KPI Gudang dan Kartu Skor Berimbang

Pelajari cara melacak proses pergudangan dari penerimaan hingga pengiriman. Temukan templat peta strategi dengan inisiatif peningkatan yang sedang tren dan metrik kinerja.

Dalam artikel ini, kami menganalisis tantangan efektivitas gudang pada dua tingkat:

• Tingkat proses dengan fokus pada metrik efisiensi dan efektivitas
• Tingkat strategi yang membantu menyelaraskan kegiatan gudang dengan tujuan keseluruhan perusahaan

KPI Proses Gudang

Aktivitas gudang terkait dengan langkah-langkah proses tertentu yang telah ditetapkan ¹. Langkah-langkah ini adalah dasar yang sangat baik untuk metrik kinerja berorientasi proses.

Titik pengukuran yang mungkin dalam kasus ini adalah:

• Metrik Keuangan
• Metrik Efektivitas (produktivitas)
• Metrik Pemanfaatan untuk peralatan dan penyimpanan
• Metrik Kualitas
• Metrik Waktu Siklus

Secara berturut-turut pada setiap langkah, parameter evaluasi ini disesuaikan dengan langkah proses.

Menerima

• Metrik finansial: Biaya Penerimaan (Total Biaya Penerimaan / Total Item Garis).
• Metrik efektivitas: Produktivitas Tenaga Kerja Penerimaan (Volume barang yang diterima per karyawan gudang per jam).
• Metrik efektivitas: Efisiensi Penerimaan (Persediaan yang diterima per jam).
• Metrik pemanfaatan: Pemanfaatan Dermaga.
• Metrik kualitas: Akurasi Penerimaan.
• Metrik waktu siklus: Waktu Siklus Penerimaan (Waktu untuk Pengiriman / Total Jumlah Pengiriman).

Simpan

• Keuangan: Biaya Penyimpanan Per Baris (Total Biaya Penyimpanan / Total Item Baris).
• Efektivitas: Produktivitas Penyimpanan (Stok per karyawan gudang per jam).
• Pemanfaatan: Pemanfaatan Ruang Penyimpanan (Pemanfaatan peralatan dan ruang).
• Kualitas: Akurasi Penyimpanan (Penyimpanan Inventaris dengan Benar / Total Penyimpanan).
• Waktu siklus: Waktu Siklus Penyimpanan.

Penyimpanan

• Finansial: Biaya Penyimpanan (sebagai indeks Biaya Layanan, Biaya Kerusakan, Biaya Usang).
• Finansial: Biaya Inventaris
• Finansial: Biaya Pengangkutan (Sen per dolar yang dihabiskan untuk biaya overhead inventaris).
• Efektivitas: Produktivitas Penyimpanan. Volume inventaris per m2
• Pemanfaatan: Pemanfaatan Ruang (Ruang yang ditempati / total ruang yang tersedia).
• Kualitas: Penyusutan Inventaris ((Biaya Inventaris Tercatat – Biaya Inventaris Fisik) / Biaya Inventaris Tercatat).
• Kualitas: Akurasi Inventaris ((Inventaris Menurut Catatan / Inventaris Fisik) * 100).
• Waktu siklus: Perputaran Inventaris.

Persiapan (Pemilihan & Pengemasan)

• Finansial: Biaya Pemilihan dan Pengemasan.
• Finansial: Biaya Pengembalian.
• Efektivitas: Produktivitas Pemilihan (Garis pesanan per jam).
• Pemanfaatan: Penggunaan Bahan Kemasan.
• Pemanfaatan: Pemanfaatan Dermaga Peralatan.
• Kualitas: Akurasi Pemilihan (Total pesanan – Pengembalian karena Barang Salah) / (Total pesanan).
• Kualitas: Tingkat Pengembalian (Unit dikembalikan / Unit terjual)
• Waktu siklus: Waktu Siklus Pemilihan dan Pengemasan (Waktu perjalanan untuk pemilih).

