Mengelola Indikator Kinerja Utama (KPI) dalam BSC Designer

Buat KPI, sesuaikan pengaturannya, masukkan data KPI, tentukan skala pengukuran, dan fungsi optimasi.

• KPI multilevel; keselarasan dengan tujuan.
• Satuan pengukuran (kuantitatif, kualitatif, pilihan alami, biner).
• Rumus kinerja (minimisasi, maksimisasi, biner, dll.).
• Perhitungan untuk wadah/grup KPI (rata-rata, jumlah, dll.); indikator terkemuka/tertinggal; bobot relevan/absolut.

Untuk informasi lebih lanjut tentang KPI, lihat artikel ini.

Membuat KPI Baru

1. Pilih indikator yang akan menjadi wadah untuk KPI baru
2. Gunakan tombol Tambah

Masukkan Data Secara Manual

Untuk memasukkan data secara manual, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih atau buat indikator apa saja
2. Jika perlu, ubah interval pembaruan
3. Pilih tanggal yang sesuai di kalender
4. Masukkan nilai numerik baru ke dalam bidang Nilai

Atau, Anda dapat memilih indikator apa saja dan klik tombol Penyunting Nilai di bilah alat.

Kelompok KPI

Setiap item dalam kartu skor dapat berfungsi sebagai wadah untuk item lainnya. Sebuah wadah dapat:

• Mengumpulkan data dari item turunan untuk nilainya dan kinerjanya, atau
• Berdiri mandiri, misalnya, memiliki nilai dan kinerjanya sendiri terlepas dari nilai item turunan.

Perilaku wadah ditentukan oleh tautan "Kinerja:" pada tab "Kinerja" dan oleh tautan "Nilai:" pada tab "Data".

Opsi berikut tersedia untuk "Kinerja":

• Rata-rata berbobot (digunakan secara default) - Kinerja tujuan akan dihitung sebagai rata-rata dari nilai kinerja KPI yang terkandung, dengan mempertimbangkan bobotnya.
• Rata-rata, Maks, Min, Jumlah - Kinerja tujuan akan dihitung menggunakan salah satu metode ini: rata-rata, maksimum, minimum, atau jumlah dari nilai kinerja KPI yang terkandung.
• Berdiri mandiri - Kinerja tujuan akan dihitung secara independen, menggunakan nilai, min, dan maksnya sendiri, tanpa mempertimbangkan kinerja indikator yang terkandung.

Opsi berikut tersedia untuk "Nilai":

• Rata-rata berbobot - Nilai tujuan akan dihitung sebagai rata-rata dari nilai KPI yang terkandung, dengan mempertimbangkan bobotnya.
• Rata-rata, Maks, Min, Jumlah - Nilai tujuan akan dihitung menggunakan salah satu metode ini: rata-rata, maksimum, minimum, atau jumlah dari nilai KPI yang terkandung.
• Berdiri mandiri - Nilai indikator yang terkandung tidak akan dipertimbangkan; nilai tujuan akan dimasukkan secara manual oleh pengguna.
• Kinerja (digunakan secara default) - Kinerja wadah saat ini akan digunakan sebagai nilainya.

Properti Indikator

Pilih indikator apa pun dalam daftar KPI. Perangkat lunak akan menampilkan properti indikator di bawah ini.

Tab Umum

• Nama. Nama dari KPI. Usahakan agar tetap singkat dan bermakna, jangan membebani dengan terlalu banyak detail, dan masukkan detail ke dalam kolom deskripsi.
• Ikon. Di sebelah kolom Nama terdapat ikon KPI. Anda dapat mengubahnya dengan mengklik gambar ikon tersebut.
• Deskripsi. Kolom deskripsi digunakan untuk informasi tambahan tentang KPI, seperti informasi tentang metode pengukuran. Klik tombol Edit untuk mengakses properti item lainnya, seperti anggaran, jadwal, kolom KPI kustom, atau bukti.
• Satuan ukuran. Gunakan daftar ini untuk memilih salah satu satuan pengukuran yang berlaku untuk KPI. Jika tidak ada satuan yang sesuai dengan kebutuhan Anda, klik tombol di sebelah kanan dari daftar Ukuran untuk menambah satuan baru.
• Pemilik. Pengguna yang bertanggung jawab atas tujuan bisnis atau indikator ini.

