Esecuzione della strategia delle agenzie stradali in Africa: dai fogli di calcolo a un’implementazione strategica connessa

Una grande agenzia stradale africana è passata da fogli di calcolo isolati e visibilità limitata a un sistema connesso, orientato all’esecuzione, con miglioramenti misurabili in termini di allineamento, responsabilità, integrità dei dati e processo decisionale.

Introduzione all’azienda e al settore di attività

L’organizzazione è una delle principali agenzie pubbliche stradali in Africa, responsabile della pianificazione, dello sviluppo, della manutenzione e della supervisione delle reti stradali rurali e urbane in diverse regioni. Per dare un’idea della portata tipica di tali agenzie nel continente:

• Bilanci annuali che generalmente raggiungono la fascia medio-alta delle nove cifre in dollari USA.
• Dimensione della forza lavoro che coinvolge centinaia di dipendenti principali, affiancati da appaltatori e uffici regionali.
• Ambito operativo che comprende migliaia di chilometri di strade, controllo dei carichi assiali, gestione ambientale e infrastrutture di accesso rurale.

Operando nel settore delle infrastrutture stradali pubbliche, l’agenzia coordina le politiche e l’attuazione a livello centrale e regionale. Le parti interessate comprendono:

• Enti governativi nazionali e locali
• Partner finanziatori e agenzie donatrici
• Appaltatori, consulenti e fornitori di servizi
• Operatori del trasporto e produttori agricoli
• Comunità e utenti vulnerabili della strada

Questi gruppi si aspettano strade più sicure, accesso affidabile e manutenzione efficiente in termini di costi. Rafforzare la gestione delle parti interessate è fondamentale durante la pianificazione, l’appalto e l’erogazione dei servizi.

Sfide e definizione del problema

Prima del cambiamento, la leadership ha descritto diversi ostacoli che limitavano l’esecuzione della strategia e la visibilità delle prestazioni:

“Non abbiamo nessuno strumento che il nostro team utilizzerebbe attivamente per visualizzare i dati e generare report; oggi ci affidiamo a diversi strumenti scollegati e non esiste una visione unificata.”

Senza una piattaforma integrata, le idee strategiche faticavano a raggiungere l’esecuzione e i cicli di reporting erano lenti e incoerenti.

“Vediamo solo gli KPI a livello aziendale in un semplice foglio di calcolo.”

I fogli di calcolo utilizzati a livello organizzativo non erano in grado di adattarsi alle realtà regionali, creando lacune nella responsabilità e deboli collegamenti tra obiettivi e metriche.

Inoltre, i dati KPI venivano aggiornati senza alcuna prova a supporto e potevano essere facilmente manipolati o interpretati erroneamente senza un metodo per verificarne l’accuratezza. Questo minava la fiducia nei report sulle prestazioni e rallentava le decisioni critiche.

Soluzione: implementare BSC Designer per l’esecuzione

Per colmare queste lacune, il team di BSC Designer ha strutturato il rollout attorno alla gerarchia organizzativa e alle realtà dei dati dell’agenzia, concentrandosi su due aree principali: struttura della strategia e pratiche operative sui dati.

1. Struttura della strategia e responsabilità

• Segmentare la strategia in scorecard collegate. Una scorecard aziendale principale collegata a scorecard di supporto che rispecchiavano funzioni come Manutenzione & Riabilitazione, Sviluppo delle strade urbane e ICT & Governance dei dati. Ciò ha chiarito la responsabilità e il contesto per ciascuna unità. L’approccio ha seguito le migliori pratiche riconosciute nell’implementazione della strategia e a cascata.
• Definire obiettivi, KPI e indicatori chiave di rischio. Esempi di KPI includevano “% della popolazione con accesso stradale in tutte le stagioni,” “Tempo medio dalla segnalazione del guasto alla riparazione” e “Costo per km mantenuto.”

2. Dati operativi e governance

• Stabilire flussi di dati pragmatici. I dati storici sono stati importati da Excel; gli aggiornamenti in corso hanno utilizzato modelli strutturati con approvazioni e tracce di audit.
• Creare cruscotti basati sui ruoli. I responsabili, gli utenti funzionali e regionali hanno avuto accesso a cruscotti che mostravano obiettivi vs. risultati, stato delle iniziative e mappe dei rischi.
• Istituzionalizzare la responsabilità e la governance. Ogni scorecard, KPI e iniziativa aveva un proprietario nominato. I flussi di lavoro di aggiornamento e i registri storici rafforzavano la responsabilità.

Come l’allineamento a cascata è stato strutturato

I nomi delle scorecard corrispondevano a funzioni e unità, garantendo responsabilità e chiarezza:

• Scorecard aziendale – obiettivi e iniziative a livello organizzativo.
• Scorecard manutenzione e riabilitazione – KPI come costo per km mantenuto, riduzione dell’arretrato e tempo medio di riparazione.
• Scorecard sviluppo strade urbane – consegna di nuove opere, prestazioni degli appaltatori e conformità alla sicurezza.
• Scorecard ICT e governance dei dati – qualità dei dati, tempestività degli aggiornamenti e adozione dell’analisi.
• Scorecards regionali – obiettivi locali allineati alle priorità aziendali.

Questa denominazione ha assicurato che ogni unità comprendesse come le proprie prestazioni contribuissero alla strategia complessiva.

