Pelajari cara melacak dan meningkatkan efektivitas manajemen proyek dengan KPI. Gunakan metrik kinerja untuk menunjukkan nilai proyek kepada para pemangku kepentingan.
- “Proyek” dan “Inisiatif” – apa perbedaannya?
- Manajemen proyek: mengapa mengukur, dan siapa pemangku kepentingan?
- KPI untuk manajemen proyek: Lingkup, Biaya, Waktu, Risiko, Kualitas, Sumber Daya
Proyek vs. Inisiatif: Posisi Proyek dalam Perencanaan Strategis
Apa peran proyek dalam perencanaan strategis? Sebelumnya, kita membahas tentang berbagai tingkat abstraksi dalam perencanaan strategis.
Kita mulai dari tingkat tertinggi (misi, visi, nilai inti), berlanjut ke tingkat prioritas strategis, tujuan bisnis, metrik kinerja, dan akhirnya, ke tingkat tindakan (Tingkat 5 pada diagram).
Dalam perencanaan strategis, item yang dapat dilakukan biasanya disebut “inisiatif.” Mengapa kita tidak menyebutnya “proyek?”
Apa perbedaan antara inisiatif dan proyek?
- Sebuah definisi dari inisiatif yang dapat kita temukan dalam kamus menekankan pada kebaruan atau kesulitan dari aktivitas tersebut.
- Sebaliknya, istilah proyek dijelaskan sebagai sebuah metode yang direncanakan sebelumnya atau beberapa pekerjaan terencana dengan tenggat waktu.
Saya suka menggunakan perjalanan sebagai analogi untuk menjelaskan perbedaannya:
- Ketika sebuah keluarga merencanakan perjalanan mobil pertama mereka dari Paris ke Barcelona, itu terdengar seperti sebuah inisiatif. Nuansa jalan tidak begitu dikenal, biaya jalan tol diperkirakan secara kasar, menemukan restoran yang baik di sepanjang jalan adalah masalah keberuntungan.
- Sekarang, bayangkan situasi yang berbeda, seorang pengemudi truk yang menempuh rute yang sama. Waktu, biaya jalan tol, biaya bahan bakar dan akomodasi dihitung dengan akurasi tinggi. Bagi pusat logistik yang bertanggung jawab atas truk ini, ini adalah sebuah proyek kecil.
Apa atribut dari sebuah proyek? Mari kita ambil segitiga manajemen proyek klasik:
- Anggaran
- Garis Waktu
- Cakupan
Bagaimana dengan sebuah inisiatif? Itu bisa memiliki atribut yang sama persis! Misalnya, berikut adalah dialog inisiatif dari perangkat lunak perencanaan strategis, kelihatannya sangat mirip dengan apa yang kita miliki dalam alat manajemen proyek.
Project Management KPIs. Dengan sebuah inisiatif, kita sedang menguji air. Dan untuk menguji air, kita membutuhkan anggaran dan waktu.
Apa yang dibutuhkan organisasi? Sebuah inisiatif atau proyek? Meskipun kita akan banyak berbicara tentang inisiatif dalam perencanaan strategis, inisiatif tersebut perlu dilaksanakan dengan cara tertentu. Di situlah kita akan membutuhkan proyek.
Kita membutuhkan keduanya – inisiatif dan proyek!
Dalam konteks otomatisasi perangkat lunak, ada perbedaan juga. Perangkat lunak manajemen proyek dilengkapi dengan diagram Gantt dan perencanaan sumber daya yang berat, sementara perangkat lunak pelaksanaan strategi berfokus pada peta strategi dan KPI.
Mengapa Mengukur Manajemen Proyek
Dalam sistem KPI, kami sepakat bahwa sebelum mengukur sesuatu, penting untuk memahami konteks pengukuran:
- Mengapa kita ingin mengukur manajemen proyek?