Pengiriman

• Finansial: Biaya Pengiriman Per Baris
• Efektivitas: Tingkat Pesanan Tertunda (Pesanan yang tidak terpenuhi segera / Total pesanan).
• Pemanfaatan: Pemanfaatan Dermaga
• Kualitas: Akurasi Pengiriman (% dari pesanan yang dikirim tanpa kesalahan).
• Waktu siklus: Rata-rata Waktu ke Pelanggan (Lead Time, waktu rata-rata untuk mengirim setelah pesanan dilakukan).

Representasi visual dari proses gudang dan indikator kinerja utamanya. Sumber: Kartu Skor Gudang.

Data Tolok Ukur

Template kartu skor mencakup beberapa data tolok ukur yang diperoleh dari:

• “Laporan Ukuran DC Dewan Pendidikan dan Penelitian Gudang (WERC) 2015” ²
• fcbco.com
• Warehousing 2020

Gunakan data ini sebagai titik awal untuk penelitian Anda. Angka akhirnya sangat bergantung pada kondisi pasar Anda.

Ketika mencari tolok ukur untuk indikator Anda, pastikan bahwa Anda mengikuti pendekatan yang sama untuk pengukuran dan organisasi yang dibandingkan.

Titik awal untuk tolok ukur apa pun adalah data historis Anda sendiri.

Metrik Kualitas

Metrik kualitas diterapkan pada setiap langkah proses pergudangan. Rumus umum difokuskan pada menemukan jumlah barang yang dilayani dengan benar dibandingkan dengan jumlah total barang.

Pertanyaan menarik adalah bagaimana manajer gudang dapat memperkirakan jumlah barang yang dilayani dengan benar. Dua titik kontrol yang memungkinkan adalah:

• Keluhan pelanggan (misalnya, diukur dengan pengembalian)
• Pemeriksaan acak terhadap barang

Dalam artikel KPI Kualitas, kami telah membahas berbagai pendekatan yang dapat digunakan organisasi untuk mengukur dan meningkatkan kualitas.

Warehouse safety KPIs Sumber: Warehouse Scorecard.

Metode Keselamatan

Pendekatan klasik yang berorientasi proses tidak secara eksplisit mencakup metode keselamatan, tetapi jelas bahwa keselamatan harus menjadi prioritas utama bagi manajer gudang.

Untuk alasan ini, pada peta strategi di bawah, kami memiliki tema “Keselamatan” yang terpisah.

Dalam bagian peta strategi di bawah ini, kami akan membahas beberapa ide untuk inisiatif keselamatan. Untuk saat ini, saya ingin memperhatikan pengaturan spesifik dari metode keselamatan.

Ide samar tentang 'keselamatan' dikuantifikasi oleh tiga indikator kinerja spesifik. Sumber: Gudang Kartu Skor.

Fungsi kinerja untuk “Peralatan keselamatan yang digunakan” seharusnya biner. Ini berarti bahwa metode tersebut dapat berada di zona hijau (memiliki kinerja 100%) hanya jika 100% dari peralatan yang digunakan disesuaikan dengan standar keselamatan saat ini.

Metode Kesadaran standar keselamatan juga harus memiliki fungsi kinerja yang spesifik. Ini memungkinkan margin tertentu antara 100% kesadaran karena fluktuasi normal dalam staf dan perubahan standar, tetapi skalanya harus jauh lebih agresif dibandingkan dengan fungsi pertumbuhan garis standar.

Idenya adalah untuk menyelaraskan inisiatif keselamatan dengan strategi keseluruhan organisasi. Peta strategi Kartu Skor Berimbang adalah alat bisnis yang sangat baik untuk melakukan ini. Lihat contoh Peta Strategi Keselamatan yang telah kita bahas sebelumnya.

Kartu Skor Strategi

Saya melihat beberapa alasan mengapa gudang harus memiliki kartu skor strategi yang dirancang dengan baik.

