KPI Pengadaan dan Kartu Skor Berimbang

KPI pengadaan apa yang harus dipantau oleh dewan direksi? Metrik apa yang harus ada di dasbor departemen pengadaan untuk mengukur dan meningkatkan kinerja mereka?

Proses Pengadaan, Pemangku Kepentingan, dan Tujuan

Pengadaan telah menjadi bagian penting dari setiap organisasi. Tidak hanya memastikan akuisisi dengan harga dan kualitas yang wajar, tetapi juga mendukung manajemen risiko dan kepatuhan.

Dalam artikel ini, kami membahas berbagai Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk pengadaan. Jika Anda lebih suka, Anda dapat langsung beralih ke bagian KPI pengadaan, tetapi saya akan menyarankan untuk meluangkan beberapa menit memikirkan konteks untuk KPI tersebut.

Para Pemangku Kepentingan Pengadaan

Mari kita mulai analisis konteks untuk KPI pengadaan dengan pemangku kepentingan yang terlibat. Di sisi organisasi, mereka adalah:

• Tim pengadaan yang dipimpin oleh CPO (Chief Procurement Officer). Mereka tertarik untuk menjaga proses pengadaan yang efektif, mendapatkan pelatihan yang sesuai, dan mencapai target kinerja yang diharapkan.
• Pelanggan internal. Pelanggan internal pengadaan tertarik pada akses tepat waktu ke bahan yang diperlukan yang sesuai dengan harapan kualitas mereka.
• Dewan direksi. Tertarik dalam meningkatkan kinerja departemen pengadaan secara umum atau, lebih spesifik, dalam mengendalikan ROI. Kepatuhan hukum juga termasuk dalam topik yang menarik bagi mereka.

Staf pengadaan mengelola hubungan dengan pemasok. Dalam beberapa kasus, rantai pasokan berada di bawah kendali regulator eksternal. Oleh karena itu, kita perlu menambahkan dua pemangku kepentingan lagi:

• Pemasok. Tertarik pada hubungan win-win yang efektif.
• Regulator. Tertarik pada kepatuhan hukum.

Semua pemangku kepentingan ini memiliki sudut pandang yang berbeda tentang bagaimana pengadaan yang efektif seharusnya. Oleh karena itu, ide-ide tersebut dapat diukur dan dinilai dengan indikator kinerja yang berbeda.

Proses Pengadaan

Mari kita melihat pengadaan dari sudut pandang tim pengadaan. Apa proses pengadaan yang umum? Itu bergantung pada organisasi. Biasanya, kita membahas lima langkah berikut:

1. Analisis kebutuhan
2. Analisis pasar
3. Identifikasi dan komunikasi pemasok
4. Negosiasi dan kontrak
5. Manajemen kinerja (logistik dan manajemen kualitas)

Jika tantangan utama Anda adalah efisiensi operasional pengadaan, maka merupakan ide yang baik untuk menetapkan KPI di sekitar langkah-langkah proses ini.

Dasbor untuk kartu skor pengadaan mencakup grafik kemajuan untuk indikator tertentu, grafik Gantt untuk inisiatif strategis, daftar risiko, serta daftar inisiatif beserta status dan anggarannya. Sumber: Kartu Skor untuk Pengadaan.

Lima “Tepat” dalam Pengadaan

Perspektif populer lainnya untuk melihat pengadaan diajukan oleh Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS). Perspektif ini disebut Lima “Tepat.” “Tepat” tersebut memberikan 5 titik kendali spesifik:

• Tepat Kualitas
• Tepat Kuantitas
• Tepat Harga
• Tepat Tempat
• Pada Waktu yang Tepat

Kita dapat menggunakan lima atribut pengadaan ini untuk membangun indeks kepatuhan di bawah ini.

Tantangan Pengadaan

Akhirnya, kita dapat melihat pengadaan dari sudut pandang manajemen (dewan direksi dan CPO). Apa yang seharusnya menjadi fokus strategi pengadaan? Apa tantangan utama yang harus menjadi fokus departemen pengadaan?

Mari kita daftar tujuan/tantangan yang paling penting:

• Kelola akuisisi perusahaan
• Optimalkan biaya, kualitas, dan ketepatan waktu
• Kelola hubungan dengan pemasok
• Kelola risiko, misalnya dengan membangun profil pemasok yang beragam (lihat kasus coronavirus sebagai contoh).
• Prediksi pengeluaran, identifikasi anomali, dan buat laporan

Menurut laporan Deloitte, pengadaan juga berperan aktif dalam:

• Pengembangan produk/pasar baru
• Mendukung keputusan “buat vs. beli”

Praktik yang baik adalah membangun kartu skor pengadaan berdasarkan tujuan-tujuan ini, alih-alih sekadar menyalin daftar KPI yang panjang.

Kartu Skor Pengadaan

Sekarang, mari kita susun tujuan, proses, dan pemangku kepentingan yang dibahas di atas untuk membangun kartu skor strategi untuk pengadaan. Untuk tujuan ini, kita akan mengikuti model empat perspektif dari Kartu Skor Berimbang klasik:

• Perspektif Keuangan
• Perspektif Pelanggan
• Perspektif Proses Bisnis Internal
• Perspektif Keterampilan dan arsitektur

Saya akan menggunakan perangkat lunak BSC Designer untuk mengotomatiskan kartu skor ini. Pengguna BSC Designer akan menemukan templat pengadaan tersedia di akun mereka. Jika Anda belum menjadi pengguna, Anda dapat mendaftar dengan paket gratis.

Pernyataan misi untuk kasus ini dapat dirumuskan sebagai: “Memastikan pengadaan yang efektif yang selaras dengan strategi organisasi.”

Peta strategi menjelaskan gambaran besar strategi pengadaan. Penggerak strategi (Perspektif Internal) didukung oleh tujuan dari perspektif Pembelajaran. Hasil yang diharapkan dari strategi pengadaan yang efektif diuraikan dalam perspektif Pelanggan dan Keuangan. Sumber: Kartu Skor untuk Pengadaan.

Metrik Keuangan untuk Pengadaan

Tujuan keuangan tingkat atas dari departemen pengadaan dapat dirumuskan sebagai:

•  Pastikan penghematan biaya dan penghindaran biaya

Metrik keuangan utama untuk pengadaan adalah:

• Penghematan biaya, % diukur sebagai penghematan dalam pengurangan biaya sebagai persentase dari total pengeluaran. Menurut laporan oleh Ardent¹, tolok ukur rata-rata untuk penghematan biaya adalah sekitar 7,5%.
• Penghindaran biaya, % serupa dengan penghematan biaya, penghindaran biaya merujuk pada penghematan biaya di masa depan.

Hasil keuangan yang diharapkan dari strategi pengadaan dirumuskan sebagai tujuan umum 'Pastikan penghematan biaya dan penghindaran biaya'. Tujuan ini dijelaskan lebih lanjut oleh tiga indikator tertinggal (warna abu-abu)- 'Penghematan biaya', 'Penghindaran biaya', 'ROI'. Ada sejumlah indikator terkemuka (warna hijau) yang menjelaskan bagaimana penghematan biaya ini akan dicapai. Sumber: Kartu Skor untuk Pengadaan.

Biaya apa saja yang harus diperhitungkan? Menurut laporan Deloitte², metrik penghematan biaya yang paling populer adalah metrik penghematan biaya operasional (“penghematan OPEX”) yang digunakan oleh 74% responden survei. Disusul oleh metrik penghematan belanja modal (“penghematan CAPEX”) yang digunakan oleh 63% perusahaan.

Kita juga perlu mengetahui biaya untuk melaksanakan pengadaan. Biaya-biaya ini dibentuk oleh:

• Gaji staf, biaya pelatihan, dan sejenisnya
• Investasi infrastruktur dan teknologi

Untuk metriknya, kita dapat melihat dua metrik berikut:

• Total biaya untuk melaksanakan pengadaan 
• % biaya pengadaan dalam pengeluaran perusahaan. Menurut laporan Ardent, tolok ukur untuk metrik ini adalah di bawah 1%.

Kita telah membahas penghematan biaya dan bagian biaya pengadaan. Pertanyaan bagus lainnya adalah apakah perusahaan memanfaatkan departemen pengadaan secara efisien.

Untuk menjawab pertanyaan ini, kita dapat memantau:

• Pengeluaran yang dikelola oleh tim pengadaan, %. Persentase dari total pengeluaran perusahaan yang dikelola oleh tim pengadaan.

