lavoro”. Ha aiutato a concentrarsi sul vero affare e a trovare le radici dei problemi. Con la Balanced Scorecard, una strategia viene formalizzata sulla base dei problemi e delle operazioni attuali. Infatti, questa è la cosa migliore che la Balanced Scorecard può fare con l’azienda. Cambia approcci e atteggiamenti. Se la Balanced Scorecard diventa parte della routine quotidiana dell’azienda, significa che la BSC funziona davvero. Se la strategia diventa una preoccupazione di tutti, ci sono tutte le ragioni per sperare che gli obiettivi strategici saranno raggiunti. In questo modo, la Balanced Scorecard non è solo un giocattolo nelle mani dei top manager, ma uno strumento efficace per la gestione strategica utilizzato da tutti nell’azienda.
Monitoraggio delle attività aziendali
Come già detto sopra, la Balanced Scorecard non solo trasferisce la strategia in azione, ma aiuta anche a raccogliere informazioni sulle attività aziendali e sui problemi. In GB PLUS la BSC è in fase iniziale di implementazione, quindi non hanno avuto l’opportunità di testarla. Allo stesso tempo, il top management e il personale dell’azienda stanno facendo tutto il possibile affinché la balanced scorecard funzioni come strumento per raccogliere informazioni e monitorare l’attività aziendale. Uno degli obiettivi chiave dell’azienda è fornire a investitori, direttori, manager e dipendenti una rappresentazione visiva del sistema di gestione, collegato a tutte le fonti di informazione. A volte, è molto difficile per i dipendenti ordinari comprendere la strategia aziendale. Accade che investitori e proprietari dell’azienda vogliano sempre sapere cosa succede nell’azienda. La BSC è una soluzione perfetta in questo senso, poiché fornisce a tutti gli utenti informazioni accurate e affidabili sui processi interni ed esterni dell’azienda, nonché sui progressi compiuti nel raggiungimento degli obiettivi.
Misurazione degli indicatori dei processi interni
L’obiettivo principale della Balanced Scorecard di GB PLUS è collegato al dipartimento contabile per controllare e monitorare i budget. L’idea seconda più importante è vedere quanto siano efficaci i processi interni e come possano contribuire alla soddisfazione del cliente, affinché l’azienda faccia tutto il possibile per soddisfare le richieste dei clienti. Questo esempio spiega l’efficienza della Balanced Scorecard. Le mappe strategiche consistono in misure e obiettivi collegati da legami di causa ed effetto. Quindi, al fine di migliorare la soddisfazione del cliente e far sì che acquistino di più dall’azienda, è necessario effettuare miglioramenti nei processi interni dell’azienda. A volte è necessario educare il personale, acquisire nuove competenze e approcci e cambiare il modo in cui si conduce il business. I clienti sono il valore supremo per qualsiasi azienda. Ed è solo attraverso la soddisfazione e la lealtà del cliente che le vendite aumentano e si ottengono risultati finanziari migliori.
BSC Designer utilizzato per i processi educativi e di crescita
GB PLUS è riuscita a utilizzare BSC Designer per misurare la gestione delle risorse umane, l’efficienza dei sistemi di compensazione e le sessioni di formazione. L’azienda necessita di molto sviluppo organizzativo e GB PLUS intende utilizzare BSC Designer per migliorare l’efficienza del personale, specialmente nella gestione delle risorse umane. Devono monitorare tutti i processi di formazione e le politiche di compensazione poiché pagano commissioni agli addetti alle vendite. Pertanto, le loro prestazioni di vendita devono essere controllate per calcolare l’ammontare dei bonus. Va menzionato che la Balanced Scorecard semplicemente non funziona senza che il personale sia motivato. La motivazione può essere diversa in aziende diverse. In ogni caso, un sistema completo di ricompense e bonus è essenziale. Le persone devono capire perché dovrebbero utilizzare la Balanced Scorecard e quali benefici ne trarranno personalmente.
Aspettative riguardo alla Balanced Scorecard in azienda
I dirigenti di GB PLUS confessano che si aspettano di ritrovare stabilità, aumentare i profitti e svilupparsi ulteriormente. L’obiettivo principale dell’azienda è essere in grado di sapere cosa stanno facendo in tempo reale. Poiché sono in grado di monitorare le prestazioni, possono offrire tali informazioni agli investitori che amano sapere cosa sta succedendo con le aziende in cui hanno investito. In tal modo, gli investitori si sentono sicuri e protetti. Le aziende stanno pianificando di utilizzare soluzioni basate sul web per offrire informazioni a tutte le parti interessate.
Esperienza con la Balanced Scorecard e BSC Designer
Sequenza temporale
L’azienda ha stabilito una sequenza temporale di 90 giorni per le prove e poi altri 60 giorni per collegare le loro fonti di informazione e pubblicare i dati BSC sul loro sito web. GB PLUS è attualmente nella fase di configurazione, quindi non hanno ancora un quadro completo delle esigenze tecniche. Nel frattempo, l’azienda sta già utilizzando un software di contabilità e un’applicazione di valutazione del credito che verranno collegati a BSC. Tutto viene fatto con SQL. L’azienda mantiene strette relazioni con i fornitori, quindi i problemi vengono risolti non appena si verificano.
Mappe strategiche
GB PLUS sta per completare la loro mappa strategica e pianificano di utilizzare BSC Designer per tenere traccia di tutto. L’azienda ha sviluppato i propri indicatori, quindi non ci sono KPI importati. Tutte le nostre informazioni vengono preparate su richiesta dal dipartimento attualmente responsabile, ma devono cambiare questo perché è un processo lento e impreciso e le informazioni sono spesso superate o alquanto inaffidabili.
Report e BSC
GB PLUS utilizza report in Excel e Power Point, ma la direzione aziendale desidera un miglioramento nel processo di reporting. L’azienda non ha utilizzato le capacità di reporting di BSC Designer e non ha esperienza nell’uso di formule personalizzate. GB PLUS ha scelto BSC Designer perché dispone di queste capacità ed è ciò che stanno cercando. La direzione aziendale si rende conto che la Balanced Scorecard sarà inutile se le informazioni non possono essere accessibili in tempo reale. BSC Designer è diventata una buona scelta per GB PLUS poiché offre accesso tempestivo alle informazioni e ha un eccellente sistema di reporting. Questo rende molto più facile il processo decisionale manageriale. Per riassumere, da questo studio di caso è evidente che GB PLUS ha chiaramente compreso i benefici della Balanced Scorecard e di BSC Designer. L’azienda sta solo facendo i primi passi nell’implementazione di BC e ha già ottenuto alcuni risultati positivi.
Altri casi studio con clienti in Messico
- Usiamo BSC Designer per misurare e riportare i KPI e la Balanced Scorecard. Alberto Torres, Project Management, UAEM, Toluca, Messico;
- Ivan Rivera, PMP, Project Manager, Messico utilizza BSC Designer per identificare quali progetti contribuiscono al raggiungimento della visione e missione aziendale;
- Ricardo Zea Grayeb, CFG SAPI DE CV, Xalapa, Veracruz, Messico utilizza BSC Designer per monitorare visivamente la performance e la qualità;
Altri esempi di balanced scorecard
BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia che migliora la formulazione e l’esecuzione della strategia attraverso KPI, mappe strategiche e cruscotti. Il nostro sistema proprietario di implementazione della strategia guida le aziende nell’applicazione pratica della pianificazione strategica.