Waktu ketidakpastian dan resesi keuangan mengharuskan pengurangan biaya. Mari kita bahas bagaimana melakukannya dengan cara yang teratur untuk meminimalkan dampak negatif pada organisasi.
Kita hidup di periode ketidakpastian – perubahan yang mengganggu dan peristiwa yang tidak dapat diprediksi membuat organisasi harus mengencangkan ikat pinggang dan fokus pada pengurangan biaya. Cara termudah untuk melakukan ini adalah dengan mendefinisikan target penghematan biaya dan menurunkannya ke tingkat yang lebih rendah…
Di sini kita memiliki pertanyaan bagus untuk memulai diskusi:
Haruskah kita menurunkan target penghematan biaya keseluruhan ke tingkat fungsional organisasi?
Unit fungsional organisasi bersifat unik:
- Kontribusi mereka terhadap penciptaan nilai adalah unik
- Respon mereka terhadap ketidakpastian harus disesuaikan
- Mereka menghadapi risiko yang berbeda
Gagasan untuk secara proporsional menurunkan target pengurangan keseluruhan ke unit fungsional tidak masuk akal…
Pendekatan yang lebih baik adalah memulai dengan penggerak biaya spesifik dan:
- Bergerak dari bawah ke atas (Langkah 2) untuk menyelaraskan kontribusi dari sub-tujuan ke target penghematan biaya keseluruhan
- Bergerak dari atas ke bawah (Langkah 3) untuk menambahkan detail yang diperlukan untuk pelaksanaan yang sukses
- Belajar dan menerapkan temuan sepanjang jalan (Langkah 4)
Itulah proses pengurangan biaya oleh BSC Designer yang akan kita bahas di bawah ini. Ini mencakup empat langkah:
- Langkah 1. Analisis ketidakpastian
- Langkah 2. Analisis komprehensif atas pengeluaran: penggerak biaya, risiko, mekanisme umum, nilai bagi pemangku kepentingan
- Langkah 3. Pelaksanaan: kesiapan, prioritas, melacak kemajuan
- Langkah 4. Menyesuaikan strategi terhadap ketidakpastian di luar pemotongan biaya
Langkah 1. Analisis Ketidakpastian
Kami tidak memulai penghematan biaya dengan analisis pengeluaran. Sebaliknya, kami akan menginvestasikan sedikit waktu untuk memahami ketidakpastian yang kita hadapi saat ini. Analisis ini akan membantu untuk lebih memahami sifat dampak yang diharapkan dan merumuskan target pengurangan biaya secara keseluruhan.
Langkah 1.1 Analisis Dampak Ketidakpastian
Pertanyaan kunci dari langkah ini:
Apa dampak yang diharapkan dari ketidakpastian/krisis/resesi terhadap organisasi?
Sebagai contoh:
- Peningkatan biaya operasional
- Tantangan dalam merekrut/menjaga talenta
- Peningkatan biaya bahan baku
- Peningkatan biaya logistik
- Peningkatan suku bunga
- Penurunan penjualan
Kartu Skor Pengurangan Biaya.Jika Anda melakukan latihan perencanaan skenario, Anda sudah memiliki beberapa jawaban untuk pertanyaan ini, termasuk indikator tanda awal dan draf rencana respons. Jika tidak, gunakan analisis PESTEL untuk lebih memahami lingkungan eksternal saat ini.
Template Analisis PESTEL. Langkah 1.2 Hitung Target Pengurangan Biaya Keseluruhan
Tidak cukup hanya menyebutkan fungsi organisasi yang terpengaruh — cobalah untuk mengukur dampak yang diharapkan berdasarkan beberapa analogi historis atau data yang akan datang.
Sebagai contoh, perkiraan kasar dampak pandemi Covid-19 dimungkinkan dengan analisis pandemi lainnya.
Di awal pandemi, kami dapat memperkirakan bahwa:
- Fungsi yang terkait dengan interaksi tatap muka dengan klien dapat terpengaruh oleh pengurangan 60% dalam jangka pendek dan pengurangan 20% dalam jangka panjang, dengan penurunan penjualan yang diharapkan masing-masing 35% dan 15%.
Setelah lockdown pertama, kami perlu menyesuaikan perkiraan ini ke persentase yang lebih tinggi.
