Analisis persyaratan ISO 9001 untuk tujuan dan pengukuran serta implementasi praktisnya dalam bentuk strategi dan kartu skor KPI.
Artikel ini akan berguna untuk:
- Para ahli strategi yang merencanakan untuk menyelaraskan strategi yang ada dan kartu skor KPI dengan sistem manajemen kualitas yang ditetapkan sesuai dengan persyaratan ISO 9001.
- Para manajer yang sedang mempersiapkan audit internal ISO 9001 dan mencari otomatisasi perencanaan dan pengukuran.
Pemangku kepentingan dan Kepentingan Mereka
Bagian 4.2 dari ISO 9001 menyarankan penggunaan istilah “pihak berkepentingan” dan “persyaratan”. Sebagai tema umum di seluruh dokumen, disarankan untuk “menetapkan dan memantau” pihak berkepentingan.
Dalam perencanaan strategis, pihak berkepentingan biasanya disebut pemangku kepentingan. Serupa dengan standar ISO, dalam perencanaan strategis, kami merekomendasikan:
- Tetapkan daftar pemangku kepentingan, kebutuhan mereka, sumber daya, dan kendala.
- Selaraskan tujuan spesifik, KPI, dan inisiatif dengan pemangku kepentingan yang relevan.
Hal ini akan membantu menetapkan tanggung jawab yang jelas, serta menjaga agar pemangku kepentingan tetap mendapatkan informasi.
Perubahan pada pemangku kepentingan dan kepentingan mereka merupakan bagian dari diskusi strategi rutin. Untuk tujuan tersebut, kami merekomendasikan melakukan dekomposisi strategi berbasis nilai, mengkuantifikasi sub-tujuan dengan nilai yang diciptakan bagi pemangku kepentingan, serta menggunakan temuan dari analisis kinerja untuk mendukung diskusi dengan pemangku kepentingan.
Pengguna BSC Designer dapat:
- Menetapkan pemangku kepentingan dan kepentingan mereka melalui tab Pernyataan strategi di Pengaturan aplikasi, dan
- Menyelaraskan pemangku kepentingan dengan tujuan, KPI, dan inisiatif melalui kolom Pemilik .
Kartu Skor Fungsional dan Tujuan
Ruang kerja strategi tipikal adalah kombinasi dari strategi yang selaras dan kartu skor fungsional. Area fokus dari kartu skor, serta strukturnya, bergantung pada tantangan organisasi.
Kami biasanya melihat:
- Kartu skor strategi utama
- Kartu skor fungsional untuk tantangan spesifik, seperti kualitas, keamanan siber, transformasi digital, kepemimpinan, pengadaan, kepemimpinan, tata kelola perusahaan
- Kartu skor khusus untuk unit bisnis dan kantor lokal
Standar ISO 9001 memberikan pedoman umum untuk merumuskan tujuan bagi fungsi yang relevan (bagian 6.2.1), serta beberapa persyaratan khusus untuk fungsi operasional (bagian 8), kepemimpinan (bagian 5), evaluasi kinerja (bagian 9).
Tujuan untuk fungsi yang relevan dapat dirumuskan dalam kartu skor fungsional terpisah untuk kemudian diselaraskan dengan strategi keseluruhan.
Pengguna BSC Designer memiliki akses ke sejumlah template kartu skor fungsional yang menyarankan beberapa tujuan umum dan pengukuran kinerja untuk memulai.
Perspektif Pembelajaran dan Infrastruktur
Dalam kerangka Kartu Skor Berimbang K&N, penggerak strategi adalah perspektif Internal dan Pembelajaran dan Pertumbuhan. Dalam perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan, kami merumuskan tujuan terkait keterampilan dan infrastruktur yang diperlukan untuk melaksanakan strategi.
ISO 9001 menyarankan pendekatan serupa dalam bagian 7. Dukungan dengan mendefinisikan mekanisme yang mendukung infrastruktur kualitas yang tepat.
Dengan tujuan dan metrik kinerja perspektif Pembelajaran dan Infrastruktur yang terdefinisi dengan baik, tim strategi memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh bagian 7.
Pada tingkat otomatisasi:
- Kuantifikasikan tujuan perspektif Pembelajaran dengan indikator terkemuka dan tertinggal yang sesuai.
- Definisikan tindakan spesifik dan selaraskan dengan indikator kemajuan yang relevan.
Tujuan dan Sasaran
Bagian 6.2.1 dari standar mendefinisikan persyaratan untuk sasaran seperti:
- Konsisten
- Terkuantifikasi dan terukur
- Dikomunikasikan
- Diaktualisasikan
Hal ini sangat sesuai dengan pendekatan perumusan tujuan organisasi yang digunakan dalam disiplin perencanaan strategis.
Perbedaan pentingnya adalah bagaimana rencana aksi diperlakukan:
- Dalam standar, tampaknya rencana aksi (bagian 6.2.2 – cara mencapai sasaran) merupakan bagian dari sasaran,
- Dalam perencanaan strategis, kami berpendapat bahwa sasaran, inisiatif, dan pengukuran kinerja seharusnya merupakan tiga artefak yang berbagi konteks yang sama (ditentukan oleh sasaran) tetapi didefinisikan secara terpisah
Dalam perangkat lunak BSC Designer, segitiga tujuan, inisiatif, dan KPI dapat disajikan sebagai item terpisah. Inisiatif dan KPI didefinisikan dalam konteks tujuan tertentu, sehingga memberikan representasi yang independen bagi pengguna atas tingkat perencanaan, tindakan, dan pengukuran.
