Case study: Società di consulenza che automatizza i controlli delle policy e la mappatura della strategia nei portafogli dei clienti

Questo caso di studio esamina come una società di consulenza abbia standardizzato e automatizzato i controlli delle politiche su più livelli all’interno del proprio portafoglio clienti, introducendo al contempo la mappatura formale della strategia per garantire che ciascun controllo implementato supportasse gli obiettivi strategici.

Profilo aziendale: società di consulenza per il controllo della strategia e delle politiche in Africa orientale

L’organizzazione è una società di consulenza e advisory professionale che opera in tutta l’Africa orientale, offrendo servizi di audit, fiscalità, trasformazione operativa e consulenza strategica. La società impiega oltre 100 specialisti e genera un fatturato annuo stimato di circa 20–30 milioni di USD.

A differenza delle società globali come le Big Four, che spesso si concentrano su incarichi per grandi aziende e multinazionali con ampi mandati di trasformazione, questa società è specializzata in imprese di medie dimensioni e istituzioni del settore pubblico, dove il contesto approfondito, la continuità e il supporto pratico all’implementazione sono fondamentali. Il suo vantaggio competitivo risiede nella capacità di rimanere vicina alle operazioni del cliente, garantendo che i controlli e i framework di governance raccomandati si traducano in reali cambiamenti comportamentali e organizzativi. Tuttavia, ciò deve essere ottenuto in modo economicamente vantaggioso per mantenere valore e scalabilità su un portafoglio diversificato.

Perché standardizzare l’esecuzione delle policy e della governance è diventata una priorità

La maggior parte degli incarichi prevede la progettazione di policy interne e controlli personalizzati in base al contesto operativo del cliente. Nel tempo, la società di consulenza ha sviluppato una libreria strutturata di controlli, strutture di governance e metodologie di consulenza. Tuttavia:

• I controlli venivano ricreati per ogni cliente invece di essere riutilizzati in modo sistematico
• Le policy venivano gestite con strumenti da ufficio generici, limitando la visibilità e la possibilità di audit
• L’esecuzione era difficile da verificare perché mancava un tracciamento strutturato delle prove e delle responsabilità dei ruoli
• I controlli erano spesso scollegati dalla strategia, rendendo poco chiaro come l’implementazione contribuisse ai risultati

“Le policy ci sono, ma dobbiamo verificare in quale misura vengono implementate.”

Allo stesso tempo, i requisiti e le aspettative dei clienti stavano cambiando, in linea con le tendenze più ampie osservabili nel settore dei servizi professionali e della consulenza.

• Le funzioni finanziarie e di governance in molte organizzazioni stanno passando da processi manuali e ricchi di documenti a modelli operativi più automatizzati e guidati dagli insight ¹. Alle società di consulenza viene richiesto sempre più spesso di supportare questo cambiamento offrendo sistemi che non solo definiscono policy e controlli, ma anche tracciano le prove di esecuzione e i risultati delle prestazioni.
• Piattaforme cloud per la pianificazione strategica e l’allineamento delle prestazioni stanno diventando fondamentali per fornire valore scalabile in incarichi ricorrenti, specialmente dove è necessario supportare più clienti con metodologie coerenti ².
• Parallelamente, l’ascesa dell’assicurazione IA, della governance responsabile dell’IA e della misurazione delle prestazioni ESG sta spingendo le società di consulenza ad adottare strutture di controllo più strutturate, trasparenti e pronte per l’audit ³.
• Le organizzazioni stanno integrando le funzioni condivise di finanza, conformità e consulenza strategica per migliorare l’efficienza e il riutilizzo della conoscenza tra linee di servizio interconnesse ⁴.

Nel loro insieme, queste tendenze hanno rafforzato la priorità strategica dell’azienda: standardizzare le strutture di controllo, ricollegarle ai risultati strategici e creare un modello di esecuzione scalabile e basato su prove per tutto il portafoglio clienti.

