Caso di studio sugli Indicatore chiave di prestazione dell’agenzia stradale: esegui la strategia in tutte le operazioni regionali

Una grande agenzia stradale africana si è trasformata passando da fogli di calcolo a compartimenti stagni e visibilità limitata a un sistema connesso e orientato all’esecuzione, con miglioramenti misurabili in termini di allineamento, responsabilità, integrità dei dati e processo decisionale.

Implementa la strategia dell’agenzia stradale – fatti principali

Stai già gestendo KPI regionali o scorecard dipartimentali in Excel? Condividi un esempio di scorecard Excel o un modello di reportistica e valuteremo come BSC Designer può collegare il monitoraggio dei KPI, la gestione a cascata e la reportistica in un unico sistema di esecuzione della strategia.

Discuti un progetto pilota di scorecard

Testa l’approccio con un dipartimento o una regione prima di considerare un rollout più ampio.

Introduzione all’azienda e al settore di attività

L’organizzazione è una delle principali agenzie pubbliche stradali in Africa, responsabile della pianificazione, dello sviluppo, della manutenzione e della supervisione delle reti stradali rurali e urbane in diverse regioni. Per dare un’idea della portata tipica di tali agenzie nel continente:

• Bilanci annuali che generalmente raggiungono la fascia medio-alta delle nove cifre in dollari USA.
• Dimensione della forza lavoro che coinvolge centinaia di dipendenti principali, affiancati da appaltatori e uffici regionali.
• Ambito operativo che comprende migliaia di chilometri di strade, controllo dei carichi assiali, gestione ambientale e infrastrutture di accesso rurale.

Operando nel settore delle infrastrutture stradali pubbliche, l’agenzia coordina le politiche e l’attuazione a livello centrale e regionale. Le parti interessate comprendono:

• Enti governativi nazionali e locali
• Partner finanziatori e agenzie donatrici
• Appaltatori, consulenti e fornitori di servizi
• Operatori del trasporto e produttori agricoli
• Comunità e utenti vulnerabili della strada

Questi gruppi si aspettano strade più sicure, accesso affidabile e manutenzione efficiente in termini di costi. Rafforzare la gestione delle parti interessate è fondamentale durante la pianificazione, l’appalto e l’erogazione dei servizi.

Sfide e definizione del problema

Prima del cambiamento, la leadership ha descritto diversi ostacoli che limitavano l’esecuzione della strategia e la visibilità delle prestazioni:

“Non abbiamo nessuno strumento che il nostro team utilizzerebbe attivamente per visualizzare i dati e generare report; oggi ci affidiamo a diversi strumenti scollegati e non esiste una visione unificata.”

Senza una piattaforma integrata, le idee strategiche faticavano a raggiungere l’esecuzione e i cicli di reporting erano lenti e incoerenti.

“Vediamo solo gli KPI a livello aziendale in un semplice foglio di calcolo.”

I fogli di calcolo utilizzati a livello organizzativo non erano in grado di adattarsi alle realtà regionali, creando lacune nella responsabilità e deboli collegamenti tra obiettivi e metriche.

Inoltre, i dati KPI venivano aggiornati senza alcuna prova a supporto e potevano essere facilmente manipolati o interpretati erroneamente senza un metodo per verificarne l’accuratezza. Questo minava la fiducia nei report sulle prestazioni e rallentava le decisioni critiche.

Soluzione: implementare BSC Designer per l’esecuzione

Per colmare queste lacune, il team di BSC Designer ha strutturato il rollout attorno alla gerarchia organizzativa e alle realtà dei dati dell’agenzia, concentrandosi su due aree principali: struttura della strategia e pratiche operative sui dati.

1. Struttura della strategia e responsabilità

• Segmentare la strategia in scorecard collegate. Una scorecard aziendale principale collegata a scorecard di supporto che rispecchiavano funzioni come Manutenzione & Riabilitazione, Sviluppo delle strade urbane e ICT & Governance dei dati. Ciò ha chiarito la responsabilità e il contesto per ciascuna unità. L’approccio ha seguito le migliori pratiche riconosciute nell’implementazione della strategia e a cascata.
• Definire obiettivi, KPI e indicatori chiave di rischio. Esempi di KPI includevano “% della popolazione con accesso stradale in tutte le stagioni,” “Tempo medio dalla segnalazione del guasto alla riparazione” e “Costo per km mantenuto.”