Tolok ukur untuk metrik ini akan bergantung pada industri Anda. Perkiraan rata-rata dari laporan Ardent adalah 63,2%.

ROI Pengadaan

ROI departemen pengadaan adalah salah satu indikator utama yang ingin dilihat oleh CPO/CEO dan dewan direksi pada dasbor tata kelola perusahaan.

Nilai indikator ROI dihitung menggunakan data dari dua indikator lainnya. Sumber: Kartu Skor untuk Pengadaan.

Titik awalnya adalah profitabilitas dasar pengadaan:

• ROI Pengadaan = (Penghematan Biaya / Total Biaya untuk Melaksanakan Pengadaan ) * 100%

Pendekatan yang lebih komprehensif adalah melihat melampaui hasil keuangan yang jelas. Kita dapat menemukan ekuivalen dolar dari manfaat yang diperoleh sebagai hasil dari:

• Inovasi yang dimungkinkan (idealnya, hal ini harus diselaraskan dengan metrik dari kartu skor inovasi)
• Transparansi kepatuhan
• Kecepatan dan kualitas pengadaan sumber

KPI untuk Pelanggan Internal

Departemen pengadaan berurusan dengan pemasok untuk memenuhi kebutuhan pelanggan internal.

Apa kebutuhan klien internal? Kita dapat merumuskannya dalam bentuk tujuan berikut:

• Komunikasi yang efektif dengan tim pengadaan

Bagaimana mengukur tujuan ini? Untuk mengukur pengadaan sebagaimana dilihat oleh pelanggan internal, kita dapat menggunakan metrik sederhana ini:

• Kepuasan pelanggan internal, %

Tujuan hasil dari strategi pengadaan dirumuskan sebagai 'Komunikasi yang efektif dengan tim pengadaan'. Untuk mencapai tujuan tersebut, dirumuskan sebuah inisiatif 'Lakukan analisis akar penyebab atas pembelian yang tidak terduga'. Pencapaian tujuan diukur dengan indikator tertinggal 'Kepuasan pelanggan internal%'. Sumber: Scorecard for Procurement.

Dari sudut pandang tim pengadaan, komunikasi yang efektif dapat diukur sebagai:

• Pembelian berbasis katalog atau pembelian sesuai kontrak 
• Pembelian darurat, % 

Pembelian di luar kontrak dan pembelian darurat mengindikasikan biaya yang lebih tinggi. Penting untuk menggunakan metrik ini guna memahami perbedaan biaya dan alasan terjadinya pembelian di luar kontrak.

Inisiatif di BSC Designer dapat mencakup rincian tambahan, seperti anggaran, linimasa, status, dokumen yang diselaraskan. Sumber: Scorecard for Procurement.

Kita dapat merumuskan gagasan ini sebagai sebuah Inisiatif:

• Lakukan analisis akar penyebab atas pembelian yang tidak terduga

Di antara alasan yang mungkin kita temukan:

• Komunikasi yang buruk dengan pelanggan internal
• Arsitektur TI yang usang
• Otomatisasi yang rendah

KPI untuk Proses Pengadaan

Bagaimana dengan proses bisnis di dalam departemen pengadaan?

Sasaran umum, dalam hal ini adalah:

• Kelola hubungan dengan pemasok

Sasaran ini dapat dikuantifikasi dengan metrik berikut:

• Nomor pemasok. Nomor yang tinggi mengakibatkan biaya manajerial yang tidak perlu, nomor pemasok yang rendah menyiratkan risiko ketergantungan.
• Waktu tunggu pengiriman. Total waktu untuk menyelesaikan pesanan. Hal ini dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi waktu yang dibutuhkan untuk mendiskusikan rincian, memproses pembayaran, memperoleh barang.
• Ketersediaan pemasok, %. Mirip dengan indikator waktu tunggu, tetapi dalam hal ketersediaan, kami berfokus pada kemampuan pemasok untuk menangani pesanan darurat.
• Kepuasan pemasok, %
• Indeks kepatuhan, %. Menunjukkan apakah pengiriman dari pemasok mematuhi ketentuan yang telah ditetapkan.

Kinerja indikator indeks ini dihitung secara otomatis, menggunakan kinerja tertimbang dari indikator di dalamnya. Sumber: Scorecard for Procurement.

Indikator “Indeks kepatuhan” dapat disajikan dengan metrik berikut (masing-masing dengan bobotnya sendiri):

• Pengiriman tepat waktu
• Kepatuhan harga
• Kepatuhan syarat dan ketentuan
• % pengembalian
• Nilai dolar pengembalian
• % cacat dan metrik kualitas lainnya

Perangkat lunak otomasi, seperti BSC Designer, akan menghitung nilai indeks kepatuhan secara otomatis menggunakan informasi tentang bobot dan kinerja metrik di dalam indeks. Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak khusus, perhitungan bobot dapat dengan mudah direplikasi dalam alat spreadsheet.

Tantangan umum lainnya dari departemen pengadaan adalah menemukan mitra pasokan yang andal. Mari kita rumuskan sasaran untuk Peta Strategi sebagai:

• Temukan pemasok terbaik sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Kartu Skor evaluasi sederhana dapat dibangun dari metrik ini:

• Efektivitas komunikasi. Dalam artikel lain, kami telah membahas cara menguantifikasi kualitas komunikasi.
• Linimasa pengiriman dan backlog pesanan – akan menunjukkan seberapa baik pemasok mengelola pesanan yang masuk.
• Harga. Salah satu opsi adalah membandingkan harga dari berbagai pemasok secara kuantitatif, atau Anda dapat berfokus pada daya saing harga, misalnya membandingkan harga secara kualitatif.
• Kualitas pasokan. Kualitas adalah konsep luas yang jauh melampaui “nomor cacat” yang jelas. Untuk menguantifikasi kualitas, saya menyarankan menggunakan Kartu Skor kualitas terpisah.

Dalam beberapa kasus, ada baiknya juga melihat persediaan dan ketersediaannya bagi pelanggan internal. Metrik kunci dalam hal ini adalah:

• Akurasi persediaan, % Dapat diukur sebagai ((Persediaan Menurut Catatan / Persediaan Fisik) * 100).

Jika organisasi Anda memerlukan persediaan yang besar, maka memiliki Kartu Skor gudang terpisah adalah ide yang baik.

Perspektif Pembelajaran dan Proses Bisnis Internal dari Peta strategi merupakan Penggerak strategi pengadaan. Setiap Tujuan dijelaskan oleh Indikator terkemuka (warna hijau) dan Indikator tertinggal (warna abu-abu) yang spesifik. Beberapa Tujuan ('Mempertahankan arsitektur pengadaan yang efektif') mencakup contoh rencana tindakan. Sumber: Kartu Skor untuk Pengadaan.

Metrik untuk Mengukur Keterampilan dan Infrastruktur

Domain bisnis pengadaan terlibat dalam banyak tren teknologi dan talenta. Pada bagian kartu skor strategi ini, kami berfokus pada tujuan pembelajaran dan pertumbuhan untuk departemen pengadaan.

Tujuan:

• Tingkatkan keterampilan tim pengadaan

Metrik (terkemuka):

• % anggaran yang dibelanjakan untuk pelatihan. Menurut laporan Deloitte, tolok ukur untuk metrik ini bervariasi dari kurang dari 1% hingga sekitar 4%.
• Keberagaman keterampilan, %. Metrik ini memastikan bahwa talenta pengadaan mengikuti program pelatihan yang komprehensif. Pelajari lebih lanjut tentang perumusan strategi keberagaman dan inklusi.

Metrik (tertinggal):

• % karyawan bersertifikat dalam pengadaan. % staf yang bersertifikat dalam pengadaan dari total jumlah staf pengadaan.

Metrik terkemuka “Keberagaman keterampilan, %” adalah indikator indeks yang dapat dihitung dengan metrik berikut:

• Pelatihan negosiasi dan manajemen konflik, jam
• Pelatihan kecerdasan emosional, jam
• Pelatihan big data, analitik prediktif, jam

Dalam templat kartu skor pengadaan, masing-masing metrik ini dapat memiliki bobot dan kinerja sendiri. Sebagai contoh, kita dapat menetapkan bobot 25% untuk “pelatihan kecerdasan emosional,” sementara “pelatihan analitik” akan memiliki bobot 15%. Dengan menggunakan data ini, perangkat lunak dapat menghitung indeks total keberagaman keterampilan. 