Individua le principali sfide di esecuzione e governance

Durante la fase di analisi, la società di consulenza ha evidenziato diverse sfide ricorrenti presenti negli incarichi con i clienti:

• Ripetizione del lavoro invece di sfruttare strutture di controllo riutilizzabili
• Responsabilità debole nonostante l’assegnazione di ruoli responsabili
• Nessun sistema centrale di prova per confermare la conformità e la qualità
• Disconnessione dalle priorità strategiche che riduce il valore percepito dei controlli
• Difficoltà a misurare l’efficacia delle policy oltre al completamento delle attività

Come gli strumenti di controllo delle policy sono stati standardizzati e collegati agli obiettivi strategici

L’implementazione è iniziata con la definizione di una struttura a cascata che rifletteva la metodologia e il modello di consulenza dell’azienda:

• Scorecard di livello superiore: Principi strategici di alto livello della società di consulenza stessa, inclusi la fornitura di valore conveniente, risultati misurabili per il cliente e qualità costante della consulenza
• Scorecard di gruppo di portafoglio: Organizzate per settore, tipologia di cliente o segmento di servizio
• Scorecard di coinvolgimento del cliente: Dove le policy e i controlli specifici vengono pianificati, eseguiti e monitorati

Le scorecard di coinvolgimento del cliente sono state ulteriormente suddivise in scorecard specifiche per cliente. Ad esempio, quando si supporta un cliente in un esercizio di valutazione del rischio, la società di consulenza può suddividere la scorecard di coinvolgimento in una scorecard di valutazione del rischio dedicata, progettata utilizzando una struttura Bowtie. Questo ha permesso di:

• Identificare le principali minacce e vulnerabilità rilevanti per l’ambiente del cliente
• Quantificare le potenziali conseguenze per valutare l’esposizione al rischio
• Mappare i controlli raccomandati direttamente ai rischi identificati
• Collegare le raccomandazioni di policy alla logica di rischio, assicurando che ogni controllo avesse uno scopo e un contesto

La libreria dei controlli della società è stata strutturata come una scorecard funzionale trasversale, utilizzata come riferimento nei vari progetti per garantire la standardizzazione, consentendo allo stesso tempo l’adattamento contestuale.

Per supportare l’implementazione su scala, sono stati utilizzati due strumenti di automazione in BSC Designer:

• Modelli riutilizzabili per insiemi di controlli comuni applicati diffusamente tra i clienti
• Modelli sincronizzati per controlli che richiedono aggiornamenti coordinati tra progetti selezionati

All’interno delle scorecard dei clienti, le policy sono state modellate come controlli multilivello, dove una policy di alto livello poteva includere diversi sottocontrolli annidati, ciascuno con:

• Assegnazione del ruolo responsabile
• Campi per il caricamento delle prove a fini di tracciabilità dell’audit
• Indicatori Leading per misurare l’efficienza nell’implementazione
• Indicatori Lagging per misurare l’impatto reale

Parallelamente, sono state introdotte scorecard strategiche per mappare gli obiettivi dei clienti, rendendo possibile mostrare esattamente dove ciascun controllo contribuiva ai risultati strategici o risolveva specifiche sfide operative.

Come i clienti accedono e gestiscono le scorecard nel tempo

Una parte fondamentale dell’implementazione è stata determinare come i clienti avrebbero accesso, gestito e, infine, posseduto i propri dati strategici e operativi in BSC Designer. Sono stati utilizzati due approcci principali a seconda della maturità e della fase di coinvolgimento:

• Coinvolgimenti iniziali e pilota – La società di consulenza ha creato e mantenuto le scorecard all’interno del proprio account BSC Designer. Alle organizzazioni clienti è stato concesso l’accesso a queste scorecard, consentendo loro di osservare e interagire con i controlli mentre la responsabilità della configurazione e del perfezionamento rimaneva alla società di consulenza.
• Collaborazioni consolidate e continuative con i clienti – Con la maturità dei clienti, questi sono passati a possedere i propri account BSC Designer. La società di consulenza è stata invitata come utente esterno per la revisione consulenziale e l’audit.