Tab Data

• Nilai. Kolom nilai menampilkan nilai KPI saat ini untuk tanggal yang dipilih di kalender. Tombol di sebelah kolom "Nilai" memungkinkan untuk membuat indikator dengan rumus kustom.
• Ikon Komentar dan Lampiran di sebelah kolom Nilai memungkinkan Anda untuk menambah komentar atau mengunggah bukti untuk tanggal pelaporan.
• Nilai Maks dan Min menentukan rentang minimum dan maksimum yang mungkin untuk suatu nilai. Sedangkan nilai dasar dan target menunjukkan interval kerja Anda. Biasanya, dasar adalah nilai awal dan target adalah nilai yang ingin Anda capai.
• Mode input sederhana. Untuk beberapa indikator, Dasar selalu sama dengan nilai Min dan Target selalu sama dengan nilai Maks. Centang kotak ini dan perangkat lunak hanya akan menampilkan kolom dasar dan target.

Tab Kinerja

• Bobot, %. Bobot relatif menunjukkan pentingnya indikator dalam wadahnya, sedangkan bobot absolut mencerminkan pentingnya di seluruh kartu skor. Bobot diperhitungkan saat menghitung kinerja wadah.
• Optimasi. Putuskan bagaimana mengoptimalkan nilai KPI - meminimalkan (misalnya, pergantian karyawan) atau memaksimalkan (misalnya, keuntungan). Untuk ketergantungan yang kompleks, masukkan rumus khusus dengan mengklik tombol Edit di samping daftar drop-down Optimasi.
• Indikator data mentah. Beberapa indikator pada kartu skor hanyalah penyimpanan data yang tidak seharusnya memiliki kinerja atau kemajuan. Centang kotak ini dan BSC Designer tidak akan memperhitungkan indikator ini saat menghitung kinerja kartu skor.

Lihat Tab

• Glyph 1 dan Glyph 2. Pengaturan glyph untuk indikator pada peta strategi.
• Tema strategis. Pilih tema strategis untuk item tersebut (Anda dapat mengonfigurasi tema yang tersedia melalui > Pengaturan > tab "Pernyataan strategi" > Tema strategis).
• Tampilkan di peta strategi. Menentukan apakah item ini harus ditampilkan pada peta strategi.

Tab Konteks

• Jenis indikator. Jenis indikator ditentukan dalam konteks wadahnya. Indikator tertunggak berkontribusi pada perhitungan item tingkat lebih tinggi. Indikator terkemuka digunakan hanya untuk perhitungan lokal. Pelajari lebih lanjut tentang perbedaannya.
• Riwayat perubahan. Catatan perubahan terperinci untuk item tersebut.
• Ketergantungan. Item yang mempengaruhi atau dipengaruhi oleh item yang dipilih.

Kasus Penggunaan KPI

Jelajahi kasus penggunaan umum untuk KPI dalam BSC Designer.

KPI Invers atau KPI Minimasi

• Contoh: “Biaya per Akuisisi” di mana biaya akuisisi yang lebih rendah berarti kinerja yang lebih tinggi.

Untuk menerapkan:

1. Beralih ke tab Kinerja
2. Ubah Optimisasi menjadi Minimalkan nilai secara linear
3. Beralih ke tab Data; pastikan nilai “dasar” lebih besar dari “target”

KPI Absolut (Berbasis Kinerja)

• Contoh: "Penyelesaian Pelatihan Wajib" harus 100% hanya ketika semua karyawan telah dilatih; jika tidak, 0%.

Silakan diterapkan:

1. Beralih ke tab Kinerja
2. Ubah Optimasi menjadi Biner Maksimalkan

Catatan: Nilai KPI ini masih dapat dilacak secara bertahap dari 0% hingga 100%. Hanya skor kinerja yang bersifat biner.

KPI Biner (Berbasis Keadaan)

• Contoh: “Audit Kepatuhan Reguler Lulus” dengan kemungkinan keadaan: “ya” atau “tidak”

Untuk mengimplementasikan:

1. Beralih ke tab Umum
2. Ubah Satuan ukuran ke Ya/tidak
3. Klik tombol Editor Nilai
4. Sesuaikan Jenis interval pembaruan; ubah Pewarisan nilai ke Gunakan nilai yang diwariskan

KPI Statis

• Contoh: "Batas Emisi Lingkungan" ditetapkan setiap tahun sebagai ton CO2/tahun oleh regulator.