Hasil dari langkah ini adalah tujuan dengan target pengurangan biaya tertentu.
Sebagai contoh, untuk menangani penurunan penjualan 35%, sebuah perusahaan harus mengurangi biaya operasional sebesar 20% dalam satu periode kuartal.
Untuk mengatur indikator ini, kami memiliki dua opsi:
- Opsi 1: Lacak biaya yang dihemat. Dalam kasus ini, dasar=0 dan target adalah pengurangan biaya yang diperlukan untuk merespons ketidakpastian; indikator harus diatur untuk maksimalisasi, atau
- Opsi 2: Lacak pengurangan biaya. Dalam kasus ini, dasar adalah total biaya saat ini, dan target adalah tingkat biaya yang diinginkan, indikator harus diatur untuk minimalisasi.
Dalam contoh kartu skor saya, saya menggunakan opsi 2 dan membuat indikator Pengurangan biaya yang direncanakan dalam perspektif Keuangan.
Kartu Skor Pengurangan Biaya.Langkah 2. Analisis Biaya
Persiapkan peta biaya. Ini bisa berupa dokumen anggaran yang terperinci atau peta strategi/proses dengan aliran keuangan yang diselaraskan dengan item (seperti yang kita miliki pada contoh layanan pelanggan).
Jika Anda memiliki kartu skor strategi Anda di BSC Designer, beralihlah ke tampilan “Anggaran” pada tab KPI untuk menampilkan semua anggaran berdasarkan inisiatif, serta total anggaran yang direncanakan dan digunakan.
Kartu Skor Pengurangan Biaya.Langkah 2.1 Peta Penggerak Biaya
Di mana sebaiknya upaya pengurangan biaya difokuskan? Beberapa kandidat yang baik untuk pengurangan biaya adalah:
- Kompleksitas buruk. Biaya yang terkait dengan produk kompleks yang sulit dipelihara, proses administratif yang memperlambat pengambilan keputusan.
- Model bisnis lama dengan fungsi yang ketinggalan zaman atau duplikat.
- Sistem IT yang ketinggalan zaman rentan terhadap risiko keamanan siber dan tidak selaras dengan persyaratan baru.
- Kegiatan bernilai rendah seperti transformasi digital yang tidak selaras dengan nilai pemangku kepentingan.
Contoh:
Dalam kartu skor pengurangan biaya, saya telah merumuskan dua sub-tujuan ini:
- “Menyederhanakan produk untuk mengurangi biaya dan kompleksitas” untuk tujuan “Pengembangan produk”
- “Mengurangi biaya iklan online” untuk tujuan “Pemasaran produk”
Kartu Skor Pengurangan Biaya.Langkah 2.2 Peta Risiko yang Relevan
Kami membahas peluang pengurangan biaya dan dampak positifnya terhadap kesehatan keuangan. Bagaimana dengan kemungkinan dampak negatif – apa risiko yang diharapkan dari pengurangan biaya? Pikirkan tentang:
- Dampak langsung dari pengurangan biaya pada kualitas, keamanan siber, talenta, rantai pasokan, dll. Misalnya, mengurangi anggaran pengadaan dapat mengakibatkan penurunan kualitas bahan baku, kualitas produk akhir, dan pada akhirnya akan berdampak pada kepuasan pelanggan.
- Dampak tidak langsung – perubahan perilaku apa yang akan dipicu? Misalnya, mengurangi anggaran untuk inovasi akan mengakibatkan lebih sedikit ide dari tim (mengapa menyarankan sesuatu ketika tidak ada anggaran?), yang pada akhirnya dapat mengakibatkan kehilangan posisi pasar ke pesaing.
Di antara dampak tidak langsung, perhatikan:
- Pencegahan biaya yang selaras dengan biaya. Biaya langganan untuk perangkat lunak khusus adalah biaya, tetapi alternatifnya memerlukan biaya tenaga kerja yang berlebihan.
- Reaksi pesaing. Gunakan kerangka kerja Lima kekuatan untuk analisis formal.
Contoh:
- Risiko: Dengan mengurangi kompleksitas produk, kita mungkin menghilangkan fungsi yang digunakan oleh beberapa klien.