2. Dati operativi e governance

• Stabilire flussi di dati pragmatici. I dati storici sono stati importati da Excel; gli aggiornamenti in corso hanno utilizzato modelli strutturati con approvazioni e tracce di audit.
• Creare cruscotti basati sui ruoli. I responsabili, gli utenti funzionali e regionali hanno avuto accesso a cruscotti che mostravano obiettivi vs. risultati, stato delle iniziative e mappe dei rischi.
• Istituzionalizzare la responsabilità e la governance. Ogni scorecard, KPI e iniziativa aveva un proprietario nominato. I flussi di lavoro di aggiornamento e i registri storici rafforzavano la responsabilità.

Come allineare il cascading alla struttura

I nomi delle scorecard corrispondevano a funzioni e unità, garantendo responsabilità e chiarezza:

• Scorecard aziendale – obiettivi e iniziative a livello di organizzazione.
• Scorecard manutenzione e riabilitazione – KPI quali costo per km manutenuto, riduzione dell’arretrato e tempo medio di riparazione.
• Scorecard sviluppo delle strade urbane – realizzazione di nuove opere, prestazioni degli appaltatori e conformità in materia di sicurezza.
• Scorecard ICT e governance dei dati – qualità dei dati, tempestività degli aggiornamenti e adozione dell’analisi.
• Scorecard regionali – obiettivi locali allineati alle priorità aziendali.

Questa denominazione ha garantito che ogni unità comprendesse come le proprie prestazioni contribuissero alla strategia complessiva.

KPI e considerazioni sui rischi per le agenzie stradali pubbliche

Prima di adottare un approccio strutturato con scorecard collegate, la misurazione delle prestazioni si basava principalmente su fogli di calcolo statici e report frammentati, spesso in ritardo o incompleti. Gli uffici regionali raccoglievano i numeri senza un modello di reporting unificato e le prove a supporto degli aggiornamenti dei KPI erano incoerenti. L’introduzione di un framework strutturato di KPI ha cambiato radicalmente questa dinamica.

I KPI rappresentativi includevano:

• % della rete stradale in condizioni manutenibili o percorribile con qualsiasi condizione meteorologica
• Costo medio per km manutenuto o riabilitato
• Tempo medio dalla segnalazione del guasto al completamento della riparazione
• Violazioni del carico per asse rilevate e risolte
• Consegna dei progetti nei tempi e nel budget
• Incidenti di sicurezza per 100 km
• Indice di soddisfazione delle parti interessate

L’agenzia ha inoltre introdotto la rendicontazione dei KPI basata su prove, richiedendo documenti di supporto, foto o report per ogni aggiornamento dei KPI, garantendo trasparenza e fiducia nei dati.

Rischi principali affrontati includevano:

• Qualità e tempestività dei dati – migliorate tramite modelli strutturati e approvazioni.
• Carenze di finanziamento – corridoi prioritari monitorati tramite l’efficienza del costo per km.
• Impatto del clima – inondazioni e tempeste mitigate mediante pianificazione di scenari e Analisi del rischio Bowtie.
• Disallineamento delle parti interessate – gestito tramite obiettivi trasparenti e dashboard condivise.

Risultati raggiunti

Dopo l’implementazione, l’agenzia ha ottenuto miglioramenti misurabili nel modo in cui le prestazioni sono state monitorate e gestite:

• Visibilità: Visualizzazioni quasi in tempo reale delle prestazioni e dei rischi nelle varie regioni, disponibili sia per la leadership che per i team operativi.
• Responsabilità: Responsabili chiari con tracciabilità per ogni KPI e obiettivo hanno rafforzato la responsabilità e il completamento delle attività.
• Integrità e affidabilità dei dati: Allegati di prova obbligatori per l’aggiornamento dei KPI hanno ridotto il rischio di manipolazione e interpretazione errata dei dati, aumentando la fiducia nei report sulle prestazioni.
• A cascata nella pratica: L’allineamento tra azienda e regioni ha migliorato la definizione delle priorità e l’allocazione delle risorse.
• Decisioni più rapide: Dashboard e reportistica basata sulle eccezioni hanno accelerato le risposte del management.
• Prestazioni supportate da prove: Aggiornamenti KPI supportati da documenti hanno aumentato la fiducia della leadership e delle parti interessate.