Untuk mengimplementasikan:

1. Beralih ke tab Data; perbarui keadaan saat ini dan target dari indikator
2. Klik tombol Editor Nilai
3. Ubah Pewarisan Nilai ke Gunakan nilai yang diwariskan

Opsional: Sesuaikan Jenis interval pembaruan jika indikator perlu divalidasi ulang di masa depan.

Indeks Tertimbang

• Contoh: “Indeks Risiko” dengan “Peristiwa Risiko Besar” ditimbang sebesar 80% dan “Peristiwa Risiko Kecil” sebesar 20%

Untuk menerapkan, pada sub-indikator:

1. Beralih ke tab Kinerja
2. Ubah Bobot

Untuk indikator indeks:

1. Beralih ke tab Kinerja
2. Tetapkan kinerja ke Rata-rata tertimbang

KPI yang Dihitung

• Contoh: “Return on Investment (ROI)” dihitung sebagai: (Laba Bersih / Biaya Investasi) × 100

Silakan implementasikan:

1. Untuk indikator “ROI”, ikuti langkah-langkah untuk menyiapkan rumus

Untuk indikator dalam rumus:

2. Beralih ke tab Kinerja
3. Periksa Indikator data mentah untuk menghentikan perhitungan kinerja individu

KPI Skala Ganda

• Contoh: “Kepuasan Karyawan (%)” dengan min = 0%, maks = 100%, dasar = 60%, target = 80%.

Untuk menerapkan:

1. Buka tab Data
2. Nonaktifkan Mode input sederhana
3. Masukkan nilai minimum, maksimum, dasar, dan target

Pilihan: Konfigurasikan tabel KPI untuk menampilkan kemajuan (dasar-ke-target) dan kinerja (min-ke-maks).

KPI Multi-Ambang

• Contoh: Penjualan Kuartalan, $ dengan target = $1.000.000; kinerja di bawah standar (0% kemajuan) = 25% di bawah target; luar biasa (105% kemajuan) = 5% di atas target.

Untuk menerapkan:

1. Beralih ke tab Kinerja
2. Klik tombol Edit untuk Rumus optimalisasi
3. Klik Tambah untuk mendefinisikan rumus kustom: if Nilai < target * (1 - 0.25), then 0
4. Klik Tambah untuk mendefinisikan rumus kustom: if Nilai > target * (1 + 0.05), then 1.05
5. Simpan rumus

Untuk nilai antara ambang batas yang ditentukan, sistem akan menerapkan penskalaan linier sesuai dengan Formula default.

KPI Bertingkat (Penilaian Kualitatif)

• Contoh: Penilaian Kinerja Rantai Pasokan — menggunakan label kualitatif yang dipetakan ke rentang: Tertinggal = di bawah 60%; Dapat diterima = 60–80%; Istimewa = di atas 80%

Untuk menerapkan:

1. Beralih ke tab Umum; klik Edit untuk Satuan ukuran
2. Buat satuan baru (misalnya, Penilaian Kualitatif) dan tambahkan keterangan:
   • Tertinggal = nilai 0
   • Dapat diterima = nilai 60
   • Istimewa = nilai 80
3. Atur Kecocokan nilai ke Berdasarkan Rentang

Indikator sekarang telah dikonfigurasi untuk bekerja dengan label kualitatif. Jika diperlukan, indikator kuantitatif dapat berfungsi sebagai sumber data (misalnya, kasus peringkat kinerja):

1. Beralih ke tab Data
2. Klik tombol Sumber Data
3. Pilih Rumus dan tentukan indikator kuantitatif yang menyediakan data.

Lebih Banyak Properti untuk KPI

Perluas model data yang digunakan untuk KPI di luar properti standar:

• Gunakan inisiatif untuk menambahkan properti manajemen proyek seperti anggaran dan jadwal ke KPI.
• Gunakan bidang kustom untuk mendefinisikan properti tambahan untuk KPI.

Stop-Lights

Stop-lights adalah siklus dari berbagai warna yang ditampilkan di samping nilai kinerja dan kemajuan. Stop-lights membantu untuk dengan cepat mengidentifikasi keadaan indikator. Warna stop-light dapat disesuaikan untuk sebuah indikator:

1. Buka kartu skor di BSC Designer
2. Buka tab KPI dan pilih sebuah indikator
3. Pilih pengaturan Stop-lights di menu Tools
4. Masukkan nilai baru untuk stop-lights, centang kotak Enabled dan klik OK: