Case study: Società di consulenza che automatizza i controlli delle policy e la mappatura della strategia nei portafogli dei clienti

Questo caso di studio esamina come una società di consulenza abbia standardizzato e automatizzato controlli delle policy multilivello in tutto il proprio portafoglio clienti, introducendo al contempo una mappatura strategica formale per garantire che ogni controllo implementato supportasse gli obiettivi strategici.

Fatti chiave sull’implementazione del framework di controllo delle policy

Profilo aziendale: società di consulenza per il controllo di strategia e policy nell’Africa orientale

L’organizzazione è una società professionale di consulenza e advisory operante in tutta l’Africa orientale, che fornisce servizi di audit, fiscalità, trasformazione operativa e consulenza strategica. La società impiega più di 100 specialisti e genera un fatturato annuo stimato di circa 20-30 milioni di USD.

A differenza delle società globali come le Big Four, che spesso si concentrano su incarichi di grandi aziende e multinazionali con ampi mandati di trasformazione, questa società è specializzata in imprese di fascia media e istituzioni del settore pubblico, dove un contesto più approfondito, la continuità e un supporto pratico all’implementazione sono fondamentali. Il suo vantaggio competitivo risiede nella capacità di rimanere vicina alle operazioni del Cliente, garantendo che i controlli e i framework di governance raccomandati si traducano in un reale cambiamento comportamentale e organizzativo. Tuttavia, ciò deve essere realizzato in modo economicamente efficiente per mantenere valore e scalabilità su un portafoglio diversificato.

Perché standardizzare l’esecuzione delle policy e della governance è diventata una priorità

La maggior parte degli incarichi prevede la progettazione di policy interne e controlli personalizzati in base al contesto operativo del cliente. Nel tempo, la società di consulenza ha sviluppato una libreria strutturata di controlli, strutture di governance e metodologie di consulenza. Tuttavia:

• I controlli venivano ricreati per ogni cliente invece di essere riutilizzati in modo sistematico
• Le policy venivano gestite con strumenti da ufficio generici, limitando la visibilità e la possibilità di audit
• L’esecuzione era difficile da verificare perché mancava un tracciamento strutturato delle prove e delle responsabilità dei ruoli
• I controlli erano spesso scollegati dalla strategia, rendendo poco chiaro come l’implementazione contribuisse ai risultati

“Le policy ci sono, ma dobbiamo verificare in quale misura vengono implementate.”

Allo stesso tempo, i requisiti e le aspettative dei clienti stavano cambiando, in linea con le tendenze più ampie osservabili nel settore dei servizi professionali e della consulenza.

• Le funzioni finanziarie e di governance in molte organizzazioni stanno passando da processi manuali e ricchi di documenti a modelli operativi più automatizzati e guidati dagli insight ¹. Alle società di consulenza viene richiesto sempre più spesso di supportare questo cambiamento offrendo sistemi che non solo definiscono policy e controlli, ma anche tracciano le prove di esecuzione e i risultati delle prestazioni.
• Piattaforme cloud per la pianificazione strategica e l’allineamento delle prestazioni stanno diventando fondamentali per fornire valore scalabile in incarichi ricorrenti, specialmente dove è necessario supportare più clienti con metodologie coerenti ².
• Parallelamente, l’ascesa dell’assicurazione IA, della governance responsabile dell’IA e della misurazione delle prestazioni ESG sta spingendo le società di consulenza ad adottare strutture di controllo più strutturate, trasparenti e pronte per l’audit ³.
• Le organizzazioni stanno integrando le funzioni condivise di finanza, conformità e consulenza strategica per migliorare l’efficienza e il riutilizzo della conoscenza tra linee di servizio interconnesse ⁴.

Nel loro insieme, queste tendenze hanno rafforzato la priorità strategica dell’azienda: standardizzare le strutture di controllo, ricollegarle ai risultati strategici e creare un modello di esecuzione scalabile e basato su prove per tutto il portafoglio clienti.

Individua le principali sfide di esecuzione e governance

Durante la fase di analisi, la società di consulenza ha evidenziato diverse sfide ricorrenti presenti negli incarichi con i clienti:

• Ripetizione del lavoro invece di sfruttare strutture di controllo riutilizzabili
• Responsabilità debole nonostante l’assegnazione di ruoli responsabili
• Nessun sistema centrale di prova per confermare la conformità e la qualità
• Disconnessione dalle priorità strategiche che riduce il valore percepito dei controlli
• Difficoltà a misurare l’efficacia delle policy oltre al completamento delle attività

Come i controlli delle policy sono stati standardizzati e collegati agli obiettivi strategici

L’implementazione è iniziata con la definizione di una struttura a cascata che riflettesse la metodologia e il modello di consulenza della società:

• Scorecard di livello superiore: Principi strategici di alto livello della stessa società di consulenza, inclusi l’erogazione di valore in modo economicamente efficiente, risultati misurabili per i clienti e una qualità consulenziale coerente
• Scorecard del gruppo di portafoglio: Organizzate per settore, tipo di cliente o segmento di servizio
• Scorecard di engagement del cliente: Dove policy e controlli specifici vengono pianificati, eseguiti e monitorati

Le Scorecard di engagement del cliente sono state ulteriormente portate a cascata in scorecard specifiche per cliente. Ad esempio, nel supportare un cliente attraverso un esercizio di valutazione del rischio, la società di consulenza poteva portare a cascata la scorecard di engagement in una scorecard di valutazione del rischio dedicata, progettata utilizzando una struttura Bowtie. Questo ha consentito:

• Identificazione di minacce e vulnerabilità chiave pertinenti all’ambiente del cliente
• Quantificazione delle potenziali conseguenze per valutare l’esposizione al rischio
• Mappatura dei controlli raccomandati direttamente sui rischi identificati
• Collegamento delle raccomandazioni di policy alla motivazione del rischio, assicurando che ogni controllo avesse uno scopo e un contesto

La libreria di controlli della società è stata strutturata come una scorecard funzionale trasversale, richiamata tra gli engagement per garantire la standardizzazione, consentendo al contempo un adattamento contestuale.