Risultati: standardizzazione, responsabilità, visibilità strategica, partnership a lungo termine

Il nuovo modello ha prodotto diversi benefici significativi:

• Implementazione standardizzata della consulenza in tutti gli incarichi con i clienti
• Responsabilità basata su prove con chiari percorsi di verifica
• Migliore visibilità strategica collegando direttamente i controlli agli obiettivi
• Separazione tra sforzo ed effetto attraverso indicatori Leading e Lagging
• Rafforzamento delle relazioni con i clienti a lungo termine tramite monitoraggio e perfezionamento continui

“Anche quando una politica è completamente implementata, il cambiamento previsto potrebbe non apparire immediatamente. Essere in grado di tracciare separatamente lo sforzo e l’impatto ci aiuta a perfezionare le nostre raccomandazioni.”

Questo cambiamento è stato significativo. Invece di implementare i controlli una sola volta e poi fare un passo indietro, la società di consulenza ha istituito un ciclo continuo di revisione dell’efficacia dell’implementazione e dell’allineamento con gli obiettivi strategici. Questo è importante perché consente ai consulenti di:

• Proseguire con un follow-up significativo basato su segnali reali di prestazioni
• Rivalutare e perfezionare i controlli man mano che l’ambiente del cliente evolve
• Sviluppare relazioni consulenziali più profonde e durature piuttosto che progetti transazionali
• Aumentare gli incarichi ripetuti e l’espansione dei servizi sostenuti da una progressione trasparente del valore

Come garantire che le politiche siano implementate nella pratica?

Le intuizioni di questo caso indicano diversi modi pratici in cui le organizzazioni possono passare dall’avere politiche “sulla carta” a garantirne l’esecuzione coerente e il contributo agli obiettivi strategici. In sintesi, un’efficace esecuzione delle politiche richiede:

• Standardizza le strutture di controllo – Mantieni una libreria condivisa di controlli di policy e pratiche di governance che possano essere adattate invece che ricreate per ogni incarico.
• Collega i controlli agli obiettivi strategici – Mappa ciascun controllo a uno specifico obiettivo o rischio, in modo che lo scopo e il contributo previsto siano visibili e compresi.
• Integra la responsabilità e la tracciabilità delle prove – Assegna ruoli responsabili e richiedi una prova documentata dell’implementazione, per verificare che i controlli non siano solo definiti ma anche attuati.
• Misura separatamente l’impegno e l’impatto – Utilizza indicatori principali per monitorare i progressi dell’implementazione e indicatori lagging per valutare i risultati reali, consentendo un miglioramento continuo.
• Utilizza una piattaforma di gestione dei controlli – Applica una piattaforma come BSC Designer per organizzare le scorecard, collegare i controlli agli obiettivi, assegnare la proprietà, archiviare le prove e mantenere modelli riutilizzabili che supportano un’esecuzione coerente tra più clienti o unità operative.

Testimonianze e casi d’uso da consulenti

Scopri come i team di consulenza e advisory applicano BSC Designer per standardizzare le metodologie, automatizzare i controlli e supportare l’esecuzione continua della strategia in portafogli clienti diversificati.

Dal caso di studio alla pratica

Scopri come applicare la piattaforma BSC Designer nella pratica per costruire un’architettura strategica solida, garantire l’allineamento strategico e abilitare un monitoraggio efficace delle prestazioni.

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BSC Designer

BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia che migliora la formulazione e l’esecuzione della strategia attraverso KPI, mappe strategiche e cruscotti. Il nostro sistema proprietario di implementazione della strategia guida le aziende nell’applicazione pratica della pianificazione strategica.