1. Ini membantu menggambarkan strategi gudang, memiliki pandangan gambaran besar, dan mengetahui titik pertumbuhan.
2. Ini memungkinkan untuk menyelaraskan strategi rantai pasokan dengan strategi perusahaan secara keseluruhan.
3. Ini memfokuskan upaya pengukuran kinerja melebihi metrik proses sederhana.

Di bawah ini, saya mengikuti logika kerangka kerja Kartu Skor Berimbang untuk membuat templat peta strategi untuk gudang. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang kerangka kerja ini, saya merekomendasikan artikel ini kepada Anda. Selain itu, pertimbangkan untuk menghubungkan kartu skor strategi gudang ini ke kartu skor pengadaan, misalnya, dengan indikator “Akurasi persediaan, %”.

Contoh peta strategi untuk gudang yang merumuskan tujuan bisnis utama, kaitannya, indikator kinerja, dan inisiatif strategis. Sumber: Kartu Skor Gudang.

Perspektif Keuangan

Tujuan keuangan gudang terkait dengan mengoptimalkan biaya operasional.

Tujuan bisnis: Optimalkan Biaya

Metrik tertinggal:

• Biaya Pengiriman Per Baris
• Biaya kesalahan per jenis kesalahan

Perspektif Pelanggan

Para pemangku kepentingan dari gudang dapat mencakup pemasok, klien, tim gudang, personel logistik. Secara berturut-turut, tujuan dari perspektif pelanggan dapat dirumuskan berdasarkan kebutuhan para pemangku kepentingan ini.

Hasil yang diharapkan dari pelaksanaan strategi gudang yang sukses seperti yang dilihat oleh pengguna akhir dan pengguna internal. Sumber: Warehouse Scorecard.

Ada dua tujuan untuk dipetakan dalam Perspektif Pelanggan:

• Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas
• Meningkatkan Keamanan

Tujuan bisnis: Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

Metrik:

• Efisiensi Penerimaan
• Perputaran Persediaan
• Produktivitas Tenaga Kerja Penerimaan

Inisiatif yang mungkin:

• Pusat pemenuhan omni-channel

Tujuan bisnis: Meningkatkan Keamanan

Metrik:

• Waktu hilang akibat cedera
• Kecelakaan per tahun
• Masalah nyaris celaka yang dilaporkan

Perspektif Internal

Tujuan dari perspektif internal diharapkan dapat menjawab pertanyaan: “Bagaimana kita akan memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan kita?” Peningkatan mungkin difokuskan pada tujuan yang dibahas dalam bagian ini.

Penggerak strategi. Empat tujuan dengan indikator tertinggal, dan inisiatif strategis. Sumber: Kartu Skor Gudang.

Meminimalkan Kesalahan melalui Pengumpulan Data Otomatis

Metrik:

• Tingkat pengembalian
• Indeks Akurasi (sebagaimana diukur menurut indeks akurasi pada semua langkah proses pergudangan)

Bobot indikator yang membentuk indeks akurasi dapat sama atau dapat disesuaikan dengan strategi saat ini, misalnya, dengan memberikan bobot lebih tinggi pada Akurasi Pengiriman dibandingkan dengan indikator lainnya.

Metrik tambahan harus diperkenalkan ketika inisiatif tertentu diterapkan.

Inisiatif yang Mungkin:

• Menerapkan RF dan RFID (radio-frequency identification)
• Pemilihan pesanan tanpa tangan
• Operasi sesuai dengan laju permintaan pelanggan
• Sistem lokasi waktu nyata (RTLS)
• Kontrol inventaris waktu nyata

Tujuan bisnis berikutnya adalah:

Optimalkan proses gudang

Ini dapat divalidasi oleh banyak indikator efektivitas dan pemanfaatan.

Pengukuran yang baik adalah indikator umum ini:

• Biaya Penyimpanan. Sen per dolar yang dihabiskan untuk overhead inventaris.

