Un produttore di bevande ha sostituito i report Excel sparsi con un sistema KPI condiviso, prima nel gruppo qualità e successivamente in tutto lo stabilimento, utilizzando l’integrazione ERP e un chiaro caso di ROI per giustificare il cambiamento.
Implementa il sistema KPI nella produzione di bevande: fatti chiave
Prima
I reparti monitoravano le metriche in file Excel separati con definizioni diverse e i responsabili trascorrevano ore a unire i report.
Dopo
I Gruppi utilizzavano una piattaforma KPI condivisa collegata ai Dati ERP con definizioni comuni e Prove allegate a ciascun Indicatore chiave di prestazione.
Hai un report KPI basato su Excel o una scorecard dipartimentale? Condividilo con il team di BSC Designer per verificare come il monitoraggio dei KPI possa passare da fogli di calcolo sparsi a un sistema connesso di esecuzione della strategia.
Inizia con un reparto, valida l’approccio e utilizza i risultati prima di un’implementazione più ampia.
Profilo aziendale: azienda di produzione di bevande
Questo caso descrive un produttore di bevande con sede negli Stati Uniti che produce bevande per importanti clienti della grande distribuzione e clienti regionali da un unico stabilimento produttivo.
L’azienda impiega circa 230 persone e produce approssimativamente 90 milioni di galloni all’anno. Le materie prime arrivano allo stabilimento, le bevande vengono prodotte in loco e i prodotti finiti vengono spediti in tutto il Paese.
Principali sfide: definizioni condivise dei KPI e preparazione agli audit
L’azienda disponeva di dati di produzione, dati di spedizione e dati sulla qualità. Il problema era che ogni reparto monitorava le prestazioni in modo diverso, rendendo inaffidabile la reportistica a livello aziendale.
- Metodi diversi di monitoraggio dei KPI. I reparti utilizzavano i propri fogli di calcolo o report.
- Nessuna definizione condivisa. La stessa metrica aveva significati diversi in team diversi.
- Reportistica manuale. I manager trascorrevano ore a unire file Excel ogni mese.
- Lacune nella preparazione agli audit. Le prove per le metriche di qualità erano archiviate separatamente dai report dei KPI.
La situazione è stata riassunta dal cliente:
“In un modo o nell’altro, ogni reparto sta monitorando determinate cose, ma a livello aziendale non abbiamo visibilità delle metriche di tutti.”
Avvii un progetto pilota nel reparto Qualità e sviluppi il business case
L’azienda ha iniziato con un reparto per dimostrare il valore prima di estendere il sistema in modo più ampio. Il team Qualità è stato scelto perché disponeva di metriche chiare, audit frequenti e un carico di lavoro elevato per la reportistica.
Durante il progetto pilota, i manager dovevano spiegare alla leadership come il cambiamento avrebbe influito su costi, tempo e rischi. Il team ha utilizzato il calcolatore ROI di BSC Designer come modello di esempio e poi ha misurato i risparmi nel proprio contesto per convalidare i numeri. Le aree di attenzione erano:
- Tempo di reportistica. Ore dedicate alla preparazione e al controllo dei fogli di calcolo, misurate in almeno 7 ore per dipendente del reparto Qualità a settimana.
- Costo degli errori. Rifacimenti causati da numeri incoerenti.
- Preparazione agli audit. Tempo dedicato alla raccolta di documenti per revisioni del Cliente o della Qualità.
Il progetto pilota ha mostrato miglioramenti pratici.
- Definizioni di KPI condivise. I reparti hanno riportato le stesse metriche nello stesso modo.
- Riduzione del tempo di reportistica. La preparazione dei fogli di calcolo nel team Qualità è diminuita di circa 70-80%.
- Migliore prontezza agli audit. Il tempo necessario per trovare la prova a supporto è diminuito di circa 90% e sondaggi interni hanno confermato una maggiore fiducia nella prontezza agli audit.
- Migliore coordinamento. Produzione, logistica e qualità hanno utilizzato gli stessi numeri.
Questi risultati quantificati hanno aiutato i manager a presentare un caso chiaro per l’estensione del sistema.
Dopo che il progetto pilota ha mostrato risultati chiari, lo stesso approccio è stato utilizzato in logistica, produzione e manutenzione. Le scorecard di questi reparti sono state collegate utilizzando la funzionalità di allineamento della piattaforma, così che il management potesse vedere come i risultati dei reparti supportavano gli obiettivi aziendali.
Reportistica delle performance basata su prove
Il team qualità conservava prove quali report di ispezione, note o checklist scansionate in cartelle separate e thread di email. Trovare la versione corretta durante un audit era difficile e richiedeva molto tempo.
È stato definito un framework delle prove per ciascun Indicatore chiave di prestazione, in modo che i team sapessero quali documenti erano richiesti, quali erano facoltativi e quando le prove dovevano essere caricate prima che un aggiornamento dell’Indicatore chiave di prestazione venisse accettato.
Ciò ha ridotto il tempo dedicato alla ricerca dei documenti e ha migliorato la fiducia nei risultati riportati.
Collega i KPI ai dati ERP
L’azienda ha esportato i dati operativi dal proprio sistema ERP in file CSV e ha utilizzato tali esportazioni nei fogli di calcolo dei reparti. Gli stessi file sono stati usati per popolare le scorecard dei KPI durante il progetto pilota. I seguenti miglioramenti hanno consentito un’integrazione più stabile:
- Collega direttamente i database. Le tabelle di reportistica sono state collegate in modo che i valori dei KPI provenissero direttamente da fonti di dati controllate.
- Usa l’integrazione API. Sono stati configurati aggiornamenti automatici affinché i dati ERP alimentassero i KPI senza passaggi manuali.
Questo approccio ha consentito al sistema KPI di lavorare con le fonti di dati esistenti senza modificare il modo in cui venivano registrate le transazioni ERP.
Come giustificare il passaggio da Excel a una piattaforma KPI
Una delle azioni chiave in questo caso è stato il progetto pilota con il reparto qualità, che ha aiutato a quantificare i risultati e i risparmi attesi e ha fornito all’alta direzione motivazioni chiare per abbandonare i fogli di calcolo. Ecco i passaggi che altre organizzazioni possono seguire:
- Inizia con un reparto. Scegli un reparto con metriche chiare e un carico di lavoro di reporting definito.
- Misura il tempo risparmiato e la riduzione degli errori. Utilizza un calcolatore ROI per stimare l’impatto finanziario.
- Collega i dati gradualmente. Inizia con le esportazioni, quindi automatizza con l’integrazione API.
- Usa BSC Designer come piattaforma KPI. Fornisce un monitoraggio strutturato dei KPI, link alle prove e allineamento tra i reparti senza sostituire i sistemi esistenti.
BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al suo centro. Aiuta le organizzazioni a trasformare i piani strategici in un’architettura della strategia connessa, allineando in un unico luogo obiettivi, Indicatori chiave di prestazione, iniziative, rischi e mappe strategiche. Il nostro sistema di implementazione della strategia spiega come mettere in pratica la strategia e il modello di workshop per l’esecuzione della strategia aiuta i team ad applicarla nelle sessioni strategiche interne.