Pengaturan Indikator Kinerja
Saat ini, istilah KPI (Key Performance Indicator) digunakan secara luas untuk berbagai angka, indikator, atau pengukuran.
Saat merujuk pada ide serupa, standar ISO 9001 menggunakan istilah yang aman dan netral “pengukuran”.
Untuk alasan yang jelas, tidak ada pengukuran spesifik yang disebutkan (dengan pengecualian “kepuasan pelanggan”).
Persyaratan umum dari pengukuran yang benar diformulasikan dalam bagian 9.1.1 sebagai:
- a) Kebutuhan untuk mendefinisikan subjek pengukuran
- b) Kebutuhan untuk mendefinisikan metode pengukuran
- c) Kebutuhan untuk mendefinisikan interval pembaruan
Pengguna perangkat lunak BSC Designer dapat membuat pengukuran/indikator pada tab KPI. Untuk menyelesaikan pengaturan, gunakan tab Umum, Data, dan Kinerja.
Melalui Editor Nilai, pengguna dapat menentukan interval pembaruan yang diperlukan untuk indikator guna menjaga data indikator tetap terorganisir dan memberitahu pemilik tentang kebutuhan untuk memperbarui nilai indikator.
Anda dapat menemukan indikator yang lebih spesifik untuk kualitas dalam artikel KPI dan Kartu Skor Kualitas.
Selaraskan Inisiatif dengan Tujuan
Dalam perencanaan strategis, istilah umum untuk rencana tindakan adalah Inisiatif. Mirip dengan kasus KPI/pengukuran, standar ISO 9001 menggunakan istilah netral “tindakan”.
Kita dapat menemukan petunjuk tentang atribut yang diperlukan dari “tindakan” pada bagian 6.2.2 yang tumpang tindih dengan gagasan umum manajemen proyek seperti ruang lingkup, sumber daya, penanggung jawab, tenggat waktu, kriteria evaluasi.
Pengguna BSC Designer akan menemukan atribut yang diperlukan untuk suatu tindakan/inisiatif dalam dialog Inisiatif .
Pemikiran Berbasis Risiko
Bersamaan dengan tujuan, pada bagian 6.1, pendekatan untuk manajemen risiko didefinisikan.
Seperti dijelaskan dalam klausul A.4 dari standar, organisasi sebaiknya merencanakan analisis dan mitigasi risiko, tetapi tidak ada persyaratan untuk metode manajemen risiko tertentu.
Sebelumnya, kami membahas peran risiko dalam perencanaan strategis. Perencanaan risiko dasar mencakup:
- Mengidentifikasi risiko untuk tujuan
- Mengkuantifikasi risiko
- Mengusulkan rencana mitigasi risiko
Dalam BSC Designer, risiko adalah jenis inisiatif yang dapat memiliki rencana tanggapan, indikator risiko kunci yang selaras, anggaran yang dialokasikan, pemilik, dll.
Indikator risiko kunci diotomatisasi sebagai indikator dengan “minimisasi” sebagai rumus kinerja, bidang dampak dan probabilitas. Risiko dapat divisualisasikan pada diagram Risiko.
Tinjauan Manajemen: Masukan dan Keluaran Kualitatif
Bagian 9.3 dari standar mencakup persyaratan untuk tinjauan manajemen terhadap sistem kualitas.
Tinjauan atas temuan audit sebelumnya dan pelaksanaan tindakan korektif adalah titik awal dari audit ISO 9001.
Dalam perencanaan strategis, tinjauan serupa dilakukan pada pertemuan strategi reguler:
- Masukan dan ide perbaikan kualitatif dapat diformulasikan melalui komentar dan hipotesis.
- Estimasi kuantitatif dari tindakan dan hasil yang dicapai disajikan melalui indikator terkemuka dan tertinggal.
Dalam BSC Designer, masukan kualitatif diotomatisasi melalui komentar khusus tanggal untuk nilai KPI, serta melalui inisiatif, pelaporan, dan dasbor BI.
Sedangkan untuk estimasi kuantitatif, perangkat lunak memungkinkan pelacakan terpisah indikator terkemuka dan tertinggal. Jenis indikator (terkemuka/tertinggal) dapat diubah pada tab Konteks. Perangkat lunak akan menghitung kinerja tujuan terkemuka dan tertinggal secara terpisah.
Jejak Audit untuk Kartu Skor Strategi
Dalam standar ISO 9001, kebutuhan untuk memelihara bukti dokumenter atas tujuan, pengukuran, dan tindakan korektif ditekankan berkali-kali, seperti, misalnya, pada bagian 6.2.1 atau 9.1.1.
Dalam kasus perencanaan strategis, informasi kontekstual serupa sangat penting untuk diskusi strategi yang tepat, pelaksanaan, dan akuntabilitas secara umum.
Perangkat lunak BSC Designer menyediakan informasi kontekstual yang diperlukan melalui fungsi Riwayat Perubahan dan Jejak Audit.
Mekanisme Peningkatan Diri
Skor kualitas bawaan membantu pengguna BSC Designer untuk membuat kartu skor KPI dengan mengikuti praktik terbaik perencanaan strategis yang selaras dengan persyaratan standar ISO.
Klik pada indikator skor kualitas untuk mendapatkan rekomendasi peningkatan yang terperinci.
Slide Presentasi
Untuk menerapkan pengukuran ISO 9001 dalam praktik, tinjau bagaimana perangkat lunak manajemen kualitas membantu melacak indikator, tindakan, dan bukti audit.
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.