- Mitigasi risiko: Jelaskan cara menyelesaikan tugas yang diperlukan menggunakan fungsi yang berbeda; latih agen dukungan; siapkan video_tutorial.
Cost Reduction Scorecard.Pengguna BSC Designer dapat memvisualisasikan risiko aktif pada dasbor:
Cost Reduction Scorecard.Langkah 2.3 Kuantifikasi Nilai untuk Pemangku Kepentingan
Biaya adalah anggaran yang diinvestasikan untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan tertentu.
- Siapa pemangku kepentingan tersebut?
- Apa kebutuhan mereka? Nilai apa yang seharusnya diciptakan untuk mereka?
- Nilai apa yang sebenarnya diciptakan?
- Bagaimana cara mengkuantifikasi nilai ini? Di sini, Anda akan menemukan contoh spesifik dari dekomposisi berbasis nilai.
Sebagai contoh, pemangku kepentingan utama dari iklan online adalah tim penjualan. Kita dapat mengkuantifikasi nilai bagi mereka dengan indikator “Metrik nilai: pengunjung menjadi prospek”.
Cost Reduction Scorecard.Kami mengkuantifikasi nilai untuk memiliki indikator yang baik apakah kami bergerak ke arah yang benar dengan pengurangan biaya.
Contoh:
- Anggaran yang dikurangi untuk optimasi mesin pencari (metrik biaya)
- Diharapkan: fluktuasi kecil dalam jumlah kunjungan situs web dan prospek
- Kenyataan: kehilangan posisi mesin pencari dalam 4 bulan; jumlah prospek (metrik nilai) menurun secara signifikan.
- Kesimpulan: tinjau inisiatif penghematan biaya untuk melindungi aktivitas penciptaan nilai
Langkah 2.4 Memahami Mekanisme Biaya
Kami tertarik untuk memahami tingkat kemungkinan pengurangan biaya, serta memahami mekanisme umum terkait biaya.
Ajukan pertanyaan seperti:
- Apa faktor keberhasilan dari pengurangan tersebut?
- Apakah ekonomi skala berfungsi? Apakah ini biaya sekali atau berulang?
- Rasio apa yang terlibat?
Mari kita ambil ide penghematan biaya ini sebagai contoh: “Mengunjungi pelanggan baru secara langsung adalah biaya yang signifikan.”
- Analisis: Lihat rasio kunjungan ke prospek berkualitas berdasarkan jenis pelanggan dan pertimbangkan LTV.
- Kesimpulan: Pengurangan biaya masuk akal hanya untuk jenis pelanggan tertentu.
Kami merumuskan indikator biaya sebagai:
- Pengeluaran terkait dengan klien yang konversinya lebih buruk
Indikator ini dioptimalkan untuk minimalisasi:
Kartu Skor Pengurangan Biaya.Dengan kata lain, kami meningkatkan kemajuan/kinerja dengan menurunkan nilai saat ini. Ketika kami mencapai target, kemajuan akan mencapai 100%.
Kemungkinan besar, target untuk indikator ini tidak akan tercapai segera, jadi kami dapat memperkenalkan beberapa tolok ukur untuk periode waktu yang berbeda.
Kartu Skor Pengurangan Biaya.Target pengurangan ini mempertimbangkan:
- Analisis biaya,
- Perkiraan dampak pada penciptaan nilai,
- Risiko yang mungkin terjadi,
dan menetapkan ambang penghematan biaya yang dapat dicapai tanpa mempengaruhi fungsi kritis.
Strategi Pengurangan Biaya dan AI
Pertimbangkan menggunakan AI generatif untuk Strategi Pengurangan Biaya.
Dalam BSC Designer:- Tambahkan 'Strategi Pengurangan Biaya' ke akun Anda (melalui Baru > Kartu Skor Baru > Lebih banyak templat).
- Buka templat, beralih ke tab 'AI', dan susun pertanyaan Anda.
Langkah 3. Implementasi Penghematan Biaya
Sekarang kita siap untuk mendiskusikan inisiatif penghematan biaya.
Langkah 3.1 Kesiapan untuk Implementasi
Untuk merumuskan inisiatif pengurangan biaya, ajukan pertanyaan-pertanyaan ini:
- Apakah langkah-langkah implementasi spesifiknya?
- Sistem/infrastruktur bisnis apa yang perlu kita sesuaikan?