Inisiatif perbaikan yang dapat dipertimbangkan:

• Menerapkan cross-docking
• Proses pengembalian yang efisien
• Proses pengambilan pesanan berurutan
• Tinjauan jalur pengambilan secara rutin
• Menganalisis pola penggunaan material
• Pencahayaan hemat energi LED

Di antara pemangku kepentingan, kami memiliki pemasok/vendor.

Pengaturan KPI Penilaian Ulang Tata Letak - indikator dikonfigurasi untuk diperbarui setiap triwulan dan hanya menggunakan data yang dimasukkan secara khusus. Sumber: Kartu Skor Gudang.

Penilaian Ulang Tata Letak harus diprogram untuk diperbarui dalam jangka waktu tertentu tergantung pada jenis produk yang disimpan. Dalam contoh ini, diperbarui setiap triwulan. Jelas, nilai indikator ini tidak dapat diwarisi dari evaluasi sebelumnya, dan untuk mencerminkan hal ini, saya telah memilih opsi “Nilai yang Dimasukkan” dalam perangkat lunak BSC Designer.

Tujuan tata letak yang efektif dan aman dapat didukung lebih lanjut dengan berbagai inisiatif perbaikan:

• Maksimalkan ruang vertikal
• Rancang ruang kerja ergonomis
• Program keselamatan berbasis perilaku
• Rute aman, jalur lalu lintas, pembatas tabrakan
• Tata letak gudang eksternal
• Evaluasi peralatan penyimpanan

Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Dalam perspektif pembelajaran, kita perlu memetakan tujuan yang akan membantu memfokuskan upaya pembelajaran. Informasi apa tentang para pemangku kepentingan yang akan membantu membuat keputusan yang lebih baik? Infrastruktur TI apa yang akan membantu melayani para pemangku kepentingan gudang dengan lebih baik? Perubahan manajemen apa yang dapat mengarah pada pencapaian tujuan internal?

Tujuan dari perspektif Pembelajaran menjelaskan keterampilan dan infrastruktur yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi dengan sukses. Sumber: Warehouse Scorecard.

Pilar dari perspektif pembelajaran adalah:

• Merekrut staf yang tepat
• Pembelajaran berkelanjutan
• Budaya
• Teknologi

Pada peta strategi gudang ini, tujuan pelatihan dirumuskan sebagai pembelajaran berkelanjutan.

Pembelajaran berkelanjutan

Inisiatif yang mungkin adalah:

• Memahami persyaratan aset dalam hal infrastruktur dan peralatan
• Menganalisis Metodologi Pengambilan
• Memperkenalkan 5S Lean Warehousing

Akhirnya, landasan keselamatan gudang adalah Budaya keselamatan dengan inisiatif-inisiatif ini diselaraskan:

• Merancang fasilitas dengan memperhatikan keselamatan
• Melatih logistik yang aman
• Standar ketat untuk keselamatan

Bagian pengukuran, dalam hal ini, dapat diwakili oleh metrik berikut:

• Peralatan keselamatan yang digunakan
• Kesadaran standar keselamatan
• Kesadaran pelaporan near-miss

Contoh dasbor untuk gudang dengan diagram untuk indikator kunci, diagram Gantt, dan daftar inisiatif dengan status dan anggaran mereka. Sumber: Kartu Skor Gudang.

Kata Akhir

Sebuah gudang saat ini harus beradaptasi dengan kecepatan perputaran stok yang cepat, tantangan teknologi dan logistik yang baru.

Dalam artikel ini, kami membahas metrik proses dasar yang akan membantu mencapai keunggulan dalam operasi gudang, serta contoh template peta strategi yang akan membantu menyelaraskan strategi gudang dengan kebutuhan keseluruhan organisasi.

Infografis

Gunakan Template Kartu Skor Gudang

BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:

1. Daftar untuk rencana gratis di platform.
2. Gunakan template Kartu Skor Gudang sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya.
3. Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.

Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!

Alexis Savkín

Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.