Lezioni apprese e implicazioni per il settore

Per altre organizzazioni nel settore delle infrastrutture stradali, questa implementazione fornisce un modello chiaro e replicabile per scalare l’esecuzione della strategia:

• Inizia in piccolo e scala: Un numero limitato di obiettivi (5-7) consente un’adozione rapida e una successiva espansione.
• Rispecchia l’organigramma: Allineare i titoli delle scorecard alle unità reali rende la responsabilità chiara e intuitiva.
• Rendi realistici i flussi di dati: Iniziare con modelli Excel consente un onboarding più rapido prima dell’automazione.
• Integra i ritmi di revisione: Revisioni operative settimanali e revisioni strategiche mensili ancorate ai dashboard mantengono viva la strategia.
• Costruisci presto la fiducia nei dati: Introdurre fin dall’inizio una reportistica dei KPI basata su prove previene in seguito molti problemi operativi e di governance.
• Investi nelle competenze: Funzionari ICT e statistici formati tramite la formazione BSC Designer hanno supportato un’adozione sostenibile.

Questo approccio strutturato e scalabile può essere adattato ad altre grandi organizzazioni del settore pubblico che gestiscono reti infrastrutturali, consentendo una migliore esecuzione senza un immediato investimento IT significativo.

Per una visione più ampia di come organizzazioni simili del settore pubblico strutturano questo lavoro, consulta la nostra guida su come mettere in pratica la strategia.

Come possiamo andare oltre i fogli di calcolo?

Principali conclusioni dell’implementazione che possono essere applicate in contesti simili del settore pubblico.

• Allinea le Scorecard alle unità reali – Denomina le scorecard in base ai dipartimenti e alle regioni esistenti, così la titolarità è chiara fin dal primo giorno.
• Mantieni piccola la prima Scorecard – Inizia con un insieme mirato di 5-7 obiettivi per consolidare le abitudini prima di estendere la copertura completa.
• Richiedi prove per gli aggiornamenti dei KPI – Allega documenti o foto di supporto per costruire fin da subito la fiducia nei dati ed evitare contestazioni in seguito.
• Stabilisci cadenze di revisione – Mantieni attivi i dashboard con aggiornamenti operativi settimanali e discussioni mensili della leadership.
• Usa una piattaforma strutturata – Uno strumento come BSC Designer supporta scorecard connesse, flussi di lavoro dei dati e governance senza richiedere pesanti attività di personalizzazione IT.

Altri casi di studio del governo e del settore pubblico

Le organizzazioni del settore pubblico e delle infrastrutture spesso devono andare oltre fogli di calcolo scollegati per adottare sistemi di prestazioni strutturati che colleghino scorecard aziendali, funzionali e regionali con una chiara responsabilità e aggiornamenti dei KPI supportati da prove. I seguenti casi di studio mostrano come BSC Designer aiuti i team governativi a migliorare l’esecuzione della strategia, la responsabilità regionale e il processo decisionale basato su prove:

Dallo studio di caso alla pratica

Scopra come applicare in pratica la piattaforma BSC Designer per costruire un’architettura strategica solida, garantire l’allineamento strategico e consentire un monitoraggio efficace delle prestazioni.

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BSC Designer

BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia con la Scheda di valutazione bilanciata al suo centro. Aiuta le organizzazioni a trasformare i piani strategici in un’architettura della strategia connessa, allineando in un unico luogo obiettivi, Indicatori chiave di prestazione, iniziative, rischi e mappe strategiche. Il nostro sistema di implementazione della strategia spiega come mettere in pratica la strategia e il modello di workshop per l’esecuzione della strategia aiuta i team ad applicarla nelle sessioni strategiche interne.