- Perubahan perilaku/keterampilan apa yang perlu kita implementasikan?
Sebagai contoh:
- Jika kita berbicara tentang pengurangan biaya pemasaran online, maka faktor keberhasilan dari inisiatif ini adalah beberapa sistem pelacakan yang membantu mengidentifikasi sumber prospek berkualitas.
Kartu Skor Pengurangan Biaya.Langkah 3.2 Prioritaskan Inisiatif Pengurangan Biaya
Dengan analisis biaya, kita dapat mengikuti prinsip-prinsip ini:
- Meminimalkan anggaran/biaya untuk aktivitas bernilai rendah
- Melindungi aktivitas bernilai tinggi
Model prioritas juga akan melibatkan kekuatan politik dari pemangku kepentingan, risiko yang diharapkan, dan kesulitan pelaksanaan.
Dalam BSC Designer, gunakan fungsi beban untuk menunjukkan pentingnya relatif dari tujuan tertentu atau inisiatif pengurangan biayanya.
- Ini mungkin terdengar kontradiktif: mengapa kita perlu menentukan beban/prioritas ketika biaya itu sendiri adalah prioritas (biaya lebih tinggi = prioritas lebih tinggi)?
Biaya hanya menunjukkan proyeksi anggaran, sementara prioritas/beban mungkin mencakup proyeksi lain, seperti nilai yang diciptakan untuk pemangku kepentingan, kesulitan untuk dilaksanakan, keselarasan dengan tujuan lain.
Dalam contoh kami, saya telah menetapkan beban 80% untuk pengembangan produk dan 20% dari beban untuk pemasaran produk:
Kartu Skor Pengurangan Biaya.Program ini akan menggunakan beban ini untuk menghitung kinerja perspektif internal. Dalam hal ini, pengurangan biaya dari pengembangan produk akan memiliki dampak yang lebih besar pada kemajuan total dibandingkan dengan pengurangan biaya yang sama dari pemasaran produk.
Langkah 3.3 Pantau Pengurangan Biaya: Pengurangan Biaya yang Direncanakan vs. Pengurangan Aktual
Pada awalnya, kami membuat indikator yang disebut Pengurangan biaya yang direncanakan. Mari kita buat satu lagi yang disebut Pengurangan biaya aktual.
Kita perlu mengonfigurasi nilainya untuk dihitung sebagai jumlah dari nilai-nilai di dalamnya:
Cost Reduction Scorecard.Sekarang kita dapat menghubungkan indikator penghematan biaya ke indikator tersebut dengan menyalin dan menempelkannya serta memilih opsi “Tautkan”:
Cost Reduction Scorecard.Kolom Nilai indikator Biaya aktual akan menunjukkan tingkat pengurangan biaya saat ini yang dicapai untuk periode yang dipilih.
Kolom kemajuan akan menjadi indikasi dari penghematan biaya yang dicapai pada skala dari 0% hingga 100%, di mana:
- 0% adalah belum ada pengurangan biaya yang dicapai, dan
- 100% adalah semua indikator mencapai target pengurangan biaya yang ditetapkan
Visualisasikan kedua indikator pada diagram perbandingan untuk mewakili penghematan biaya yang diharapkan versus penghematan biaya aktual; kita juga dapat memvisualisasikan inisiatif penghematan biaya pada diagram Gantt:
Cost Reduction Scorecard.Langkah 4. Menyesuaikan Strategi dengan Ketidakpastian Melampaui Optimalisasi Biaya
Pemangkasan biaya adalah solusi cepat untuk menghadapi tantangan ketidakpastian. Setelah situasi tenang, tim Anda perlu meninjau kembali strategi yang ada dengan data yang lebih akurat untuk menemukan solusi permanen.
Pertanyaan untuk diskusi adalah:
- Pelajaran apa yang kita dapatkan setelah menerapkan inisiatif pengurangan biaya?
- Apa yang kita pelajari tentang biaya dan penciptaan nilai bagi para pemangku kepentingan?
- Faktor ketidakpastian baru apa yang ditemukan?
- Bagaimana kita dapat menyesuaikan strategi dengan ketidakpastian?
- Seberapa siap kita menghadapi tantangan di masa depan (lihat perencanaan skenario)?
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.