Berikut adalah beberapa alasan umum:
- Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas
- Untuk meningkatkan proses yang ada dan kinerjanya
- Untuk meningkatkan gaya manajemen, komunikasi, infrastruktur
- Untuk menunjukkan nilai proyek kepada para pemangku kepentingan
Semua jawaban ini cocok dengan ide analisis kesenjangan yang diterapkan pada manajemen proyek.
Para Pemangku Kepentingan Manajemen Proyek
Pertanyaan lain yang disarankan oleh sistem KPI untuk ditanyakan adalah:
- Siapa saja pemangku kepentingan dalam manajemen proyek?
Daftar pemangku kepentingan pasti akan mencakup:
- Manajer proyek
- Tim yang bekerja pada proyek
- Penyandang dana proyek
- Klien eksternal dan internal
- Regulator eksternal dan tim kepatuhan internal
- Tim jaminan kualitas
Daftar pemangku kepentingan akan membantu kita untuk fokus pada upaya pengukuran kinerja.
Beberapa pemangku kepentingan akan tertarik mengetahui KPI untuk mengukur keberhasilan proyek, sementara pemangku kepentingan lainnya akan tertarik mengukur keberhasilan manajemen proyek.
KPI untuk Manajemen Proyek
Sekarang, kita memiliki daftar pemangku kepentingan, dan kita tahu jawaban apa yang kita minati. Mari kita definisikan beberapa KPI (Indikator Kinerja Utama) untuk manajemen proyek.
Kita dapat mengelompokkan KPI berdasarkan salah satu model manajemen proyek:
- Model segitiga klasik: Lingkup, Biaya, Waktu -> Kualitas
Atau model yang berevolusi sesuai dengan standar PMBOK:
- Lingkup, Biaya, Waktu + Risiko, Kualitas, Sumber Daya
KPI Manajemen Proyek. Ruang Lingkup
Konsep ruang lingkup dalam manajemen proyek terutama berfokus pada persyaratan untuk produk masa depan sesuai dengan kebutuhan para pemangku kepentingan.
Salah satu kriteria terpenting dari persyaratan adalah:
- Ketidakambiguan persyaratan, %
Bagaimana mengukur ketidakambiguan?
Kita bisa meminta beberapa ahli untuk membaca persyaratan dan menghitung pernyataan yang dianggap ambigu. Pendekatan yang kurang formal namun tetap efektif adalah mengukur KPI ini dengan:
KPI Manajemen Proyek. Keselarasan Strategi / Proyek
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam konteks persyaratan adalah keberadaan keselarasan antara strategi organisasi dan proyek-proyeknya.
- Jika kita bekerja dengan proyek internal, maka memiliki peta strategi yang baik adalah cara yang sangat baik untuk menjelaskan konteks bisnis (batasan dan prioritas) dari proyek kepada tim.
Mengapa konteks bisnis penting? Untuk menjawab pertanyaan ini, pikirkan perbedaan antara:
- Melakukan sesuatu dengan benar, dan
- Melakukan hal yang benar
“Melakukan sesuatu dengan benar” adalah apa yang menjadi inti dari manajemen proyek. Manajer terbaik dapat membuat seluruh proyek menjadi sangat efisien, tetapi apakah itu akan menggerakkan organisasi menuju tujuan yang diinginkan?
KPI, dalam hal ini, dapat dirumuskan sebagai:
- Keselarasan strategi/proyek, %
Cara terbaik untuk mencapai keselarasan ini adalah dengan memulai dari strategi dan membangun inisiatif serta proyek baru di sekitar tujuannya.
