Un grande operatore portuale dell’Africa orientale ha rafforzato la governance dei KPI, la tracciabilità della conformità e l’allineamento delle parti interessate passando da scorecard basate su fogli di calcolo a una piattaforma integrata di gestione della strategia basata sulla Scheda di valutazione bilanciata.
Scheda di valutazione bilanciata per un Porto: fatti principali
Prima
I KPI venivano monitorati in fogli di calcolo con aggiornamenti manuali e senza percorso di controllo.
Dopo
I KPI erano gestiti in una piattaforma centralizzata di Scheda di valutazione bilanciata, con dati tracciabili e scorecard allineate.
Profilo aziendale: operatore portuale multi-terminal dall’Africa orientale
L’azienda è un importante gruppo portuale a gestione privata nell’Africa orientale, con più attività integrate in un unico ecosistema logistico che collega i corridoi interni alle rotte di spedizione globali.
- Terminal portuali. Due terminal container che operano come un hub unificato.
- Servizi marittimi. Società di rimorchiatori a supporto delle operazioni delle navi.
- Logistica terrestre. Flotta di autocarri ribaltabili a supporto del piazzale e della movimentazione dei carichi verso l’entroterra.
- Asset di espansione. Terreni riservati per la futura crescita dei terminal e della logistica.
Il gruppo impiega direttamente diverse migliaia di persone e supporta decine di migliaia di posti di lavoro nella logistica lungo i corridoi commerciali regionali. I ricavi annui sono stimati in centinaia di milioni di USD, a testimonianza del suo ruolo di porto di accesso per diversi Paesi senza sbocco sul mare dell’Africa orientale.
L’organizzazione è strutturata attorno a direttori di diverse unità operative, ciascuno responsabile dei propri KPI, mentre la strategia e gli incentivi devono essere gestiti centralmente.
Parti interessate e requisiti di conformità
I porti dell’Africa orientale operano secondo rigorosi standard governativi e internazionali di sicurezza. Ecco come i clienti lo esprimono:
“La strategia è sottoposta ad audit. I bonus dipendono dai KPI. Abbiamo bisogno di tracciabilità.”
Il porto opera in un ecosistema denso e deve allineare più parti interessate, rimanendo al contempo conforme. Durante il progetto, il team di BSC Designer ha contribuito ad aggiornare la comprensione delle parti interessate, delle loro esigenze e di come tali aspettative si collegano alla strategia esistente.
- Compagnie di navigazione. Si aspettano tempi di rotazione affidabili e un servizio prevedibile.
- Dogana e agenzie governative. Richiedono tracciabilità, sicurezza delle frontiere e conformità commerciale.
- Operatori ferroviari e di autotrasporto. Necessitano di logistica e pianificazione sincronizzate lungo i corridoi.
- Sindacati. Si concentrano su standard di sicurezza, stabilità della forza lavoro e formazione.
- Comunità locali. Monitorano l’impatto ambientale, il traffico e gli effetti sull’occupazione.
- Autorità di regolamentazione. Impongono la tutela ambientale, audit di sicurezza e trasparenza finanziaria.
In Africa, le prestazioni portuali dipendono dall’infrastruttura di trasporto nell’entroterra. Un terminal moderno non può operare in modo efficiente se strade, ferrovie o dogana restano colli di bottiglia. Per questo motivo, gli operatori del trasporto lungo i corridoi e le agenzie stradali sono stati inclusi come parti interessate chiave. Questo approccio è coerente con il nostro caso correlato su Esecuzione della strategia di un’agenzia stradale in Africa, che mostra come porti e agenzie infrastrutturali necessitino di KPI allineati per migliorare la logistica regionale.
Problemi di tracciabilità per scorecard gestite con fogli di calcolo
L’azienda disponeva già di un framework di Scheda di valutazione bilanciata con obiettivi, KPI, frequenza di aggiornamento e Responsabili definiti.
Le scorecard monitoravano metriche operative tipiche dei terminal container:
- Produttività delle gru. Movimenti per ora utilizzati per misurare l’efficienza del throughput del terminal.
- Tempo di permanenza della nave in porto. Tempo totale in porto che influisce sulle decisioni di instradamento delle compagnie di navigazione.
- Tasso di occupazione della banchina. Misura dell’utilizzo della banchina e della pianificazione della capacità.
- Throughput in TEU. Indicatore complessivo del volume di carico per le Prestazioni del terminal.
Queste metriche venivano combinate in indici di incentivazione utilizzati per calcolare i bonus. Poiché i bonus dipendono da throughput, produttività, metriche di sicurezza e tempi di inattività, i Dati dei KPI devono essere verificabili con un Percorso di controllo.
Tuttavia, i fogli di calcolo causavano problemi:
- Difficoltà di manutenzione. Aggiornamenti manuali tra i reparti.
- Lacune di monitoraggio. Difficile visualizzare le tendenze.
- Problemi di tracciabilità. Nessun Percorso di controllo per le modifiche ai KPI.
- Problemi di controllo versione. Definizioni dei KPI in conflitto.
Il team ha utilizzato un calcolatore del ROI con i propri input per stimare il risparmio di tempo e i guadagni di efficienza derivanti dall’automazione.
Implementa con BSC Designer
La piattaforma BSC Designer è stata introdotta per affrontare i problemi di governance e scalabilità nella gestione dei KPI su più unità portuali. Il problema principale era allineare i KPI decentralizzati di cui erano responsabili i direttori dei terminal e dei servizi con una strategia aziendale unificata.