KPI e considerazioni sul rischio per le agenzie stradali pubbliche

Prima di adottare un approccio strutturato con scorecard collegate, la misurazione delle prestazioni si basava principalmente su fogli di calcolo statici e report frammentati, spesso in ritardo o incompleti. Gli uffici regionali raccoglievano numeri senza un modello di reporting unificato e le prove a supporto degli aggiornamenti degli KPI erano incoerenti. L’introduzione di un quadro strutturato degli KPI ha cambiato radicalmente questa dinamica.

I KPI rappresentativi includevano:

• % della rete stradale in condizioni manutenibili o praticabili tutto l’anno
• Costo medio per km mantenuto o riabilitato
• Tempo medio dalla segnalazione del guasto al completamento della riparazione
• Violazioni del carico per asse rilevate e risolte
• Consegna dei progetti nei tempi e nei budget previsti
• Incidenti di sicurezza ogni 100 km
• Indice di soddisfazione delle parti interessate

L’agenzia ha inoltre introdotto la rendicontazione degli KPI basata su prove, richiedendo documenti, foto o report a supporto di ogni aggiornamento KPI, garantendo trasparenza e affidabilità dei dati.

I principali rischi affrontati includevano:

• Qualità e tempestività dei dati – migliorate tramite modelli strutturati e approvazioni.
• Carenze di finanziamento – corridoi prioritari monitorati tramite l’efficienza del costo per km.
• Impatto climatico – inondazioni e tempeste mitigate attraverso la pianificazione di scenari e l’analisi dei rischi Bowtie.
• Disallineamento delle parti interessate – gestito tramite obiettivi trasparenti e dashboard condivisi.

Risultati raggiunti

Dopo l’implementazione, l’agenzia ha ottenuto miglioramenti misurabili nel modo in cui le prestazioni sono state monitorate e gestite:

• Visibilità: Visualizzazioni quasi in tempo reale delle prestazioni e dei rischi nelle varie regioni, disponibili sia per la leadership che per i team operativi.
• Responsabilità: Responsabili chiari con tracciabilità per ogni KPI e obiettivo hanno rafforzato la responsabilità e il completamento delle attività.
• Integrità e affidabilità dei dati: Allegati di prova obbligatori per l’aggiornamento dei KPI hanno ridotto il rischio di manipolazione e interpretazione errata dei dati, aumentando la fiducia nei report sulle prestazioni.
• A cascata nella pratica: L’allineamento tra azienda e regioni ha migliorato la definizione delle priorità e l’allocazione delle risorse.
• Decisioni più rapide: Dashboard e reportistica basata sulle eccezioni hanno accelerato le risposte del management.
• Prestazioni supportate da prove: Aggiornamenti KPI supportati da documenti hanno aumentato la fiducia della leadership e delle parti interessate.

Lezioni apprese e implicazioni per il settore

Per altre organizzazioni nel settore delle infrastrutture stradali, questa implementazione offre un modello chiaro e replicabile per scalare l’esecuzione strategica:

• Inizia in piccolo e scala: Un numero limitato di obiettivi (5–7) consente un’adozione rapida e una successiva espansione.
• Rispecchia l’organigramma: Allineare i titoli delle scorecard alle unità effettive rende la responsabilità chiara e intuitiva.
• Rendi realistici i flussi di dati: Iniziare con modelli Excel permette un onboarding più rapido prima dell’automazione.
• Incorpora ritmi di revisione: Revisioni operative settimanali e strategiche mensili, ancorate ai cruscotti, mantengono viva la strategia.
• Costruisci la fiducia nei dati fin dall’inizio: Introdurre la rendicontazione degli KPI basata su prove sin dall’inizio previene molti problemi operativi e di governance successivi.
• Investi nelle competenze: Funzionari ICT e statistici formati tramite la formazione BSC Designer hanno favorito un’adozione sostenibile.

Questo approccio strutturato e scalabile può essere adattato ad altre grandi organizzazioni del settore pubblico che gestiscono reti infrastrutturali, consentendo una migliore esecuzione senza un immediato e ingente investimento IT.

Come andiamo oltre i fogli di calcolo?

Punti chiave dall’implementazione che possono essere applicati in contesti simili del settore pubblico.

• Abbina le scorecard alle vere unità – Dai il nome alle scorecard in base ai dipartimenti e alle regioni esistenti, così la responsabilità sarà chiara fin dal primo giorno.
• Tieni la prima scorecard piccola – Inizia con un set mirato di 5–7 obiettivi per creare abitudini prima di espandersi a una copertura completa.
• Richiedi prove per gli aggiornamenti degli KPI – Allega documenti o foto di supporto per costruire fiducia nei dati fin dall’inizio ed evitare controversie in seguito.
• Imposta ritmi di revisione – Mantieni i dashboard attivi con aggiornamenti operativi settimanali e discussioni di leadership mensili.
• Usa una piattaforma strutturata – Uno strumento come BSC Designer supporta scorecard collegate, flussi di lavoro dei dati e governance senza la necessità di complicati interventi IT personalizzati.

Dal caso di studio alla pratica

Scopri come applicare la piattaforma BSC Designer nella pratica per costruire un’architettura strategica solida, garantire l’allineamento strategico e abilitare un monitoraggio efficace delle prestazioni.

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BSC Designer

BSC Designer è un software per l’esecuzione della strategia che migliora la formulazione e l’esecuzione della strategia attraverso KPI, mappe strategiche e cruscotti. Il nostro sistema proprietario di implementazione della strategia guida le aziende nell’applicazione pratica della pianificazione strategica.