Biaya
Metrik untuk biaya biasanya mudah ditemukan. KPI klasik dalam kasus ini adalah:
- Anggaran yang direncanakan
- Anggaran aktual
- Varian anggaran – perbedaan antara anggaran yang direncanakan dan aktual
Jika Anda menggunakan BSC Designer untuk perencanaan strategis, Anda akan menemukan properti ini untuk inisiatif, serta dalam pohon KPI:
KPI Manajemen Proyek. Derivatif finansial dari manajemen proyek yang sukses:
- Penghematan biaya
- Pencegahan biaya
- ROI – Pengembalian Investasi
- Setara dolar dari nilai yang diciptakan (nilai yang diperoleh) – estimasi nilai yang diciptakan oleh proyek
Nilai yang Diperoleh
Nilai yang disebutkan Nilai yang Diperoleh dapat dihitung sebagai:
- Nilai yang Diperoleh (EV) = Total_Anggaran * Kemajuan, %
Metrik lain membandingkan nilai yang diperoleh dengan anggaran aktual yang digunakan:
- Varians Biaya (CV) = Nilai_Yang_Diperoleh – Anggaran_Aktual
Nilai negatif dari CV mungkin merupakan indikasi situasi melebihi anggaran. BSC Designer akan menghitung Nilai yang Diperoleh dan Varians Biaya jika inisiatif memiliki indikator kemajuan yang ditugaskan dan total anggaran ditentukan.
Waktu
Metrik klasik untuk manajemen proyek adalah:
- Waktu siklus
- Varians jadwal, % (jam yang direncanakan vs. jam aktual)
- Penyelesaian tepat waktu, %
- Tonggak yang terlewat, %
Meskipun metrik ini mudah dihitung menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, kita perlu berhati-hati dalam menafsirkan hasilnya.
KPI Manajemen Proyek. Lakukan Analisis Akar Penyebab
Apakah tenggat waktu terlewat karena manajemen yang buruk, atau karena persyaratan berubah secara tak terduga, atau lingkup proyek perlu direvisi karena beberapa masukan baru?
Ketahui Tolok Ukur Anda
Apa artinya bahwa tim Anda melewatkan 15% dari pencapaian bulan ini? Apakah itu sesuatu yang khas bagi mereka?
Bagaimana tingkat ini dibandingkan dengan bulan sebelumnya atau dengan tim lain? Data masuk akal hanya dalam konteks tertentu, jadi pastikan untuk memahami konteks ini sebelum membuat kesimpulan.
Perilaku Apa yang Dipicu oleh KPI?
Pikirkan dua kali sebelum menghubungkan KPI manajemen proyek dengan perhitungan penghargaan. Penyelesaian tepat waktu 100% terdengar bagus di atas kertas, tetapi seharusnya tidak ada pengorbanan terhadap kualitas pengiriman akhir. KPI yang buruk adalah yang membuat tim Anda berpikir tentang bagaimana memanipulasi sistem daripada membuat produk lebih baik.
Risiko
Sebelumnya, kami membahas konsep risiko dan Indikator Risiko Utama. Salah satu ide yang diartikulasikan dalam artikel tersebut adalah bahwa KRI (Indikator Risiko Utama) tidak jauh berbeda dari KPI (Indikator Kinerja Utama).
Sebagai contoh, jika kita ingin mengurangi risiko memiliki persyaratan yang ambigu, kita akan melacak KPI (atau KRI, jika Anda mau) Ketidakambiguan persyaratan, % .
Dengan kata lain, setiap risiko dengan rencana mitigasi risiko dapat dilacak oleh KPI.
Ide penting lainnya adalah bahwa manajemen risiko itu sendiri dapat dilacak dengan KPI:
- Jumlah risiko yang teridentifikasi
- % dari risiko yang teridentifikasi dengan rencana mitigasi
- Jumlah risiko yang terjadi tanpa rencana mitigasi
- Risiko berulang, %
- Biaya manajemen risiko, $
KPI Manajemen Proyek. Kualitas
Bagaimana kita dapat memperkirakan kualitas manajemen proyek? Itu tergantung pada aspek kualitas apa yang kita minati. Seperti yang dibahas dalam artikel KPI Kualitas, kualitas dipersepsikan secara berbeda oleh pemangku kepentingan yang berbeda.