Indikator terkemuka 'Keberagaman keterampilan' adalah indeks berbobot yang dibentuk oleh tiga indikator lainnya. Masing-masing indikator di dalamnya memiliki bobotnya sendiri (faktor dampak pada indeks). Sumber: Scorecard for Procurement.

Jika pelatihan talenta pengadaan adalah fokus utama Anda, maka saya merekomendasikan untuk menyelaraskan kartu skor pengadaan dengan kartu skor pelatihan, yang menerapkan model empat tingkat.

Mari lanjutkan dengan tujuan pembelajaran lainnya. Tujuan berikut dapat dirumuskan sebagai:

• Pahami konteks pengadaan. Pengadaan yang efektif sangat bergantung pada pemahaman strategi perusahaan, lingkungan bisnis, persaingan, dan tren terkait pelanggan.

Inisiatif sederhana, dalam hal ini, adalah memberikan tim pengadaan akses ke hasil analisis PESTEL. Sebagai contoh, hal ini dapat disampaikan dalam bentuk pengarahan rutin.

Dialog Editor Nilai untuk indikator ini menunjukkan bahwa indikator tersebut dikonfigurasi untuk diperbarui setiap triwulan pada hari pertama triwulan. Sumber: Scorecard for Procurement.

Metrik:

• Pengarahan rutin non-pengadaan [interval pembaruan = triwulanan]

Untuk mengotomatiskan metrik ini, kita dapat menetapkan interval pembaruan untuk indikator ini. Sebagai contoh, interval tersebut dapat diatur menjadi “triwulanan.” Selain itu, kita dapat mengonfigurasi perangkat lunak untuk mengingatkan orang yang bertanggung jawab mengenai kebutuhan untuk melakukan pengarahan.

Akhirnya, CPO sebaiknya tidak hanya berfokus pada tantangan operasional, tetapi juga pada tujuan strategis. Salah satunya dapat dirumuskan sebagai:

• Pertahankan arsitektur pengadaan yang efektif

Inisiatif yang relevan, dalam hal ini, dapat berupa:

• Peningkatan dan otomatisasi untuk arsitektur yang ada
• Pelatihan kesadaran pemasok
• Pelatihan untuk pelanggan internal

Uji Coba Pelacakan dan Pelaporan KPI Pengadaan

Bagikan kartu skor pengadaan atau rencana strategis Anda yang sudah ada, dan kami akan membahas bagaimana CPO dan tim pengadaan Anda dapat beralih dari pelacakan KPI berbasis spreadsheet ke kartu skor departemen yang terhubung dengan metrik pelaporan pemasok, biaya, kepatuhan, dan dewan.

Diskusikan Uji Coba Pengadaan

Uji pendekatan ini pada satu area pengadaan atau kategori pemasok sebelum penerapan yang lebih luas.

Ringkasan

Dalam artikel ini, kami membahas beberapa KPI yang banyak digunakan untuk departemen pengadaan dan menggunakan beberapa tujuan yang umum untuk membangun contoh peta strategi.

• Temukan KPI yang disesuaikan. Walaupun Anda dapat memulai dengan KPI standar, metrik terbaik adalah yang disesuaikan untuk organisasi Anda. Bagaimana Anda menemukan metrik yang unggul untuk pengadaan? Mulailah dari pemangku kepentingan dan tantangan mereka. Anda dapat menemukan panduan yang lebih spesifik dalam Sistem KPI 12 Langkah kami.
• Gunakan kembali peta strategi. Templat kartu skor yang kami bahas dalam artikel ini adalah titik awal yang baik untuk strategi pengadaan Anda sendiri; silakan terapkan ide-ide dari artikel ini pada organisasi Anda dan bagikan temuan Anda di kolom komentar.

Untuk pandangan yang lebih luas tentang kinerja pengadaan, lihat bagaimana perangkat lunak kinerja pemasok menghubungkan KPI pengadaan dengan risiko vendor dan pelacakan kualitas.

Gunakan Template Kartu Skor untuk Pengadaan

BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:

1. Daftar untuk rencana gratis di platform.
2. Gunakan template Kartu Skor untuk Pengadaan sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya.
3. Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.

Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!

Alexis Savkín

Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.