Per supportare un’implementazione scalabile, sono stati utilizzati due strumenti di automazione in BSC Designer:

• Modelli riutilizzabili per insiemi di controlli comuni applicati ampiamente tra i clienti
• Modelli sincronizzati per controlli che richiedono aggiornamenti coordinati tra engagement selezionati

All’interno delle scorecard dei clienti, le policy sono state modellate come controlli multilivello, in cui una policy di alto livello poteva includere diversi sotto-controlli annidati, ciascuno con:

• Assegnazione del ruolo responsabile
• Campi di caricamento delle prove per la tracciabilità ai fini di audit
• Indicatori Leading che misurano l’efficienza dell’implementazione
• Indicatori Lagging che misurano l’impatto effettivo

In parallelo, sono state introdotte scorecard della strategia per mappare gli obiettivi del cliente, rendendo possibile mostrare esattamente dove ciascun controllo contribuiva ai risultati strategici o risolveva specifiche sfide operative.

Come i clienti accedono e gestiscono le scorecard nel tempo

Una parte fondamentale dell’implementazione è stata determinare come i clienti avrebbero avuto accesso, gestito e, infine, posseduto i propri dati strategici e operativi in BSC Designer. Sono stati utilizzati due approcci principali, a seconda del livello di maturità e della fase di coinvolgimento:

• Coinvolgimenti in fase iniziale e progetti pilota – La società di consulenza ha creato e mantenuto le scorecard all’interno del proprio account BSC Designer. Alle organizzazioni clienti è stato concesso l’accesso a queste scorecard, consentendo loro di osservare e interagire con i controlli, mentre la società di consulenza ha mantenuto la responsabilità della configurazione e del perfezionamento.
• Partnership con clienti consolidate e continuative – Con l’aumento della maturità dei clienti, questi sono passati a possedere i propri account BSC Designer. La società di consulenza è stata invitata come utente esterno per la revisione consulenziale e l’audit.

Risultati: standardizzazione, responsabilità, visibilità strategica, partnership a lungo termine

Il nuovo modello ha prodotto diversi benefici significativi:

• Implementazione standardizzata della consulenza in tutti gli incarichi con i clienti
• Responsabilità basata su prove con chiari percorsi di verifica
• Migliore visibilità strategica collegando direttamente i controlli agli obiettivi
• Separazione tra sforzo ed effetto attraverso indicatori Leading e Lagging
• Rafforzamento delle relazioni con i clienti a lungo termine tramite monitoraggio e perfezionamento continui

“Anche quando una politica è completamente implementata, il cambiamento previsto potrebbe non apparire immediatamente. Essere in grado di tracciare separatamente lo sforzo e l’impatto ci aiuta a perfezionare le nostre raccomandazioni.”

Questo cambiamento è stato significativo. Invece di implementare i controlli una sola volta e poi fare un passo indietro, la società di consulenza ha istituito un ciclo continuo di revisione dell’efficacia dell’implementazione e dell’allineamento con gli obiettivi strategici. Questo è importante perché consente ai consulenti di:

• Proseguire con un follow-up significativo basato su segnali reali di prestazioni
• Rivalutare e perfezionare i controlli man mano che l’ambiente del cliente evolve
• Sviluppare relazioni consulenziali più profonde e durature piuttosto che progetti transazionali
• Aumentare gli incarichi ripetuti e l’espansione dei servizi sostenuti da una progressione trasparente del valore

Come garantire che le policy siano implementate nella pratica?

Le indicazioni emerse da questo caso evidenziano diversi modi pratici con cui le organizzazioni possono passare dall’avere policy “sulla carta” al garantirne un’esecuzione coerente e il contributo agli obiettivi strategici. In sintesi, un’efficace esecuzione delle policy richiede:

• Standardizza i framework di controllo – Mantieni una libreria condivisa di controlli delle policy e pratiche di governance che possano essere adattate anziché ricreate per ogni incarico.
• Collega i controlli agli obiettivi strategici – Mappa ciascun controllo a un obiettivo o a un rischio specifico, in modo che lo scopo e il contributo previsto siano visibili e compresi.
• Integra responsabilità e tracciamento delle prove – Assegna ruoli responsabili e richiedi prove documentate dell’implementazione per verificare che i controlli non siano solo definiti, ma anche attuati.
• Misura separatamente impegno e impatto – Usa Indicatori Leading per monitorare i progressi dell’implementazione e Indicatori Lagging per valutare i risultati reali, consentendo un miglioramento continuo.
• Usa una piattaforma di gestione dei controlli – Utilizza una piattaforma come BSC Designer per organizzare scorecard, collegare i controlli agli obiettivi, assegnare la responsabilità, archiviare le prove e mantenere modelli riutilizzabili che supportino un’esecuzione coerente su più clienti o unità aziendali.

Testimonianze e casi d’uso da consulenti

Scopri come i team di consulenza e advisory applicano BSC Designer per standardizzare le metodologie, automatizzare i controlli e supportare l’esecuzione continua della strategia in portafogli clienti diversificati.

Dal caso di studio alla pratica

Scopri come applicare la piattaforma BSC Designer nella pratica per costruire un’architettura strategica solida, garantire l’allineamento strategico e abilitare un monitoraggio efficace delle prestazioni.

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BSC Designer

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