Il cliente ha riassunto chiaramente questa sfida di allineamento:
“I direttori hanno i propri KPI, ma abbiamo bisogno che siano gestiti centralmente.”
a cascata della scorecard ha collegato la scorecard aziendale a Terminal A, Terminal B, Servizi marittimi, Flotta di autotrasporto e Progetti di espansione, in modo che ciascun direttore mantenesse la responsabilità dei propri KPI pur rimanendo allineato alla strategia del gruppo.
Ulteriori funzionalità hanno supportato l’implementazione:
- Configurazione della struttura assistita dall’IA. Struttura organizzativa utilizzata per generare scorecard allineate.
- Percorso di controllo. Tracciamento della cronologia dei KPI per la conformità.
- Periodi flessibili. Aggregazione giornaliera, mensile, trimestrale.
- Integrazione dei dati. Modelli Excel per i sistemi legacy e API per i sistemi moderni.
Esigenze di integrazione dei dati
Questo porto doveva consolidare i dati provenienti da diversi sistemi operativi per supportare il monitoraggio e la reportistica centralizzati dei KPI.
- Sistema operativo del terminal. Dati sulla movimentazione dei container e sull’attività delle gru.
- Sistemi di gestione degli asset. Manutenzione e disponibilità delle attrezzature da SAP PM o Maximo.
- Tracciamento delle navi AIS. Dati sugli arrivi delle navi e sulla pianificazione degli ormeggi.
- Sistemi ERP. Indicatori finanziari e HR collegati agli incentivi.
- Gestione del piazzale. Metriche sul tempo di permanenza dei container e sul tempo di rotazione dei camion.
Per i sistemi legacy, l’integrazione è stata implementata tramite modelli Excel con colonne pre-mappate. Per i sistemi moderni, i dati sono stati collegati tramite API. Il porto ha inoltre configurato periodi di aggregazione flessibili, ad esempio raccogliendo i dati delle gru su base giornaliera, analizzandoli mensilmente e riportandoli trimestralmente.
Allinea la gestione del rischio alla strategia
Il porto affrontava rischi operativi e ambientali ricorrenti, monitorati in sistemi e procedure diversi, rendendo difficile collegare incidenti, azioni di prevenzione e obiettivi strategici.
- Allagamenti. Interruzioni delle operazioni del terminal legate alle condizioni meteo.
- Sversamenti di carburante. Incidenti ambientali che richiedono una risposta rapida.
- Incidenti con carichi pericolosi. Rischi per la sicurezza nella movimentazione dei container.
- Danni da tempesta. Fermi infrastrutturali e costi di ripristino.
- Uso eccessivo delle attrezzature. Aumento della probabilità di incidenti.
- Collisioni tra navi. Incidenti di sicurezza marittima che incidono sulla capacità del porto.
- Incidenti per la sicurezza del lavoro. Infortuni del personale e problemi di conformità.
Per affrontare la situazione, il porto ha implementato l’analisi del rischio Bow-Tie in BSC Designer, allineando i controlli di prevenzione e mitigazione agli obiettivi strategici e rendendo visibile la preparazione al rischio nelle scorecard.
Per ciascun evento ad alto rischio, è stata creata una scorecard Bow-Tie dedicata che elencava i controlli di prevenzione e mitigazione richiesti insieme ai relativi indicatori di prestazione. Le prestazioni di tali controlli sono state quindi utilizzate per quantificare il valore fornito alle parti interessate identificate durante l’analisi delle parti interessate e per allineare le attività di gestione del rischio con le componenti operative della strategia.
Risultati
Il Porto ha ottenuto miglioramenti misurabili dopo l’implementazione di una gestione centralizzata delle prestazioni.
- Governance centralizzata degli Indicatore chiave di prestazione. I Direttori mantengono la responsabilità degli indicatori, mentre la sede centrale garantisce l’allineamento tra terminal e servizi.
- Reportistica pronta per gli audit. La cronologia e le approvazioni dei KPI supportano le verifiche degli enti regolatori e i calcoli dei bonus.
- Migliore preparazione per il benchmarking internazionale. La struttura dei KPI è allineata alle classifiche esterne sull’efficienza portuale.
- Riduzione della manutenzione dei fogli di calcolo. Gli aggiornamenti automatizzati hanno sostituito il consolidamento manuale.
- Maggiore trasparenza tra le parti interessate. Cruscotti condivisi per terminal, servizi marittimi e partner logistici.
- Analisi strutturata del rischio. La modellazione Bow-Tie ha migliorato la visibilità degli scenari di incidente e la pianificazione delle misure di mitigazione.
Come i porti possono allineare KPI e conformità
Le conclusioni di questo caso evidenziano passaggi pratici per gli operatori portuali al fine di migliorare il calcolo degli incentivi, garantire la tracciabilità dei KPI pronta per l’audit e allineare la gestione del rischio con la strategia operativa.
- Centralizza la governance della scorecard. Mantieni i KPI delle unità, ma allineali a livello di gruppo.
- Garantisci dati KPI pronti per l’audit. Supporta i calcoli dei bonus e le revisioni degli enti regolatori.
- Integra i sistemi operativi. Collega TOS, ERP, gestione degli asset e dati AIS.
- Analizza i rischi con modelli Bow-Tie. Migliora la preparazione e la comprensione delle minacce operative.
- Usa una piattaforma professionale come BSC Designer. Abilita scorecard a cascata, governance dei KPI e percorsi di controllo.
BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al suo centro. Aiuta le organizzazioni a trasformare i piani strategici in un’architettura della strategia connessa, allineando in un unico luogo obiettivi, Indicatori chiave di prestazione, iniziative, rischi e mappe strategiche. Il nostro sistema di implementazione della strategia spiega come mettere in pratica la strategia e il modello di workshop per l’esecuzione della strategia aiuta i team ad applicarla nelle sessioni strategiche interne.