Kualitas Kepemimpinan
Kita dapat memulai dengan:
- Kualitas manajemen (lihat beberapa ide tentang cara mengukurnya)
- Kualitas kepemimpinan
- Kualitas komunikasi, % (lihat artikel kompleksitas untuk beberapa ide)
Kualitas Hasil
Kemudian kita dapat melihat kualitas hasil yang dihasilkan:
- % pekerjaan ulang, atau
- Jumlah pengembalian
Persentase pekerjaan ulang yang tinggi mungkin menunjukkan masalah dengan persyaratan proyek, estimasi awal yang tidak tepat, atau perencanaan yang tidak memadai.
Metrik kualitas yang lebih umum meliputi:
- Kepuasan pelanggan internal, %
- Kepuasan pelanggan eksternal, %
Konsep kualitas mencakup kualitas artefak internal yang dibuat sebagai hasil dari proyek. Sebagai contoh, jika Anda memerlukan desainer grafis untuk proyek Anda, maka materi akhir perlu disampaikan sesuai dengan standar internal tertentu, menggunakan templat spesifik dan praktik terbaik. KPI, dalam hal ini, adalah:
- Kepatuhan terhadap standar internal, %
Turunan Kualitas
Bagaimana dengan inovasi?
Efek samping yang baik dari manajemen proyek yang terorganisir dengan baik dapat berupa ide-ide untuk jalur inovasi. Indikator yang perlu dilacak adalah:
- Jumlah ide inovasi yang memenuhi syarat yang dihasilkan
Saat melihat aspek kualitas dari suatu proyek, kita juga harus mempertimbangkan aspek keberlanjutan.
Tidak hanya keberlanjutan lingkungan klasik tetapi juga pilar sosial dan ekonomi. Periksa kartu skor keberlanjutan untuk beberapa KPI spesifik seperti:
- % bahan daur ulang yang digunakan
- Keamanan tempat kerja, %
Sumber Daya
Dalam konteks manajemen proyek, KPI awal untuk sumber daya adalah:
- Waktu produktif atau Waktu yang dihabiskan pada aktivitas yang dapat ditagih, %
- Sumber daya yang direncanakan vs. sumber daya yang digunakan
Pada dasarnya, kami ingin mengetahui apakah tim Anda menghabiskan lebih banyak waktu pada pertemuan internal atau pada pekerjaan mereka.
Jika proyek Anda melibatkan pengadaan yang kompleks, logistik, dan mengelola hubungan dengan beberapa vendor, maka lihatlah kartu skor pengadaan untuk lebih banyak KPI.
Manajemen Talenta
Akhirnya, “modal” utama Anda adalah tim Anda:
- Mulailah dengan metrik pergantian karyawan dasar. Ambil lebih banyak ide dari Kartu Skor SDM.
- Gunakan metrik jam pelatihan dan pendampingan dasar. Jika Anda serius mengembangkan keterampilan tim Anda, bangun kartu skor pelatihan yang komprehensif menggunakan model Kirkpatrick.
Kata Akhir
Setelah beberapa menit mencari di Internet, Anda dapat memiliki daftar panjang KPI untuk manajemen proyek.
Merupakan ide yang baik untuk menyebutkan beberapa praktik terbaik tentang membuat daftar pendek KPI tersebut:
- Mulai dengan konteks bisnis, sebuah peta strategi yang baik akan sangat membantu
- Definisikan KPI dengan benar – lihat templat dalam artikel ini
- Pahami perbedaan antara indikator terkemuka dan tertinggal serta perbedaan antara faktor keberhasilan dan kriteria keberhasilan
- Jaga daftar tetap pendek – sepasang indikator terkemuka dan tertinggal untuk setiap tujuan akan bekerja jauh lebih baik daripada daftar lebih dari 100 metrik
Gunakan Template Project Management KPIs
BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:
- Daftar untuk rencana gratis di platform.
- Gunakan template
Project Management KPIs sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya. - Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.
Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.